Nvq רמה 3: עבודה בסביבה עסקית

עבודה בסביבה עסקית הינה יחידת חובה בקבוצת A, בת שלוש זיכויים, לתעודת הכשרה המקצועית הלאומית ברמה 3 בעסקים ומנהל, המוצעת באנגליה, וויילס וצפון אירלנד. מודול זה מסייע למועמד להשיג הבנה מעמיקה של דינמיקה בין אישית, בטיחות במקום העבודה, יעילות, קיימות וביטחון.

מאמר זה יעסוק בכל אחת מתוצאות המודול, ויסביר מה המשמעות שלהם וכיצד להשיג אותן. זה יעזור לך להבין מה המועמדים בדרך כלל צפויים לכתוב. תלוי בעבודה הספציפית שלך, יהיה עליך לשנות את הכתוב כאן לעבודה ולארגון שלך בעת הכנת תיק עבורך.

כיצד להשתמש בעמוד זה

מאמר זה מכסה את יחידה 303 לתעודת NVQ ברמה 3 בתחום העסקים והמינהל, המכסה אלמנטים של תקשורת במקום עבודה.

מדריך זה אינפורמטיבי ונועד להנחות אותך בתהליך הידור התיק האישי שלך. אל תעתיק ישירות כאן שום דבר לקובץ שלך, מכיוון שהקובץ שלך צריך להיות מותאם למפרט התפקיד והארגון שלך. העתקת השפה ממאמר זה ישירות אינה רק כנה, אלא היא תחליש את הקובץ שלך.

תוצאה 1: להבין את המטרה והיתרונות של כיבוד ותמיכה באנשים אחרים בעבודה

1.1 הסבר את מטרת התמיכה באנשים אחרים בעבודה

עבודת צוות תורמת להצלחה הכוללת של הארגון. כאדם, עליכם לשקול כיצד פעולותיכם עוזרות או מעכבות את יעדי הצוות שלכם. באופן דומה, לצוות שלך תפקיד כחלק ממחלקה או מהיעדים הכוללים של החברה. אנשים בצוות צריכים לתמוך זה בזה ולראות אחד את השני בעבודתו.

לעבודת צוות יתרונות רבים:

• זה יכול להיות משתלם יותר מעבודה פרטנית, מכיוון שההצלחה משותפת ומועצמת בקרב קבוצה.
• כאשר חברי צוות תומכים זה בזה, הדברים נעשים מהר יותר.
• אם אתם נאבקים במשימה פרטנית, תוכלו לבקש מעמית לעבודה ולהפך.
• תחושת אחריות משותפת תעודד אנשים לקחת את המשימות שלהם ברצינות, כדי לא לאכזב את עמיתיהם.

1.2 הסבר את מטרת העזרה לאנשים אחרים לעבוד ביעילות וביעילות

עזרה לאנשים אחרים בעבודה משפרת את הפרודוקטיביות, מערכות יחסים בין משרדים ומורל. יתר על כן, מקומות עבודה תומכים ושיתופיים יעילים יותר, מכיוון שעבודה משותפת מזרזת את פתרון הבעיות ומבטיחה עמידה בזמנים.

עבודה עם אנשים אחרים עוזרת לך:

• תקשר בצורה יעילה יותר ולמד לכבד אחרים.
• שתף את יעדי העבודה, היעדים, העדיפויות והאחריות.
• עבוד באופן המנצל בצורה הטובה ביותר את היכולות הספציפיות שלך, ומאפשר לחברי הצוות להתמחות בחוזקות האישיות שלהם.
• לפתור בעיות במהירות וביעילות רבה יותר.
• העבירו עבודה בזמן ובתקציב.
• לקבל ולספק משוב, עוזר לכל אחד מהצוות להשתפר.

אלמנט זה גם מבקש שתבין את מטרת העבודה עם ארגונים אחרים, כגון חברה אחרת או מחלקה אחרת בתוך החברה שלך. עבודה עם ארגונים אחרים עוזרת לך:

• להבין את מוסרי העבודה והערכים השונים וכיצד להסתגל לציפיות שונות.
• למד אסטרטגיות חדשות לבעיות דומות לשלך.
• היחשף לשירותים או טכנולוגיות חדשות.
• שתף מידע ופנה לייעוץ.

1.3 הסבר מה מכוון המגוון ומדוע צריך להעריך אותו

הערכת מגוון בסביבה עסקית פירושה כיבוד עמיתים ללא קשר לגזע, מין, מורשת, מנהגים, אמונות, מיניות, מראה גופני, יכולות נפשיות או פיזיות וכו '.

בעולם העבודה של ימינו, כולנו צריכים לעבוד עם אנשים שונים מאיתנו ברקע או באמונה. לא רק שאתה צריך לסבול הבדלים כאלה, אלא עליך להבין את הדרכים בהן הם מעשירים ארגון.

מקומות עבודה מגוונים:

• חשוף אנשים למערכות ערכיות שונות, מוסר עבודה וסוגי אישיות ולמד דרכים חדשות להתייחס לבעיות.
• מכילים מגוון דעות ודעות, ומכריחים את כל אחד לחדד ולשנות את עמדותיו תוך התחשבות בנקודות המבט של אחרים.
• מצא פתרונות יצירתיים לבעיות, תוך קבלת קלט ממגוון זוויות.

1.4 התווה את היתרונות של גיוון לארגון

ההצלחה של ארגון תלויה ביכולתו לאמץ גיוון ולממש את היתרונות.

יתרונות המגוון במקום העבודה:

• אתה מקבל מגוון פתרונות לבעיות בשירות, במקור ובהקצאת משאבים.
• עובדים מרקעים מגוונים מביאים מגוון כישרונות, חוויות והשקפות.

מחקרים מראים כי המגוון אינו רק טוב מנקודת מבט של יחסי אנוש, אלא יכול להוסיף ערך אמיתי לעסקים ולתרום לשורה התחתונה.

1.5 הסבירו כיצד להתייחס לאנשים אחרים באופן שרגיש לצרכים שלהם

זה די פשוט: התייחס לאחרים כמו שהיית רוצה שיתייחסו אליכם אם הייתם במצבם. התייחסות לחביבות בחביבות פירושה:

• להיות אמפתי ומתייחס לאופן שבו מישהו מרגיש.
• מקשיב מקרוב ובזהירות.
• לשאול מה אנשים צריכים ולנסות לענות על הצרכים האלה.

נסו לדמיין את עצמכם בנעליו של אדם אחר ודמיינו איך הייתם מרגישים אם הייתם הם. על ידי כך, בדרך כלל תוכל להבין כיצד אותו אדם מעוניין שיתייחסו אליו. כשאתם בספק, היו אדיבים ואדיבים ככל האפשר.

לא משנה מה אתה עושה, אנשים מסוימים הולכים להיות מעצבנים, מתסכלים או מתכוונים, ותצטרך ללמוד כיצד להתמודד איתם. שקול את הדברים הבאים:

• לפני שאתה שופט מישהו, נסה לתת לו את היתרון של הספק. יתכן שאתה האשם, או שיש להם משהו שקורה בחיים האישיים שלהם שגורם להם לפעול בעבודה.
• נסה לדבר איתם לעיתים קרובות יותר ולראות כיצד הם מגיבים. יתכן שתצטרך להכיר טוב יותר את השני.
• אם כל השאר נכשל, נקט גישה של סובלנות מרוחקת והמשיך להראות לאדם את סוג הכבוד שתרצה לקבל.

1.6 הסבר כיצד להתייחס לאנשים אחרים באופן המכבד את יכולותיהם, רקעם, ערכיהם, מנהגים ואמונותיהם

על מנת לתפקד בעבודה ובחיים האישיים שלך, עליך לשקול כל הזמן את דעותיהם ורגשותיהם של אנשים.

על מנת להשיג זאת עליכם:

• להבין את השקפותיהם של אנשים אחרים ומאיפה הם באים. שאל אותם שאלות מדוע הם רואים דברים כפי שהם עושים.
• היו רגישים ודיפלומטיים. תחשוב לפני שאתה מדבר ושאל את עצמך אם מה שאתה עומד להגיד יפגע במישהו.
• התייחס לכולם בכבוד ובכבוד.
• קח בחשבון את הרקע החברתי והתרבותי של אחרים, הן כדרך להבין אותם טוב יותר והן להיות טקטטיים יותר.
• האזן לאחרים במהלך חילוקי דעות.

לאנשים שונים יהיו ערכים וסדרי עדיפויות שונים, ועליך לחשוב כיצד השפה וההתנהגות שלך במקום העבודה מכבדים את המגוון הזה.

1.7 תאר דרכים בהן ניתן ללמוד מאחרים בעבודה

למידה מאחרים חשובה מאוד בעסקים. לכל אחד יש את החוזקות והחולשות שלו, הכישורים והכישרונות שלו. אנשים שונים עוקבים אחר אסטרטגיות שונות כדי לפתור בעיות קשות. עליכם לנצל כל הזדמנות ללמוד מעמיתים לעבודה כדי לחדד את כישוריכם וללמוד חדשים.

להלן מספר דרכים בהן תוכלו ללמוד מאחרים בעבודה:

• שים לב לאופן שבו עמיתייך פועלים ומגיבים במצבים קשים.
• בקש הפגנה כשרוצים ללמוד כיצד לעשות משהו.
• בקש הדרכה כשאתה נאבק או לא בטוח כיצד להתקדם.
• נסה לפגוש אנשים חדשים בעבודה שתוכל ללמד אותך מיומנויות חדשות.
• בקש את חוות דעתך של עמיתיך בעבודתך ובקש מהם ייעוץ בקריירה.
• רשת הן במשרד והן מחוצה לו.
• בנה מערכות יחסים חיוביות עם עמיתים וממונים.
• השתמש באנשים בעלי הישגים גבוהים כמקור השראה.

תוצאה 2: להבין כיצד לשמור על ביטחון וסודיות בעבודה ולהתמודד עם דאגות

2.1 התווה את המטרה והיתרונות של שמירה על ביטחון וסודיות בעבודה

• משמעות אבטחת מידע ונתונים היא הגנה על חומר דיגיטלי וניירת רגישה מפני גישה בלתי מורשית. יש להגן על מערכות המחשוב בהן נשמרים הנתונים. אבטחת מידע כוללת גם דרישות פרטיות חוקיות וגם סטנדרטים ספציפיים לעסקים.
• רשתות מוגנות הן על ידי הטכנולוגיה והן על ידי האנשים המשתמשים בהן. דעו איזה מידע במקום העבודה שלכם חסוי, ומי יכול לקבל גישה אליו. לעולם אל תתן מידע למישהו שלא אמור להיות לו גישה.

• נתונים הקשורים לגיוס, פיצויים וניהול עובדים הם רגישים וחסויים ביותר. בידיים הלא נכונות, מידע כזה יכול לשמש לביצוע הונאה או גניבת זהות.
• סודיות היא סימן היכר למקצועיות. אסור לעובדים לחשוף מידע על הארגון או על עמיתים לעבודה ללא אישור.

2.2 דרישות מתאר לאבטחה וסודיות בארגון

סודיות ואבטחת מידע הם פונקציות חשובות של כל ארגון. דליפות מידע עלולות לגרום לצרות משפטיות או לאובדן הכנסות.

הדרישות לאבטחה וסודיות הן:

• כל המידע צריך להיות בצורתו האמיתית והמקורית ולא להיות מתוקנן או בצורה לא הגונה בשום צורה שהיא.
• ארגון צריך להיות מוכן לתת גישה למערכות המאחסנות, מעבדות ומסירות מידע לאנשים הנכונים בזמן הנכון.

כל החברות צריכות לקיים מדיניות ונהלים משלהן בנוגע לאבטחה ולסודיות, ועל כל העובדים לציית למדיניות ולנהלים אלה. החוק להגנת נתונים, חוק זכויות האדם וחוקי זכויות הצרכן מכסים נושאים של סודיות ומידע במקום העבודה.

2.3 מתאר דרישות משפטיות לאבטחה וסודיות כנדרש

כל ארגון צריך להיות זהיר לגבי האופן שבו הם מטפלים בנתונים שלהם.

מידע נתונים הזורם והחוצה מהחברה יכול להיות בכל אחת מהצורות הבאות:

• דואר אלקטרוני
• מכתבים והודעות
• קבצי נייר
• תיעוד הקורס
• שיחות מילוליות
• מקלות זיכרון ודיסקים
• קבצי מחשב
• לסרב ולאשפה

הדברים הבאים יכולים להיחשב כחומר רגיש בכך שהוא נושא את פרטיו האישיים של הפרט:

• קורות חיים וקורות חיים
• מידע פיננסי של לקוחות וצוותים
• מידע בריא
• מידע אישי המתקבל באמצעות שיחה מילולית
• מתן שמות למשתמשי השירות במהלך ההדרכה

עליך לדעת את פרוטוקול הארגון שלך לטיפול בחומרים רגישים. כמה הנחיות כלליות:

• עם עובדי משרדים זמניים, לקוחות ומבקרים, כל מה שחיוני לעסק שלהם, וודא כי עובדים זמניים מכירים את מדיניות החברה בנוגע לסודיות.
• חשוב לפני שאתה מוציא מידע מהמשרד, כולל מחשבים, מקלות זיכרון ומסמכי נייר.
• אם צריך לפרסם מידע, רק חשף את מה שנחוץ בהחלט, ותו לא.
• הקפידו על סילוק בטוח של נתונים ומסמכים.
• יידע את הצוות הבכיר אם יש לך חששות בנוגע לביטחון או סודיות

החקיקה הבאה נוגעת להגנה על נתונים וסודיות:

• חוק הגנת נתונים משנת 1998
• חוק זכויות האדם 1998
• חוק סודיות נפוץ

2.4 תאר נהלים להתמודדות עם חששות אבטחה וסודיות בארגון

יש ליידע כל עובד על הכללים והתקנות בארגון שלהם. אם אתה מגלה שקורה במשרדך משהו שיכול להוות סיכון או הפרה, עליך לדווח למחלקה או לממונה הנכונים.

הנהלים להתמודדות עם חששות לגבי אבטחה וסודיות בארגון הם:

• זהה בעיות פוטנציאליות.
• זהה אובדן פוטנציאלי בגלל בעיה.
• קבע אמצעי מניעה אפשריים.

תוצאה 3: להבין כיצד להעריך, לנהל ולפקח על הסיכון במקום העבודה

3.1 תאר מקורות סיכון בארגון, כולל בריאות ובטיחות

מקורות הסיכון כוללים:

• תאונות
• מחליק ונופל
• שריפה, כולל בעיות חשמל
• הרמה כבדה
• פריצה וגניבה
• גילוי נתוני מחשב פרטיים ומוגבלים
• שימוש לא מורשה באינטרנט

היה מודע לסיכונים אלה וידע למי לדווח בארגון שלך.

3.2 הסבר כיצד להעריך ולפקח על סיכונים בארגון

• זיהוי והערכה של סיכונים פוטנציאליים על ידי הקפדה כי קיימות מדיניות ונהלים נבדקים לניהולם ביעילות.
• בהתחשב בכך שתאונות יכולות להתרחש, תהיה תוכנית מוכנה להתמודד איתן, ובכך תמנע מהן להיות נושאים גדולים יותר.

3.3 תאר דרכים למזער את הסיכון בארגון

תאונות ובעיות אחרות יכולות ויקרות. עם מבנים ובקרות גמישים במקום, תוכלו למזער את הסיכון לפורענות גדולה יותר. כמו כן, עקוב אחר נהלי הבטיחות ותחזוקת המשרד, מה שיכול למזער את הסיכון לתאונות בעבודה.

תוצאה 4: הבן את מטרת שמירת הפסולת במינימום בסביבה עסקית ואת הנוהלים שיש לבצע

4.1 תאר את המטרה והיתרונות של שמירת הפסולת במקום העבודה למינימום

שמור על הפסולת למינימום במקום העבודה.

• השתמש בזמן בצורה יעילה.
• הפץ ציוד משרדי בחוכמה והרת את הגניבה.
• חסוך אנרגיה על ידי הדלקת אורות, מחשבים ומכשירים אחרים כאשר הם אינם בשימוש.
• מחזר נייר ופסולת אחרת הניתנת למחזור.

נקיטת צעדים אלה תשמור על מסודר במקומות העבודה ותחסוך כסף לארגונים.

4.2 תאר את הסיבות העיקריות לפסולת העשויה להתרחש בסביבה עסקית

• כשיוצאים מהחדר או מהמשרד, וודאו שהאורות כבויים.
• מזעור פסולת נייר ושימוש מוגזם בציוד משרדי חד פעמי. הדפיסו רק מסמכים בעת הצורך ונסו לעבור לעבודה דיגיטלית ללא נייר.

4.3 תאר דרכי מזעור פסולת, כולל שימוש בטכנולוגיה ונהלים אחרים

• שמור על פקסים, מדפסות ומכונות צילום תקינים, כך שלא נבזבז נייר וזמן אם הם נשברים. הזמינו נייר באיכות טובה שהוא המשקל המומלץ למכונות משרדיות.
• שנה את הגדרות הפקס והעתק כך שלא ידפיסו את דף האישור או נייר אחר אחר.
• בקש מהעובדים לטאטא את שולחנותיהם מדי פעם לעודפי עטים, תוויות דביקות וציוד אחר.
• הזמינו כמות מוגבלת של אספקה ​​לתקופה קצרה.
• יעץ לעובדים לא לקחת אספקה ​​הביתה.
• אל תעשו עותקים מוגזמים.
• ארגן אספקה ​​והסר חומרים מיושנים.

4.4 הסבר את מטרת היתרונות של מיחזור

מיחזור הוא התהליך שבו חומר פסולת מוחזר לסחורות שמישות.

• במשרדים צריכה להיות תוכנית מיחזור, באמצעותה ניתן למחזר נייר, פלסטיק, זכוכית ומתכת במקום לזרוק אותם, ולעודד את העובדים למחזר כמה שיותר אשפה.
• במידת האפשר, על המשרדים לרכוש ציוד משרדי - כמו מוצרי נייר - המיוצרים מחומרים ממוחזרים לאחר הצרכן.
• שימוש חוזר או שימוש חוזר בציוד משרדי במידת האפשר, למשל באמצעות שימוש חוזר במסמכים מודפסים כנייר שריטה.

מִחזוּר:

• מפחית פסולת מוצקה ובכך משמר משאבי טבע כמו עצים.
• מסייע בהפחתת ההתחממות והזיהום הגלובלי.
• מקטין את גודל המזבלות.
• עוזר לחסוך כסף.

4.5 תאר נהלים ארגוניים למיחזור חומרים, ומטרתם

חשוב לארגון שלך למחזר הן כדי להפחית את ההשפעה הסביבתית שלו והן להוות דוגמה טובה לעובדים. לכל משרד יהיו נהלים ומדיניות מיחזור משלו, אשר אמורים להיות זמינים דרך מנהל המשרד, מדריך העובדים או שלטים ברחבי המשרד.

4.6 תאר דרכים שבהן ניתן למזער פסולת על ידי שמירה על ציוד באופן קבוע

• לכל המכונות יש תקופה בה יש לטפל בהן ולאשר אותן לשימוש. כאשר בדיקות אלה מבוצעות באופן קבוע, המכונות מחזיקות זמן רב יותר וחוסכות כסף לארגון.
• גם מכונות מטופחות צורכות פחות כוח.

תוצאה 5: הבנת נהלים לסילוק חומרים מסוכנים

5.1 הסבר את מטרת ההליכים למיחזור וסילוק חומרים מסוכנים

• אם אתה עובד במתקן רפואי או מדעי או בסביבה תעשייתית, אתה עלול לבוא לעתים קרובות במגע עם פסולת מסוכנת.
• אם אינך עובד במקום כזה, ייתכן שתצטרך להתמודד עם חומרים העלולים לפגוע או להדביק אותך או את עמיתייך לעבודה. לדוגמא, הליכי עזרה ראשונה חירום צריכים לכלול פרוטוקול לטיפול בדם או בהקאות בבטחה.

ההליך המדויק ישתנה ממשרד למשרד, ויהיה תלוי בסוגי הסיכונים שאתה צפוי להתמודד.

5.2 תאר נהלים למיחזור וסילוק חומרים מסוכנים לארגון

• דע את כלי הקיבול המתאימים לכל סוג של פסולת מסוכנת, כגון מחטים, תחבושות או פסולת כימית.
• במצבים מסוימים, יתכן שתצטרך לדווח על מקרי חירום לאדם נקודתי מיועד, או לפנות לשירותי החירום.

תוצאה 6: להבין דרכים לתמיכה בקיימות בארגון

6.1 הסבר את היתרונות לארגון בשיפור היעילות והקטנת הפסולת לאורך זמן

נוהלי סביבה טובים יכולים להפחית את עלויות החברה על ידי צמצום השימוש בחומרים חדשים, אנרגיה, מים ואריזות.

• כדי לחסוך באנרגיה, כבה מכונות ואורות בלילה.
• עבור למכשירים ולנורות חסכוניות במידת האפשר. חפש מכונות עם תווית Energy Star.
• חסוך מים על ידי השקעה בצנרת חסכונית במים, תיקון נזילות ועידוד העובדים לחסוך במים.
• אם אתה אורז מוצרים, צמצם למינימום את כמות הנייר והקלקר המשמשים.

6.2 תאר דרכים לשיפור מתמיד של שיטות העבודה והשימוש בטכנולוגיה להשגת יעילות מקסימאלית ובזבוז מינימלי.

• במידת האפשר, עברו מנייר לתקשורת דיגיטלית, כגון דואר אלקטרוני או הודעות טקסט.
• למסמכים, שקול להשתמש באחסון ענן במקום להדפיס דברים לקבצים. זה יהיה תלוי במדיניות המשרד שלך לגבי אחסון בענן ואבטחה דיגיטלית (לא כל המסמכים הסודיים יכולים להיות מאוחסנים בכל פלטפורמת אחסון בענן).
• הדפיסו רק את הגרסה הסופית של המסמך, וערכו את הכתיבה במעבד תמלילים.

6.3 דרכי מתאר לבחירת מקורות חומרים וציוד המעניקים את התמורה הטובה ביותר לכסף

יעילות ועמידות מסייעים בהפחתת צריכת החשמל, הוצאות על חלקי חילוף ותיקון ובכך חוסכים כסף לארגון.