איך זה להיות מנהל פרויקטים: יום בחיים

שוקלים קריירה כמנהל פרויקטים? תמשיך לקרוא…

Canva.com

עם כל קריירה, מה שעשוי להראות מעניין וזוהר בעיני גורם חיצוני יכול לעתים קרובות להיות ההיבטים המורכבים והלחוצים בעבודה. בחירת הקריירה הנכונה חשובה לכן עליך לבצע את המחקר שלך. התבוננות מעבר לדפי הגיוס המבריקים והכרת מעט אודות המציאות היום יומית בתפקיד יכולה לעזור לך לקבל החלטה מושכלת יותר האם הקריירה הזו מתאימה לך.

במאמר זה ריכזתי את הניסיון שלי ושל מנהלי פרויקטים אחרים כדי לתת לך הצצה לאיך שנראה יום רגיל. קרא את הקריאה ובדוק אם זו קריירה שאתה יכול לדמיין את עצמך נהנה ממנה.

כמובן, במציאות כל יום כמנהל פרויקטים שונה מאוד, אך לצורך מאמר זה בניתי כמה פעילויות אופייניות לאורך 9-5 יום ממוצע.

08:00: התחל לעבוד. לבדוק את הדואר האלקטרוני.

הקורא בעין הנשר כבר יבחין בסתירה במאמר שלי. בפסקת ההיכרות ציינתי כי אתן לך יום 9-5 טיפוסי, ועכשיו התחלתי את היום בשעה 8 במקום.

זו המציאות הראשונה של מנהל פרויקטים: יום הוא לעתים רחוקות מאוד 9-5.

ניהול פרויקטים הוא קריירה תובענית. זה נכון במיוחד כאשר אתה נמצא בנקודה קריטית בפרויקט. פרויקטים קשורים באופן כה מהותי לזמני זמנים, שכאשר הדברים נעשים קשים, אין זמן לעצור ולעצור. המשמעות של המציאות היא שבתקופות עמוסות אתה עלול לעבוד שעות ארוכות כדי לתמוך בצוות שלך, לעבור את המשימות שלך ולהבטיח עמידה בזמנים.

כדי להתמודד עם עבודה כה תובענית, מנהלי פרויקטים רבים יתחילו לעבוד לפני הבהלה של שיחות טלפון ופגישות, כדי שיהיה להם זמן להתעדכן במיילים. לא נדיר שמנהל פרויקטים מתחיל לעבוד בשבע או בשעה 8 בבוקר. וכמובן, תיבת דואר אלקטרוני גדולה משותפת. עליכם להיות מסודרים מספיק בכדי שתוכלו לנהל היטב את תיבת הדואר הנכנס שלכם ולהמשיך לענות על מיילים חשובים.

9:00: שיחת ועידה

שיחות ועידה השתלטו מהפגישות כשיטת התקשורת הנפוצה ביותר בפרויקטים. למה? מכיוון שלפרויקטים רבים יש כיום צוותים מרוחקים. כשאתה עובד עם אנשים שממוקמים במספר מיקומים, הזמן שלך לנסוע לפגישות הופך להיות לא מציאותי. ועם טכנולוגיה מתקדמת ככל שהיא, ועידת טלפון או וידאו יכולה להיות יעילה באותה מידה. (ובכן, זה לא תמיד נכון. סתם בשביל הכיף, קישרתי לסרטון למטה אשר נותן מראה ייחודי על איך שיחת ועידה תיראה בחיים האמיתיים. אם חוויתם אי פעם שיחת ועידה, זה בהחלט יצחיק אותך.)

כמנהל פרויקטים, לעתים קרובות תהיה באחריותך לארח שיחות ועידה, וייתכן שתצטרך לפעול כנציג עסקי בשיחות אחרות הקשורות לפרויקט שלך. שיחות פרוייקט מתוזמנות לעיתים קרובות כדי לתת לצוות הזדמנות קבועה לשוחח בצורתו כיצד הם ממשיכים עם הפרויקט ולדון בכל הבעיות שהם עשויים להיתקל בהם.

שיחת ועידה בחיים האמיתיים

10:00: סקירת שיחות ועידה / נושאי פרויקט

אז נניח ששיחת הוועידה של 9 בבוקר אורכה שעה. זה די אופייני לפרויקט גדול יותר. כמנהל פרויקטים תסיים את שיחת הוועידה עם סט הערות שרשמת לאורך כל הדרך. הצוות שלך כנראה הודיע ​​לך על עבודות שהושלמו, עבודות מתמשכות ונושאים מרכזיים בפרויקט. הסבירות היא שתהיה עבודה דחופה או חצי דחופה שעליך לעשות לאחר שעזבת את שיחת הוועידה כדי לטפל בבעיות שזה עתה הועלו.

אז בשלב זה של היום, סביר להניח שאתה עושה כמה דברים:

1. עדכון תיעוד הפרויקט שלך, למשל, תוכנית הפרויקט שלך, כדי לשקף את כל מה שסיפרו לך בשיחת הוועידה
2. בצע עבודה ראשונית בכדי לטפל בבעיות דחופות שקיבלת הודעה עליהם, למשל אם ספק מאחר עם משלוח, ייתכן שתבדוק את ההשפעה שיש להשפיע על הפרויקט שלך, התקשר לספק או הסל את הבעיה.
3. סביר להניח כי הודעות דוא"ל / שיחות טלפון / דיונים יתקיימו ועלולות לקחת כמות עצומה מהבוקר שלך. מקובל שמנהל פרויקטים מקבל זרם מתמשך של מיילים, בעיות ושיחות טלפון לאורך כל היום, כך שיהיו לך דברים חדשים להתמודד איתם, גם בזמן שאתה עסוק בטיפול בבעיות שכבר נתקלת בך.

11:00 בבוקר: תכנון פרויקטים / שיחות נוספות

אז בהמשך לפגישתך קודם לכן, כנראה שגילית שעכשיו תוכנית הפרויקט שלך זקוקה לעדכון. עם זאת, אל תצפו להרבה זמן כדי לעשות זאת. קרוב לוודאי שתפריע לך ליותר שיחות ודואר אלקטרוני. עם זאת, בכל מקרה אתה מתחיל בתוכנית.

11:30: פגישת מומחים

השתמשתי במונח הגנרי "פגישת מומחה" עבור הכותרת הזו, אך במציאות זה יכול להיות כל סוג של פגישה הקשורה לנושא מסוים בפרויקט שלך. לדוגמה, אם אתה מנהל פרויקט IT, זה עשוי להיות סקירת תוכנה.

עם זאת, הנקודה שצריך להעלות כאן היא שפגישות אכן גוזלות חלק ניכר מהיום שלך. ואל תשכח, מנהל פרויקטים טוב ייקח זמן משני צידי הפגישה כדי לוודא שהם מפיקים את המקסימום מהזמן. יתכן שהם אוספים חומר עזר מראש, או קוראים מידע רקע, ואחר כך הם עשויים לכתוב ולהפיץ הערות שעשו במהלך הפגישה.

12:30: ארוחת צהריים

אז אני לא רוצה לצייר תמונה עגומה מדי בכל מה שקשור לחיים העמוסים כמנהל פרויקטים. אז בשעה 12:30, הנה נקודת עצירה לארוחת הצהריים. זה רעיון טוב, ככל שהעבודה שלך מתלהבת, לקחת תמיד פסק זמן באמצע היום. תגלה שיש לך יותר אנרגיה לשעות אחר הצהריים ותוכל להתמקד טוב יותר.

13:00: מצגת למנהלים

צפוי שמנהל פרויקט יצטרך לבצע הרבה מצגות. יתכן שתגלה כי המנהל שלך, המנהלים הבכירים או נותן החסות לפרויקט צופים בקפידה בפרויקט גבוה, והם עשויים לבקש ממך להציג להם עדכון קבוע.

כמובן שמצגת קבועה היא לא רק פגישה בת שעה מתוך שבוע העבודה שלך. לוקח זמן להרכיב את הפרטים שמנהלים בכירים מצפים לראות במצגת, ואתה עלול למצוא את עצמך צריך לשלוח מידע מעקב לאחר סיום הפגישה, כדי לעזור לענות על כל שאלה או חשש שיש להם. להיות מיומן בלקחת הרבה נתונים קריטיים ולהפוך אותם למצגת ברורה ופשוטה חשוב מאוד אם אתה רוצה לבצע ביצועים טובים בתפקיד שלך.

14:00: כתיבת דוחות

מנהלי פרויקטים אכן מקדישים זמן ניכר לתיעוד, מכיוון שיש מידע רב שיש לאחסן ולעדכן באופן קבוע בפרויקט. כמו גם מצגות בפני מנהלים, יתכן שתצטרך לספק דוחות כתובים לקהל רחב יותר באופן קבוע או ללקוח. חשוב שמיומנויות כתיבה יציבות חשוב מכיוון שאתה רוצה שהדוחות שלך ייראו מקצועיים ויהיה קל לאנשים לקרוא ולהבין.

15:00: להתעדכן בצוות

תפקיד הליבה שלך כמנהל פרויקט הוא לשמור על שליטה בפרויקט, ואין לזלזל באיזו מהירות פרויקט יכול להתחיל להחליק. הדרך היחידה למנוע זאת היא על ידי מערכת יחסים איתנה עם הצוות שלך, ותקשורת איתם על בסיס קבוע. חשוב שהצוות שלך ירגיש מספיק בנוח איתך כדי שיוכל לדבר איתך על כל הנושאים שהם נתקלים בהם ועלולים לגרום לבעיות בפרויקט שלך, ולכן יחסי אנוש טובים הם חובה.

במהלך תקופה זו יתכן שתתקדם באופן יזום עם אנשי צוות בודדים בטלפון או באופן אישי, או שתיתן עדיפות לחברי צוות מסוימים אם אתה מתמודד כעת עם נושא מסוים בפרויקט שלך.

16:00: עדכן את התקציב

שמירה על שליטה בכספי הפרויקט היא חיונית. בתחילת כל פרויקט תצטרך להרכיב תקציב כדי לאמוד מה אתה הולך להוציא ומתי. כדי לשמור על שליטה הדוקה בפרויקט שלך, יהיה עליך לבדוק את התקציב על בסיס קבוע ולבדוק אותו מול נתוני ההוצאות שלך בפועל. תפיסה מעולה של מספרים חשובה מאוד עבור מנהל פרויקטים.

16:30: פגישת כספים

אם אתה חורג מהתקציב בפרויקט, ייתכן שתמצא את עצמך בפגישה עם צוות הכספים לבדיקת ההוצאות שלך. לחלופין, ייתכן שהארגון שלך מעוניין בבדיקה כספית קבועה על הפרויקט שלך כדי לבדוק שהוא בדרך. עם זאת, מה שבוודאי תמצאו בפרויקט כלשהו הוא שתתבקשו לעתים קרובות להשתתף בפגישות עם מחלקות פנימיות שיש להן אינטרס או חלק בפרויקט שלכם.

17:00: שיחת ועידה דחופה

זה יום נדיר שהכל מתנהל בצורה חלקה בפרויקט. לעתים קרובות אתה עלול למצוא את עצמך צריך לשנות את לוח הזמנים שתוכנן בקפידה כדי להתמודד עם משבר הולך וגובר בפרויקט. לדוגמה, ייתכן שיהיה עליך לתזמן שיחת ועידה מאוחרת כדי להתעדכן עם צד שלישי בנושא שנושא אתך באותו בוקר. זכור גם שאם אתה מתמודד עם צוותים באזורי זמן שונים, סביר להניח שתמצא את עצמך צריך לקבוע שיחות בשעות הבוקר המוקדמות או בשעות הערב המאוחרות. אחת הסיבות הרבות לכך שמשרה ניהול פרויקטים היא לעתים רחוקות 9-5.

17:30: תשובה למיילים

דוא"ל הוא עדיין כלי תקשורת חשוב לכל עסק, ולמרות שהיה לך 10 או 20 דקות בנקודות מוזרות במהלך היום לקרוא ולהשיב להודעות דוא"ל, סביר להניח שתגלה שתיבת הדואר הנכנס שלך צומחת במהירות ככל שעבר היום. כך שלעתים קרובות אתה עלול למצוא את עצמך לוחץ 30 דקות נוספות בסוף יום העבודה רק כדי להתעדכן במיילים ולהיכנס לשאר רשימת המטלות שלך לפני שאתה מוכן לעזוב את העבודה.

18:00: רשימת מטלות סקירה למחר

אז בשעה 18:00, עכשיו אתה מרגיש שעשית התקדמות מסוימת בעבודה שלך, ושה אתה מוכן לעזוב את המשרד. עם זאת, כדי לנסות לתת לעצמך יתרון ביום העמוס מאוד שתכננת מחר, ייתכן שתשקיע 10 דקות בבדיקת רשימת המטלות שלך. כמובן שרשימת מטלות היא כלי חיוני לכל מנהל פרויקטים, מכיוון שהיא תסייע לכם בניהול זמנכם ובהטוטנות בלוח הזמנים התובעני ביותר.

מסקנה: אין שני פרויקטים / ארגונים זהים

אם אתה מוצא את עצמך מופתע מכל הנקודות האלה, זכור שזה פשוט מדריך, ובמציאות כל הפרויקטים שונים ואיך אתה מנהל את הזמן שלך בהם יהיה שונה. בנוסף, כל הארגונים שונים. לחלקם יש תרבויות שמצפות ממך לעבוד שעות ארוכות ולקחת ארוחת צהריים מינימלית לאחרים יש גישה שונה מאוד ועשויים לעודד את העובדים באופן פעיל להפסקות מתאימות, להפחית את עומס העבודה ולעבוד שעות סבירות. לא משנה מה הפרויקט שתמצא את עצמך מנהל, לקח אחד שתוכל לקחת מדוגמה זו הוא שהיכולת להישאר מסודרת, ערנית ויעילה היא חשובה מאוד עבור מנהל הפרויקט. ניהול זמן טוב עושה הבדל משמעותי ביכולת לעקוב אחר הדרישות המורכבות וחיזוי החיזוי הנלווים לפיקוח על פרויקט.