מדוע חשוב לעדכן את תיאורי המשרות

חשוב לעדכן את תיאורי המשרות באופן קבוע בכדי לתת ביטוי אמיתי לתפקיד שמבוצע.

מְחַבֵּר

תיאורי משרות הם כלים יעילים שיש למעסיקים במקום העבודה. כסיכום המשימות והתפקידים המוטלות על תפקיד, תיאורי התפקיד יכולים להועיל למעסיק ממגוון סיבות: לגיוס עובדים חדשים, להשלמת הערכות ביצוע, לבדיקת תלונות במקום העבודה ולהבנת הדברים החיוניים פונקציות התפקיד בהתייחס ל ADA.

תיאורי תפקידים מעודכנים ומדויקים באופן קבוע יכולים להיות חשובים במיוחד להקצאת התפקידים מכיוון שהם מתייחסים לעמידה ביעדי ויעדי הארגון. הם כלים שימושיים מאוד המסייעים למפקחים ולעובדים שמבצעים את העבודות.

כדי ליצור תיאור משרה נכון, יש לכלול כמה אלמנטים של המשרה.

מְחַבֵּר

מהו תיאור תפקיד?

כדאי לדעת את ההגדרה של תיאור תפקיד בכדי להבין את תפקידם במקום העבודה. תיאורי משרות נוצרים לאחר ביצוע ניתוח משרות. ניתוח זה בוחן את הפונקציות החיוניות של התפקיד ואילו דרישות מינימום נחוצות כדי לבצע בהצלחה את הפונקציות שהוקצו. רישום המפרט או "התיאור" הוא מה שהופך לתיאור התפקיד. מערכת הלמידה של SHRM (מודול 2, תכנון כוח אדם ותעסוקה 2006) מגדירה תיאור תפקיד כמסכם את התכונות החשובות של עבודה, כולל:

אנשי האגודה לניהול משאבי אנוש (SHRM) מכירים בחשיבות של תיאור מדויק של משרות באמצעות תיאורי משרות יעילים במקום העבודה. למידע נוסף על תיאורי תפקידים וענייני משאבי אנוש אחרים, ניתן להיכנס לאתר SHRM, www.shrm.org.

כל המשרות, כולל זמניות, צריכות לכלול תיאורי משרות מעודכנות כדי לספק תיאור מדויק של המשרה.

מְחַבֵּר

מדוע מנהלים צריכים לעדכן באופן קבוע את תיאורי המשרות?

לעתים קרובות המשימה מנהלת לבדוק ולשנות את תיאורי התפקידים כדי להבטיח שהם מתארים כראוי את התפקיד. ישנן מספר סיבות לעדכן את תיאורי המשרות. שקול את הדברים הבאים:

1. גיוס עובדים והעסקה

כאשר מתרחש מקום פנוי במקום העבודה, על המפקח לנקוט בצעדים כדי למצוא מחליף למילוי החלל. אחד השלבים הראשונים בתהליך הגיוס הוא לשלוף את תיאור התפקיד האחרון כדי לבחון את הדרישות המינימליות ואת הפונקציות החיוניות של התפקיד שימלא.

מכיוון שהיעדים והיעדים מושפעים משינויים בתכניות האסטרטגיות הכוללות של הארגון, המפקחים יגלו כי תיאורי התפקידים אינם מתארים עוד באמת את התפקיד שיש למלא. העברת סדרי העדיפויות עקב שינויים מוגבלים בצוות ו / או במקום העבודה במבנה הארגוני תגרום לרוב לשינוי במה שבאמת צריך לבצע על ידי העבודה. לאחר עדכון תיאור המשרה כדי לשקף את העבודה שתעשה, המעסיק יהיה מוכן לפרסם את המשרה הפנויה למועמדים להגיש מועמדות.

בנוסף, ישנם מעסיקים המפרסמים את תיאור המשרה באתר האינטרנט שלהם על מנת שהמועמדים יבדקו לפני מילוי בקשת העבודה המקוונת. כאשר למחפשי עבודה יש ​​גישה לתיאור המשרה, הם יכולים להבין טוב יותר אם כישוריהם תואמים את מי שנמצא בתפקיד. הרבה זמן מבוזבז זמן יכול להימנע הן על ידי המעסיק והן מהעובד כאשר תיאור התפקיד מתפרסם או זמין למחפשי עבודה המעוניינים בתפקיד שהוצב.

2. כיוון עובדים חדש

עובדים חדשים צריכים לקבל עותק של תיאור התפקיד שלהם ביום הראשון שלהם לתפקיד. במהלך התמצאות עובדים חדשים, למשל, עובדים חדשים מקבלים ניירת רבה אודות מדיניות המעסיק, מידע על משכורת, יתרונות בריאותיים ו / או יתרונות אחרים הניתנים לעובדים במשרה מלאה. במקביל שהם מקבלים מידע כזה, הם יכולים גם לקבל עותק של תיאור התפקיד שלהם.

שוב, יש לעדכן את תיאור התפקיד הזה בכדי לתת לעובד החדש תיאור מדויק של התפקיד אליו הועסקו. עובד חדש יתאכזב בקלות מהעבודה החדשה כאשר התפקיד שהוא / ה חשב שהוא מגיש הוא שונה בתכלית ממה שהועלה באתר. מעסיקים עלולים לאבד עובדים טובים שבוחרים שלא להישאר אצל המעסיק החדש מסיבה זו.

רצוי גם שהעובד יחתום על תיאור התפקיד כך שניתן יהיה להניח עותק חתום בתיק כוח האדם. העותק החתום פשוט יציין שהאדם קיבל עותק של תיאור התפקיד המתאר את התפקיד שהוא / היא נשכר לביצוע.

3. מקומות לינה של ADA

על מנת לקבוע אם ניתן להתאים מקום סביר לעובד או למועמד לעבודה עם מוגבלות, על הארגון לעיין בתיאור התפקיד של העבודה. בתי המשפט ככל הנראה יסתכלו בצורה לא טובה על מעסיק שמרכיב תיאור תפקיד לאחר שעובד יגיש בקשה למגורים. ביצוע התאמות יכול להיעשות רק כאשר קיים תיאור תפקיד מעודכן לתפקיד.

4. תלונות עובדים

עובדים המגיעים למשאבי אנוש או אל המפקחים הישירים שלהם להתלונן על היבט בעבודתם, ירוויחו לעיתים קרובות מעיון בתיאורי התפקיד שלהם. תיאור התפקיד מפרט את הפונקציה החיונית של התפקיד אשר לעיתים קרובות נתונה במחלוקת עבור העובד שמרגיש שהוא מתבקש לבצע תפקידים שאינם הרבה מתיאור התפקיד שלהם.

בעוד שמעסיקים רבים מציגים בשורה בתיאור התפקיד "כל שאר התפקידים כפי שהוקצו", אסור למפקחים להטיל על העובדים עבודה שהיא מחוץ לתאור התפקיד שלהם. שפה כזו כלולה כדי לספק גמישות מסוימת למעסיק כאשר יכולה להיות עבודה שהיא זמנית או מחוץ לאחריות הרגילה. כאשר עובדים מקבלים באופן קבוע את המשימות הללו, בסופו של דבר יהיה עובד לא מרוצה או ממורמר שמרגיש שלא מטפלים בהן בצורה הוגנת.

5. סוגיות פיצויים

אנשי מקצוע לתגמולים מעריכים תיאורי תפקידים כדי לקבוע שכר עבודה שיש לשלם עבור ביצוע עבודה. קביעת שכר עבודה היא סיבה מכריעה נוספת לכך שתיאורי התפקידים מדויקים ועדכניים. מכיוון שזה לא יוצא דופן שיש שינויים משמעותיים במקום העבודה, ההנהלה צריכה לבדוק ו / או לעדכן את תיאורי התפקידים מדי שנה או לפי הצורך.

בנוסף, עובדים עשויים לאתגר את המעסיקים אם הם מרגישים ששכרם נמוך תמורת עבודה שאינה מתוארת תפקידם שהם מבצעים באופן קבוע. נושא זה יכול להיות מטריד במיוחד אם יש מדיניות בשפה של חוזה האיגוד המכתיבה כיצד יש לשלם לעובד עבור עבודות נוספות שבוצעו.

6. חיובי EEOC

כאשר מעסיק מקבל אשמת אפליה מעובד או מעובד לשעבר באמצעות מערכת התלונות של נציבות שוויון הזדמנויות בעבודה (EEOC), על ההנהלה מוטלת חקירת התביעה ומתן מענה בכתב לפרטי החיוב. לעיתים קרובות, תיעוד המסופק יכלול תיאורי תפקידים. תיאור תפקיד זה שנשלף מתיק כוח האדם של העובד או מהפרסום, יספק תיאור טוב של חובות ודרישות התפקיד לחוקר ה- EEOC.

7. הערכות ביצועים

כאשר מפקחים נערכים להשלמת הערכת ביצועים לעובד, כדאי לסקור את תיאור התפקיד של התפקיד כדי להשלים את גורמי הדירוג השונים בטופס ההערכה. זה יספק מבנה שממנו ניתן לבחון את הביצועים בהתייחס למשימות ותחומי האחריות השונים של התפקיד.

תיאורי תפקידים מדויקים חשובים

תיאורי התפקיד חייבים להיות מדויקים כדי לענות על הצרכים של האחריות על מקום העבודה המפורטים לעיל. אמנם הם לא אמורים להיות מפורטים כל כך במספר המדויק של המשימות שבוצעו או בכל תרחיש אפשרי שעובד עשוי להתמודד איתו בעבודתו, אך עליהם לכלול את ההיקף והרמה הכללית של העבודה שתתבצע.

על המפקחים לעיין באופן קבוע בתיאורי התפקידים כדי לוודא שהם נותנים תמונה טובה של האחריות לתפקיד. פעילות תעסוקתית כגון תחלופה, תלונות עובדים וסוגיות עובדים אחרות מביאות לרוב את הנקודה הזו לחזית ההנהלה.

הפוך את תיאורי המשרות לעדיפות במקום העבודה

תיאורי משרות הם מסמכים חשובים שיש לשמור עליהם במקום העבודה. כאמור לעיל, ניתן להשתמש בתיאורי תפקידים ברבים מעבודות משאבי האנוש המתרחשות באופן קבוע או בפעילויות תכופות פחות (חיובי EEOC, הערכות ביצועים שנתיות וכו '). המידע הכלול בתיק משמש כאמצעי לניהול רשומות.

כמו כל מסמך אחר, יש לשמור על תיאור התפקיד לרגעים בהם יש להשתמש בהם למטרה כלשהי במקום העבודה. כאשר לא מכירים בחשיבותם ואינם משמשים ביעילות לשיקוף המשרות שהם מתארים, מוטלת על המעסיקים מגוון נושאים מיותרים.