תעודת Nvq: תוכנת עיבוד תמלילים בעסקים ובניהול או זה

deli-stationery.org

לאחר שזיהיתם את המידע הנדרש למסמך, החלתם את כל הסגנונות והעיצוב, והגעתם לסגנון ולפריסה הרצויים עליכם לסיים את המסמך לצורך הצגתו או לצורך הדפסתו והפצתו. עליך לדעת כיצד להשתמש בטכניקות ובכלים השונים הקיימים כדי לסיים את המסמך להצגה

הכנה לתעודת דרגה 2 או דרגה 3

המידע כאן נכתב על בסיס יחידת התוכנה לעיבוד תמלילים עבור מועמדים העובדים לקראת תעודת דרגה 2 או דרגה 3 בתחום העסקים והמינהל או IT. מועמדים צפויים להיות בעלי כישורי עיבוד תמלילים ברמת ביניים, אם הם משתמשים ב- IT.

הערכה של מרבית חלקי יחידה זו ( המכסה את כל החלקים ) מתבצעת על ידי הקצאת משימות, תצפית ותשאול ועל ידי עיון במסמכים שנוצרו בעבר על ידי המועמד.

בחלק זה נבחן כיצד להשתמש ביישום עיבוד תמלילים או בתוכנה לעיצוב מסמך להצגה או הדפסה או הפצה. עליכם לוודא כי המסמך נראה משמעותי, מכיל תכנים משמעותיים ועומד בסטנדרטים שקבע הארגון. בדוק גם אם יש עיצוב, בדיקת איות, בדיקת דקדוק ופריסות אחרות לפני סיום.

השתמש בכלי תוכנה לעיבוד תמלילים כדי לעצב ולהציג מסמכים ביעילות כדי לעמוד בדרישות

הוספתי צילומי מסך וכמה שיותר הדרכה על מנת להקל על ההבנה. צילומי המסך הם ממיקרוסופט וורד 2003.

3.1 זהה כיצד יש לעצב את המסמך כדי לסייע למשמעות

מסמך צריך להיות קריא ולהיראות משמעותי עם פריסה מסודרת, פורמט, מבנה וסגנונות. על מנת להשיג זאת, יש לעצב את המסמך באופן שהוא ונראה משמעותי ועיצוב הוא אחד הדברים הבסיסיים להם זקוק המסמך. עיצוב טוב נותן מתאר ברור לכל מי שצופה במסמך.

פורמט, פסקה, תבליטים, הגדרת עמוד, הדפסה, תצוגה מקדימה של הדפסה: Word 2003

שיטות עבודה מומלצות לעיצוב

בזמן העיצוב, הקפד להגדיר את השוליים לסטנדרט הרצוי, השתמש במיקומי הכרטיסיות הנכונים, השתמש בכותרות עליונות ותחתונות ובהערות שוליים במידת הצורך. החל סגנונות ככל האפשר, כמו סגנון כותרת, סגנון פסקאות, סגנונות תווים, ובדוק שהמרווח בין שורות לפסקאות מקובל. יש להצדיק את הטקסט על פי הצרכים והתקנים של המסמך.

בחר גופן, גודל וגופן מתאימים. לדוגמא, אל תשתמשו בגופנים מסוגננים ופאנקיים למראה במסמך מקצועי. השתמש בצורה הטובה ביותר בגופנים מודגשים, בנטויים, בקו תחתון ( אם יש צורך ) בכל מקום שנדרש. אתה יכול להדגיש טקסט חשוב, להשתמש בתבלינים ובמספור כדי לרשום בבירור נקודות כדי להקל על הקריאה.

השתמש בטבלאות, גרפים ותרשימים יחד עם גרפיקה בכל מקום אפשרי כדי להסביר מושגים, להשוות דמויות ולהציג מידע מסוים במדויק. גבולות, הצללה ורקעים אינם חובה, אך אלה יכולים לשפר את מראה המסמך ולעורר חשק לקרוא.

יישר טקסט בהתאם לסוג המסמך. למשל, מאמרים בעיתונים מגיעים בטורים ולא בפסקאות.

גורם חשוב נוסף שיש לקחת בחשבון הוא, בין אם אתה משתמש בתבנית, ובין אם יצרת תבנית משלך ובין אם אתה יוצר מסמך מאפס, עליך לעצב את המסמך למטרה.

לדוגמא, חשבונית צריכה להיראות כמו חשבונית עם פריסה נכונה, תקנים ומידע, מכתב צריך להיראות כמו מכתב עם מידע הממוקם בפורמט ובתקן הנכונים, מאמר כתוב או כתב עת צריך לעמוד בסטנדרטים של כתב העת. וכולי.

3.2 בחר ושימוש בטכניקות מתאימות לעיצוב תווים ופסקאות

בדיוק בדקנו מדוע עיצוב חשוב ואילו גורמים צריכים להילקח בחשבון או לזכור בעת עיצוב מסמך. לאחר שתדע את מטרת המסמך, את הפריסה והמבנה, דמיון חזותי של המראה הסופי של המסמך ואיזה סוג של עיצוב המסמך דורש, יהיה עליך להשתמש בטכניקות המתאימות הזמינות לעיצוב המסמך. תווים ופסקאות של המסמך.

טקסט קצה הכלי למרווח שורות

לשינוי הגדרות הגופן, בחר את הטקסט שעבורו ברצונך לשנות את ההגדרות, לחץ על עיצוב - גופן

1/5

עיצוב דמויות

ניתן לעצב תווים על ידי שינוי גודל התווים ( גודל גופן ), שינוי סוג התו ( סגנון גופן ), הוספת צבעים לתווים כדי להעצים את המסמך, בעזרת הכלים הפשוטים כמו מודגש, נטוי וקו תחתון כדי להדגיש חלקים חשובים. או אזורים במסמך ( כדי להקל על הקריאה המסוכמת ), ישנה גם אפשרות ההדגשה להדגשת אזור ספציפי או מילים או חלקים במסמך הדורשים תשומת לב רבה יותר וכו '.

מלבד אלה, כשאתה משתמש בתת-כתיבה ובכתב-על, ( לעתים קרובות יותר משתמשים בהם באזורים שיש נוסחאות או חישובים מתמטיים אחרים ), עליך להשתמש בכלי החתימה ובכתב-העל בסרגל הכלים לעיצוב. ישנם גם סמלים בהם תוכלו להשתמש באזורים בהם אתם זקוקים להכנסת סמל.

עבור אל הוספה -> סמל -> בחר בסמל שברצונך להציג.

מקשי קיצור

לימוד מקשי קיצור לכלים פשוטים אלה יכול להיות שימושי. אינך צריך להמשיך ללחוץ על סרגל הכלים כדי להחיל עיצוב, אך אתה יכול ליישם אותם מהר יותר על ידי לחיצה על המקשים במקלדת.

לדוגמה, יש לך אזור נבחר של הטקסט או התווים שצריכים להופיע מודגשים. כל שעליך לעשות הוא לבחור את הטקסט הנדרש ולחץ על Ctrl + B. Ctrl + B הוא מקש קיצור עבור מודגש.

באופן דומה, Ctrl + I עבור נטוי, Ctrl + U עבור קו תחתון וכו '.

קל לזכור גם את אלה. לדוגמה, Ctrl + האות הראשונה של הפעולה, למשל Ctrl + B עבור Bold, כאשר B מייצג Bold, Ctrl + I עבור נטוי כאשר אני מייצג נטוי וכו '. יש גם תפריט פורמט, שיש בו יותר אפשרויות להחלת עיצוב על גופנים ופסקאות.

עיצוב פסקאות

ההיבט הבא של עיצוב לאחר עיצוב תווים הוא עיצוב הפסקאות. יש ליישר את הטקסט בפסקה ויש לך שלוש אפשרויות לכך; יישר שמאל, יישר ימינה ומרכז.

לרוב המסמכים מיושרים בשמאל כי זה עוזר לקריאה קלה. בכל מקום שיש רשימת פריטים, פרמט אותם על ידי תבליטים או מספור מכיוון שזה ייתן מראה מסודר וסטנדרטי למסמך. במקרה של מסמכים מקוונים, תבליטים ומספור יסייעו לתוכנת הטכנולוגיה המסייעת לזהות אותם כרשימה.

רווח בין פסקאות לשורות: Word 2003

מרווח בין שורות

העיצוב הבא הוא רווח בין שורות וזה מאוד חשוב. ישנם תקנים למסמכים שונים. כברירת מחדל, ב- Word 2003, מרווח השורות נמצא בין 1 ל -1.5. אם עליך לשנות את רווח השורות, תוכל לעשות זאת באמצעות הכלי רווח השורה בסרגל הכלים לעיצוב.

ניתן להחיל גבולות והצללה לדפים וטבלאות באמצעות אפשרות הגבולות וההצללה בתפריט עיצוב.

שליטה באלמנה / יתום

ליווינגסטה

בקרת אלמנות ויתומים לפסקאות

הבא הוא שליטת האלמנות והיתומים שצריך להגדיר לפסקאות. לדוגמא, אם יש לנו פסקה עם שלוש שורות בלבד, אם השורה האחרונה של הפסקה מפוצלת לעמוד הבא ( אלמנה ), היא לא תיראה טוב והיא גם מקשה על הקריאה. גם שמילה אחת בלבד בשורה האחרונה של פיסקה ( יתום ) יכולה לגרום למסמך להיראות מוזר. על מנת להימנע מאלה תוכלו להשתמש בפקד האלמנה / יתום באזור עיצוב הפסקה.

כרטיסיות וכניסה

כרטיסיות וכניסות הן קבוצה נוספת של כלים המשמשים לעיצוב פסקאות.

ישנם ארבעה סוגים של כניסות; כניסה שמאלית, כניסה ימנית, כניסה של קו ראשון, וכניסה תלויה. הכניסה הימנית והשמאלית מציינת את הרווח לפסקה בין שולי הרווח. הכניסה של השורה הראשונה משמשת להכנסת השורה הראשונה של הפסקה והכניסה התלויה מסייעת בכניסה לשורות העוקבות אחר השורה הראשונה של הפסקה, המשמשת במיוחד בעת תבליטים או מספור.

משתמשים בכרטיסיות כדי לקבוע כיצד טקסט ממוקם במסמך. הם מיישרים טקסט לפי מיקומי הכרטיסיות השונים. ניתן להגדיר את הכרטיסיות בתיבת הדו-שיח כרטיסיות.

מלבד אלה, ודא שיש לך את האיות הנכון, הדקדוק והפיסוק בכל המסמך. בדוק אפילו שגיאות קלות, למשל, בדוק אם כל המשפטים מתחילים באות גדולה ומסתיימים בנקודה מלאה. שגיאות יכולות לשקף את תקני הארגונים ולהשפיע באופן חמור.

מקשי קיצור עבור סמלים נפוצים

טוב לדעת גם מקשי קיצור עבור סמלים בהם אתה משתמש לעתים קרובות למדי. לדוגמה

• Alt 0169 - ©
• Alt 172 - ¼
• Alt 171 - ½
• Alt 0190 - ¾
• Alt 0153 - ™
• Alt 0174 - ®

עיצוב פשוט יכול ליצור הבדל עצום למצגת ולתחושה הכללית של המסמך.

3.3 בחר והשתמש בדפים ובפריסות החלקים המתאימים כדי להציג ולהדפיס מסמכים

כעת, כשהמסמך מוכן עם כל העיצוב והסגנונות הנחוצים והמתאימים, עליכם לדעת כיצד לבחור דפים וקטעים להצגה או הדפסה. בהתאם לסוג המסמכים, יהיה עליכם להוסיף עמודות, למסמך כולו או לחלקו. יתכן שתצטרך להוסיף מעברי עמודים והפסקות עמוד במיקומים מסוימים במסמך. יהיה עליכם לפקוח על גודל השוליים, מספרי העמודים ובעיקר לכלול כותרות עליונות, תחתונות והערות שוליים בהתאם למסמך ולדרישותיו.

להגדרת שוליים וכיוון לדף, לחץ על קובץ - הגדרת עמוד

1/11

שוליים

ישנם גדלי שוליים סטנדרטיים לכל המסמכים והמילה עצמה מגיעה עם הגדרת ברירת מחדל. אם תצטרך לשנות את ההגדרות, תצטרך לעבור אל

קובץ -> הגדרת עמוד -> שוליים -> כאן יהיה עליכם להגדיר את גודל השוליים למסמך שלכם. ניתן גם לשנות את כיוון הדפים השונים, מכיוון שבמקרים מסוימים יהיה צורך לתעד טבלאות או תרשימים או ייצוגים סטטיסטיים אחרים בפריסת נוף.

עמודות

כדי להוסיף עמודות למסמך, לחץ

עיצוב -> עמודות -> בחר את מספר העמודות ובחר גם אם כל המסמך או מאותה נקודה ואילך ולחץ על אישור.

ניתן גם להגדיר את רוחב העמודות באופן ידני. על מנת להחיל עמודות על קטע מסוים במסמך, בחר קטע מסוים ואז החל עמודות. ניתן להוסיף מעברי עמודות כדי לשבור עמודה בנקודה מסוימת ולהעביר את הטקסט לעמודה הבאה.

בדוק אם התמונות והגרפיקה האחרים מיושרות במיקומים המתאימים, וודא כי הן תואמות את הטקסט במסמך.

הפסקות עמוד, כותרות עליונות ותחתונות

ניתן להוסיף מעברי עמודים לאזורים בהם תרצה שהטקסט או תוכן המסמך יישברו ויעברו לדף הבא.

הכנס כותרת עליונה ותחתונה לטקסטים שצריכים להופיע בחלק העליון והתחתון של כל העמודים במסמך. מסמכים מסוימים עשויים לדרוש הערות שוליים להפניה. במקרים אלה, הוסף הערות כף רגל למסמכים. מספרי עמודים הם חלק חשוב במסמך שמכיל מספר עמודים.

כיצד השימוש במסמך מנחה את הפריסה

בעת הגדרת הפריסה של המסמך, צריך להחליט על הפורמט והפריסה, תלוי באופן השימוש במסמך.

לדוגמא, אם המסמך יודפס, יש לעצב אותו כדי להדפיס על נייר בגודל סטנדרטי. אם המסמך אמור להתפרסם בעיתונים, הפריסה והעיצוב חייבים להיות בהתאם. מסמכים שיתפרסמו בדף אינטרנט חייבים להיות מעוצבים בהתאם לתצוגות שונות, ישנו את הגודל והרזולוציה של המסמך ולכן מומלץ להשתמש בפורמטים ובפריסות פשוטים לפרסום באינטרנט.

כמו כן צריך לקחת בחשבון את גודל המסמך והתמונות במסמך, מכיוון שאם הגודל גדול מדי, לדף האינטרנט ייקח זמן לטעון. אז צריך להקפיד לשנות את גודל התמונות מבלי לאבד הרבה את האיכות.

הַדפָּסָה

אם אתה צריך להדפיס מסמך, ישנן דרכים שונות בהן תוכל להדפיס מסמך. על פי הצרכים, תוכלו להדפיס מבחר עמודים, או חלק מדף, שהוא רק הטקסט שנבחר, או כל המסמך. ניתן להדפיס מסמכים חד-צדדיים או דו-צדדיים. בתיבת הדו-שיח ההדפסה יש את כל האפשרויות וההגדרות שצריך לעשות או לעשות לפני הדפסת מסמך. גם במסמכים שצריך להדפיס לא צריך להיות טקסט מונפש או מהבהב, מכיוון שזה לא יודפס כראוי על המסמך.

רשימת בקרה מהירה

כמה נקודות שיש לזכור:

• בדוק כי נעשה שימוש בהדגשות, מודגש, נטוי, קו תחתון, תבליטים ומספור בכל מקום הצורך
• בדוק שהתגובות וחשוף העיצוב הושבתו
• השתמש בסגנונות לעיצוב
• בדוק שהתמונות כותרות ומסומנות.
• בדוק שהטבלאות מיושרות כהלכה ושהן מעוצבות ומתויגות כהלכה
• בדוק שקישורים או כתובות אתרים אם יש כאלה עובדים.
• עיין במסמך בתצוגה מקדימה להדפסה כדי לראות אם הוא נראה מספק.
• שמור את המסמך עם שם קובץ שהוא בעל משמעות וששם הקובץ אינו כולל רווח או תווים מיוחדים.
• חפש מאפייני מסמך כמו מחבר, כותרת, שפה וכו 'ובדוק גם את תוכן העניינים.

תמיד צריך לוודא לפני ההדפסה, אם יש צורך בהדפסה, שכן חיסכון בנייר יכול לחסוך את הסביבה.

הדפסה, רשימות ועיצוב בסיסי: Word 2003

3.4 תאר כל בעיות איכות במסמכים

רוב הבעיות המופיעות הקשורות לבעיות איכות הן כדלקמן:

• עיצוב מסמכים לא במקום בזמן ההדפסה - כאשר אתה מעצב את המסמך שלך ואינך מחיל את העיצוב או הסגנונות הנדרשים בצורה נכונה, המסמך יכול להיראות גרוע עם נתונים מוטעים ואיכות נמוכה עם טקסט, תמונות, אובייקטים ותווים מחוץ מקום.
• בעיות ביישור ובמיקום של טבלאות, תרשימים וגרפים - בזמן הצבת טבלאות ומאפייני הגדרה, עליך לוודא שאתה מבצע את ההגדרות הדרושות לאופן בו אתה רוצה שהטבלה תיראה וכיצד תרצה לעצב את התוכן בטבלה. אחרת הפלט או המסמך המתקבל לא יהיו איכותיים. כנ"ל לגבי תרשימים וגרפים שאתה מציב על המסמכים
• קישורים או כתובות אתרים לא עובדים - כאשר אתה משלב או מוסיף קישורים או כתובות אתרים למסמך, ודא שהזנת אותו בפורמט הנכון וכי הקישור במצב תקין. הקישור יכול להיות לעיון או לעזרה, ואם זה לא עובד, זה גורם למסמך להראות שלם ויכול לגרום למשתמש להיות מתוסכל

• שגיאות כתיב, פיסוק ודקדוק, עיצוב לקוי ושימוש בסגנונות - שגיאות אלה אם אינן מתוקנות יכולות לשקף את איכות הארגון ועובדיו.
• תוכן המסמך אינו מספיק או שאינו עומד בתקנים - הקפד תמיד להשתמש במידע איכותי וסטנדרטי במסמך כך שהקורא מסתפק במה שציפה.
• המידע במסמך שגוי ואיכות התוכן גרועה - הנתונים במסמך צריכים להיות נטולי שגיאות וכל המידע צריך להיות עדכני ומעודכן. מידע גרוע ולא נכון במסמך לא ימשוך קוראים וגם ימתג את המסמך כחסר ערך.
• יותר מדי מודגשים ומודגשים, מה שהופך את המסמך למראה לא מקצועי - השתמש במודגש ומודגש בטקסט רק במקומות המתאימים והנחוצים. יותר מדי הדגשה וטקסט מודגש יכולים להיות קשים לקריאה ויכולים לגרום למסמך להראות עמוס

• צבעים אינם זהים במסמך מקורי ומודפס - זוהי נושא שרובנו מתמודדים בעת הדפסת מסמכים. אם הצבעים לא טובים, צריך לבדוק את הגדרות המדפסת, ולהשתמש בדיו איכותי ובדיו תואם המיועדים לאותה מדפסת ונייר ספציפיים. איכות הנייר יכולה להשפיע גם על הצבעים.
• תמונות מטושטשות או מעוותות, איכות התמונות נמוכה, גודל התמונה שונה, היישור מעוות - שגיאות אלה נובעות מהגדרות עיצוב וסגנון והגדרות יישור במסמך. אם כל ההגדרות אינן נקיות משגיאות וההליכים הנכונים עוקבים אחרי יצירת המסמך ועיצובו, ניתן להימנע משגיאות מסוג זה.
• זמן - שגיאות במסמך בעת יצירת מסמך יגרמו לעבור על כל ההגדרות, העיצוב ושאר הנושאים במסמך ובכך יגזול זמן רב. אז כדי לחסוך זמן צריך לעשות כמיטב יכולתם וליצור מסמכים איכותיים הסוקרים כל חלק וצעד תוך כדי יצירת המסמך עצמו.

3.5 בדיקת מסמכים עונה על הצרכים, תוך שימוש בכלי IT וביצוע תיקונים לפי הצורך

לפני שמדפיסים או מפיצים מסמך, צריך לבדוק היטב את המסמך אם הוא עונה על צרכי הקהל והארגון או לכל מטרה שהוא נוצר. ראינו כבר אילו צעדים צריך לנקוט ובאיזה צורך להימנע בכדי לגרום למסמך להראות טוב עם תוכן באיכות גבוהה. עליכם להשתמש בכלים הזמינים בתוכנת עיבוד התמלילים בה אתם משתמשים כדי לוודא שהמסמך עונה על הצרכים והדרישות.

בדיקת איות ודקדוק

ליווינגסטה

בדיקת איות ובדיקת דקדוק - זהו כלי שימושי מאוד, עם זאת, לא תמיד מעבד התמלילים יכול להדגיש את כל הטעויות ומכאן שמומלץ לבדוק בדיקת איות ובדיקת דקדוק.

בדוק אם אין שימוש לרעה בבירות, סימני פיסוק, דקדוק ושגיאות קשורות אחרות. בדוק אם יש שגיאות מספר פעמים ובקש מאנשים אחרים גם לקרוא הגהה, מכיוון שהאדם שיצר את המסמך קשה לראות שגיאות רבות. אתה יכול לשים את המסמך בצד לכמה ימים ואז לבדוק אם יש שגיאות כשאתה נמצא במצב רוח אחר. זה יעזור לך לזהות שגיאות בקלות.

כמו כן יש מילים רבות שנשמעות דומות, אך בעלות איות ומשמעויות שונות. עליכם להיות זהירים מאוד, מכיוון שהקוראים אז לא יבינו למה התכוונתם. השתמש תמיד באיות הנכון. שגיאות עלולות לגרום לתקשורת לא נכונה ולהשפעה עצומה על הארגון ועל עסקיו. קריאת המסמך בקול רם תגלה גם שגיאות שלא זיהית בעת קריאה רק באופן חזותי.

מספרים וחישובים - בדקו אם המספרים המשמשים במסמך כוללים מספר עשרוני נכון ושהנתונים מדויקים. בדוק שהחישובים נכונים ונטולי שגיאות, שכן נתונים שגויים עלולים להטעות ולהביא לתוצאות הרות אסון. המסמך שאתה יוצר יכול להיות אחד המסמכים החשובים ביותר שקשורים למידע העסקי העיקרי של החברה, כך שתמיד צריך להיזהר

שפה ומילון - השפה בה משתמשים צריכה להיות שפה מקצועית. יש להימנע מסלנגים ושפה סתמית. יש מילים המאויות בצורה שונה באנגלית בארה"ב ובבריטניה ולכן הגדרת הגדרות שפה ומילון תועיל מאוד.

דיוק ועקביות - עליכם לקרוא את המסמך כדי לראות אם המידע שנמסר מספיק, אם הוא ברור ואם הוא זקוק לשיפור. זה יעזור לקורא להבין איזה מסר אתה מנסה להעביר.

גודל גופן וגופן - הגופנים המשמשים וגדלי הגופן חייבים להיות סטנדרטיים. הקפד לא להשתמש בגופנים מסוגננים או פאנקיים למסמכים מקצועיים. הגודל לא צריך להיות קטן מדי, לא גדול מדי, אלא להיות סטנדרטי. גם צבעי הגופן צריכים להיות סטנדרטיים.

מקף - השתמש תמיד בכדורים ומספרים לרשימות במקום להשתמש במקפים. זה יעצב את המסמך בצורה מסודרת עם כניסות וכרטיסיות מתאימות. שימוש בכדורים ומספרים גם אומר לתוכנת טכנולוגיה מסייעת שזו רשימה.

פריסת עמוד ושוליים - אנא עקוב אחר הערכים והכיוונים הסטנדרטיים לשוליים ולפריסות. בדוק שכותרות עליונות, כותרות תחתונות והערות שוליים אינן שגיאות ומיושרות כהלכה.

מעברי שורות, מעברי עמודים, מעברי עמוד ומעברות פסקאות - אלו כלים שימושיים לעיצוב המסמך במראה מסודר. השתמש בכלים אלה בכל הצורך בכדי להימנע מאלמנות ויתומים.

טבלאות, תמונות, גרפיקה אחרת - וודא שכל ההגדרות של אובייקטים אלה נכונות ושהן מיושרות כראוי עם שאר התווים והטקסט במסמך. בעת הוספת תמונות וגרפיקה במסמכים, עליך לבדוק את הגדרות הטקסט בתמונות ובאובייקטים וסביבתם.

פריסת הדפסה - לאחר שהכל נבדק ותוקן, הסתכלו על המסמך בצורה של פריסת הדפסה. זה יראה לך בדיוק איך המסמך ייראה בעת הדפסתו. ניתן גם לבצע הגדרות לפריסת ההדפסה ולנייר ההדפסה וכו 'בתיבת הדו-שיח. אם המסמך לא נראה משביע רצון, יהיה עליך לחזור אחורה ולשנות את ההגדרות עד שהמסמך יהפוך ללא שגיאות ומעוצב כהלכה.

3.6 להגיב כראוי לבעיות ומסמכים איכותיים, כך שהתוצאות עונות על הצרכים

לאחר סיום כל הבדיקות וחשים כי המסמך מוכן להדפסה או הפצה או פרסום, תוכלו להמשיך ולעשות זאת. לפעמים, ישנם מצבים בהם הקהל או המשתמש היו מרגישים שסגנון או מבנה או פריסה שונים היו טובים יותר. במצבים אלה, ייתכן שתקבל שאילתות ומשוב ותשאל אם ניתן לשפר או לשנות זאת.

למידה ממשוב

קח תמיד משוב בצורה חיובית ולמד ממנו. צריך לזכור שהם יוצרים מסמך לקהל וזה צריך לרצות את הקהל ולא אתכם ולכן צריך לקחת בחשבון את כל הגורמים הללו בזמן יצירת מסמך.

כאשר מעלים בעיות איכות, הקשיב להן ופעל בהתאם. עליכם לנהוג כראוי ולהגיב כראוי לנושאים. המשתמש או הקהל עשויים פשוט לרצות מבנה או סגנון אחר, רק משום שהם קלים לשימוש או לקרוא. הם עשויים להזדקק לגדלי תמונה כדי להיות שונים, מכיוון שלעיתים תמונות ענקיות או כיווניהן יכולות להסיח את הדעת.

כשמדובר בנתונים, לצורך הדיוק, משתמשים מסוימים עשויים לבקש יותר משתי נקודות עשרוניות. לפעמים ייתכנו טעויות קלות בחישובים. אז אתה לומד על הקהל שלך כשאתה מקבל משוב ואתה יודע כיצד להימנע משגיאות אלה בעתיד עבור קהל זה, או שאתה יודע באיזה פריסה להשתמש עבור קהל שונה.

כאשר המסמכים אינם נפתחים

בעיה נפוצה נוספת שכולנו נתקלים בה בפעילות העסקית היומיומית שלנו היא, מסמכים שלא נפתחים. זה קשור לבעיות תאימות או להתנגשות עם התוכנה בה נוצר המסמך או נפתח המסמך. במצבים כאלה עדיף ליצור קשר עם המקלט, לעבור איתם על התוכנה בה הם משתמשים, לבקש אילו שגיאות צצות ולפתור את הבעיה.

אתה יכול להמיר את המסמך לפורמט תואם אחר ולשלוח אותו שוב, או אם המקלט מסוגל לעשות זאת, אתה יכול להנחות אותם בתהליך זה. אני חוזר על נקודה זו כאן; נסה לשמור את המסמכים תמיד בפורמט פשוט ככל האפשר.

הסבר יותר מלהתווכח

הישאר רגוע ונהג על פי השאילתה. יתכנו מקרים שבהם השתמשת בסגנון או במבנה מסוים או בפורמט או בכיוון מסיבה או מטרה מסוימים. תוכלו להסביר זאת למשתמש ( לא להתווכח ) ולראות אם הם מבינים את העובדה ומוכנים לקבל. סוף סוף כל אלה ייצרו מסמך שיעמוד בתקנים ויעמוד בכל דרישות האיכות למטרה.

זכרו תמיד, האיכות חשובה, מכיוון שהיא מבטיחה את יכולת העסק!

סיכום של יחידה זו

אני מקווה שיש לך ידע טוב והבנה

• כיצד להשתמש ביישום עיבוד תמלילים או בתוכנה לעיצוב מסמך להצגה או הדפסה או הפצה.
• כיצד לוודא שהמסמך נראה משמעותי, מכיל תוכן משמעותי ועומד בסטנדרטים שקבע הארגון.
• בדיקת עיצוב, בדיקת איות, בדיקת דקדוק ופריסות אחרות לפני סיום.

אני מקווה שזה הועיל לך. אם ברצונך לעבור על החלקים הקודמים ביחידה זו, אנא עקוב אחר הקישורים הבאים:

סעיף 1 - הזן ושלב טקסט ומידע אחר באופן מדויק בתוך מסמכי עיבוד תמלילים (תוכנת עיבוד תמלילים, שאלות 1.1 עד 1.7)

סעיף 2 - יצירה ושינוי פריסה ומבנים למסמכי עיבוד תמלילים (תוכנת עיבוד תמלילים, שאלות 2.1 עד 2.4)

אנא אל תהססו להשאיר את הערותיכם ומשובכם. אם יש לך שאלות, אל תהסס לשאול. כל טוב!

אנא שתף ​​את המשוב שלך