תוכן עניינים:
כאשר מבקרים מגיעים לסביבה העסקית, יש לברך אותם ולקבל אותם בברכה בנימוס.
צילום: הלנה לופס ב- Unsplash
כשאתה פוגש ומברך מבקרים / לקוחות בסביבה עסקית, יש לך את השניות הראשונות ליצור רושם טוב שישפיע לטווח הארוך.
המבקרים מגיעים לסביבה עסקית מסיבות שונות; הם יכולים להיות לקוחות (קיימים או חדשים), נציגים, ספקים, שותפים עסקיים, אנשים ממחלקות / אזורים / ארגונים שונים וכן הלאה.
נקודת המגע הראשונה עם המבקר תלויה במבנה הארגון. סביבה משרדית או סביבה תעשייתית עשויות להיות בעלות אזור קבלה, שם הקצין המינהלי בקבלה יהיה נקודת הקשר הראשונה, ואילו בסביבה קמעונאית, כל צוות יכול להיות נקודת הקשר הראשונה.
ישנם דברים שונים שצריך לזכור בעת פגישה וברכה עם לקוחות. אם אתה מודע ויש לך ידע טוב אודות הנוהגים העסקיים, המדיניות, התקנות, החקיקה והכי חשוב כישורי אנוש ותקשורת, תוכל ליצור את הרושם הטוב ביותר.
התוכן כאן מבוסס על יחידת NVQ ברמה 2 בתחום העסקים והמינהל ויחידה זו היא בעלת ערך אשראי של 3. אנו נדון בהליכים השונים שיש לעקוב אחריהם והאירוח שצפוי להציע בעת פגישה, ברכה ו קבלת פנים למבקרים בסביבה עסקית.
ישנם שני חלקים ליחידה זו. החלק הראשון יוערך על סמך הידע וההבנה שיש למועמד בנוהלי פגישה וקבלת פנים של מבקרים והחלק השני יוערך על סמך ביצועי המועמד; כלומר באמצעות התבוננות, הצהרות אישיות, עדויות עד וכו 'ניתן להעריך את שני החלקים גם באמצעות תשאול ודיונים מקצועיים.
1. להבין נהלים לפגישה וקבלת פנים למבקרים
1.1. תאר סיבות שונות לאנשים המבקרים בעסק, את דרישותיהם וכיצד ניתן לענות על צרכיהם
בהתחשב בסביבה עסקית ובסוג העסק, ניתן לצפות ממבקרים מסיבות מגוונות המבקרים בשטח העסק. באחריות הארגון לגרום למבקרים להרגיש רצויים, לעמוד בדרישותיהם ובצרכיהם ולספק להם מידע ושירותים הקשורים לביקור.
הסיבות השונות שבגללן אנשים יכולים לבקר בהנחת עסק הן:
- שאילתות לגבי מוצרים ושירותים
- שוחח עם איש צוות על השירותים הקיימים
- תלונות
- שיווק
- ישיבות שונות, כולל ישיבות דירקטוריון / ועדה, ישיבות חששות, דיונים קבוצתיים וכו '
- אוספים ומשלוחים
- תיקונים ותחזוקה
- ביקורת
הדרישות השונות למבקרים המבקרים בעסק יכולות להיות:
- ספק את הכתובת הנכונה כולל מיקודים וגם ציוני דרך אם יש.
- מתקני חניה - וודאו שיש מספיק מקומות חניה במרחק סביר וגם שיש מקומות חניה שהוקצו לנכים
- לחלק מהלקוחות יש צרכים מיוחדים, ומכאן מתקנים המתייחסים לסוג הלקוחות או המבקרים שהארגון מצפה שיהיו במקום.
- שלטים גלויים להוביל את המבקרים לאזור הנכון ללא כל בלבול. הסימנים צריכים להיות מקצועיים מדי. בדקו שכניסות ברורות, נקיות ומסבירות פנים ומשקפות את אופי העסק.
- וודא שיש מישהו לברך ולקבל את פני האורח באזור הקבלה, שיש מספיק מתקני ישיבה, מתקני שירותים, חוברות, כתבי עת, כתבי עת וכו '.
הדרכים השונות בהן ניתן לענות על צרכי המבקרים המבקרים בעסק הן:
- שמור תמיד על אזורי קבלה נגישים באמצעות שילוט ומידע אחר בכל מקום הצורך.
- על הכניסה להיות מסודרת ונקייה מכיוון שהיא משקפת את הארגון.
- יש להעמיד את כל הצרכים והמתקנים הבסיסיים לרשותכם - חניה, ישיבה, מתקני שירותים, עיתונים / מגזינים באזור ההמתנה, שתיית מים.
- היו מוכנים לענות על כל שאילתות הקשורות לעסק, במידת האפשר, ספקו עלונים / חוברות או משאבי מידע אחרים.
- האזורים הנגישים למבקרים צריכים לעמוד בתקני בריאות ובטיחות.
1.2 הסביר את מטרת ההתמודדות עם המבקרים באופן מיידי ואדיב
כאשר מבקרים מגיעים לסביבה העסקית, יש לברך אותם ולקבל אותם בברכה בנימוס. אם הארגון מגיש משהו לאכול או לשתות, שאל אותם אם הם רוצים שיהיה להם משהו, אם לא, אתה יכול לשאול אם הם רוצים לקבל קצת מים. התמודד עם כל מבקר בהקדם האפשרי והגב לשאלותיו במהירות ובנימוס.
יתכנו מקרים בהם אזור הקבלה עמוס במבקרים שיצטרכו להמתין זמן מה. דאג להתנצל על העיכוב ותודה להם על ההמתנה.
מטרת ההתמודדות עם המבקרים במהירות ובאדיבות היא:
- המבקרים יידעו שמכבדים אותם, ניתן להם חשיבות והחברה רואה גם שהם חשובים.
- המבקרים ישמרו בתמורה על יחס והתנהגות מקצועיים.
- המבקרים יסמכו על החברה, ויהיו להם הערה והתרשמות טובים לגבי הארגון.
- כל עובד והתנהגותו יהיו ביטוי לארגון ומכאן שמענה מהיר ואדיב ישאיר תדמית טובה של הארגון.
- המבקרים ימליצו על הארגון לאחרים ויפיצו את הבשורה הטובה וגם ישתמשו בארגון זה בעתיד.
1.3 הסבר את מטרת הצגת דימוי חיובי של העצמי והארגון
כאשר מבקרים מבקרים בסביבה עסקית, נקודת הקשר הראשונה שלהם תהיה האדם בקבלה (לרוב הארגונים יש אחת), או לפחות האדם שנפגש ומברך. כידוע לכולנו, הרושם הראשוני תמיד עושה את ההבדל ולכן חשוב מאוד להציג תמונה חיובית שלך ושל הארגון. להתלבש ולהציג את עצמך בצורה מסודרת. היצמד לקוד הלבוש של הארגון. חייכו, שמרו על קשר עין, הקשיבו, היו חיוביים ועשו כמיטב יכולתכם לעזור להם בשאילתות.
המטרה בכך היא:
- בנקודת הזמן המסוימת הזו אתה מייצג את הארגון עבור המבקר. אז ההתנהגות והגישה שלך ישקפו את הארגון בכללותו. אתה והארגון יישפטו או יוערכו על פי גישתך ושירותך.
- זה יוצר תחושה של ביטחון אצל המבקר.
- המבקרים מקבלים רושם חיובי על הארגון.
- זה עוזר לבנות אמון בין הארגון ללקוחותיו ולעובדיו.
- זה מושך לקוחות איכותיים אשר ישפרו את העסק עבור הארגון ובכך יגדילו את הרווח של הארגון.
1.4 הסבר את המטרה של ביצוע נהלי בריאות, בטיחות וביטחון בעת התמודדות עם מבקרים, כולל אחריות משלהם
נהלי בריאות ובטיחות / אבטחה שונים קיימים בכל ארגון. יש לעקוב אחר נהלים אלה באופן אחראי על ידי העובדים בכל עת, הכוללים גם התמודדות עם מבקרים.
nioh.ac.za
מטרת ביצוע ההליכים הללו היא:
- לשמור על הארגון וסביבתו מקום בטוח יותר לביקור ולעבודה
- לקבל את כל מתקני העזרה הראשונה הנדרשים בדרישות נאותות.
- כדי למנוע סיכונים בריאותיים לעובדים ולמבקרים.
- כדי לוודא שהמכונות וכל המכשירים או הציוד הפועל בשטחי הארגון בטוחים לשימוש.
- כדי לסייע בנקיטת אמצעי מניעה או קביעת תכניות חירום לפי הצורך.
- כדי להקליט ולדווח על תאונות, פציעות וכל נושא בריאות ובטיחותי אחר.
- כדי לוודא ששיטות העבודה בטוחות וכי אמצעי בריאות ובטיחות יושמו ופועלים אחריהם.
- רצפות, מדרגות ואזורים אחרים צריכים להיות בטוחים לשימוש
- כדי לאשר כי אם חומרים מסוכנים, אם נעשה בהם שימוש, מאוחסנים בשיטה בטוחה, במקום בטוח וכי הם מטופלים ומשתמשים בהם בצורה בטוחה שכן אלה עלולים לגרום נזק בדרכים רבות
- כדי להיות בטוח שיש אוורור תקין באזורים שבהם למבקרים יש גישה ובהם עובדים
- לשמור על טמפרטורה של אזורי עבודה וביקור ברמות נאותות וגם כי מתקני השירותים, הכביסה והשירותים במצב טוב, כך שהמבקרים יוכלו להשתמש בהם ללא בעיות או מאבק.
- אזורי הביקור והעבודה צריכים להיות נקיים מחומרים דליקים, חומרי נפץ וחומרים רדיואקטיביים מזיקים אחרים.
- יש להרחיק מכונות וציוד ענק מאיזורי ביקור על מנת למנוע תאונות
- יש להציב שלטי אזהרה באזורים הנדרשים.
- וודא כי אין חוטים נגררים והקפד למנוע סיכונים בריאותיים ובטיחותיים
- קבל הכשרה מתאימה אם אתה משתמש בציוד כלשהו במקום העבודה ותואם למדיניות הבריאות והבטיחות של הארגונים ונהלי התאונות.
- וודא שרשמת מבקרים על פי נהלי הארגון על מנת להבטיח אבטחה.
אני מקווה שמצאת את המידע כאן שימושי ומעניין. אנא אל תהססו לתת משוב ולשתף את מחשבותיכם וחוויותיכם.
תודה שעצרת.
ליווינגסטה.
הערה חביבה למועמדי NVQ: זה נועד רק לעיון ואל תעתיקו. כמו כן, אנא התייחס לסביבה העסקית שלך ותיאור התפקיד תוך כדי רישום היחידות שלך. כל טוב!