הבנת ניהול תקציבים

על מנת לנהל תקציבים בצורה יעילה ויעילה, יש צורך בכך…

• לפקח, לשלוט ולרשום את כל הכספים (הכנסות והוצאות),
• לדעת למזער עלויות באזורים שאתה אחראי עליהם,
• להיות מסוגל לחקור או לזהות אזורים בעייתיים ולתקן אותם, וכן
• לנהל ולספק הוצאות ביעילות.

מאמר זה מבוסס על יחידת NVQ ברמה 4, "נהל תקציבים". על מנת לקבל מושג ברור והבנה לגבי מטרת התקציבים, אנא קרא מאמר זה. תוכלו לקבל הבנה של מטרת התקציבים, כולל היתרונות של ניהול משאבים פיננסיים בצורה יעילה ויעילה; הדרישות החוקיות, הרגולטוריות והארגוניות לניהול תקציב; וסוגים שונים של מערכות תקציביות ותכונותיהן.

כעת תזדקק להבנה מעמיקה כיצד לנהל את התקציבים. התהליך התקציבי הוא בדרך כלל באחריותם של אנשי ההנהלה הבכירה ואנשי הכספים. על אנשי צוות אלה להיות בעלי מידע וידע מדויקים ומדויקים בנוהלי תקצוב יעילים.

תקציבים מפותחים לכל שנת כספים. המנהלים והצוותים המעורבים יצטרכו לפתח תקציבים לתחומי האחריות שלהם ואז למסור אותם למחלקת הכספים. טיוטת תקציבים אלה נבחנת על ידי ההנהלה העליונה ומאושרת מאוחר יותר על ידי ועדה או משהו דומה בהתאם לארגון.

שיטות לניטור, בקרה ורישום הכנסות והוצאות

אתה יודע את מטרת התקציבים. עכשיו אחריותכם לנהל אותם. ניהול תקציבים מחייב אותך לפקח, לשלוט ולרשום הכנסות והוצאות כל הזמן בכדי לעקוב אחר כל תנועה פיננסית ותוצאותיה. איך תשיג זאת? הבה נבחן כמה דרכים או שיטות.

מעקב אחר הכנסות והוצאות

ניטור התקציב נעשה כדי לוודא שמשתמשים מנוצלים בהתאם לתוכניות המפורטות בתקציב. מעקב או מעקב אחר אופן השימוש במשאבים כספיים חשוב מאוד לכל מחלקה וארגון. זהו תהליך מתמשך להבטחת עמידה ביעדים כמפורט בתקציב. באמצעות ניטור זה תוכל לקבל החלטות תקצוב ולנקוט בפעולות מתאימות בכל עת ובכל מקום הצורך.

יש לעקוב אחר הכנסות והוצאות בכדי למצוא כל שינוי בדפוסים כדי שניתן יהיה לבצע פעולות מתאימות. הליך ניטור זה יכול להיעשות במרווחי זמן קבועים, כמו בכל חודש למשל. בעת ניטור הנתונים, קחו בחשבון שהתקציב תוכנן לשנה הקרובה, וההוצאות וההכנסות עד היום.

בדוק את היתרה שנותרה להמשך התקופה בשנת הכספים הנוכחית, והרי תחזית מה יהיה המצב בקצב זה עד סוף שנת הכספים. בדוק וריאציות כלשהן, חיוביות ושליליות, ונקוט בפעולות הדרושות כדי לתקן אותן. בכל שלב חשוב לתעד (לתעד) את כל העובדות והמעשים.

עדיף לפקח על ההכנסות וההוצאות אצל בעל התקציב ורמות הניהול הגבוהות יותר באמצעות פגישות רגילות. חייבת להיות ניהול תזרים מזומנים יעיל, מכיוון שהוא חשוב מאוד עבור השירותים והמוצרים שהעסק מספק.

ניתן לחלק את התקציבים על פי מרכזי עלות או קודים או רמות אחרים כך שיהיה קל יותר לפקח עליהם. זה יעזור בזיהוי אזורים שמשיגים יתר על המידה ומתחת להשגתם.

אתה אמור להיות מסוגל לנתח ולספק הסבר על כל שונות מההוצאה המוצעת, בין אם היא חיובית או שלילית. יש לצרף זאת תוכנית פעולה. זה יבטיח שהמשאבים שימשו כלכלית, יעילה ואפקטיבית.

בקרת הכנסות והוצאות

הנושא החשוב הבא הוא בקרת ההכנסות וההוצאות. ללא צעד זה, אחד יוציא כסף מחוץ למסלול. על מנת לשלוט על ההכנסות וההוצאות, עדיף לערב ישירות את האחראי על השליטה בכספי המחלקה וביצועיה תוך כדי פיתוח התקציב. יש להעביר את התקציב הזמין עם כל הצוות הרלוונטי.

יתכנו חלקים שונים בתקציב שישלטו על ידי צוות שונה, ולכן עדיף להקצות ולתת סמכות לאנשים המעורבים ישירות - למשל, אישור התקציב ומנהל התקציב. יש ליידע את המחלקות או הצוותים על מי שאחראי על השליטה בהכנסות ובהוצאות.

הסכום הכולל של הכספים הזמינים לשנה מסוימת אמור לשקף את סך ההוצאות שתוכננו באותה שנה מסוימת.

רישום הכנסות והוצאות

רישום הכנסות והוצאות יכול להיעשות באופן ידני או אלקטרוני. ההקלטה צריכה להיעשות באופן מידי ויומיומי. יש לרשום בבירור את כל החשבונות הקשורים להכנסות ולהוצאות, כל הכנסה שמגיעה, כל תשלום שהתקבל, קבלות וחשבוניות שהונפקו, חובות וכו '.

רישום הכנסות הוא דרך לקבוע אם העסק מרוויח או לא, מכיוון שהוא כולל פרטים על הכסף שהתקבל והוצא.

5 כלים נהדרים למעקב אחר הוצאות עסקיות

רשום פרטים על תחומי העסק לפי הסדר, החל מהרווחיים ביותר והפחות רווחיים. זה יעזור לך באופן אוטומטי לנתח ולנקוט פעולה בתחומים שיוצרים הפסד עצום.

עבור הוצאות קטנות, טוב להשתמש בחשבון מזומנים קטנים בכדי להשתמש בהוצאות הקטנות ולעקוב אחרין. הקלטת אלה תעזור להחזר כספי יעיל ורק כסף מוקלט יוחזר. זוהי דרך יעילה לרישום הוצאות קטנות שעלולות להישאר מבלי משים.

דרכים בהן ניתן למזער עלויות בתחום האחריות של אחד

הפחתת עלויות בעסקים היא דרך יעילה אחת לניהול תקציבים או כספים זמינים. אם כל אחד ממזער עלויות בתחום האחריות שלו, זה בכלל יביא לחיסכון עצום עבור העסק. צריך לדעת לעשות בחירות נכונות כשמדובר בהוצאת כסף על תחומים ספציפיים של העסק.

הדרכים בהן ניתן למזער עלויות בתחום האחריות האישי הן:

שימוש יעיל בטכנולוגיה

ישנן טכנולוגיות מתקדמות רבות הזמינות בימינו, החל מקניות מקוונות ועד תשלום חשבונות וכו '. השתמש ביעילות בטכנולוגיות הבאות כדי לחסוך זמן וכסף.

• ניתן לקיים פגישות באמצעות ועידות טלפוניות, כלומר חוסכים כסף בנסיעה, סידור חדרים / מקומות, חוסכים זמן בארגון ותכנון חדרי ישיבות וכו '.
• אתה יכול לעשות שימוש יעיל בטכנולוגיה על ידי לא הדפסה על נייר ושימוש באחסון אלקטרוני לקבצים ונתונים עסקיים אחרים. זה חוסך זמן, כסף ואיכות הסביבה.
• ניתן לנהל עסקים מסוימים באופן מקוון בהתאם לאופי או לפחות ניתן לבצע את השיווק באינטרנט. זה יעזור לחסוך כסף רב המושקע על צוותי שיווק, שטחי משרדים, ציוד וכו '.

חובות

כרטיסי אשראי הם בעלי ריביות גבוהות ולכן יש לשלם אותם בהקדם האפשרי. זה יעזור לעסק בטווח הארוך.

תַקצִיב

פתח תמיד תקציב לתחום האחריות שלך ודבק בו. כל חריגה ממנה עלולה להזיק למדי, אך היא תעניק לך תוכנית ברורה מה לעשות ומה לא לעשות וממה להימנע.

קיצוץ בהוצאות

קנו רק את הנייח הנדרש, ציוד, רהיטים, תוכנות הדרושות לניהול שוטף של העסק. צמצמו את כל ההוצאות הלא רצויות האחרות. קנו מכונות חסכוניות באנרגיה והשתמשו בנורות אנרגיה כדי לחסוך בחשבונות האנרגיה. השתמש בדלתות וחלונות מבודדים. לפעמים יצרנים מוכרים פריטים משופצים במחירים נמוכים בהרבה ואם נראה שהם באיכות טובה, לכו על אותם.

עובד מהבית

זו דרך יעילה לחסוך כסף משטחי משרדים ועלויות דלק. בעת קיצוץ בעלויות, כדאי לחתוך אותם באזורים הנכונים שכן קיצוץ בעלויות באזורים הלא נכונים עלול להשפיע הרסני או שלילי. חפש תמיד ערך טוב לכסף וניתן להשיג זאת על ידי שמירה על קשר טוב עם ספקים וארגוני שותפות.

כיצד לזהות מצבים שבהם יש צורך בפעולה מתקנת

נדרשים פעולות מתקנות בתחומים שאינם תואמים את המדיניות, הנהלים או התהליכים של הארגון. יש לזהות את הסיבות לאי התאמות אלו ולנקוט באמצעי מניעה מאלה המתרחשים בעתיד וזה נקרא פעולה מתקנת. ניתן לנקוט בפעולות מתקנות כתוצאה מתלונה או ביקורת או השפעות שליליות על כספי החברה וכן הלאה. על מנת לנקוט בפעולה נכונה, יש לבצע חקירה בנושא המסוים.

מצבים מסוימים העשויים לדרוש פעולות מתקנות הם:

• תקציבי הפרויקט יוצאים משליטה. אפשר להימנע ממנו אם אתה מפקח מקרוב על התקציב וגם אם העובדים יודעים שאתה מפקח על התקציב. בדוק וחזוי מחדש את התקציב השבועי.
• עבודה שלוקחת זמן רב מהמתוכנן ומכאן שדורשת תקציב נוסף, מאמץ וזמן.
• כשאחד או יותר מחברי הצוות זורקים פרויקט.

• כאשר משימה או פרויקט אינם מתוזמנים או מעבר לתקציב בגלל מגבלות טכניות או פיננסיות.
• משימה או פרויקט או מטרה חשובים שמתפספסים.
• כאשר עבודה או משימות שבוצעו אינם עומדים ביעדים.
• לקוחות שאינם מרוצים משירותים או מוצרים מכיוון שהם אינם עומדים במפרט או בציפיות.
• כאשר משאב או ספונסר נכשלים.
• במהלך הערכות סיכונים, ביקורות או בדיקת אבטחת איכות.

פעולות מתקנות יכולות להיות כל דבר כמו תכנון מחדש של פרויקטים, הקצאת משאבים מחדש, ארגון מחדש של צוותים, ניהול פרויקטים באופן שונה, עיצוב מחדש של תהליכים או מוצרים וכו '. זיהוי גורם שורש ונקיטת פעולות נחוצות.

היקף הסמכות העצמית לניהול תקציב ולאישור הוצאות

ניהול תקציב לא נוגע רק לשמירה על מספרי הכספים, אלא לניהול האנשים המעורבים. לדוגמא העובדים או חברי הצוות. צריך להיות בעל כישורי ניהול טובים כדי לנהל תקציבים ולאשר הוצאות. על בעל התקציב מוטלת האחריות לכסף המוקצה לתקציב מסוים ולכן עליהם לבדוק אם ההוצאות לגיטימיות ואז לאשר את התקציב. סמכות להוציא לא אומרת שאפשר פשוט להוציא את הכסף שהוקצה, בדיוק כך; פירוש הדבר שצריך לבזבז כסף באחריות ובחוכמה. אפשר להסתבך אם יש כשלים בניהול התקציב וגם לקבל תגמול אם הם הצליחו בניהול התקציב.

בעת ניהול התקציבים והוצאת כספי התקציב, על בעל התקציב לזכור את מטרותיו ויעדיו של הארגון. יהיו יעדים ואחריות ספציפיים שיש לקחת בחשבון כדי להשיג את היעדים או היעדים. יש לזכור גם את התקנות החוק והדרישות הארגוניות בעת טיפול / ניהול תקציבים. נקוט תמיד בצעדים הנדרשים כדי למזער עלויות וגם בפעולות מתאימות למקרה שהוצאת יתר על התקציבים.

לפקח, לשלוט ולרשום הכנסות והוצאות. צור מסמכים המתארים את ביצועי הארגון מול התקציב. שמור על כל הרשומות מעודכנות ומדויקות.

אני מקווה שמצאת את המידע כאן שימושי. אנא אל תהססו להשאיר את מחשבותיכם וחוויותיכם. כל טוב ותודה שעצרתם.