יחידה 2: ארגון נסיעות ואירוח בעסקים

הערה: מידע זה נועד לעזור לך עם תעודת הרמה 2 בעסקים ומנהל. נא לא להעתיק.

סוגים שונים של פגישות

סוגי הפגישות תלויים בגודל הארגון, בנושאים שיש לדון בהם ובכמות האנשים שאולי ישתתפו.

מפגש עומד בדיוק מה שזה נשמע כמו: פגישה בעמידה. פגישות אלו נערכות לרוב על בסיס יומיומי על ידי המנהל לפרקי זמן קצרים. הם משמשים בדרך כלל כאשר המנהל צריך ליידע את העובדים על שינויים פשוטים או משימות שדורשות התחלה והשלמה.
בכנס הוא פגישה מתוכננת ומאורגנת מאוד, וכנסים מבוססים בהרבה על דיון ודעת. הם מוחזקים על ידי יושב ראש כדי לדון בנושא אחד או כמה נושאים ולעתים קרובות יש נוכחות גבוהה של אנשים שונים בארגון. לפעמים מתקיימות שיחות ועידה. אלה יכולים לערב אחד או יותר אנשים.
מצגת היא פגישה כי הוא החזיק להודיע לעובדים על שינויים לשגרה, כללים ונהלים. תכנון המצגת נדרש לעתים קרובות זמן רב מכיוון שחיוני שכל המידע יהיה מדויק ומפורט. במצגת לרוב יש מגיש אחד או שניים ולמשתתפים בדרך כלל יש סיכוי לדון בשאלות בסוף.
מפגש אקטואלי הוא מפגש המתקיים לדון בנושא יחיד אחת.
פגישות חירום נערכות לפתע, לעתים קרובות ללא תכנון והודעה רבה. הם בדרך כלל כוללים דיונים על משבר פנימי או חיצוני לארגון. ישיבת חירום תצטרך להשתתף על ידי כל חברי הצוות שעלולה לגרום לשיבוש בעבודה של יום, אך חשוב מאוד. סדר יום אינו הכרחי לפגישת חירום בשל ההתראה הקצרה; עם זאת, עדיין יש לציין פרוטוקולים במהלך הפגישה או לאחריה.

תמיכה מנהלית לפגישות

חיוני כי תינתן תמיכה מנהלית לפגישות. לפני קיום פגישה, יש לערוך רשימה של כל המשתתפים ולרכז מידע קצר על מטרת הפגישה. כשאנשים נכנסים לפגישה חשוב שמישהו ירשום לעצמו מי מגיע.

תמיד צריך להיות לוקח דקה; אלה אנשים שמתעדים את הדיונים וההסכמים שמתקיימים במהלך פגישה, ומאפשרים לאנשים לחזור אליהם. כשאנשים נכנסים לאזור לפגישה, חשוב שמישהו יכתוב את שמות האנשים שם למקרה שתצטרך לקיים פגישה שנייה עם אותם משתתפים. זה גם מאפשר למנהל וכו 'לדעת למי הושגו היעדים החדשים או מי מודע לתוצאות החדשות.

יש צורך בתמיכה מנהלית גם בתכנון וארגון פגישה (עיין בשאלה 3 במה הם עוזרים).

ארגון פגישות

כאשר אתה מארגן פגישה, שקול את מטרתה ומי יהיה 'ראש' הפגישה. יש לתאם זמן מתאים כך שהפגישה לא תתנגש במינויים חשובים של האנשים המעורבים בפגישה. יש לתכנן את משך הפגישה וכן לרשימה מי ישתתף ולבחור מקום מתאים (כזה שכל הנוכחים יוכלו להגיע אליו גם). צריך ליצור סדר יום; זו רשימה של פריטים המתארים את הנושאים שיידונו בפגישה.

אם יש לספק כיבוד כלשהו, יש לחשוב על הסכום ובהתאם למידת / הסגירה של הפגישה, יש לקנות ולאכול את הכיבוד בצורה נכונה. יש לשקול דיאטות מיוחדות.

יש להתחשב בגישה לנכים כדי לתמוך במשתתפים. במידת הצורך, יש לבדוק את מיקום הפגישה בכדי לוודא שהיא מתאימה לגישה לכסאות גלגלים וכו '. ניתן לשכור מתורגמנים או להזמין אותם כדי לעזור בתקשורת.

לינה לעסקים

בעת נסיעה למטרות עסקיות האזור יכול להיות מקומי או בינלאומי. חשוב שכל אפשרויות הנסיעות השונות ייבדקו לפני ההזמנה כדי להשוות בין התאמה ואמינות, כמו גם בין סוגי הלינה השונים.

אפשרויות נסיעה שונות: רכב, מונית, אוטובוס, אוטובוס, רכבת, סירה / מעבורת, מטוס
סוגי לינה שונים: מלון, לינה וארוחת בוקר.

חשוב מאוד במגזר העסקי לאשר הוראות ודרישות לנסיעות ולינה עסקיים. כאשר מסדרים נסיעות עסקיות עם לינה, תהליך התכנון חשוב מאוד. יהיה צורך לגלות את כמות האנשים הנוסעים ואת התקציב כדי להתקדם בתהליך התכנון.

ראשית צריך לדעת את סוגי הנסיעות השונות; האם הנסיעה תהיה מקומית או בינלאומית? לאחר אישור המיקום יש להשתמש בשיקול דעת לבחירת מקום לינה.

מלונות מספקים לעתים קרובות שלוש ארוחות מרובעות ביום (שיכולות לכלול ארוחת צהריים ארוזה) אך עדיין יכולות להיות יקרות למדי. עם זאת, הם מספקים למבקרים הרבה מתקנים שונים, כולל חדרים ציבוריים במלון, ועשויים לספק גם אינטרנט אלחוטי בחינם שיאפשר לעובדי העסקים להתעדכן במשימותיהם בחדרם ויאפשר להם לתקשר עם עמיתים לעבודה.
לינה וארוחת בוקר מספקת תמיד ארוחת בוקר בבוקר הכוללת את עלות השהייה של מישהו. המתקנים בחלק מהצימרים מוגבלים, וזה לא אמור להדאיג יותר מכפי שבנסיעות עסקים סביר להניח שהעובד לא ישהה בחדר שהוקצה להם.

הזמנת נסיעות

בהזמנת נסיעות חשוב שנעשה מחקר נוסף. אם למלון / לינה וארוחת בוקר יש עוצר זמן להזמנה, זה חיוני שהעובד העסקי יגיע לשם לפני כן. בחלק מהמקרים קל יותר לנסוע יום לפני להתמקם בחדר ולהירגע עד תחילת העבודה. יהיה עליך לבדוק היטב את ההוצאות כדי שהעלות תהיה במסגרת התקציב.

יש להזמין כרטיסים לטיולים ולחדרי המלון / צימרים (ים) מראש בכדי למנוע אכזבה ולחץ. במקרים מסוימים, נסיעות עסקיות עשויות לקבל סכום מסוים של כסף לרכישת מזון, לנסיעה באוטובוס או במונית ולספק צרכים אחרים.

לאחר סיום התכנון יש למסור לכל אנשי הצוות להשתתף בנסיעות העסקיות את הפרטים אודות הטיול והלינה, כך שהם יוכלו להתכונן ולדעת את הפרטים המדויקים של מה שהם עושים.

חשוב לנהל תיעוד של נסיעות עסקיות ולינה כדי לעקוב אחר תזרימי המזומנים ורווחי החברה מכיוון שהכסף המשמש לנסיעות עסקים מוגדר לרוב לתקציב. אם נשמרים פרטים אודות נסיעות ולינה, למשל כמה כסף הם עולים והתאמתם, ניתן יהיה להפנות את הרשומה בעתיד כדי לחסוך כסף ו / או למצוא מקום לינה טוב יותר.

זה גם מועיל לנהל רשומות מכיוון שהוא מאפשר תקשורת לעובדים על שינויים אפשריים במהלך נסיעותיהם.

סוגי ציוד משרדי

נייר מכתבים: משתמשים במכתבים בעיקר בתוך המשרד. דוגמאות למכשירי כתיבה: עטים, עפרונות, מהדקנים, מהדקי נייר, פתקי פוסט-איט, סרגלים.

מערכת אבטחה: במקום העבודה שלי כל דלתות המשרד סגורות ויש להן מנעולים מקודדים. זאת על מנת להבטיח כי הציבור והאנשים לא מורשים לא יוכלו לקבל גישה לתיקי מטופלים, כמו גם כסף מזומן. ישנן מצלמות טלוויזיה במעגל סגור גם בתוך הקליטה ומחוץ לבניין כדי להבטיח את בטיחות הלקוחות הפנימיים והחיצוניים כאחד. בכל מחשבי הצוות יש כפתור 'פאניקה' מיוחד אשר כאשר לוחצים עליו קופץ כהתראה במחשבי הצוות האחרים. זה מזהיר אותם שאתה במצוקה ומדיניותנו היא שאם זה קורה בזמן שאיננו מתמודדים עם המטופל, עלינו ללכת לאיש הצוות שהפעיל את לחצן הבהלה כדי לראות מה לא בסדר.

מחשב: מחשב הוא אחד מכלי הציוד העיקריים המשמשים במשרד. הם מכילים תוכנות שונות, למשל Microsoft word, שמאפשרות לחברי הצוות ליצור מכתבים וכו '. בדרך כלל מחשבים מחוברים לאינטרנט המאפשרים תקשורת ומחקר מקוונים. יש להתקין תוכנת אנטי-וירוס מיוחדת בכל המחשבים לשימוש בטוח בעת השימוש באינטרנט. חשוב גם שכל העבודה תהיה מגובה כדי למנוע אובדן עבודה. מרבית התוכנות במחשבים ניתנות להצפנת סיסמה בכדי לאפשר גישה מורשית בלבד ולהגן על סודיות.

מדפסת / מכונת צילום: מכונות צילום משמשות ליצירת עותקים של מסמכים שנמצאים על נייר. זה תמיד שימושי להחזיק עותקים של מידע, במיוחד אם זה נוגע ללקוח.

סורק: סורקים מחוברים למחשבים ומשמשים להעברת משהו מנייר למחשב. התפקיד שלי במקום העבודה שלי הוא להשתמש בסורק כדי לשים הערות מטופלים ומכתבי בית חולים למערכת להקצאה.

שולחנות וכיסאות: מרבית העובדים בארגון משרדים מוקצים לשולחנות משלהם. בחלק מהארגונים 'שולחן חם' של עובדים. פירוש הדבר שאין להם אזור משלהם, הם פשוט לוקחים לאן שיש.

מכונת פקס: מכונות פקס משמשות להעתקת מסמכים לעסק חיצוני. לכל מכשיר פקס יש מספר בודד, בדומה למספר טלפון, מה שהופך אותו לזמין לעסקים אחרים להעביר לך מידע מייד.

מכונת פרנקינג: מכונות פרנקינג משמשות לשקילה ו'הדפסה 'על מעטפות (מכתבים / חבילות), כך שניתן יהיה לפרסם אותן. נקנה אשראי והזנתו למכונה לתשלום עלויות הבולים שניתן לשנות למחלקה 1 או 2. (עיין ביחידה 12 למידע נוסף על מכונות פרנק)

למינציה: מכניסים נייר או כרטיס למינציה ואז 'אטומים' בכיסוי פלסטיק כדי להגן עליהם מפני נזקי מים וקרע. מסמכים מרובדים למינציה אם הם מוצגים לתצוגה למשל כרזות או הוראות.

טלפון קווי: כמעט תמיד משתמשים בטלפונים במשרד. ניתן להשתמש בהם בכדי לתת / לקבל שיחות חיצוניות כמו גם פנימיות. בתוך מקום העבודה שלי הטלפונים משמשים לתקשורת עם עובדים אחרים ומשמשים להתקשרות עם עסקים וחולים אחרים בתחום הבריאות. אנו מקבלים גם שיחות נכנסות ממטופלים שיש להם שאילתה או שמעוניינים להזמין פגישה. לכל טלפון יש גם 'תיבת דואר' שבה אנשים שמתקשרים יכולים להשאיר הודעה אם אינך יכול לענות עליה. ניתן להכניס אותם גם להגדרה 'אל תפריע'.

ארון תיוק: ארון תיוק משמש לארגון ואחסון מסמכים. לעיתים קרובות יש להם מספר מגירות וחתכים שניתן לתייג אותם בכדי לעזור בארגון. במקום העבודה שלי יש לנו ארונות תיוק במיוחד עבור נתונים אישיים של מטופלים המסודרים לפי סדר אלפביתי לפי שם משפחה וניתנים לנעילה. יתרון של רבים מאלה הוא שהם חסינים באש ולכן מידע חיוני לא ייהרס אם תתרחש שריפה.

מגרסה: ניתן להשתמש במגרסות במשרד כדי להשליך מידע פרטי וסודי אודות איש צוות אחר או לקוח / מטופל. זאת כדי להבטיח שאנשים לא מורשים יוכלו להשיג את המידע. חוק הגנת המידע קובע כי יש לשמור מידע אישי לא יותר ממה שנדרש בהחלט. במקום העבודה שלי גרסנו כל מידע סודי שכבר אין צורך.

כספת: כספת היא פיסת 'ציוד' חיוני למשרד אם אחסון הכסף מתרחש. כספת תאחסן את הכסף בצורה מאובטחת ורק אנשים מורשים צריכים לדעת לגשת אליו באמצעות מפתח או קוד. יש לשמור את המפתח לכספת במקום מאובטח כדי למנוע אובדן או גניבה.

שימוש בציוד משרדי

בעת בחירת ציוד משרדי להשלמת משימה, יש לשקול מה המשימה דורשת ממך. אם עליכם לכתוב מכתב, תוכלו לבחור להשתמש ב- Microsoft Word במחשב ואז להשתמש במדפסת. (שקול משאבים זמינים: יתכן שלא יהיה מספיק נייר להדפסה.)

חשוב גם לקחת בחשבון את משך הזמן שיש לך לביצוע משימה. לדוגמה, אם תידרש להכין תרשים, ייקח יותר זמן לצייר אותו ביד חופשית מאשר אם אתה משתמש בתוכנה במחשב.

אם המשימה כוללת לספק לאנשים אחרים מידע, האם זה צריך להיעשות במהירות או שהמהירות אינה חשובה במיוחד? פקס ושימוש בתקשורת טלפונית הם כמעט מיידית ואילו דיוור אלקטרוני תלוי כמה זמן לוקח למישהו לגשת ולקרוא אותו.

יש לקחת בחשבון גם הוצאות ואיכות בעת ביצוע מטלה. חלק מציוד משרדי יכול לייצר מסמכים באיכות גבוהה יותר אך בעלות גבוהה, יהיה צורך לתכנן זאת בקפידה.

הפחתת פסולת

חשוב לשמור על בזבוז מינימלי בסביבת העבודה מכיוון שהביצועים יהיו יעילים יותר ולקוחות / מטופלים ירגישו יותר בנוח. יש לספק הכשרה נכונה לכל העובדים, כולל כיצד לזהות ולמזער בזבוז.

השימוש בדואר אלקטרוני מסייע בהפחתת בזבוז הנייר שכן ניתן לשלוח דקות פגישה, עלונים וכו 'לדואר האלקטרוני של הצוות במקום להימסר להם על הנייר.
אם עובד משתמש במדפסת, עליו להדפיס רק את כמות הדפים הדרושים להם, ואם אפשר, להדפיס אותם. זה יכול לחול גם בעת שימוש במכונת צילום.
חשוב מאוד להפחית 'פסולת חשמלית': החשבונות יהיו נמוכים יותר והבניין והסביבה יהיו כלכליים יותר. לאחר סיום יום העבודה יש לכבות את כל האורות וכן את המחשבים ורכיביהם (סורקים, מדפסות, מכונות צילום). יש להשתמש בחימום מרכזי או מיזוג אוויר רק במידת הצורך.

מערכות יומן

עותק קשיח, או מערכת יומנים ידנית, הם לרוב בצורת ספר כרוך או כריכה. הם מגיעים בפורמטים שונים של יום / חודש, כך שיהיה צורך לשקול כמה רשומות ייכנסו ליומן לפני הבחירה. החסרונות של מערכת זו הם האפשרות לאובדן ושימוש בנייר. השטח עשוי להיות מוגבל ביומן מאוגד שעלול להוביל לערכים לא ברורים. זה עלול לגרום לקריאה שגויה של ערכים. בתוך הארגון שלי יש מתכנן קיר אחד או יותר בכל חדר המטופח שמתעדכן באופן קבוע. אלה שימושיים מכיוון שהם תמיד נמצאים באופק. זו החלטה אישית האם אנו משתמשים ביומן 'נוסח הספר' או לא.

ניתן ליצור מערכות יומנים אלקטרוניות במחשב, בטלפון או במארגן חשמלי. במחשב ישנן תוכנות רבות ושונות בהן ניתן להשתמש כדי ליצור מערכת יומנים, כך שזה העדפה אישית. אם מערכות היומנים הן אלקטרוניות, תמיד יש אפשרות להצפין את הסיסמאות כדי להבטיח שרק אנשים עם גישה מורשית יכולים להציג ולערוך אותם.

היתרונות של מערכת יומנים

שימוש במערכות יומן מאפשר לך לתכנן ולארגן ביעילות את הזמן שלך כמו גם אחרים. אם מערכות יומן נגישות לאנשי צוות אחרים זה מאפשר להם לדעת את זמינותך הכללית לפגישות, ימי הדרכה ובתוך מקום העבודה שלי כאשר ימי הניהול שלהם הם. מערכות יומן עוזרות בתכנון פגישות ואירועים מכיוון שתוכלו להבטיח ששום דבר לא יחפוף איתם.

בעת הזמנת משאבים, לרוב מומלץ לנהל יומן מה הוזמן, מתי וכמות מה שהוזמן. זה עוזר למנהל ולראש המזומנים הקטנים לעקוב אחר תדירות השימוש במשאבים ויכול לעזור לפתור בעיות להפחתת בזבוז משאבים.

חשוב לכלול תאריכים ושעות בתוך מערכת יומנים. יש לבצע מעקב אחרי שמות במידת הצורך ומידע על הפגישה או האירוע המצוין. מערכות היומנים צריכות להיות מדויקות ונכונות תמיד ולהכיל את כל הפרטים הדרושים.

דוגמה למערכת בשימוש

השגת מידע נכון בעת עריכת יומנים היא חיונית. במקום העבודה שלי אנו משתמשים בתוכנה בשם 'SystmOne'. זה מכיל סוג של מערכת יומנים אלקטרונית להזמנת פגישות וייעוץ טלפוני. חשוב שהמידע על כך יהיה נכון בכדי להימנע מפגישות עם התנגשויות, כדי לעזור בשמירה על חולים, כדי להבטיח את הזנת המטופל הנכון וכדי שהרופא או הפקיד המרשם יידעו סיכום קטן לגבי הסימפטומים / הצרכים של המטופלים.

יש לנו גם אפשרות לשמור על מערכות היומן שלנו בכדי להזין תאריכי פגישות צוות וימי אימונים. מעקב אחר תאריכים אלה עוזר לנו לשמור על זמן פנוי זמין. השתתפות בפגישות ובימי אימון מאפשרת לנו לתקשר עם עמיתים אחרים, לשפר את כל הבעיות שיש לנו במסגרת הניתוח ועוזרת לנו להרחיב את הידע שלנו.