תוכן עניינים:
- מערכות מידע ותכונותיהם
- דרישות מידע משפטיות וארגוניות
- בחירת איזה מידע לאחסן
- הבטחת דיוק המידע
- עיצוב ומסירת מידע בזמן
- בחירת איזה מידע למחוק
- טיפול בבעיות במערכות מידע
ויליאם בוט, דרך Unsplash
מערכות מידע ותכונותיהם
מערכות מידע מטפלות, יוצרות, מעבדות, מפיצות ובוחנות נתונים בכדי לסייע בשיפור היעילות והאפקטיביות של ארגון. כמה דוגמאות למערכות מידע כוללות:
- מערכת עיבוד עסקאות (TPS): אחראית על עיבוד עסקאות עסקיות. סוגי העסקאות משתנים בין ארגונים, אך כמה דוגמאות יכולות להיות ביצוע הזמנות, חיובים, פיקדונות צ'קים, מערכות שכר, מערכות הזמנות ובקרת מניות. הם עוזרים לתחזק, להוסיף, לשנות ולהסיר נתונים.
- מערכת מידע ניהולית: מסייעת בביצוע המשימות הנדרשות לפתרון בעיות ולקבלת החלטות. הם עוזרים לניהול על ידי ניטור ביצועים, יעילות, חשבונאות ונתוני עסקאות. כמה דוגמאות כוללות מערכות לניהול מכירות, תקצוב, כוח אדם ובקרת מלאי. מידע זה צריך להיות מדויק ורלוונטי.
- מערכות תומכות החלטות: מסייעת למנהלים בקבלת החלטות. הוא משתמש במשאבים פנימיים וחיצוניים כדי לנתח מידע קיים ולהקרין את ההשפעות. הם עוזרים לסיכום דוחות, תחזיות וגרפים. כמה דוגמאות כוללות מערכות לוגיסטיות וגיליונות אלקטרוניים.
- מערכות ניהול קשרי לקוחות (CRM): בעלי עסקים משתמשים במערכות קשרי לקוחות כדי לצבור ולעקוב אחר פעילויות הלקוחות, כולל רכישות, ליקויים במוצרים ובירורים ללקוחות.
- מערכות מודיעין עסקי (BIS): מספקים ניתוחים המנבאים דפוסי מכירות עתידיים, מסכמים את העלויות השוטפות ומחזאים הכנסות ממכירות.
דרישות מידע משפטיות וארגוניות
חשוב שיהיו כללים הנוגעים לאבטחת המידע ולסודיותו מכיוון שהוא עשוי להכיל נתונים רגישים כגון:
- רשומות אישיות
- רישומי שכר
- רשומות משאבי אנוש
- מידע פיננסי
בידיים הלא נכונות, מידע זה עלול להוות איום על העסק ולקוחותיו או לשמש לביצוע הונאה, אפליה והפרות אחרות.
ישנם חוקים כגון חוק הגנת הנתונים משנת 1998, שאם לא מקיימים אותו, הם יכולים להוביל לתביעה משפטית.
בחירת איזה מידע לאחסן
ארגונים אינם יכולים לשמור את כל המידע שהם משיגים. שמירת מידע שגוי או לא רלוונטי אינה מועילה ותופסת מקום יקר ומקשה על אחזור המידע.
בעת קבלת החלטות על איזה מידע יש לאחסן, ההחלטה תהיה תלויה בראש ובראשונה בדרישות החוק הנוגעות לכל סוג מידע מסוים. לדוגמה, דרישות החוק קובעות כי:
- רשומות משאבי אנוש חייבות להישמר על ידי ארגון במשך שש שנים לאחר סיום העסקתו של איש הצוות
- יש לשמור על רשומות הבריאות והבטיחות לצמיתות
- יש לשמור רשומות חשבונות בין שלוש לשש שנים, תלוי בסוג הארגון
יש להיפטר ממידע כגון נתונים אישיים הנוגעים ללקוחות לשעבר לאחר שאינו בשימוש עוד. על ידי ביצוע מדריכים אלה, אתה יכול להבטיח שמור רק מידע רלוונטי, וכך יהיה קל יותר למצוא אותו בעת הצורך.
מרקוס ספיש, דרך Unsplash
הבטחת דיוק המידע
חוק הגנת הנתונים משנת 1998 מטיל חובות על עסקים להבטיח את דיוק הנתונים האישיים שהם מחזיקים. יש לשמור תמיד על המידע במידת הצורך. כמה דרכים לעשות זאת כוללות:
- שימוש במאגרי מידע וגיליונות אלקטרוניים המתעדכנים באופן שוטף
- הגדרת התראות על מידע של לקוחות ועובדים כדי לוודא שפונים אליהם בעת עדכון המערכות
- ניצול ביקורות חיצוניות ופנימיות
- סקירה ותיקון של שיטות איסוף הנתונים שלך
עיצוב ומסירת מידע בזמן
מידע שאינו מסופק בפורמט הנכון יהיה צורך לעצב מחדש לפני השימוש בו, דבר הגורם לעיכוב ויוצר סיכון לשינוי המידע בטעות. מידע שאינו מסופק בטווחי זמן מוסכמים עשוי להועיל, מכיוון שלא יכול להיות מספיק זמן לפרש את הנתונים.
בחירת איזה מידע למחוק
ארגונים קובעים הנחיות משלהם לגבי מתי ואיזה מידע ניתן למחוק. הנחיות אלה תלויות בסוג ובגודל הארגון, השטח הזמין במערכת התיוק החי או הנוכחי וסוג המידע.
מידע שאיננו רלוונטי, לא מעודכן או לא מדויק עלול להימחק.
ניתן למחוק מידע בקבצים בארכיון רק כאשר תקופת השמירה שלהם חלפה. נתונים אישיים יישמרו לא יותר מהנדרש. סילוק נתונים אישיים כאשר אין בהם עוד צורך מקטין את הסיכון שהם יהפכו לא מדויקים, לא עדכניים או לא רלוונטיים.
טיפול בבעיות במערכות מידע
בעיות שעלולות להתרחש במערכות מידע ודרכים לפתור אותן כוללות:
- מידע לא נשמר בצורה נכונה. לדוגמא: בסדר הלא נכון; שמירת קבצים מיותרים; כפילויות שנשמרות; וקבצים חסרים. הדרך להתגבר על בעיה זו היא שארגון קבע הנחיות כיצד לאחסן מידע, וכך יהיה קל יותר לאחזר מידע בעת הצורך. יש לקבל הודעה למנהלים כאשר חסר מידע, מכיוון שהדבר עלול להפר את חוקי הגנת הנתונים. דרך נוספת לעקוב אחר המידע היא קיום מערכת שבודקת ומפטרת מידע מיותר באופן קבוע.
- בעיות במערכות מחשב כמו וירוסים. יש לדווח על אלה למנהל IT או לטכנאי IT.
- בארגונים יכולות להיות תקלות תקשורת אשר גורמות לכך שהמידע לא מועבר בצורה נכונה. אלה צריכים להיפתר בין הצוות או לדווח עליהם למנהל אם לא ניתן לפתור אותם באופן מיידי.
- רוב הארגונים משתמשים במערכות עיבוד עסקאות כדי לאסוף, לאחסן, לעבד ולהפיק את הפונקציות של פעולות הליבה של העסק. מערכות מידע TPS אוספות נתונים מתשומות המשתמש ואז מייצרות תפוקות על סמך נתונים שנאספו. מערכות אלו משמשות לטיפול במאות עסקאות ודורשות ממשתמשים רבים לעבוד על אותה מערכת נתונים בו זמנית. לפעמים זה גורם למערכת לקרוס. במקרה של קריסה, זה חיוני שארגון יגבה את המערכת שלהם כדי שהמידע לא יאבד. חשוב שייקבעו כללים ויעקבו אחריהם שלב אחר שלב כדי שעסקה תיחשב מוצלחת.
מטרת אחסון המידע היא כך שהוא נשמר בסביבה בטוחה ומאובטחת, בהתאם לחוקי הגנת המידע. זוהי גם דרישה חוקית לארגונים לאחסן מידע מסוים.