כיצד לכתוב דוחות עסקיים טובים יותר ומצגות

חשוב על דוחות ומצגות כמסע - בשבילך ועבור הקהל שלך.

פיקסביה (שונה על ידי קתרין ג'ורדנו)

בעסקים, אנו נקראים לעתים קרובות לכתוב דוח או תזכיר או לתת מצגת. להלן מספר טיפים שיעזרו לך להיות מתקשר יעיל יותר.

בואו נחשוב על המשימה הזו כמסע. יש דברים לעשות בתחילת המסע, דברים לעשות כדי להפוך את המסע לקל ומהנה יותר, דברים לעשות בסוף המסע.

טיפים למצגות מההתחלה ועד הסיום

1. התחל עם מתאר
2. שים את הדברים הראשונים
3. עבור מהתמונה הגדולה לפרטים
4. עקוב אחר המסקנות עם תמיכה
5. זה בסדר להתחיל באמצע
6. השתמש באנגלית רגילה
7. היה תמציתי וישר
8. אל תתעללו בפאוור פוינט
9. ודא שהעיצוב שלך עובד טוב
10. הפוך את החלל הלבן לחבר שלך
11. כתוב לקהל שלך
12. קושרים את הכל יחד עם סיכום
13. השג את המטרה שלך

התחל טוב בתכנון וארגון.

פיקסביה (שונה על ידי קתרין ג'ורדנו)

מתחילים את המסע

לפני שתצא לטיול, ייתכן שתרצה לאסוף מידע - למשל, לחקור אפשרויות תחבורה ולינה וקבלת חוברות ליעד. באופן דומה, השלב הראשון להכנת דוח עסקי או מצגת הוא איסוף וארגון המידע אודות העובדות והנתונים שברצונך לכלול.

להלן מספר טיפים שיעזרו לך להתחיל.

1. התחל במתווה

ציין את כל הנקודות שאתה רוצה להעלות בדוח, במזכרך או במצגת שלך. קיבצו אותם לתחומי נושא. החליטו אילו נקודות הן המסקנות שלכם ואילו הראיות התומכות שלכם.

זו מפת הדרכים שלך. ממפה את המסלול שלך - איך תגיע מההתחלה ועד הסיום. יתכן שתמצא מסלול טוב יותר ככל שתלך, אז אל תהסס לבצע שינויים תוך כדי התקדמותך.

2. שים את הדברים הראשונים

אם אתם מתכננים טיול, ישנם דברים מסוימים שעליכם לדעת קודם לפני שתוכלו להמשיך. למשל, לא היית מחליט איזה בגדים לארוז לפני שתחליט על היעד שלך.

כמו כן, בדו"ח, יש להציג את הנקודות שלך לפי הסדר הנכון שלהן. אל תתחיל לדון בנקודה לפני שהכנסת את כל המידע שהקהל שלך יצטרך כדי להבין את הנקודה הזו.

אם תשתמש במונח טכני שהקהל שלך אולי לא מכיר, עליך להגדיר את המונח הזה לפני שתכניס אותו לדוח או למצגת.

3. עברו מהתמונה הגדולה לפרטים

אם הייתם בנסיעה בכביש, הייתם מתחילים עם הכביש המהיר, ואז עוברים לכבישי המדינה, ולבסוף מגיעים לרחובות העיר או לדרכי העפר.

בעת כתיבת דוח, אתה רוצה להתחיל עם התמונה הגדולה - הנושאים העיקריים, הנקודות החשובות ביותר. משם תעבור לפרטים ולנקודות פחות חשובות.

4. עקוב אחר מסקנות התמיכה

כאן המקום שבו המתווה שלך יועיל.

כל פיסקה צריכה להתחיל במסקנה. לאחר מכן תביא את הראיות התומכות במסקנה זו. לכל מסקנה צריכות להיות שתיים או שלוש הצהרות תומכות.

אם יש לך רשימה ארוכה של הצהרות תומכות, עליך לחשוב מחדש על המתאר שלך. אולי אתה מנסה להכניס שתיים-שלוש מסקנות שונות למסקנה אחת. נסה לארגן מחדש את הנקודות לשניים או אפילו לשלוש כותרות במקום לשים את כולם תחת כותרת אחת.

5. זה בסדר להתחיל באמצע

כשאתה נוסע אתה לא יכול להתחיל באמצע הטיול. למרבה המזל, כשאתה כותב, זה בסדר גמור להתחיל באמצע.

לפעמים יש לנו גוש סופרים. אנחנו פשוט לא מצליחים למצוא את הדרך הנכונה להתחיל. כשזה קורה, התבונן במתאר שלך. מצא את החלק שהכי נוח לך איתו. כתוב את החלק הזה. לאחר שתסיים את זה, השאר לרוב יזרום בקלות.

תוכל לסדר מחדש את חלקי הדוח או המצגת מאוחר יותר כדי לקבל את הזרימה הנכונה.

לך מחלקה ראשונה. תמיד לכתוב בסגנון.

פיקסביה (שונה על ידי קתרין ג'ורדנו)

מטיילים בסגנון

בטיול, תמיד נחמד לנסוע בסטייל - אם אתה יכול להרשות זאת לעצמך.

למרבה המזל, זה לא עולה תוספת לכתוב עם סגנון. אתה תמיד צריך לכתוב בסגנון כי איך שאתה כותב או מדבר יכול להיות חשוב כמו מה שאתה אומר.

להלן מספר טיפים לכתוב ולהציג בסגנון.

6. השתמש באנגלית רגילה

תשכחו ממילות הבאז והז'רגון. אולי אתה מנסה להישמע כמו מקורב או מנסה להרשים את הקהל שלך, אבל אתה עלול בסופו של דבר להישמע מפונפן.

השתמש בשפה רגילה שכולם יכולים להבין. קח טון שיחה ככל האפשר. עצה זו אינה מיועדת רק למצגות, אלא גם לדיווחים ותזכירים בכתב.

7. היה תמציתי וישר

תשאיר את זה פשוט. תן את המסקנה ואת ההצהרות התומכות ואז המשך הלאה. אל תחזור על עצמך. אל תרפד את המצגת. אל תעמיס עליו גימיקים.

אם אתה משתמש בתרשימים או טבלאות, הגבל את כמות המידע על כל אחד מהם לחיוניים.

• נסו להכיל תרשים רק אחד עד שלוש עמודות - חמש צריכות להיות המקסימום. תמיד תוכל לספק את הנתונים הנותרים בתרשים או בטבלה אחרת.
• הקורא או הצופה אמור להיות מסוגל להכניס את התרשים או הטבלה במבט חטוף. אתה יכול לספק טבלאות מפורטות בנספח של הדוח שלך או במדריך נפרד.

8. אל תתעללו בפאוור פוינט

רק בגלל שתוכנת ה- Power Point מגיעה עם הרבה פעמונים ושריקות, זה לא אומר שאתה צריך להשתמש בכולם במצגת אחת. אתה לא רוצה לסנוור את הקהל שלך; אתה רוצה להודיע ​​להם.

שמור על השקופיות מינימליות. לפעמים די במילה אחת או במשפט קצר. מטרת השקופית היא לשמש רמז לנקודה שתרצו להעביר ולמקד את תשומת לב הקהל בנושא.

• אתה לא רוצה שאנשים יקראו את השקופיות שלך בזמן שאתה מדבר.
• בנוסף, כאשר יש הרבה טקסט בשקופית, הטקסט הופך להיות קטן מדי מכדי שאנשים בחלקו האחורי של החדר יראו אותו.

אם נדרשות שתיים או שלוש שקופיות כדי להשלים את הנקודה שתרצה להעלות, חזור על הכותרת העליונה בכל שקופית. חזרה על הכותרת מאפשרת לקהל לדעת שאתה עדיין מעלה את אותה הנקודה. למשל, נניח שאני רוצה לדווח על רשימת נתוני מכירות של שנים עשר שווקים מרכזיים. הכותרת שלי היא "נתוני מכירות", ואני חוזר על הכותרת הזו עבור כל שקופית עם שלושה או ארבעה שווקים שרשומים רק בכל שקופית.

9. וודאו שהעיצוב שלכם עובד טוב

אל תיתן לשקופיות להיראות "עסוקות מדי". אם ברצונך להשתמש בתמונות או באפקטים מיוחדים, שמור עליהם למינימום.

החלט על ערכת עיצוב והיה עקבי לאורך כל הדו"ח או המצגת שלך. הבדיקה הסופית שלך צריכה לכלול בדיקת פורמט.

• השתמש בגופן אחד בלבד. אם אתה משתנה בגודל הגופן, הקפד על עקביות. למשל, כותרת עשויה להיות בגופן גדול יותר. אם כן, בדוק אם השתמשת בגופן בגודל זהה לכל כותרת.
• האם אתה משתמש בכניסות או בנקודות תבליט? אם כן, בדוק אם משתמשים בפורמט זה בצורה אחידה וכי מספר הרווחים שהוכנס זהה.
• האם אתה משתמש באפקטים מיוחדים ב- PowerPoint? אם כן, בחרו רק באפקט מיוחד אחד והשתמשו בו באופן עקבי. למשל, הצהרות תמיכה עשויות לטוס, אך לא כותרות או מסקנות.

אם אתה משתמש בפורמט מתאר, אל תעבור לשתי רמות. אם תעשה זאת, הטקסט שלך יהיה כל כך ימינה שהוא ייראה כאילו הוא עומד ליפול מהדף.

10. הפוך את החלל הלבן לחבר שלך

דפי טקסט צפופים אינם ידידותיים לקוראים. החללים הלבנים הם כמו אזורי המנוחה הקטנים בצד הכביש המהיר.

שמור על פסקאות קצרות. שמור על תרשימים קצרים. השתמש בכניסות כדי לקבוע את ההצהרות התומכות במסקנות.

עליך להנחות את הקהל שלך ליעד.

פיקסביה (שונה על ידי קתרין ג'ורדנו)

הגעה ליעד

אתה כמעט שם - רק עוד כמה תחנות והמסע שלך הושלם.

להלן מספר טיפים ל"נחיתה מאושרת ".

11. כתוב לקהל שלך

האם כתבת לקהל שלך? שקלת מה הם כבר יודעים ומה הם רוצים לדעת? האם התייחסת לתפיסות מוטעות כלשהן שיש להן? האם אתה אומר להם מידע שהם ישמחו לשמוע או שהם ירצו להפריך אותך?

בדוק את הטקסט שלך בשאלות אלה ובצע שינויים לפי הצורך. אתה רוצה לצפות לשאלות והתנגדויות ולענות עליהן במהלך הדוח או במהלך המצגת.

12. קושרים את הכל יחד עם סיכום

סיכום ההנהלה אינו מקום לחזור על הנתונים המוצגים בחלק העיקרי של הדוח או המצגת. זה מקום לספר מחדש את הסיפור. זה מקום לקשור את הכל ביחד.

במצגת בכתב, הסיכום בדרך כלל יהיה לפני הטקסט. במצגת זה יגיע בסוף. זה סיכום.

הימנע משימוש במספרים בסיכום. במקום זאת דווח על המשמעות שמאחורי המספרים. הכה את נקודות השיא ודן בהשלכות המידע שמסרת.

אינך צריך להציג את העובדות באותו סדר בו השתמשת לצורך הדוח. זה חזר, לא סיכום. ציינו את העובדות לפי הסדר שמספר את הסיפור בצורה הטובה ביותר. בטל את המידע המשיק או הלא חשוב.

השתמש בסיכום כדי להסביר את הסתירות בנתונים. אם אינך יכול להסביר סתירות בנתונים, אינך מוכן להגיש את הדו"ח שלך או למסור את המצגת. עבוד עם הנתונים עד שתמצא את התשובות.

13. השג את מטרתך

לאן אתה רוצה שהקוראים והמאזינים שלך ילכו? האם המטרה שלך היא לדבוק בדרך פעולה? האם אתה רוצה שהקהל שלך יגיע למסקנה מסוימת?

יכול להיות שקבעת את המטרה שלך לפני שהתחלת לכתוב, אך לפעמים המטרה לא ברורה עד שעבדת עם הנתונים. לאחר שתסיים את הטיוטה הראשונה שלך, בדוק את עבודתך וערוך כדי להבטיח שאתה משיג את המטרה שלך.

תחשוב על עצמך כמי שלוקח את הקהל שלך ביד ומוביל אותו צעד אחר צעד לאן שאתה רוצה ואז ללכת. כשאתה מגיע למסקנות או ההמלצות הסופיות שלך, אתה רוצה שהקהל שלך מהנהן כן, כן, כן. הבאת אותם בדיוק לאן שאתה רוצה שהם יהיו.

אתה מספר סיפור, ולא פולט חבורה של נתונים. הקהל אמור להיות מסוגל לראות כיצד כל חלקי הסיפור משתלבים זה בזה. כמו עלילת סיפור, כל פיסת מידע מובילה לסוף.

כשאתה מציג כל עובדה חדשה, הראה כיצד היא משתלבת עם העובדות האחרות שניתנו בעבר.

הגיע הזמן לחגוג עבודה נהדרת.

פיקסביה (שונה על ידי קתרין ג'ורדנו)

תהנה בטיול

אם פעלת אחר העצות שלמעלה, אתה תרגיש בטוח בעת הגשת הדוח או התזכיר שלך או כשתעביר את המצגת שלך. לא פחות חשוב, הקהל שלך יהיה מאושר.

אז עכשיו אתה יכול לקבל את המאי-טאי הזה על החוף. הרווחת את זה.

© 2016 קתרין ג'ורדנו

אני מברך על שאלותיך והערותיך.

קתרין ג'ורדנו (מחברת) מאורלנדו פלורידה ב -12 בספטמבר 2016:

תודה לארי רנקין. אני שמח שאהבת את זה.

לארי רנקין מאוקלהומה ב -12 בספטמבר 2016:

ניתוח תהליכים נפלא.

קתרין ג'ורדנו (מחברת) מאורלנדו פלורידה ב -25 באוגוסט 2016:

teahes12345 כל כך נהדר שמורה אומר לי שהחיבור שלי על כתיבת דוחות ומצגות טובים יותר (במיוחד Power Point) שימושי. החלק שאני הכי אוהב הוא החלק על התבוננות בדו"ח או במצגת כמסע והכותב / מגיש כמדריך המוביל את הקהל למסקנה.

דיאנה מנדז ב- 25 באוגוסט 2016:

מצאתי שהטיפים שלך לגבי Powerpoint מצוינים. זה המידע שנתתי לתלמידים למצגות והוא עוזר להצביע על נקודות השיא. המאמר שלך מעניק לקוראים מידע רב ערך שיוביל להצלחה.

קתרין ג'ורדנו (מחברת) מאורלנדו פלורידה ב -21 באוגוסט 2016:

AudreyHowitt: תודה על כך שהודעת לי שאתה אוהב את הכישורים שלימדתי במאמר זה.

קתרין ג'ורדנו (מחברת) מאורלנדו פלורידה ב -21 באוגוסט 2016:

heidithorne: תודה רבה שהראית את הערכתך. אני שמח שמצאת את אחד מהטיפים שלי מועיל.

אודרי האוויט מקליפורניה ב- 21 באוגוסט 2016:

איזו מאמר אינפורמטיבי - יש מיומנות רבה במצגות עסקיות אפקטיביות--

היידי ת'ורן מאזור שיקגו ב -21 באוגוסט 2016:

כמה טיפים נהדרים לשקופיות PowerPoint ולשטח לבן. משתף כאן ב- HP!

קתרין ג'ורדנו (מחברת) מאורלנדו פלורידה ב -21 באוגוסט 2016:

ChitrangadaSharan: תודה על תגובתך. נראה שכבר ידעת את רוב זה, אבל אני מקווה שקטפת טיפ או שניים. כמו שאתה אומר, כתיבת דוחות ומצגות טובה היא מיומנות עסקית חשובה.

צ'יטראנגדה שרן מניו דלהי, הודו ב- 21 באוגוסט 2016:

מצגת עסקית היא מיומנות שיש לאנשי מקצוע רבים בעוד שאחרים לומדים אותה דרך ניסיון.

הסברת יפה מאוד נקודה אחר נקודה כיצד לכתוב דוחות ומצגות טובים יותר. ממש מרשים.

אני בטוח שזה יעזור לאנשי מקצוע מודאגים רבים.

תודה על השיתוף!

קתרין ג'ורדנו (מחברת) מאורלנדו פלורידה ב -21 באוגוסט 2016:

בכל מקרה: אני מסכים. מצגות פאוורפוינט עמוסות מדי הן מעצבנות יותר מאשר אינפורמטיביות. תפקיד הדובר למלא את הפרטים. טקסט ב- PowerPoint הוא רק כדי למקד את תשומת ליבו של הצופה בנושא. יש להשתמש בתמונות רק אם הן מוסיפות משהו למצגת, לא רק לצורך תמונות. תודה על תגובתך.

FlourishAnyway מארה"ב ב- 21 באוגוסט 2016:

טיפים נהדרים כאן לדוחות ומצגות עסקיות. אחד מחבלי המחמד שלי הוא שקופית פאוורפוינט עמוסה וכה עמוסה שתשומת הלב של הקהל מופנית לקריאה ולא להאזנה. שום סיבה לדובר באמת.