נימוסי דואר אלקטרוני למנהלים

שליחת מייל לעובד מהבית, בשעת לילה מאוחרת צריכה להיעשות רק במצב חירום קיצוני. לרוב עדיף לך לישון על זה ולהלחין את הדוא"ל שלך בעבודה למחרת, כשנפשך ברורה.

מה עדיף: תקשורת בדוא"ל או פנים אל פנים?

מנהלים לרוב מסתמכים על דוא"ל כדי להעביר במהירות מידע חשוב לצוות שלהם. אך אם משתמשים בהם לא בזהירות, מנהלים שמסתמכים יותר מדי על דוא"ל כאשר הם צריכים לנהל שיחות פנים אל פנים עם העובדים שלהם יכולים להזיק יותר מתועלת. עקוב אחר הטיפים הפשוטים הבאים כדי למנוע מלכודות נפוצות בדוא"ל שמערערות את סמכותך ומרחיקות את הצוות שלך.

7 טעויות דוא"ל נפוצות שעושות מנהלים

ברוב המשרדים, דוא"ל הוא השיטה הדומיננטית לתקשורת בין-משרדית כאשר פגישות פנים אל פנים אינן אפשריות. עם זאת, ישנם מצבים בהם השימוש בתקשורת דוא"ל בין מנהל לכפוף אינו הולם.

להלן כמה טעויות נפוצות בדוא"ל שכדאי להימנע מהם אם ברצונך לשמור על קשרים טובים עם העובדים שלך.

האם אתה מתחבא מאחורי המחשב שלך כדי למנוע סכסוכים בעבודה?

מיקרוסופט אופיס

1. אל תשתמש בדוא"ל כדרך להימנע ממישהו.

לעולם אל תשתמש בדוא"ל לצורך פעולות משמעת, סקירת ביצועים או נושאים רגישים אחרים. העברת חדשות רעות בדוא"ל מערערת את אמינותך כמנהיג. אתה רוצה שהצוות יידע שאפשר לסמוך עליך להתמודד עם נושאים קשים באופן אישי. תנו לעובדים שלכם את הכבוד המגיע להם, גם כשאתם משמעת אותם, וקיימו פגישה פנים אל פנים.

כמנהל, אם אתה מקבל הודעת דוא"ל מבלבלת מהכפוף לך, במקום להגיב על ידי שליחת דוא"ל אחר, הרם טלפון או אינטרקום ובקש מהכפוף לך לברר את הדוא"ל שלהם באופן אישי. אם הודעות דוא"ל אינן עומדות ביעדי התקשורת שלך, כמנהל באחריותך לעצור את מעגל האימיילים המעגליים ולהתחיל לתקשר בצורה ברורה.

לפני שאתה שולח דוא"ל לעבודה שלך שנמצא שני שולחנות עבודה, שאל את עצמך אם שיחה פנים אל פנים תהיה מתאימה יותר.

2. אל תזלזלו בקביעות הדוא"ל.

אל תשכח שכל מה שאתה כותב בדוא"ל הופך לתיעוד קבוע של התקשורת שלך, עם תאריך ושעה. כל מה שאתה כותב בדוא"ל יכול לשמש בבית המשפט לצורך תביעות פיטורין שלא כדין. קל יותר לחפור, להדפיס ו / או להעביר דואר אלקטרוני מחוץ למשרד מאשר לתזכירי נייר מסורתיים.

אם אתה מוטרד, קח הפסקה והירגע לפני שתשלח אימייל לאיש צוות. לאחר שנשלח אימייל זועם, לא ניתן להחזיר אותו, אז בחר את מילותיך בקפידה.

3. אל תשתמש בשפה אגרסיבית פסיבית בדוא"ל.

אם אתה מרגיש שאתה מגיב בחוזקה לדוא"ל או לשיחת טלפון או לדיון בפגישה שנערכה לאחרונה, שב עם רגשותיך כמה דקות. ואז החליטו אם כתיבה ושליחת אימייל היא התגובה המתאימה ביותר. (כאשר רגשות טעונים, זה בדרך כלל לא).

כאשר אתה חייב להגיב למצב קשה בדוא"ל, צפה בטון בו אתה משתמש. התייחס לתקשורת הדוא"ל שלך כמו במזכר. הימנע משפה בוערת, פסיבית-אגרסיבית וסרקזם בכל מחיר, אלא אם כן ברצונך להשפיל קשות את הצוות שלך וליצור מחסומי תקשורת בלתי עבירים בהמשך הדרך.

על מנת להימנע משימוש בשפה אגרסיבית פסיבית בדוא"ל שלך ולשפר את הקליטה לאחר שנשלחה ההודעה שלך, ציין את תחושותיך בצורה ברורה, בצורה החיובית ביותר האפשרית, ממש בהודעת ההתחלה. מנהלים יעילים יודעים שחיזוק חיובי חשוב לא פחות מביקורת בונה. אך אם חיזוק חיובי זה מעורפל מדי, או קבור בתחתית הודעת הדוא"ל, ייתכן שהעובד שלך לא 'ישמע' זאת.

4. אל תכלול (CC) יותר מדי אנשים.

אל תביא אנשים אחרים לשיחת דוא"ל מבלי לבקש תחילה אישור מהמשתתפים המקוריים. אם אתה מנהל שיחת דוא"ל קדימה ואחורה עם איש צוות אחר אך איפשהו בשרשור המתמשך, אתה חושב שאולי מישהו אחר צריך להיות מעורב, לפני שהוא פשוט עורך אותם, תודיע לאדם שאיתו התקשרת איתו. אתה שולח את ההודעה. וודא שאתה מסביר מדוע אתה רוצה להזמין את אותו אדם שהובא לדיון ויהיה ברור מה אתה מתכוון לומר. לדוגמה, אתה יכול לכתוב משהו כמו: "אני באמת חושב שג'יין תוכל לעזור לנו למצוא כמה פתרונות לבעיה X. היא עובדת במחלקת XYZ כבר 10 שנים והייתי רוצה לקבל לה תובנות.האם אוכל להעביר לה עותק משרשור האימייל הזה ולשאול אותה ב- ABC ? "

5. השתמש בזהירות ב- BCC.

יש להשתמש בפונקציה BCC (עותק פחמן עיוור) בכדי לשמור על כתובות דוא"ל של אנשים אחרים בדוא"ל קבוצתי. אין להשתמש בה כדי לשלוח בחשאי שיחת דוא"ל פרטית למישהו אחר ללא ידיעת הצד השני. אלא אם כן יש לך סיבה מוצדקת (כלומר, ביטחונו של מישהו נמצא בסיכון אם אינך שולח הודעת BCC) על כך שאתה לא שקוף לאן אתה שולח הודעה, השימוש בפונקציה BCC הוא כמו לחישה מאחורי הגב של מישהו בעבודה. זה לא מנומס ולא מקצועי. ובמקרים מסוימים, העברה או העתקה של הודעה למקבלים לא מכוונים עלולה להכניס אותך לבלגן משפטי.

6. אל תשכח להיות הוגן.

מנהלים יעילים תמיד מבקשים להיות הוגנים: אם אתה מנהל שדואג להתמודד עם העובדים שלך בצורה הוגנת, אמפתית ועם זאת איתנה, תראה שהודעות דוא"ל אינן תמיד הדרך הטובה ביותר להגיע לעובדים שלך.

ללי איקוקה יש את העצה הזו לגבי מתן משוב לאחרים:

זוהי עצה מתאימה ומתאימה בזמן השימוש בתקשורת עם העובדים בדוא"ל.

7. צפה בשפה שלך.

אם ברצונך להיות מנהיג ומתקשר יעיל, שים לב היטב לשפה בה אתה משתמש בדוא"ל לצוות שלך. ישנם כמה ביטויים שיכולים לערער את המסר שלך ולבזבז את זמן הקורא שלך. הביטויים הוצגו באינפוגרפיקה שימושית שפורסמה ב- Inc.com: 21 משפטים שלעולם לא כדאי לך לכלול בדוא"ל.

"אני יכול לשאול שאלה?" פשוט קדימה ושאל את השאלה. אל תקדמו זאת על ידי בקשת רשות לערוך את שאלתכם. אם אתה משתמש בביטוי "האם אוכל לשאול אותך שאלה?" כדרך להעלות נושא עדין, אז זה סימן שהשאלה שלך היא אישית מדי בשביל דוא"ל. אם אתה חייב לשאול את השאלה האישית, עשה זאת פנים אל פנים; לא באמצעות דוא"ל כאשר לנמען שלך יכול להיות חשש לגיטימי לגבי מה עלול לקרות לתגובתם זה ישותף בדוא"ל.
"זה אולי לא חל עליך?" הסיבה שאתה שולח לי את זה, הקורא עשוי לתהות.
"האם זה הגיוני?" אם אינך בטוח שמה שכתבת בדוא"ל לצוות הולך להיות מובן, זה סימן שאתה צריך לשכתב את הדוא"ל שלך עד שתהיה בטוח שמה שאתה אומר ברור וישיר.