תוכן עניינים:
בכל משרד, כמות גדולה של תקשורת כמו מכתבים, חוזרים ומברקים נשלחת לגורמים חיצוניים או מתקבלת מהם. בתוך הארגון מחליפים חומרים כתובים בין מחלקות שונות. טיפול מתוכנן ויעיל בדואר חיוני להצלחתו של כל ארגון עסקי. הוא מתואר כעמוד השדרה וכחלק בלתי נפרד ממשרד.
טיפול יעיל בדואר מחייב קביעת נהלים מוגדרים הכוללים טיפול שלב אחר שלב בדואר. יש לקבל את הדואר הנכנס ולהפיץ אותו במהירות ובדיוק. השיטה המדויקת לטיפול בדואר פנימי שונה ממשרד למשרד.
בארגון שלנו יש שתי מערכות דואר שונות, דואר פנימי ודואר חיצוני.
- שירותי הדואר הפנימיים הזמינים הם להפצת דואר בתוך המשרדים והמחלקות של ____________ (הוסרו למטרות סודיות) . הם נאספים ונמסרים על בסיס יומי.
- מיילים חיצוניים נשלחים באמצעות ______________ (מוסרים למטרות סודיות) . נעשה שימוש בשירותי דואר חיצוניים כאשר הודעות דואר אינן יכולות או אינן מכסות את הקריטריונים לשירותי דואר פנימיים. לדוגמא כאשר יש להעביר מיילים ללקוחות, או לחברות אחרות, או התכתבויות ____________ (הוסרו לצורך סודיות) . הם גם נמסרים ונאספים על בסיס יומי.
הודעות דואר מורכבות משלושה סוגים עיקריים - פנימה, חיצונית ובין מחלקות. שירות הדואר מסייע למשרד ליצור קשר עם הלקוחות והציבור הרחב. מחלקת דיוור עצמאית הוקמה לטיפול בכל סוגי הדואר במשרד. היתרונות של שירותי דיוור מרכזיים הם התמחות, פיקוח טוב יותר, חסכוניות, ביצועים טובים יותר, שימוש מיטבי בציוד של חדרי דואר וצוות מיומן.
שגרת הדואר הפנימי כוללת שלבים כמו קבלת דואר, מיון דואר, פתיחת דואר, סימון דואר, הקלטת דואר (רישום פנימי) והפצת דואר.
שגרת הדואר החיצוני כוללת גם שלבים שונים כמו איסוף דואר יוצא, הזנת הדואר היוצא (רישום משלוח, ספר שליחים), קיפול האותיות, הכנת מעטפות, מיון, שקילה והטבעה ולבסוף משלוח.
אני אוסף דואר כל יום בבוקר ואחר הצהריים, גם הדואר הפנימי וגם החיצוני. אני מפיץ דואר המופנה לאדם ספציפי לאותו אדם מסוים, וכל דואר כללי אחר למחלקה נפתח על ידי. אני מסתכל דרכם לראות במה הם מתייחסים ומפיץ אותם בהתאם. כאשר מנהל היישוב שלי יוצא לחופשה שנתית או היעדרות מחלה, אני שומר גם על הדואר שלה ומתמודד עם כל הדחופים בדחיפות, על ידי יצירת קשר עם ראש השירות. כמו כן, אני מוודא כי אני מפיץ אותם בזמן, כך שהמשימה שצוינה בדואר תושלם בתוך לוח הזמנים שהוזכר ותקיים מועד אחרון.
אנו משתמשים בשירותי דואר חיצוניים כאשר המסירה אינה מחוץ למחוז ובמקום זה עבור חברות או לקוחות אחרים. יהיו אלה אזורים שאינם נכנסים לתחומי המשרד ______________ ( הוסרו לצורך סודיות ). אנו משתמשים בדואר פנימי כאשר יש צורך במשלוחים למשרדים או מחלקות הנמצאים תחת ___________________ ( הוסרו לצורך סודיות ). דואר פנימי חוסך זמן וכסף. כך שכל מיילים שניתן לשלוח באמצעות דואר פנימי נשלחים בדרך זו ורק השאר נשלחים באמצעות מערכת דואר חיצונית.
אני מוריד את ההודעות היוצאות לקבלה אחר הצהריים. אני ממיין את ההודעות לפי גדלים. אני משאיר את הדואר הפנימי היוצא בתיבות הרלוונטיות שממוינות לפי אזור. כמו כן אני ממיין את הדואר הפנימי היוצא על פי הדחיפות והחשיבות כמחלקה ראשונה או מחלקה שנייה. יש לסדר את כל ההודעות מעבר לים.
לפני שליחת הדואר, מחושבים חיובי דמי משלוח נאותים, תלוי אם ההודעות הן מחלקה ראשונה, או מחלקה שנייה או משלוחים מוקלטים. כדי למנוע עיכובים, אני שולח את הדואר בזמן הנכון ועליו הדואר הנכון. חבילות או דואר חשודים מטופלים בזהירות מירבית, ובמידה ונמצאים חשודים, הם ידווחו למנהל המשרד וירשמו בספר האירועים בקבלה.
בעת הטיפול בדואר, עלי לעמוד בנהלים מסוימים ולעקוב אחריהם.
- תחילה אני מחפש בדואר את כל המחלקות וממיין אותם לפי גודל ומחלקה ואז מגלה את השיטה הטובה ביותר לשלוח אותם - רגיל או מוקלט.
- ואז אני מסתכל על המשקלים והגדלים ומחפש את העלויות. ניתן לחפש את המשקל על המכונה המשמשת לשקילת העמודים.
- אם מסיבות כלשהן יש צורך במשלוחים מיוחדים דרך שליחים, אדבר עם המנהל שלי לקבלת אישור ואז עם מנהל המשרד ואז נקבע סידור שהכסף ייצא מקוד העלות שלנו. אחרת השירותים המשמשים בחברתנו הם ___________ (מוסרים למטרות סודיות) .
- איפה שאני רואה פריטים שאומרים מחלקה ראשונה מוקלטים, אני מתעד את כל פרטי ההודעה כולל כתובת השולח והמקבל ועושה את התיוג הדרוש למשלוחים הדחופים והמתועדים.
- בכל חבילות דואר שהן כבדות מהמשקל הרגיל וגדולות מהגודל הרגיל, אני משתמש במכונה המשמשת לשקילת עמדות וחבילות ומחשב את הדואר הנכון. בשאר הדואר, יש לנו תרשים שיש לו עלויות בהתאם לגודל למשלוח מהשורה הראשונה וגם של המחלקה השנייה.
- פוסטים מקושרים בהתאם לכל מחלקה. אז העלויות לכל מחלקה עוברות על מרכזי העלות הרלוונטיים שלהן. עבור משלוחים מוקלטים אחרים, העלויות נרשמות בספר בקבלה.
- כל הפוסטים מוטבעים וממוינים ונשארים מוכנים למשלוח עד השעה 15:45 כל יום. יש לנו חבר בצוות הצוות ________ (שהוסר לצורך סודיות) , שנכנס לאסוף את הדואר מהבניין בקבלה, כל יום.
בעיות רבות יכולות להתרחש במהלך הטיפול בדואר ובחבילות.
- כל ההודעות והחבילות הנכנסות מוטבעות בחותמות חברה בדלפק הקבלה. כל הודעות דוא"ל מכתובות חשודות או אנשים או כל חבילות שאינן מרגישות תקינות או נראות חשודות נותרות בצד, מבלי שיטפלו בהן.
- המיילים והחבילות החשודים מדווחים למנהל המשרד. מנהל המשרד ומנהלי דלפק הקבלה רושמים את האירועים בספר האירועים, ונוקטים בפעולות הדרושות. הם גם יוודאו ש- ____________ (הוסר לצורך חיסיון) יידע על הבעיות.
שאלות ותשובות
שאלה: מה זה דואר זבל?
תשובה: דואר זבל הוא פרסום או חומר פרסומי / פרסום לא רצוי או לא רצוי המתקבל בדואר או בדוא"ל. אלה נשלחים בדרך כלל על ידי חברות שיווק לצורך הצגת מוצרים חדשים או על מנת להודיע על הזדמנויות השקעה וכו '. כאשר הם מתקבלים ללא רצון בדוא"ל, זה נקרא גם דואר זבל.