המשרד הרזה: משרד 5s

משרד 5S, המשרד הרזה

יישום 5S Office או Lean Office יכול ליצור יתרונות עצומים עבור העסק שלך. 5S רלוונטי במשרד כמו בקומת המפעל.

ארגון מקום העבודה חשוב בכל מקום העבודה.

הרבה יותר מדי אנשים שם חושבים שכלי ייצור רזה כגון 5S מיועדים רק לתהליך הייצור שלך, אך הם חלים על כל תהליך והמשרד שלך הוא פשוט תהליך אחר. המשרד לוקח מידע, עובד עליו וממיר אותו לצורת מידע אחרת, זה לא שונה מכל צורת ייצור אחרת. תהליך רזה זה עבור משרדך יכול לבצע שיפורים בזמני ההובלה שלך ובתחומים רבים אחרים.

לעיתים קרובות תגלה כי יותר מהעיכובים והבעיות שלך מקורם בתהליכים במשרד שלך מאשר בתהליכים בקומת החנות שלך. באיזו תדירות אנשי ההפקה שלך מתלוננים שהם מקבלים התראה של מספר ימים בלבד משעת ההובלה של שישה שבועות שהלקוח נתן?

5S למשרד

השלבים של משרד 5S הם:

• סאירי / מיון
• סיטון / קבע לפי הסדר
• Seiso / Shine & Check
• Seiketsu / סטנדרטיזציה
• שיטסוקה / לקיים

5S נועד לייעל את מקום העבודה על ידי הסרת כל העומס המיותר, הנחת הפריטים הנותרים בצורה ארגונומית ובטוחה ושמירה ושיפור מתמיד של שינויים אלה.

5S מסיר פסולת משרדית

משרד רזה יעיל 5S

LeanMan

5S להסרת פסולת משרדית

LeanMan

5S במשרד Lean

החלקים הבאים יתארו כל אחד משלבי Office 5S וכיצד ניתן ליישם אותם בסביבת המשרד. זה נעשה בצורה הטובה ביותר בעזרת מומחה בכדי להעביר הדרכת 5S לצוות שלך ולהניע אותם ולהדריך אותם בתהליך.

היתרונות של ייצור רזה במיוחד 5S יכולים להיות מפתיעים, אין זה יוצא דופן להשיג שיפורי יעילות של עד 30% על ידי יישום 5S כחלק מייצור רזה. המטרה העיקרית של כל יישום 5S היא להסיר את הפסולת מהתהליכים שלך, ופסולת זו היא שבעת הפסולת של ייצור רזה.

מיון משרד 5S

5S Seiri במשרד

LeanMan

5S Seiri / מיין במשרד Lean

השלב הראשון של 5S ישיג באותה מידה אם לא יותר ממה שראיתי במשרד. לעתים קרובות יש מסמכים ישנים, קבצים, קטלוגים, פיסות ציוד, דוגמאות עתיקות ושלל בלגן אחר היושבים על שולחנות העבודה, מוסתרים בתוך ומאחורי ארונות ובדרך כלל תופסים מקום ונמצאים בדרכנו.

היה איתן עם מה שאתה מסיר; אם אין צורך בזבל זה. הרבה יותר מדי אנשים שומרים דברים, אוגרים קטלוגים ישנים רק בגלל שהם עשויים להועיל יום אחד, אבל באיזו תדירות הם עושים? לא לעיתים קרובות!

בצע את אותו התהליך כמו בכל יישום 5S אחר בתהליכי הייצור שלך. זרוק את האשפה הברורה, הכנס פריטים לא ידועים לאזור הסגר, תייג אדום כל פריט שלא ניתן להסיר בקלות אם הם אינם נדרשים או שאינם מתפקדים. (כן אתה יכול לשמור על הצמח בעציץ אבל לשמור אותו מחוץ לזרימת העבודה!)

לאחר שהסרתם את העומס הברור, בדקו את הפריטים בהסגר והסכמו על מצבם כצוות, אם מדובר במשהו שיש צורך לשים אותו במקום בו הוא נחוץ, אם ניתן לארכיון לעשות זאת, וכן הלאה לכל פריט.

Office 5S השתבש

5S סיטון / סט לפי סדר משרד רזה

זו הנקודה בה אנשים רבים מתרחקים ומרחיקים לכת מדי במקרים מסוימים. איננו מבקשים לתייג כל אגרוף ומהדק ולהדביק ריבועים קטנים על שולחנות העבודה המזהים לאן הם שייכים לכל אחד מחברי צוות המשרד, אם כי זה עשוי להיות מהלך סביר לשולחן העבודה ליד מכונת הצילום אם אנשים תמיד מחפשים אחר המהדק כאן!

העניין בתוך המשרד הוא לשקול את התהליך ואת הזרימה דרך המשרד, ולא את החלקים האופייניים של נייחים שיש לכל אדם. שקול איזה מידע נכנס למשרד ואיפה. האם יש לך מגשים מסודרים על כל שולחן? האם העבודה מופצת למערכת חורי יונים? עם זאת הדברים מסודרים, שקול כיצד הם יזרמו לאדם הזקוק להם. זכרו שאנחנו רוצים לקרב דברים למקום בו הם נדרשים.

שקול את מיקום הציוד המשרדי. האם מכונת הצילום תקועה בפינה הרחוקה שבה כולם צריכים ללכת אליה? האם הנייר למכונה נמצא בפינה הנגדית בגלל חוסר מקום. האם הטונר מאוחסן במחסן מכיוון שהוא יקר מכדי להשאיר אותו בשכיבה? מי ייקח את זה הביתה? הביאו אותו למיקום הטוב ביותר עבור מי שזקוק לו.

תסתכל על המדפסות המשרדיות: האם לכולם יש אחת, או שאתה כמו רוב המשרדים המודרניים עם כמה מדפסות ברשת? האם הם נמצאים במקום הנכון והאם המתכלים עבורם קרובים לידם כדי לחתוך את ההליכה לדברים?

ודא שארונות התיוק מסודרים כראוי וממוקמים במידת הצורך, ולא כולם מאוחסנים בשורה בצד הנגדי של המשרד. אתר חוברות וקטלוגים היכן נמצאים האנשים המשתמשים בהם, לא בספרייה אליה הם צריכים ללכת.

קבצי קוד צבע וכדומה לתחומי עבודה ספציפיים, כגון הפיכת כל קבצי הזמנת הלקוחות לאדומים, קבצי ספקים כחולים וכו '. הדבר יבהיר מיד מה הוא ומה והיכן.

שקול את המשרד הווירטואלי ואת "ארונות התיוק" שם. כמה מאנשיכם באמת יודעים לארגן את המסמכים שלהם במחשבים שלהם? כמה פעמים ביקשתם משהו ואז חיכיתם שמישהו יחפש בספריות שלהם בחיפוש אחר המסמך ולא בטוח היכן הניח אותו? באיזו תדירות עשית זאת בעצמך?

וידאו וידאו 5S

5S Seiso / Shine ובדיקה במשרד Lean

בדומה לאזור הייצור, נקו את המקום ביסודיות ושמרו כך, הקצו אחריות והגדירו בדיוק מה צריך לעשות.

סרטון משרד הרזה

5S Seiketsu / סטנדרטיזציה במשרד Lean

הבדל קטן כאן מקומת החנות: תכנן ובצע את הביקורות שלך, במשרד או ברמה האישית. ערכו גם תחרויות, באותו אופן שאתם עושים עבור אזורי הייצור. השתמש בתצלומים וכן הלאה. תמיד קיבלתי תצלום של שולחן העבודה שלי אחרי הביקורות האלה, שכן שלי תמיד היה הכי מסודר! אולי אנסה לתרגל את מה שאני מטיף.

משרד 5S

5S Shitsuke / Sustain במשרד Lean

לעתים קרובות החלק הקשה ביותר במשרד, שכן הוא נמצא במפעל, הוא לשמור על שיפורי 5S שעשינו ולהפוך אותם לחלק משגרת היום יום שלנו. לעתים קרובות מדי אנו נכשלים בשלב זה והשינויים שביצענו והשיפורים שנוצרו מתחילים לאט לאט להיעלם עד שנאבד את היתרונות שצברנו.

חשוב מאוד שכל הצעדים הקודמים יחזרו על עצמם וישמרו על מנת להבטיח שלא תאבד את היתרונות של העבודה שביצעת. יש לוודא שעובדים חדשים עוברים הכשרה בעקרונות של ייצור רזה ו- 5S ולהבין היטב כיצד הם יכולים לתרום לתפקוד החברה כולה.

הכשרה למשרד 5S

באופן שבו היית מיישם את 5S על רצפת המפעל, יהיה עליך להביא יועץ או מאמן שיעזור לך ליישם את הכלי הזה לייצור רזה. הכנסת עזרה חיצונית תבטיח כי הפרויקט יתייחס ברצינות ולמאמנים החיצוניים יהיה ניסיון רב לגבי מה ניתן לעשות בכדי להפוך את פריסות המשרד שלך ליעילות ונעימות יותר עבור הצוות שלך לעבודה.

בחירה והשכרה של מאמן ליישום משרד 5S הוא כמעט אותו תהליך כמו שהיית עובר לשכירת מאמן לאזורי הייצור שלך.

אתה צריך 5S במשרד שלך?

© 2010 טוני