כללים וטיפים לכללי נימוס טובים בדוא"ל

צילום מסך של תיבת הדואר הנכנס, עם טיפים מועילים.

(ג) C. Calhoun 2012. כל הזכויות שמורות.

ככל שאנו מתקדמים עמוק יותר לעידן הדיגיטלי, אנו מגלים שיש עדיין כללי נימוסים שעלינו לעקוב אחריהם. בעולם הדוא"ל יש גם כללי נימוס ספציפיים. בכל פעם שאתה שולח אימייל, אתה גם שולח הודעה על עצמך. אנשים יגיעו למסקנות לגביך בין אם הם מכירים אותך ובין אם לא, על סמך הכתיבה שלך.

אם תקפיד על ששת כללי הנימוס בדוא"ל, תשים את הרגל הטובה ביותר שלך קדימה. אתה יכול להיות בטוח שתעשה רושם חיובי. כללים אלה חלים במיוחד במקום העבודה.

חוק כללי נימוס בדוא"ל: ודא שפורמט ההודעה שלך מקצועי

בעת שליחת דוא"ל השתמשו בברכה המתאימה. אתה יכול לפנות לאדם בשמו או אפילו לכלול "שלום".
השתמש בשפה ניטרלית מגדרית.
אם זו הפעם הראשונה שאתה שולח דוא"ל למישהו ואינך יודע מי האדם, השתמש בכתובת "אדוני היקר או גברת."
סיימו את המייל בסיום הולם כמו תודה, בכבוד, בכבוד ובמילים דומות אחרות.
כלול חתימה אלקטרונית עם שמך, כותרת וכתובת הדוא"ל שלך ו / או אמצעי תקשורת אחרים כגון מספרי טלפון, אתרים וכו '.

חוק כללי נימוס בדוא"ל: שמור על הודעתך קצרה

כלול נושא כדי שאנשים יידעו על מה ההודעה והם יוכלו לקבוע את הרלוונטיות של הדוא"ל. אם אתה לא שם נושא בשורת הנושא, הנמען שלך עשוי להיזהר ולא לבדוק את ההודעה.
גוף המסר צריך להיות קצר - הגיע לנקודה מיד. כמה משפטים צריכים להיות כל מה שאתה צריך.
הכתיבה שלך צריכה לכלול משפטים קצרים.
כתוב פסקאות קצרות והשתמש ברווח לבן. כלומר, כתוב לאינטרנט.

אופס… לא התכוונו לשלוח את זה

כללי נימוס דוא"ל כלל 3: השתמש בשפה מקצועית

הודעות דוא"ל הן פחות רשמיות מכתיבת מכתבים, אך אל תאפשרו לעצמכם להיות מרושלים.
בדוק אם יש דקדוק, פיסוק ואיות תקין. שום דבר לא מערער את אמינותך יותר מאשר הודעה רצופת שגיאות.
הימנע משימוש יתר ברגשונים. אם אתה מכניס יותר מדי, אתה עלול להתפשר על המקצועיות שלך. יש הטוענים כי השימוש ברגשונים באופן כללי אינו מקצועי.
חשוב על הניסוח בהודעה שלך. לפעמים קשה להעביר את הטון של המשמעות שלך בכתב. הימנע מסרקזם מכיוון שהקורא שלך יכול בקלות לפרש זאת כעלבון.
הימנע מכתיבת הודעות טעונות רגשית. אם אתה במצב רגשי, המתן עד שתהיה במצב נפשי רגוע יותר לפני שתנסה לכתוב משהו.
השימוש ב- ALL CAPS מרמז שאתה צועק על מישהו. קשה גם לקרוא.

עקרון "KISS" שונה. פחות זה יותר.

ג 'קלהון

חוק כללי נימוס בדוא"ל: אין הודעות זבל

שליחת דואר זבל מעצבנת אנשים ועשויה לבקש מהם לחסום אותך.
אל תצרף קבצים מיותרים. אנשים שומרים על קבצים מצורפים משולחים לא ידועים ובצדק: הם עשויים להכיל וירוסים.
הימנע משליחת "קדימה". הודעות אלה אינן אישיות ולעתים קרובות אנשים ימחקו לפני קריאה.
גופנים ורקעים מהודרים יכולים להיות קשים לקריאה ולהסיח את דעת הקורא. הקהל שלך עשוי לקחת אותך פחות ברצינות גם כן. מי שרוצה להכיר אותה בשם Curly Cue Sue - וזה לא התייחסות לשיער שלה.

כללי נימוס דוא"ל כלל מס '5: דוא"ל אינו פרטי

אתה עדיין יכול להפוך הודעות לאישיות, אך שים לב שעיניים אחרות עשויות לראות את המסר שלך.
כל הודעה שתשלח למישהו כפופה להעברה.
השתמש בפונקציה "CC" (העתק אל) רק אם אותו צד צריך לדעת את המידע העומד על הפרק. אחרת תעמיס את תיבת הדואר הנכנס של מישהו.
הפונקציה "BCC" (עותק עיוור) טובה לדיוורים המוניים מכיוון שהנמענים לא יצטרכו לגלול בין הרבה כתובות דוא"ל. אם אתה כולל בסתר מישהו בשיחה, זכור, הדוא"ל אינו פרטי.
וודא שההודעה האישית שאתה שולח אכן הולכת למי שאתה מתכוון. דוא"ל רב נשלח לצד הלא נכון, לרעת השולח.
אם אתה מחפש עבודה, אל תעשה זאת, אל תשתמש בדוא"ל המעסיק הנוכחי שלך לניהול סוג זה של עסקים. המעסיק העתידי שלך רק יניח שתעשה זאת שוב - אבל להם.
מכיוון שדואר אלקטרוני אינו מאובטח, הנח כי המעסיק שלך עוקב אחר כל ההודעות הנכנסות והיוצאות.

כללי נימוס דוא"ל כלל מס '6: הגב מייד להודעות נכנסות

אתה תשמור על תדמית המקצועיות שלך אם תגיב להודעות במהירות.
האם לענות על שאלות שמישהו שאל ממך בדוא"ל. לפעמים אנשים שולחים בחזרה מידע לא רלוונטי, ושוכחים לענות על השאלה המקורית.
דרך טובה לעצבן את הקורא היא אם אתה משתמש בקבלות "בקש מסירה / קריאה". לפעמים הנמען שלך לא יקרא הודעות כאלה ו / או לא יוכל לקרוא בגלל תוכניות סינון דוא"ל. הימנע מפונקציה זו.