משולש הברזל של הניהול

מבוא

ישנן מספר רמות ניהול. זה לא כדי ליצור היררכיה אלא להאציל ולהפריד משימות כך שניתן יהיה להשלים את המשימות הללו בצורה יעילה ומתוזמנת. המנהלים אחראים על הצוותים שבפיקוחם. המשמעות היא שהם לוקחים אחריות מלאה על כל טעויות או התנהלות של הצוותים שלהם. על המנהלים להבטיח את איכות העבודה, את לוחות הזמנים ואת התקציבים של חברי הצוות שלהם. על המנהל להאציל את המשימות הנכונות לאנשים הנכונים כדי לייעל את האיכות, לערוך לוחות זמנים המקסימים את השימוש בזמן ולספק תקציב שמשתמש בכמות הכמות הנמוכה ביותר ליצירת תוצאה או הפקה גבוהה ככל האפשר. שלושת ההיבטים המרכזיים שננתח מכונים "משולש הברזל" או "משולש ניהול הפרויקטים". שלושת ההיבטים הם היקף, לוח זמנים (זמן) ותקציב.איכות היא המטרה הסופית של הפרויקט, ולכן זה ייפול תחת שלושת ההיבטים. אלה האילוצים המגבילים את איכות התוצאה של הפרויקט.

לוח זמנים (זמן)

כל פרויקט צריך להיות מנוהל בצורה יעילה תוך התייחסות לזמן של כל משימה. על המנהל לערוך לוח זמנים שיעזור לצוות לתפקד בהתאם למועדים ובכך להגביר את יעילות הפרויקט. לוח הזמנים יכלול גורמים כגון הזמן המותר לסיום הפרויקט, מועדי משימה מיקרו, ושעות העובדים וצוות העובדים ביום / למשימה. מטרת לוח הזמנים היא להשתמש במינימום זמן כדי להשיג את התפוקה היעילה ביותר. זו הסיבה שחשוב שמנהלים יעשו מחקר מעמיק על מנת להקצות את הזמן הדרוש למשימות שונות בצורה יעילה. לדוגמא, תכנון פרויקט הוא די חשוב וצריך להקדיש לו זמן רב (כמה ימים), ואילו ציור מפת חשיבה צריך לקחת רק כמה שעות.יש מנהלים שמצפים כי הקפדה על לוחות זמנים ומועדים אלה, ואילו מנהלים אחרים נוטים לאפשר גמישות ולהשתמש בלוח הזמנים כקו מנחה ולא כחוזה נוקשה.

תקציב (עלות)

גורם נוסף שמשפיע רבות על פרויקט הוא עלות הפרויקט כולו. המנהל מקצה את העלות לפרויקט על ידי התחשבות בכל הגורמים המעורבים בפרויקט. המטרה היא למצוא את האיזון המושלם בין עלות, תפוקה ואיכות. המנהל צריך למזער את העלות תוך הגדלת התפוקה ושמירה על סטנדרט איכות המוצר או השירות. כאשר בוחן את היבט העלות, על מנהל לבדוק את הגורמים הבאים: משכורות ושכר עבודה, עלויות ציוד, עלויות חומר, עלויות ניהול ועלויות אפשריות לטעויות ושגיאות. אלה רק כמה גורמים. העלויות עשויות להיות שונות ביחס לגודל הפרויקט. לדוגמא, פרויקט בנייה התפתחותי יהיה יקר בהרבה מקמפיין פרסומי. בנוסף,העלות מתייחסת ישירות לזמן שככל שהפרויקט לוקח זמן רב יותר כך יהיה צורך לשלם לעובדים עבור שעות העבודה.

היקף (מכוון)

היקף הפרויקט כולל את היעדים, היעדים לטווח הקצר והארוך, התוצאות הרצויות, טעויות אפשריות, התוכנית, היישום, תהליך הבדיקה ותהליך התיקון. זהו האתגר הקשה ביותר עבור המנהלת שכן היא תצטרך לנתח גורמים אלה ביחס לעלות ולזמן. על המנהל לוודא שכל הצוות מבין את היקף הפרויקט ולתפוס מה נדרש מכל אחד מהם. לרוב זהו האילוץ שגורם לפרויקט להיכשל מכיוון שמטרות המנהלים אינן מציאותיות ביחס ללוח הזמנים ולתקציב, או שחברי הצוות / העובדים אינם מבינים את היקף הפרויקט. ההיקף כולל גם אמצעים להתאמה אם וכאשר משתנים גורמים אחרים. לדוגמא, אם יהיה צורך בהשלמת הפרויקט חודש לפני התאריך הצפוי,ואז המנהל יצטרך להגדיל את כמות העובדים או המכונות כדי לפצות על המועד האחרון.

איכות - המטרה האולטימטיבית

איכות היא המטרה הסופית של כל פרויקט ושלושת ההיבטים שלעיל הם האילוצים שמגבילים לרוב את איכות הפרויקט. היקף הזמן והעלות משפיעים ישירות על איכות הפרויקט. בואו נסתכל על דוגמא הקשורה לעלות, התקציב של לקוח הבעלים היחיד לקמפיין פרסומי הוא 100 פאונד בלבד. זה יגביל את שוק היעד ואת ההשגה שהקמפיין יכול להשיג. הבה נשתמש באותה דוגמה בכל הנוגע להיבט לוח הזמנים. לקוח מחליט שעל הקמפיין להסתיים תוך שבועיים. זה יביא למנהל לשאוף לאיכות נמוכה יותר מבחינת הסברה של הקמפיין. המנהל יכול גם להגדיל את העלות כלפי הלקוח כדי לפצות על מגבלת הזמן המופחתת. עד כה יש לנו לקוח שמוכן להוציא 100 פאונד על שבועיים על קמפיין פרסומי.מנהל הפרויקט מוגבל כעת לחסמי זמן ועלויות אלה. לפיכך, המנהל יצטרך להתאים את היקף הפרויקט. הוא / היא עשויים לעשות זאת על ידי התאמת העלות. המנהל יכול לעשות זאת על ידי הפחתת הסכום שהוא מקצה לכל משימת מיקרו ושכירת עובדים פחות כשירים. זה מוביל לעלייה בסיכון לטעויות פוטנציאליות במהלך הפרויקט. מגבלת הזמן של שבועיים פירושה שהמנהל יצטרך להתאים את הזמן שהוא הקצה לכל משימה. אם העובדים ממהרים למשימותיהם, הדבר יפחית את איכות הפרויקט.המנהל יכול לעשות זאת על ידי הקטנת הסכום שהוא / היא מקצה לכל משימת מיקרו ושכירת עובדים פחות כשירים. זה מוביל לעלייה בסיכון לטעויות פוטנציאליות במהלך הפרויקט. מגבלת הזמן של שבועיים פירושה שהמנהל יצטרך להתאים את הזמן שהוא הקצה לכל משימה. אם העובדים ממהרים למשימותיהם, הדבר יפחית את איכות הפרויקט.המנהל יכול לעשות זאת על ידי הפחתת הסכום שהוא מקצה לכל משימת מיקרו ושכירת עובדים פחות כשירים. זה מוביל לעלייה בסיכון לטעויות פוטנציאליות במהלך הפרויקט. מגבלת הזמן של שבועיים פירושה שהמנהל יצטרך להתאים את הזמן שהוא הקצה לכל משימה. אם העובדים ממהרים למשימותיהם, הדבר יפחית את איכות הפרויקט.

לעומת זאת, הבה נבחן קונגלומרט גדול. לעסק ענק זה יהיה מימון להקצות אלפי לירות לקמפיין פרסומי שנמשך תקופה של 6 חודשים. למנהל הפרויקט תהיה הגמישות להגדיל את היקף הפרויקט ובכך להגדיל את איכות הפרויקט.

סרטון זה יסביר בפירוט את משולש הברזל

סיכום

לסיכום ניכר כי למנהל יש שלוש אילוצים, כלומר לוח זמנים, תקציב והיקף, שישפיעו על איכות הפרויקט ובתורם ישפיעו זה על זה. מנהל יעיל וטוב ישתמש במשאבים שיש לו כדי למטב את האיכות שהושגה מפרויקט. בנסיבות סטנדרטיות עם מנהל ממוצע, המגמה היא שאיכות הפרויקט תעלה ביחס לעלות ולזמן המושקע בו. מנהל מעולה יכול להשיג תוצאה באיכות גבוהה עם כמות מוגבלת של משאבים.

תורך