כיצד לכתוב מדיניות ונהלים עבור העסק שלך

זהו מדריך כיצד לכתוב מדיניות והליך עבור מקום העבודה שלך.

דייוויד ליברמור

מהי מדיניות ופרוצדורה?

אז מהי מדיניות והליך? במילים פשוטות, מדובר בהוראות שלב אחר שלב כיצד לעשות משהו בארגון שלך. זה יכול להיות משהו כללי כמו מה שמצופה מכל העובדים או שזה יכול להשלים משימת עבודה ספציפית. כך או כך, מדיניות והליך יכולים להוריד את המחשבות האלה על הנייר שכולם יראו ויעקבו אחריהם.

מאמר זה יסקור את הדברים הבאים:

• מה לכלול במדיניות ובנוהל
• כיצד לעצב מדיניות והליך.
• דוגמה לאחת
• טיפים
• היתרונות והחסרונות של שימוש במדיניות ובנוהל.

מה לכלול במדיניות ובנוהל

להלן מה שנדרש בכל מדיניות והליך.

• כותרת עליונה - זה צריך לכלול את שם הארגון שלך, המחלקה וכו '. זה יזהה למי מיועד ההליך.
• כותרת - כותרת ההליך. נסו לא להפוך את זה ליותר מדי זמן. הקל על זיכרון והתייחס אליו.
• מספר נוהל - זהו גם לצורך התייחסות קלה. זה מאפשר לנהלים להיות בסדר מסוים בספר, קלסר, מסד נתונים מקוון וכו '. לא רק שהם צריכים להיות בסדר מספרי, צריך להיות רווח שווה בין מספר ההליך (כלומר 100, 105, 110 וכו').
• תאריך כניסה לתוקף - התאריך בו הושג ההליך לראשונה. יכול להיות חשוב בניסיון לקבוע קו זמן למשימת עבודה מסוימת.
• תאריך מתוקן - אם בוצעו שינויים בהליך בשלב מסוים, יש לשנות מועד זה למועד בו תוקן ההליך. זה מעדכן את כולם לגבי השינויים הנוכחיים.
• תאריך נבדק - אם ההליך נבדק כדי לבדוק אם יש צורך לבצע שינויים כלשהם, יש לשנות את התאריך הזה. לא משנה אם לא בוצעו שינויים, יש לשנות תאריך זה כדי לציין מתי נבדק לאחרונה.
• מורשה על ידי - שם האדם שאישר את שחרור הפוליסה והנוהל. זה יהיה ראש מחלקה או מפקח.
• מדיניות - זה צריך להיכנס למי, מה, מתי, איפה, למה ואיך. עם זאת, חלק זה צריך להיות קצר. לכל היותר זה צריך להיות סקירה מדוע המדיניות בתוקף.
• הנחיה - אם צריך לעשות משהו או אם יש הוראה כוללת שעל האדם לעקוב אחריה, זה צריך להיות בהוראה. אל תכלול את זה אלא אם כן יש משהו קריטי שיש לשים לב אליו מייד.
• נוהל - זה יהיה רוב המדיניות והנוהל שלך. הוא מספק את השלבים המפורטים כיצד להשיג את מה שמכתיבה המדיניות.
• מספר עמוד - בכל דף צריך להיות מספר עמודים.
• כותרות עמודים - על כותרות העמודים לכלול את הכותרת ומספר ההליך של המדיניות והנוהל.
• ראשי תיבות - זה צריך להיות ראשי התיבות של האדם האחרון שבדק את המדיניות והנוהל. זה צריך לכלול גם את התאריך בו נבדק לאחרונה.
• דוגמאות - אלה יהיו בעמודים נפרדים שלא יכיל כותרת, מספרי עמודים וכו '. אלה דוגמאות למה שמתואר בשלבים חשובים בהליך.

כיצד לעצב מדיניות ופרוצדורה

ישנם כמה כללים בסיסיים בכל הנוגע לכתיבת מדיניות והליך:

• גופן - הגופן צריך להיות אחד הנפוץ והמוכר, אך אינו נחשב לא מקצועי. קומיקס סאנס, למשל, הוא גופן לא מקצועי.
• גודל גופן - לכל היותר לא צריך להשתמש בגודל גופן גדול לאורך כל ההליך. זה תמיד צריך להיות עקבי מהליך להליך.
• צבעים - צבעים לא ממש נחוצים. ההליך צריך להיות על רקע לבן עם גופן שחור. עם זאת, ניתן להשתמש בצבעים בדוגמאות.
• ריווח - יש למקם את חלק ההליך כראוי לקריאה קלה. אם אין רווחים בין השלבים, הטקסט יפעל יחד כאשר מישהו קורא את המדיניות.
• שוליים - אלה צריכים להיעשות בכל הסטנדרט בארגון שלך לגבי מסמכים אחרים. זה גורם למשתמשים להיות נוטים יותר לקרוא ולהשתמש בהליך.

להלן דרישות הסטיילינג המומלצות לכל אחת מהקטגוריות שמניתי לעיל.

• כותרת עליונה - הכותרת תמיד צריכה להיות מרכזית, מודגשת, באותיות גדולות, ובראש המדיניות. זה צריך להיות בעל הגופן הגדול ביותר בהשוואה לשאר המדיניות והנוהל.
• כותרת ומספר נוהל - שניהם צריכים להיות על אותה שורה מכיוון ששניהם משמשים להפניה במדיניות ובנוהל. אלה יכולים להיות באותו גודל או מעט קטן יותר מהכותרת, אך עליהם להיות מודגשים ובכל האותיות. הכותרת צריכה להיות בצד שמאל, ומספר ההליך בצד ימין.
• תאריך יעיל, מתוקן ונבדק - ראיתי את אלה נעשים במגוון דרכים. לפעמים הם נמצאים בטור שלהם, ואילו פעמים אחרות ראיתי אותם בשורה שלהם. זו העדפה אישית, אך הם תמיד צריכים להיות מתחת לכותרת ובעלי גופן קטן. בדיוק כמו הקטגוריות הקודמות, אלה צריכים להיות מודגשים באותיות רישיות.
• מורשה על ידי - זו יכולה להיות השורה האחרונה בחלק העליון של המדיניות והנוהל. זה צריך להיות מודגש, באותיות רישיות ובצד שמאל הקיצוני של המסמך.
• מדיניות - צריך שיהיה משהו שיעיד על כך שהמדיניות מתחילה בשלב זה. בדרך כלל, אתה יכול להכין את המילה "מדיניות" בכל האותיות הגדולות ובמודגשות, בעוד שהמדיניות עצמה מוסברת לא באותיות מודגשות או באותיות רישיות. תרצה להצדיק את הטקסט גם במסמך.
• הנחיה - זה משהו שבדרך כלל אתה רוצה לבלוט בו, כך שהוא יהיה מודגש ובאותיות גדולות. הצדק את הפסקה כך שנראה טוב במדיניות ובנוהל.
• נוהל - זה החלק הקשה ביותר להסבר מכיוון שהוא מכוון כל כך מפורט. בעיקרון, תרצה להפריד בין צעדיך ככל האפשר. אתה לא רוצה פסקאות מידע, אתה רוצה לעקוב אחר טקסט פשוט. אז התפרקו ככל שתוכלו על ידי שימוש ברשימות מסוגים שונים בכניסות שונות. לדוגמא, A.1.ia, כל אחת מהן בכניסה שונה מזו שלפניה. עם זאת, כשעוברים ל- "B", זה צריך להיות אותה הזחה כמו ה- "A" לפניו. הדוגמה שלהלן תציג דוגמה אמיתית לכך.
• מספר עמוד - צריך להיות מרוכז בכותרת התחתונה של המסמך. או הכין את המספר עבור כל עמוד, או הראה את העמוד הנוכחי ואת המספר הכולל של העמודים (כלומר עמוד 1 מתוך 2). בדף הראשון לא חייב להיות מספר עמודים.
• כותרות עמודים - כותרת הדף בכל עמוד עוקב אחרי הראשון צריכה להיראות זהה לכותרת ומספר ההליך נמצא בעמוד הראשון.
• ראשי תיבות - בסוף כל פרוצדורה, על האדם הסוקר / תוקן את הנוהל לכלול את ראשי התיבות ואת התאריך בו סקר / תיקן אותו לאחרונה.
• דוגמאות - אלה נפרדים מהנוהל שנכתב. הן יכולות לכלול צילומי מסך מתוכנית, טבלאות לסקירה וכדומה. בנקודה הרלוונטית בהליך יש להתייחס לדוגמא (לדוגמא דוגמה א '). ואז בפינה הימנית העליונה של כל דוגמה צריכה להיות התייחסות לאיזו דוגמה זו.

הגופן הטוב ביותר לשימוש למדיניות ולהליך

ישנם ארבעה גופנים עליהם אני ממליץ:

1. Arial - גופן זה נחשב לסטנדרט התעשייתי עבור מרבית המסמכים. הרבה מחשבים כברירת מחדל לגופן זה וקל לקריאה. לעולם אינך יכול להשתבש בגופן זה.
2. טיימס ניו רומן - תקן תעשייתי נוסף. הוא משמש גם כגופן ברירת המחדל עבור תוכניות מחשב מסוימות. יש אנשים הרואים בזה סגנון ישן שדור המשתמשים במחשב הראשון מזהה.
3. קליברי - לגישה רכה יותר תוכלו ללכת עם הגופן הזה. זה קל לעיניים ומחליק את מראה המסמך. מכיוון שמדיניות ופרוצדורה יכולים להיות משעממים לקריאה וכתיבה, זה יכול להיות אחד הגופנים הטובים יותר לשימוש.
4. גרוזיה - זהו גופן שאינו נפוץ, אך כזה שיכול לקפוץ אליכם. אני מחשיב את זה כצלב בין אריאל וטיימס ניו רומן.

לא הייתי משתמש בשום חזית קשה מדי לקריאה או שנראית לא מקצועית. אף אחד לא יתייחס למדיניות ולנוהל ברצינות אם משתמשים בגופן לא מקצועי.

התמונה למטה מציגה את כל ארבעת הגופנים בפעולה.

דוגמאות לגופנים שהוזכרו לעיל.

דייוויד ליברמור

דוגמה למדיניות ולהליך.

דייוויד ליברמור

עיצוב המשמש בדוגמה המדיניות והנוהל לעיל

טבלה זו מכסה את העיצוב בו השתמשתי בדוגמה שלעיל. הגופן המשמש הוא Arial והטקסט כברירת מחדל בצד ה- let אלא אם כן צוין אחרת.

קטגוריה	פוּרמָט
כּוֹתֶרֶת	14 נק ', מודגש, מרכז
כותרת	14 נק ', מודגש
מספר נוהל	14 נק ', מודגש
תאריכים	12 נק ', מודגש, מרכז
מאושר על ידי	12 נק ', מודגש, מרכז
מְדִינִיוּת	12 נק ', "מדיניות" מודגשת, מוצדקת
הוֹרָאָה	12 נק ', מודגש, מוצדק
תהליך	12 נק ', מוצדק
מספר עמוד	10 נק ', מרכז
ראש הדף	12 נק ', מודגש
ראשי תיבות	12 נק '

טיפים בנוגע למדיניות ולנוהל

להלן מספר טיפים כלליים שיש לעקוב בנוגע למדיניות ולהליך.

• בדוק נהלים לעיתים קרובות. זה שאתה כותב נוהל לא אומר שזה נעשה. מעת לעת אתה צריך לחזור ולבדוק את ההליך שלך לגבי שינויים כלשהם. יש הממליצים לבדוק אותם כל כמה שנים, אך אני אוהב לבדוק אותם מדי שנה, אם אפשר. יתר על כן, כאשר משהו משתנה בארגון שמשפיע על הליך, יש לשנות את המדיניות והנוהל מיד.
• בדוק את הנוהל לפני שהוא זמין. בקש מכמה אנשים לבדוק את ההליך כדי לוודא שהגיוני. כלול עובדים חדשים כמו גם מנוסים בתהליך זה. הם יכולים לספק מידע שאולי לא חשבת עליו. אם יש לך ועדה רגילה שבודקת נהלים, זה אפילו טוב יותר.
• האם כולם יאשרו כי הם בדקו את ההליך לאחר פרסוםו. ברגע שאסיים לכתוב או לתקן נוהל, אני שולח הכל לכל הצוותים שלי. הם חותמים ומתארכים מתי הם סוקרים את זה. אני גם שולח דוא"ל לצוות כדי לייעץ לגבי השינויים שבוצעו במדיניות ובנוהל. בדרך זו יש לי תיעוד שהודעתי לכולם. בארגונים גדולים יש לטפל בכך על ידי מפקחים ברמת הצוות או המדור.
• פתח תוכן עניינים. אם בסופו של דבר אתה מפתח הרבה מדיניות ופרוצדורות, פתח תוכן עניינים כדי להקל על איתור מדיניות ספציפית.
• אפשר מקום להתנועע כלשהו בהליך. אין לצפות מהצוות לנהוג על פי המדיניות והנוהל. זה אמור לשמש מדריך לביצוע העבודה. כל עוד לא בוצעו טעויות ושום חוקים הופרו, ניתן לאפשר מרחב מסוים לאחר ביצוע הליך.
• שמור על הנוהל קצר ככל האפשר. אל תכלול כל תרחיש או סיטואציה שיכולים להופיע. אם משהו קורה פעם בשנה, מדוע לפתח הליך עליו? ניתן להגיש זאת בצורה הטובה ביותר במזכר או בדואר אלקטרוני.
• ודא שאתה לא עובר על כללים או חוקים בהליך. בארגונים גדולים ייתכן שתצטרך לוודא שאינך מעמיד את המעסיק או העובד בצורה פוגעת בעת פיתוח הליך. במידת הצורך, כלול את הבסיס החוקי מדוע פותחה מדיניות והליך בחלק המדיניות של ההליך.
• חפש את זה בגוגל. לפני שתתחיל לכתוב מדיניות, חפש באינטרנט כדי לראות אם ארגון אחר כתב מדיניות דומה. אל תגני את ההליך. במקום זאת, פשוט קראו אותו וצרו אתכם על סמך הרעיונות של זה שתמצאו.

היתרונות של שימוש במדיניות ובנוהל

להלן היתרונות בפיתוח מדיניות והליך:

• מאפשר דרך אחידה לעשות דברים. מבלי לקיים מדיניות ופרוצדורה זה יכול לאפשר לאנשים לעשות דברים כמו שהם רוצים. הם עלולים לעשות שגיאות או לגרום לשגיאות בתהליך. מדיניות והליך פותרים את הבעיה.
• זה מבטל את השאלות המתמדות של שאלות מהצוות. כמפקח אני מקבל כל הזמן שאלות מהצוות שלי. עכשיו, כאשר המדיניות והנוהל שלנו עודכנו לחלוטין, אני יכול פשוט להצביע עליהם על הנוהל כדי לענות על שאלותיהם. עם זאת, לעיתים יש צורך בבירור הנוהל.
• מדיניות ופרוצדורה אחראים על העובדים. אם נעשה כהלכה, השימוש במדיניות ובנוהל יכול להחזיק את הצוות שלך בסטנדרט ספציפי. מישהו לא יכול להגיד שהם לא היו מודעים למשהו או שאין שום דבר שהוא יכול להתייחס אליו. עם המדיניות והפרוצדורה, זה שומר על הצוות מודע למה שמצופה מהם.
• נהדר להכשרת עובדים חדשים. כשאני מקבל עובד חדש, אני מבלה את היום-יומיים הראשונים בעבודה צמודה איתם. אני מראה להם את עיקר העבודה, אבל אז אני הולך משם. הדבר היחיד שאני משאיר להם זה מדיניות והליך. מכיוון שיש להם שאלות, אני מכוון אותם להליך זה. הם לומדים על העבודה ולאן ללכת אם יש להם שאלות. בנוסף זה משחרר אותי לעשות את העבודה שלי.
• זה יכול להציב יעדים. הדבר הנהדר שיש חובות עבודה בכתב הוא שהוא יכול להגדיר יעדים לצוות שלך. ההליך יכול לתאר מה צריך לעשות ומתי צריך לישון אחד אחד. הצוות יכול להתייחס לכך כאל מטרה עבור עצמם במאמץ לקדם, להרוויח העלאות וכו '.

חסרונות השימוש במדיניות ובנוהל

להלן החסרונות בפיתוח מדיניות והליך:

• זה מחניק את היצירתיות. הצוות מרגיש כאילו אין לו חופש בקבלת ההחלטות. הם לא יחשבו מחוץ לקופסה ולא ימצאו פתרונות יצירתיים חדשים לבעיה אם הם מרגישים שהם תמיד צריכים לעקוב אחר נוהל קבוע. אני תמיד אומר לצוות שלי שהנהלים נועדו להוות קווים מנחים, ולא כללים קשים ומהירים. כל עוד אתה מגיע למטרה בהצלחה, איך זה לא משנה.
• דורש עדכון מתמיד שעלול לקחת זמן רב. בכל פעם שמשהו משתנה מישהו צריך לחזור למדיניות כדי לשנות אותה. כאשר מתעוררות תפקידים חדשים, מישהו צריך לרשום את הנוהל כיצד לעשות זאת. זה תהליך גוזל זמן רב. בכל שבוע אני עוסק בעדכון, בחינה או תכנון כיצד לעדכן מדיניות ופרוצדורה.
• זה יכול לעכב את צמיחתו של ארגון. הרבה עובדים חוזרים לביטוי שמשהו "תמיד נעשה כך אז למה לשנות אותו?". זה לא אותו דבר כמו למנוע ממישהו להיות יצירתי. במקום זאת, מדיניות ופרוצדורה יכולים לעכב את השינוי בארגון אם למישהו יש מסמך שקובע שמשהו תמיד נעשה בדרך מסוימת.
• עובדים יכולים לפרש שלב בהליך בכמה דרכים. מישהו יכול לקרוא צעד אחד בדרך, ואילו מישהו אחר יכול לקרוא צעד בדרך אחרת, כאשר כותב ההליך יכול היה להתכוון למשהו אחר לגמרי. מילים על דף נייר פתוחות לפרשנות. לכן כאשר פותח הליך, במיוחד ארוך, צריכה להיות תקשורת מילולית כלשהי לגביו.
• הם משעממים לכתוב. לפעמים ביליתי מספר ימים ברצף בכתיבה ושינוי ההליך. זה יכול להיות תהליך ארוך וממושך מאוד, אז זה לא הדבר הכי מרגש בתפקיד שלי. הבעיה בכך שזה משעמם היא שאתה נוטה יותר לטעות, ולכן יש חשיבות למספר אנשים לבדוק את המדיניות לאחר כל תיקון.

© 2014 דייוויד ליברמור