מה לכלול באמנת פרויקט

מבוא

אמנת הפרויקט היא החלק המניע של כל פרויקט. אמנם הוא נבנה לפני התכנון והניתוח של הפרויקט, אך הוא מפרט ברמה גבוהה מדוע יש צורך בפרויקט זה, מה הולך להיעשות, סיכונים והנחות הקשורות לפרויקט זה ואת חברי המפתח בצוות הפרויקט.. חשוב שחברי המפתח בצוות הפרויקט יחתמו על אמנת הפרויקט לפני שהעבודות יוצאות לדרך, כך שכולם יהיו מסכימים לגבי מה שכולם עובדים לקראתו. מאמר זה מתאר את מרכיבי המפתח שצריכים להיכלל בכל אמנת פרויקט.

המרכיבים העיקריים של אמנת פרויקט טובה הם היקף הפרויקט, קריטריונים להצלחה, חתימת צוות, קריאת סיכונים והנחות, ולוח זמנים ברמה גבוהה.

לינקדאין

הצעת ערך

הבנת הצעת הערך הינה מכרעת להבנת הצורך העסקי המסופק על ידי הפרויקט וההחזר על ההשקעה הכרוך במילוי צורך זה. אם הועלה מקרה עסקי המשויך לבקשת הפרויקט הראשונית, אתה אמור להיות מסוגל להרים את הצעת הערך מכך ולחבר אותה לאמנת הפרויקט. עם זאת, ישנם מספר בריא של עסקים שעדיין נמנעים מלבחון את הצעת הערך הקשורה לעבודה שהם בוחרים לעשות, ולכן הם מוצאים את עצמם מוציאים הרבה כסף לניהול פרויקטים שמחזירים ערך מועט ביותר מבחינת ערך מוסף. אם תרגיל זה לא נעשה לפני אישור הפרויקט,אז עליך לשלב את המידע הזה ולחבר אותו לאמנת הפרויקט שלך כך שכולם יהיו מודעים למה שהם יקבלו עבור העבודה והכסף שהם ישימו לפרויקט זה.

היקף הפרויקט ויעדיו

זהו סיכום ברמה גבוהה של העבודה שתושלם, יחד עם סיכום המשלוחים שיהיו פלט הפרויקט. לשם הבהרה, עליכם להיות ברורים לגבי היקף הפרויקט הזה ולגבי מה יהיה מחוץ לתחום עבור פרויקט זה.

סיכונים והנחות

עליכם לרשום אילו סיכונים אתם רואים באופק שעלולים להשפיע על הפרויקט הזה, ומה ההנחות שיש בנוגע לפרויקט. סיכון לפרויקט יכול להגיע ממגוון מקומות. אם ספק שאיתו אתה רוצה לעבוד לא נמצא במצב טוב מבחינה כלכלית, אתה עלול לרשום זאת כסיכון שתצטרך להשתמש בספק אחר שאינו מכיר את החברה שלך. לחלופין, עלול להיות סיכון שממשלה מקומית, מדינתית או פדרלית תעביר חקיקה שתהפוך את מה שעשית במסגרת פרויקט זה להרבה פחות חשוב. בנוסף, ייתכן שאתה עובד על פרויקט בו שיקולים סביבתיים חשובים. אולי אתה מפעיל פרויקט שידרוש הרבה עבודה חיצונית לאורך תקופה, וחזאי מזג האוויר צופים טורנדו רע במהלך פרק הזמן הזה; אתה בהחלט רוצה לכלול את זה כסיכון.יקום הסיכונים הוא רחב, ואתה רוצה לוודא שאתה לא רק מפרט אותם, אלא שיש לך תוכנית שתקל עליהם.

לגבי הנחות יסוד זה נכנס לשחק סביב משאבים ותזמון, שכן ככל הנראה תצטרך להעמיד הנחות סביב משאבי מפתח לרשותך, בדיקת משאבים זמינים עבורך וצורות אחרות של תמיכה בחברי הצוות.

מה לכלול בדו"ח סטטוס פרויקט שבועי

הגדרת הצלחה

אתה צריך תמיד לפרט בבירור מה הקריטריונים להצלחת הפרויקט המסוים הזה. לקבלת קריטריונים אלה, עליכם להתחיל לחזור אחורה ולבחון את הצעת הערך. לדוגמא, אם אתה מייצר כלי כתוצאה מהפרויקט, וחלק מהצעת הערך הקשורה להתקדם וליצירת הכלי הייתה שכלי זה יאפשר לחברה שלך ליצור ווידג'טים במהירות כפולה, אז היית עושה רוצים לציין בבירור במסגרת קריטריוני ההצלחה כי חלק ממה שיגרום לפרויקט זה להצלחה הוא אם כלי זה מייצר ווידג'טים במהירות כפולה, בין היתר. כל קריטריוני ההצלחה צריכים להיות מדידים, כך שלאחר תקופה מסוימת העסק יכול להסתכל אחורה ולקבוע אם הפרויקט הצליח, ואם לא היה 'הם לא ירצו לחפור בזה ולהבין איפה טעו.

לוח זמנים לציון דרך

זה יהיה סיכום ברמה גבוהה של עבודות העבודה העיקריות שיהיה צורך להשלים כדי לסיים את הפרויקט הזה. כמו כן, עליך לעבוד עם הצוותים הדרושים כדי ליצור אומדני סדר גודל גסים סביב כל אחת מאבני הדרך הללו כדי להרגיש כמה זמן כל אחד מהם ייקח.

צוות הפרויקט ובעלי העניין

עליכם לרשום את כל חברי צוות הפרויקט. בראש עליכם להיות נותן חסות בכיר, שיהיה מישהו ברמה גבוהה יותר בארגון שלכם שיכול לשמש כאלוף לפרויקט זה. בדרך כלל אתה יכול להחליק את מי שהגיש את התיק העסקי לתפקיד זה אם הוא אדם בכיר יותר בארגון שלך. משם, עליך להיות בעל אינטרס מייצג מכל תחום פונקציונלי אשר יושפע מתוצאות הפרויקט. לדוגמא, פירוש הדבר הוא שאתה מעורב אנשים מתחומי האנוש, האוצר, ה- IT, המכירות ואזורים אחרים במידת הצורך. בנוסף, עליך לכלול את האנשים שבאמת יבצעו את העבודה על הפרויקט.

כניסה של בעלי עניין

זה קריטי לחלוטין שכל מי שמזוהה כבעלי עניין יחתום על אמנת הפרויקט, ומעיד על כך שהם מסכימים עם ההערכה ברמה הגבוהה של העבודה שצריכה להיעשות, לוח הזמנים לביצוע העבודה, איך הם רוצים למדוד אם זה הצליח, ומי צריך להיות מעורב. אם אינך מקבל חתימות ותאריכים על הנייר, זה משאיר אפשרות פתוחה למישהו לחזור ולהגיד שהייתה עבודה נוספת עליה סוכם הצוות שאינה נעשית במסגרת הפרויקט. אם יש לכם אמנת פרויקט שכולם חתמו עליה, תוכלו לחזור אליה ולראות בבירור אם לאותו אדם יש נקודה תקפה או לנקוט בפעולה הנדרשת.

© 2016 מקס דלתון