שישה סודות לפגישות יצרניות יותר

פגישות בהן השתתפתי

כולם רוצים לקיים פגישות טובות יותר

אוקיי, כולנו היינו שם… פשוט ישבנו בפגישה למה שנראה כמו זמן מופרך וזה נראה כמו בזבוז אדיר. כולם דיברו המון, חלקם לא היו לגמרי מהנושא ולא ברור מה הושג בפועל. נשמע בכלל מוכר?

למרבה המזל יש דרכים להפעיל פגישות שהופכות אותם לפרודוקטיביים יותר. לפגישות יצרניות תמיד יש מטרה, הם יעילים באופן התנהלותם ומתוכננים לפרק הזמן הנכון.

ששת הטיפים הבאים עשויים לעזור בשינוי הפגישה הבאה שלך:

1. פגישות נהדרות לא מנהלות את עצמן.
2. התכנון מתחיל עם הסוף בראש.
3. תמיד יש סדר יום רשמי.
4. כללי היסוד באים לידי ביטוי ומוסכמים במפורש.
5. יש מטלות תפקיד מרכזיות כדי לשמור על הפגישה על המסלול.
6. יש תוכנית פעולה למעקב.

בואו נקדיש קצת זמן לחקור אותם לעומק רב יותר.

1. פגישות נהדרות לא מנהלות את עצמן

מישהו צריך לנהל את התזמורת כדי שכולם ינגנו בהרמוניה, לפקוח עין על הפרס, להוביל מלפנים… הממ, תבינו את התמונה? כשכולם בפגישה מרוכזים בתפקידם הייחודי, יש להקצות אדם אחד כמנחה כדי להגדיל את התצוגה כדי לראות את התמונה הגדולה עם התפתחות הדיונים ולהנחיית התהליך לקיום תקשורת יעילה.

הנחיה טובה מסייעת למשתתפים לעבור בצורה חלקה במסלול ולגהץ אתגרים במקום בו הם מתרחשים. המנחה צריך להיות איש תקשורת טוב ויכול להיות יו"ר המפגש, אחד המשתתפים, או אדם חיצוני שאינו מעורב בדיוני הפגישה.

2. תכנון מתחיל עם הסוף בראש

שאל את עצמך את השאלות הבאות:

1. מה אנו מנסים להשיג בקיום פגישה? מה התוצאות הרצויות?
2. האם פגישה היא האפשרות הטובה ביותר או שניתן להשיג חלק מהיעדים או את כולם באמצעות דוא"ל או אמצעי תקשורת אחרים?
3. מי צריך להשתתף? כיצד נזהה את המשתתפים הנכונים ואת מספר המשתתפים הנכון?
4. איזו רמת הכנה נדרשת בכדי להשיג את התוצאה הסופית בצורה הטובה ביותר?
5. אילו תהליכים עלינו לשלב בפגישה? למשל, האם עלינו לשקול לכלול סיעור מוחות ליצירת רעיונות חדשים, או שמסרו מצגות אישיות לשיתוף פעולה מושכל יותר?

על ידי התחלה עם התוצאות הדרושות להשגה תוכלו לזהות טוב יותר את המשתתפים ולעבד את משך הזמן והעבודה המקדימה שעשויה להידרש לפגישה אפקטיבית.

3. תמיד יש סדר יום רשמי

לפגישות היעילות ביותר יש סדר יום, כלומר רשימת הפריטים שיש לדון בהם בפגישה. אמנם אנו רגילים לסדר יום שמציין רק את הפריטים שיידונו, אך דרך טובה יותר היא לכלול את הכוונה (האובייקטיבית) ואת התוצאה הרצויה של כל פריט בסדר היום, כך שכל משתתפי הפגישה יהיו באותו דף.

כאשר נוצר סדר יום בצורה זו הוא נהיה ברור יותר כאשר הדיון יוצא מחוץ למסלול, הוא שלם או כשמגיע הזמן להתקדם. יעדים פורמליים יגידו למשתתפים כיצד לתרום בצורה הטובה ביותר והתוצאות מספקות מדד ליעילות הדיון. זהו גם כלי נהדר עבור המנחה או היושב ראש להנחות את הפגישה לסיום מוצלח.

דוגמה לסדר יום המציג לוח זמנים, תוצאות ויעדים

4. כללי היסוד באים לידי ביטוי ומוסכמים במפורש

יישום כללי היסוד הנכונים יכול לייצר פגישות עם יותר נזילות ופחות חיכוכים. בדרך כלל כשאתה שומע את המונח חוקי יסוד אתה עשוי לחשוב על "טלפונים רוטטים" או "להיות בזמן" או "להחיל את כלל הזהב" וכו '. אלה עשויים להיות הסטנדרטים שיושמו לרוב, אך כללי היסוד לפגישות פוריות צריכים להתמקד גם שיפור התקשורת למעורבות קבוצתית גדולה יותר.

דגימה טובה של כללי יסוד המדגימים זאת מגיעה מרוג'ר שוורץ (שוורץ, 2016). הוא מונה שמונה כללים לפגישות אפקטיביות: "ציין דעות ושאל שאלות אמיתיות; שתף את כל המידע הרלוונטי; השתמש בדוגמאות ספציפיות והסכים מה המשמעות של מילים חשובות; הסבר את ההיגיון והכוונה; התמקדות באינטרסים, לא בעמדות; בדוק הנחות והסקות; במשותף תכנן את השלבים הבאים; דון בנושאים שלא ניתנים לדיון. "

כללים אלה נועדו להנחות את התנהגות הדיונים האישיים והקבוצתיים לדיאלוג נרחב יותר, אך הם רק דוגמה לחלק מהפרוטוקולים שיכולים להגביר את ההשתתפות החיובית. יצירה או התאמה של סטנדרטים פרוצדורליים והתנהגותיים משלך עשויה לווסת ולהפנות את המפגש לתוצאות עשירות יותר.

ההבנה המלאה של כל כלל בסיס בתחילת כל פגישה תהיה חשובה למשתתפים להסכים ולנסות לעמוד בסטנדרטים הרצויים.

5. יש משימות תפקיד מפתח כדי לשמור על הפגישה על המסלול

לפגישות המצליחות ביותר יש כמה תפקידים חיוניים שעשויים להיות מוקצים למשתתפים כתפקיד כפול, או לאנשים חיצוניים. התפקידים שהוקצו היו תלויים באורך הפגישה, במספר המשתתפים ובמטרה העומדת מאחורי הפגישה.

שָׁעוֹן נוֹכְחוּת

בקש מתנדב שיעקוב אחר הזמן על סמך סדר היום. זה יכול להיות מגולל באחריותו של יו"ר המפגש או המנחה אולם אם הפגישה ארוכה או צפויה להיות מורכבת באופיה, עדיף יהיה לבקש מתנדב נפרד.

תפקידו של שומר הזמן הוא להזהיר את המשתתפים כאשר הזמן מתקרב לסיום מסוים של סדר יום, כך שהקבוצה תוכל להחליט על זמן נוסף אם התוצאה לא הושגה, או להסכים להמשיך הלאה.

טייף פתקים / לוח ציור

כשמישהו משרטט את התקדמות הפגישה על כן ציור או לוח לבן זה מספק תצוגה רחבה על התקדמות הפגישה.

תרשימי תרשים יכולים לעורר רעיונות חדשים או ליצור קישורים בין מושגים שאולי לא הובאו אחרת. זה עשוי גם לעודד אנשים שעלולים להסס לשתף, במיוחד בקבוצת משתתפים קולניים עם נטייה להתיימר על אחרים. לעומת זאת, זה יכול גם למתן אנשים אלה, במיוחד אם נטיותיהם נובעות מתחושה שאיש אינו מקשיב או מתייחס ברצינות לרעיונותיהם. לאחר הפעלת רעיונות ניתן להפנות אם יש חזרה.

הערות Flipchart צריכות להיות קריאות, ולתפוס במדויק את תרומות המפתח. הם יכולים להיות מיוצגים או מלווים בסמלים חזותיים או בקיצורים כדי להקל ולחסות. בסוף הפגישה ניתן לתמלל אותם ולהוסיף אותם להערות הפורמליות, או לאחסן ולשמש כנקודת התייחסות בפגישות הבאות.

הערת פגישה / טייק דקה

לעולם אין ערובה לכך שאתה וחברי הפגישה האחרים תחלקו את אותה ההבנה במועד מאוחר יותר לגבי הדברים שנדונו או הוסכמו, לא משנה כמה הפגישה הייתה קצרה או פשוטה. הערות פגישה או פרוטוקולים אמורים לספק תיעוד של החלטות, הסכמים, דיונים ופעולות פעולה חשובות.

מכיוון שייתכנו פרשנויות שונות למה שמהווה "פרוטוקול פגישה" או "הערות פגישה", מומלץ לספק תבנית או להסכים מראש על הפורמט.

האחראי על לכידת ההערות יכול להיות משתתף בפגישה או אדם חיצוני שכל מטרתו ליצור תיעוד מדויק של הפגישה.

6. קיימת תוכנית פעולה למעקב

הסוד האחרון לפגישות מוצלחות הוא להבטיח שהפגישה הייתה לא רק "שיחת שיח". אם יש פריט שיש לעקוב אחריו, עליו להיות בעל ציר זמן מוקצה ואדם או אנשים אחראים. יש ליצור ולסכם את רשימת הפריטים, לוחות הזמנים והאחראים כחלק מהסיכום בסוף הפגישה. זה לא צריך להיקבר בגוף פרוטוקול / ההערות של הפגישה, אך צריך שיהיה לו קטע נפרד שבו ניתן להפנות אותם בבירור.

יישום טיפים אלה

אז הנה לכם, שישה טיפים פשוטים לפגישות בעלות ערך רב יותר. אתה יכול להיות סמוך ובטוח בפגישה פרודוקטיבית יותר בה כל הטיפים הללו או חלקם מיושמים.

אם אתה מתכנן להוסיף כל אחת מההצעות הללו לפגישה הבאה שלך, ייתכן שתרצה ליישם אותן בשלבים כך שזה לא יהיה שינוי מוחלט עבורך או עבור האחרים המעורבים בפגישה.

הפניות:

שוורץ, ר '(2016). 8 כללי יסוד לפגישות נהדרות. אוחזר ב -23 ביולי 2019.

© 2019 אודרה סטיבנסון