כיצד ליצור ציר זמן מדויק של פרויקט ואומדן עלות

למד כיצד לבצע הערכות טובות יותר של הפרויקט - ולהפוך אותן למהירות יותר.

קנווה

מדוע דיוק חשוב

כמנהלי פרויקטים, לעתים קרובות אנו לחוצים ליצור אומדנים במהירות רבה ועם מעט מדי מידע. גרוע מכך, אנו לחוצים לומר את מה שנותני החסות הבכירים רוצים לשמוע: "יש לי רק 15,000 דולר לשדרוג מסד הנתונים הזה. אתה יכול לעשות את זה, נכון? וזה צריך להיעשות גם בעוד חודשיים!"

עם זאת, אם אנו אומרים כן, וזה פשוט לא אפשרי, זה מחמיר את המצב. אנחנו לא נראים טוב מאוד חודשיים וחמישה עשר אלף דולר אחר כך כשאנחנו חוזרים ומבקשים עוד עשרת אלפים דולר ועוד חודש. ועדיין, 3 חודשים ו -25,000 $ היו הטובים ביותר שניתן לעשות, ויכולנו לדעת זאת מלפנים.

העולם המקצועי מצפה לאומדנים גרועים

למרבה הצער, ארגונים רבים התרגלו לקבל הערכות נמוכות ולהבין שרוב הפרויקטים יעברו את התקציב ויועברו באיחור. על פי נתוני מכון ניהול הפרויקטים, 55% מכלל הפרויקטים אינם מספקים תוצאות מספקות. אחוז הפרויקטים שמספקים תוצאות מספקות בזמן ותקציב נמוך בהרבה.

גם מנהלי פרויקטים האמינו כי איננו יכולים לבצע הערכות ריאליות, ואפילו אם היינו יכולים, איננו יכולים לעשות זאת בתוך הזמן העומד לרשותנו. ואם היינו יכולים, הבוס לא היה רוצה לשמוע את זה.

במילים פשוטות, העולם המקצועי צפה להערכות גרועות.

מדוע אנו זקוקים להערכות טובות

זה אומר שנראה טוב מאוד אם נצליח לעשות הערכות טובות. עכשיו, אהיה כנה, הצגתם לא תהיה קלה. לשכנע את הבוסים שלנו שאנחנו צריכים מידע טוב ומספיק זמן כדי לאמוד טוב יהיה אתגר. הצגת אומדנים מציאותיים פירושה, בהתחלה, הצגת תקציבים גבוהים יותר לפרויקטים ולוחות זמנים ארוכים יותר - ויכוחים נוספים. אבל תראו מה קורה בצד השני: אנחנו מתחילים להעביר את הפרויקטים שלנו בזמן ובתקציב - או מתקרבים. ואנחנו היחידים שעושים את זה.

זה שווה את משקלו בזהב.

כיסוי העיניים על צדק הגברת הוא סימן לעיוורונה לאג'נדות אישיות, מעמד, שוחד ואלמנטים אחרים המוטים אותנו מהאמת.

בעבודה משלו (ריטוש), באמצעות Wikimedia Commons

ביטול הטיה

להערכה, הטיה היא לחץ שמוביל אותנו להגיע לאומדן נמוך מדי או גבוה מדי. אז הדבר הראשון שעלינו לעשות הוא לרצות לבצע הערכה מדויקת. רק זכרו שבסוף הפרויקט אתם רוצים להביט לאחור ולומר: ההערכה שלי נכנסה; ההנהלה שלי הייתה טובה, והגשתי את המטרה.

למעשה, אחת הדרכים להבנות הטיה היא לחשוב שזה משהו שגורם לך להיות עקבית מהיעד. בחץ וקשת רוח רוח תעיף את החצים מחוץ למטרה לכיוון הרוח. זו הטיה. אנו מפצים על הטיה בכך שאנחנו מודעים ללחץ ומסרבים לתת לנו לזרוק אותנו.

להלן כמה דברים שיכולים לזרוק אותנו, ומה לעשות בקשר לכל אחד מהם:

תקציבים נדרשים או מוטלים, והצהרות על הכספים הזמינים. תקציב נדרש או מוטל הוא הצהרה על מה שהפרויקט נותן חסות, או הלקוח, מוכן להוציא. הצהרה על כספים זמינים אומרת כמה כסף נמצא בתקציב. היה ברור שאף אחד מאלה לא קשור לאומדן. או שאינך יודע את הסכום הזה לפני שאתה מעריך (כמו צדק הגברת העיוורת באיור מס '2), או אם אתה יודע זאת, הנח אותו בצד. לאחר שתערוך את האומדן הריאלי שלך, תוכל להציג השוואה בין התקציב המשוער לבין התקציב הנדרש.
חשיבה משאלה או ממורמרת. אם אנו אוהבים את הבוס שלנו, נרצה להתאים את העבודה למה שהוא אומר שהוא יכול להרשות לעצמו. אם אנו חושבים שהבוס שלנו אינו מציאותי, נרצה לדרוש כפליים. אלה תגובות אנושיות טבעיות של ידידותיות או טינה. אנא הניחו אותם בצד. התמקדו בגאווה המקצועית הנובעת מיצירת אומדן מציאותי ומדויק של העבודה שיש לבצע ועלותה וזמנה.
רוצה פשוט להשתמש בעותק של אומדן פרויקט ישן. לא פשוט להעתיק אומדן מפרויקט אחר. יהיו שתי שגיאות אם תעשה זאת. ראשית, יתכן ואומדן זה לא היה מדויק. השתמשו תמיד מדויקים בפועל דוחות ולוחות זמני עלות, לא ערכות עבר. שנית, אין שני פרויקטים דומים. גם אם הפרויקט שלך דומה מאוד לפרויקט שעבר, דגש על ההבדלים, ולא על הדמיון.
הערכת הפרויקט כולו היא רק דבר אחד. זה לא עובד. הערכות מדויקות בנויות על פרטים. חשבו כמה תעלה כל חלק מהפרויקט, וכמה זמן זה ייקח. תקבלו תמונה מדויקת יותר. כמו כן, אם פריט אחד גבוה ואחר נמוך, הכל יתאזן.

עכשיו אתה יודע להימנע מלחצים שיוצרים הטיה. בואו נסתכל על כמה טיפים להערכה נהדרת.

לעתים קרובות מדי אנשים בעבודה מתווכחים בלי להקשיב. הבאת הערכות מציאותיות לבוסים שלנו עשויה להיות אתגר בתרבות הארגונית שלך.

טמבקו היגואר (CC BY-ND), באמצעות פליקר

טיפים להכנת אומדן נהדר

להלן כמה דברים שתוכל לעשות כדי להעריך את ההערכה:

ודא שאתה יודע מה הפרויקט אמור להעביר. ללא היקף מוגדר בבירור, אומדן מדויק אינו אפשרי.
תן לעצמך זמן רב ככל שתוכל. ההערכות הראשונות שלך בשיטה חדשה יעברו לאט. אחרי זה תדע כמה זמן אתה צריך.
קבל מידע טוב. אל תזמזם רק כמה מיילים. פנה זמן לדבר עם אנשים, להסביר מה אתה עושה, לוודא שהם מבינים, ולוודא שהם חושבים על מה שאתה מבקש ולתת לך מידע טוב.
ראשית התמקדו בחלקים הייחודיים. לכל פרויקט יש אלמנטים ייחודיים. העריך את אלה בקפידה. אז אתה יכול להעתיק מהפרויקט הקודם את התקציב בפועל ולוחות הזמנים עבור החלקים שהם שגרתיים יותר.
אל תשאיר שום דבר בחוץ. לאחר ביטול ההטיה, שגיאות ההערכה הגדולות ביותר נובעות משכחה של חלק מתוכנית הפרויקט.

תהליך הערכה וטכניקות

בפרויקט בינוני או גדול אנו עשויים ליצור שתי הערכות. ההערכה הראשונה, או המוקדמת, נעשית לאחר שיש לנו הצהרת היקף ברורה, אך לפני שהיא עובדת בדיוק במבנה פירוט העבודה. ניתן ליצור את האומדן המוקדם בהשוואה לפרויקטים מוקדמים, בשיטת Bucket, או בטכניקה מתוחכמת (ויקרה) הנקראת Modified Wide-Band Delphi.

לאחר השלמת רשימת ה- WBS והפעילות, נוצרות אומדנים מדויקים מאוד באמצעות PERT, טכניקת הערכת ובדיקת הפרויקט. הקשר בין תהליך תכנון הפרויקט לבין הערכה מוקדמת ומאוחרת מתואר בצורה מלאה יותר בטכניקות זמן ניהול הערכת עלויות: סקירה כללית.

בכל מקום שאתה נמצא בתהליך תכנון הפרויקט ובכל טכניקת ההערכה בה אתה משתמש, כל השיטות במאמר זה כדי למנוע הטיה ולהפוך את ההערכה לפשוטה.

הערכת ערך טובה - מהירה

כאשר אתה מבצע את ההערכות הראשונות שלך, תרצה להגדיר דברים שיעשו זאת מהר יותר בפעם הבאה. כך:

ארגן ואחסן את הנתונים שלך. לעתים קרובות תשתמש בנתונים בפועל מפרויקטים קודמים (לוחות זמנים ותקציבים). ודא שהוא זמין, מאורגן היטב, ואם אפשר, בפורמטים סטנדרטיים וניתן לחיפוש. באופן אידיאלי, זה צריך להיות בפורמט שקל להעתיק ממנו, כמו מסד נתונים, גיליון אלקטרוני או מסמך הניתן לעריכה, ולא במסמך מוכן להדפסה, כגון קובץ PDF.
ערכו רשימת אנשי קשר. תגלה שאנשים מסוימים באמת מועילים. הם מבינים את סוג הנתונים שאתה רוצה. חלקם יהיו מנהלי פרויקטים אחרים. חלקם יהיו רואי חשבון. חלקם יהיו ספקים שישמחו לבצע הערכה מהירה, בתקווה שתקנו מהם. ערכו רשימת אנשי קשר של אנשים שמצליחים במיוחד לתת לכם מידע על הערכות, ושימו לב לתחומי ההתמחות שלהם.
בנה תבניות. בנה תבניות אומדן משלך, טפסים וגיליונות אלקטרוניים. זה יעשה דברים ממש מהירים בפעם הבאה. הקפד לנקות את כל הנתונים מההערכה הנוכחית מהתבנית שלך - אינך מעוניין בהטמעה של שגיאות. השימוש בתבניות אלה גם מקל מאוד להכשיר אחרים שיעזרו לך לבצע את ההערכות שלך מהר יותר.
בנה צוות. הדרך המהירה ביותר לבדוק מספרים היא שאדם אחד יקרא את המקור, ואילו השני בודק את המסמך הסופי. אתה יכול גם לפצל חלקים מהפרויקט ולבקש מהעובדים להעריך את הזמן והעלויות שלהם. זה הרבה יותר מדויק, וגם מעודד להחזיק את האומדן, כך שהם ינסו לעמוד במה שהם אמרו שהם יכולים לעשות.

לבסוף, כאשר הפרויקט מסתיים, השווה את מה שקרה בפועל בפרויקט להערכתך. אם ההערכה שלך נכנסה, יש לך תהליך נהדר. אם ההערכה שלך הייתה מושבתת - וזה בסדר, לפעמים זה יהיה - ואז חפר וגלה מדוע, ועדכן את התבניות שלך כדי לשפר את התהליך שלך.

אתה תהיה אומדן מהיר ומדויק תוך זמן קצר. ובכן, לא, זה לא מדויק. זה הייפ מוטה. אתה תהיה אומדן מהיר ומדויק בקרוב מאוד, ובמוקדם אם תתן לו את מירב המאמצים!