שילוב נתונים חיצוניים עם הריס של החברה שלך

שילוב נתונים חיצוניים ב- HRIS

מאמר זה מספק סקירה מקיפה של שילוב נתונים חיצוניים ב- HRIS ליבה, ההזדמנויות והאתגרים של שילוב זה, ומספק שיטות עבודה מומלצות שיש לזכור בעת תכנון האינטגרציה. נושא זה אמנם חל על כל תחומי נתוני משאבי אנוש ומשאבי אנוש, אך המוקד העיקרי של מאמר זה בוחן את שילובם של סקרי שכר ונתוני שוק.

מערכת מידע על משאבי אנוש (HRIS) מוגדרת כמערכת רישום לכל נתוני משאבי אנוש. HRIS יעיל מספק לארגונים את היכולת לנהל את תהליכי העבודה של פעילויות משאבי אנוש נפוצות כגון גיוס עובדים, העלאת עובדים, מעקב אחר הטבות ודיווח (Celergo.com, 2017). אין זה נדיר כי הפונקציה השונה של משאבי אנוש משתמשת במערכת מיוחדת לניהול העבודה השוטפת של הפונקציה. באופן מסורתי, הארגון רוכש HRIS ליבה המשמש כמערכת ההפעלה הבסיסית ומאכלס נתוני משאבי אנוש כגון עובד:

שֵׁם
כתובת
מספר ביטוח לאומי
הגדרת תפקיד
מעמד FLSA וכו '.

לאחר הקמת מערכת הליבה, בדרך כלל ארגונים מוצאים את הצורך להבריח מערכות נוספות כדי להתאים לצרכים הגוברים של העסק. בעולם מושלם, ניתן לענות על הצרכים הנוספים של פונקציית משאבי אנוש על ידי רכישה והטמעה של מודולים של מערכת הליבה. במצבים מסוימים, התוספות של מערכת הליבה אינן תומכות כראוי בתהליכים עסקיים. במקרים אלה יש לקבל החלטה לשנות תהליכים ארגוניים, לרכוש תוכנה אחרת שתתמוך בתהליך העסקי הנוכחי או לפתח מערכות ביתיות בהתאמה אישית לחלוטין. יותר ויותר, מומחי HRIS נקראים לשלב מערכות HR שונות (Kavanagh and Johnson, 2018). בנוסף לשילוב המערכת, מומחי HRIS עשויים להתבקש גם לשלב אלמנטים נתונים במערכת המסייעים למנהיגי הארגון בקבלת החלטות.

מערכות מידע משולבות

Kavanagh and Johnson (2015) מגדירים מערכות מידע משולבות כ"מערכות הבנויות על פלטפורמות משותפות המאפשרות להשתמש במופע יחיד של נתונים בכמה יישומים והעברה חלקה של נתונים בין מערכות "(עמ '165). באופן מינימלי, שילוב נתונים כולל קישור המידע בשתי מערכות, אך הצורך העסקי עשוי לדרוש יותר משתי קישורים. שילובים כוללים לרוב קישור בין פעולות עסקאות במערכת אחת שמפעילה פעולה כלשהי במערכת שלאחר מכן. דוגמה לכך היא מערכת מעקב אחר מועמדים (ATS) המקושרת למספר מערכות. לצורך הדוגמא, לאחר שנבחר ואושר מועמד,ה- ATS מפעיל כניסה למערכת השכר אשר מפעילה כניסה למערכת זמן ונוכחות ומזהירה את מחלקת התגים כי עובד חדש מתחיל וכי יש ליצור תג כך שהעובד יוכל להחליק פנימה והחוצה בשעון הזמן. בדוגמה זו, נתונים מועברים בצורה חלקה ללא צורך בהתערבות אנושית נוספת מעבר לטריגר הראשוני ב- ATS. סוג זה של תמיכה בזרימת עבודה פוטר מאנשי משאבי אנוש חלק ניכר מהתפקידים העסקיים והניהוליים שהיו באופן מסורתי חלק מתפקוד משאבי אנוש ומספקים למשאבי אנוש את היכולת להפוך לשותפים עסקיים אסטרטגיים ולתמוך בקבלת החלטות ארגוניות.הנתונים מועברים בצורה חלקה ללא צורך בהתערבות אנושית נוספת מעבר לטריגר הראשוני ב- ATS. סוג זה של תמיכה בזרימת עבודה פוטר מאנשי משאבי אנוש חלק ניכר מהתפקידים העסקיים והניהוליים שהיו באופן מסורתי חלק מתפקוד משאבי אנוש ומספקים למשאבי אנוש את היכולת להפוך לשותפים עסקיים אסטרטגיים ולתמוך בקבלת החלטות ארגוניות.הנתונים מועברים בצורה חלקה ללא צורך בהתערבות אנושית נוספת מעבר לטריגר הראשוני ב- ATS. סוג זה של תמיכה בזרימת עבודה פוטר מאנשי משאבי אנוש חלק ניכר מהתפקידים העסקיים והניהוליים שהיו באופן מסורתי חלק מתפקוד משאבי אנוש ומספקים למשאבי אנוש את היכולת להפוך לשותפים עסקיים אסטרטגיים ולתמוך בקבלת החלטות ארגוניות.

על ידי שילוב מערכות ונתונים אחרים, למומחי HRIS יש פוטנציאל ליצור ולהפיק מדדים משמעותיים ולספק תמיכה מקיפה בהחלטות. על ידי שילוב פיצויים, שוק עבודה וזמן למילוי נתונים לפעילות גיוס, HR עשוי להיות מסוגל לזהות פריטים הניתנים לפעולה לשיפור ניהול הגיוס ו / או הפיצויים. כדי להמחיש נקודה זו ניתנת הדוגמה הבאה לגיוס אחיות:

דוגמה לגיוס אחות

הזמן הממוצע הכולל למילוי משרות פנויות במרכז הרפואי ABC הוא 40 יום. הזמן הממוצע למילוי תפקידים בסיעוד הוא 70 יום. יש הטוענים כי קיים מחסור סיעודי המוביל לזמן ממושך יותר למלא את הנתון. על ידי שילוב נתונים, איש מקצוע מיומן של HRIS מגלה כי כאשר מגייסים מפרסמים משרות פנויות באמצעות אחוזון 75 משכר הייחוס בשוק, זמן המילוי ירד ל -50 יום…

… בהשוואה לזמנים שבהם נעשה שימוש בפילוסופיית התקן הפיצוי של החברה והזמן למילוי עמד בממוצע על 80 יום. עם מידע זה, ההנהלה עשויה לקבל את ההחלטה לשנות את פילוסופיית הפיצויים של המרכז הרפואי ABC כפי שהיא נוגעת לאחיות. בדוגמה פשטנית זו, הוצאו נתונים מליבת ה- HRIS, ה- ATS ומשוק העבודה ומשמשים לקבל החלטה המשפיעה על תקציב הארגון. שילוב נתונים נותן לארגון את היכולת להבין תנאים משתנים ולממש את השפעתם לאורך זמן - או באופן מיידי - להשפיע על השינוי.

יתרונות שילוב נתונים

ישנן מספר סיבות מדוע ארגון יבחר לשלב נתונים חיצוניים עם ליבת ה- HRIS. כפי שהוסבר בדוגמה לעיל, נתונים משולבים מאפשרים למנהיגים להשיג ניתוח בזמן בדיוק כמו גם דיווח אד-הוק. על ידי שילוב מערכי הנתונים, HRIS יוצר ערך בהפיכת יכולות דיווח על one-stop shop. במקרה של תכנון פיצויים, מערכות משולבות יכולות לכלול הנחיות זכאות המבוססות על מיקום ובטווח השכר המתאים בהתבסס על דירוגי ביצועים. באופן זה, שילוב הנתונים מבטל את הצורך של מנהלים לפרש מטריצה מורכבת ומפחית את הסבירות לטעויות על בסיס חישובים ידניים ופרשנות של מדיניות. בנוסף, תכנון פיצויים שאינו מבוצע תוך שימוש במערכת משולבת בזמן אמת, לוקח זמן רב ויקר.בסקר שירות משאבי אנוש משנת 2002 העריכה קבוצת ארז כי בצפון אמריקה חוו חברות חיסכון של 5.29 דולר לכל עסקה ממוצעת עם מערכת תכנון פיצויים אוטומטית (רייט, 2004). אם נתון זה נכון, אפילו חברות קטנות ובינוניות רווחיות משילוב נתונים ואוטומציה של תכנון הפיצויים ליצירת סוג כזה של יישום שירות עצמי למנהלים.

HRIS משולב מספק גם תאימות לדיווח פדרלי ללא דאגות. עבור ארגונים הנדרשים לדווח על נתונים מדי שנה, מאמצי איסוף הנתונים יכולים להיות מייגעים ודורשים זמן רב. מערכת משולבת העוקבת אחר הכשרה נדרשת, למשל, ניתנת למניפולציה בקלות ליצירת דוחות רגילים של הוועדה המשותפת. הדבר נכון גם לגבי דיווחי EEO-1 ו- Vets-100. בנוסף לעמידה המתוכננת, מערכות משולבות מאפשרות לארגונים לספק מענה בזמן למבקרים ולייצר נתונים לביצוע ביקורת עצמית. שילוב נתונים משירות עצמי של עובדים בפלטפורמות מבוססות אינטרנט מגביר גם את היעילות ומקטין את השגיאות בכך שהעובדים מגישים נתונים משלהם ל- HRIS.

אתגרים שיש לקחת בחשבון

שילוב נתונים חיצוניים אינו הכל חיובי ובוודאי מביא מערך אתגרים שארגון צריך לקחת בחשבון. שילוב נתונים ומערכות הוא יקר ולעתים קרובות דורש לעקיפת הבעיה או טלאים כדי לספק נתונים שימושיים לתמיכה בהחלטות. אם ארגון מעוניין לשלב מערכת ביתית עם מערכת ספקים או לשלב שתי מערכות ספקים או יותר, יידרש מומחה HRIS בעל ידע טכני בפרוטוקולים ושפות תכנות לשיתוף נתונים בין מערכות (Kavanagh and Johnson, 2018). אם מתכנת זה אינו כרגע חלק מצוות הארגון, מנהיג ה- HRIS יצטרך לתקצב את התפקיד הנוסף. בעוד HRIS אינטגרטיבי ביותר עשוי לספק יעילות רבה יותר באמצעות השימוש בשירות עצמי של המועמד, העובד והמנהל,יש הטוענים כי מערכות אלו עשויות להעביר את העבודה מ- HR למנהלים ולעובדים, ובכך להעמיס על מנהלי קו ועובדי קו. יש אומרים שיש לכך השפעה ארוכת טווח של הפחתת התפוקה הכוללת בארגונים. ייתכן שמערכות הטבות לא יתקבלו טוב על ידי עובדים החשים כי הם זקוקים לתמיכה נוספת בקבלת החלטות (Stone, et al. 2015). בנוסף, ייתכן שעובדים מסוימים לא מרגישים בנוח להשתמש בטכנולוגיה ועשויים להעדיף טפסי נייר על פני הזנת מחשב.ייתכן שעובדים מסוימים לא מרגישים בנוח להשתמש בטכנולוגיה ועשויים להעדיף טפסי נייר על פני כניסה למחשב.ייתכן שעובדים מסוימים לא מרגישים בנוח להשתמש בטכנולוגיה ועשויים להעדיף טפסי נייר על פני כניסה למחשב.

אתגר מרכזי נוסף שיש לקחת בחשבון הוא גמישות המערכת - שהיא קריטית להצלחת שילוב הנתונים. בדוגמה של אוטומציה לתמורה, תוכניות התגמול משתנות לאורך זמן ועל ה- HRIS להיות מסוגל לעמוד בקצב השינויים הללו. שינויים יכולים לכלול זכאות, כללים עסקיים (למשל: סכומי תוספת מינימום ומקסימום), תקציבים, הנחיות, תאריכי גישה, חישובים ואפילו מצגות מסך. יש להוסיף או להסיר רכיבי שכר בסיס, תוכניות בונוס או תוכניות מניות בכדי לספק גמישות לשינויים אופייניים בתכנית (Wright, 2004). מערכות חייבות לספק גם את הגמישות הנחוצה בכדי להתאים גם לצרכים המשתנים הקשורים לציות. תכנון פיצויים לעובדים פטורים ולעובדים שאינם פטורים, למשל, עשוי לפעול בהתאם להנחיות שונות.שילוב נתוני פיצוי עשוי גם לספק למנהלים דגלים כדי להצביע על בעיות תאימות פוטנציאליות - למשל, אינדיקטורים עבור נשים ועובדי מיעוטים כאשר משכורתם יורדת מתחת לעובדים זכאים ועובדים ברובם. סוג זה של דגל יכול להיות מסובך ליישום מכיוון שהוא מחייב את המערכת למשוך נתונים ממספר מערכות שונות (ליבת HRIS, ATS, נתוני שוק השכר), ליישם חישובים (יחס קומפוזיציה על בסיס תעריף שעתי או משכורת שנתית בהתאם למעמד FLSA), ולהפיק מחוון או דגל למנהל על סמך הגדרת העסק מהו פריט הדורש בדיקה (רייט 2004).סוג זה של דגל יכול להיות מסובך ליישום מכיוון שהוא מחייב את המערכת למשוך נתונים ממספר מערכות שונות (ליבת HRIS, ATS, נתוני שוק השכר), ליישם חישובים (יחס קומפוזיציה על בסיס תעריף שעתי או משכורת שנתית בהתאם למעמד FLSA), ולהפיק מחוון או דגל למנהל על סמך הגדרת העסק מהו פריט הדורש בדיקה (רייט 2004).סוג זה של דגל יכול להיות מסובך ליישום מכיוון שהוא מחייב את המערכת למשוך נתונים ממספר מערכות שונות (ליבת HRIS, ATS, נתוני שוק השכר), ליישם חישובים (יחס קומפוזיציה על בסיס תעריף שעתי או משכורת שנתית בהתאם למעמד FLSA), ולהפיק מחוון או דגל למנהל על סמך הגדרת העסק מהו פריט הדורש בדיקה (רייט 2004).

שיטות עבודה מומלצות לשילוב נתונים

רייט (2004) מציע שמונה הצעות לצפייה בעת שילוב נתונים ושימוש בהם לתכנון פיצויים אוטומטי. ההצעות ישימות בכל פונקציות משאבי אנוש ומומחי HRIS צריכים לשים לב להמלצות.

תכנן ביסודיות. שילוב נתונים לא אמור להיות החלטה של הרגע האחרון או מחשבה אחרונה. יש למפות נתונים מכל המערכות המעורבות בקישור כדי להבטיח שמערכי הנתונים תואמים להעברה.
יש לשנות את הפונקציונליות לאורך זמן. מומלץ שארגונים לא ינסו לעשות יותר מדי מהר מדי. על ידי יישום בשלבים, הארגונים נותנים את עצמם האפשרות לענות לאתגרים ולהפנות משאבים במידת הצורך.
חשוב לחקור ולשמור על שיטות עבודה מומלצות ספציפיות לתעשייה. צרכיו של מתקן רפואי עשויים להיות שונים בהרבה מאלה של היצרן. אין פיתרון מתאים לכל צרכי שילוב נתונים ומומחי HRIS צריכים להיות מודעים לכך בעת פתיחת פרויקט.
על משאבי אנוש לבדוק את תדירות החריגים מכללי העסקים כדי לקבוע אם יש להגדיר את המערכת המשולבת החדשה שתתאים לחריגים.
על ארגונים לקחת בחשבון את ההשלכות של חישובים המבוססים על עיגול. טיפ זה ספציפי לנתוני הפיצויים אך חשוב לקחת בחשבון. אם הנתונים מעוגלים, זה עשוי להשפיע על התקציב בצורה לא צפויה ולשבש את תחזיות התקציב. זה נראה כמו עניין קטן, אולם עם הזמן זה עלול להתברר כיקר.
אמת את הנתונים הנדרשים ב- HRIS הליבה ותכנן זמן ליישום ניקוי נתונים מתוזמן במידת הצורך.
רייט מדגיש את הצורך לבדוק שינויים כלשהם במערכת לפני שהם נכנסים לאוויר. חשוב שכל התרחישים האפשריים ייבדקו במערכת בכדי להבטיח כי האבטחה שלמה וכי המערכת המשולבת תפקד כמצופה.
ולבסוף, ההמלצה השמינית היא לתכנן תקשורת לניהול שינויים. יישומי HRIS כביכול נכשלים לא בגלל בעיות חומרה או תוכנה, אלא בגלל מנהיג השינוי, והאנשים והנושאים הארגוניים הקשורים לשינוי (Kavanagh and Johnson, 2015).

לסיכום, לשילוב נתונים חיצוניים יש כמה יתרונות. שילוב נתונים מאפשר תמיכה טובה יותר במדידה ובמטריקס. בעוד שבסופו של דבר מתממשים היעילות, ישנם עלויות ראשוניות הקשורות לאינטגרציה של נתונים שעליהם להסביר מומחי HRIS. בנוסף, חלק מהעובדים והמנהלים עשויים להיות עמידים לשימוש בפונקציות השירות העצמי שהנתונים המשולבים תלויים בהם. אם מנהיגים מיישמים שיטות יעילות לניהול שינויים ומתכננים משאבים בהתאם, סביר להניח שיש לשילוב נתונים השפעה חיובית על תפקוד משאבי אנוש ועל העסק הכללי.

מקורות:

שילוב HRIS עם שכר גלובלי - ארבעה מפתחות להצלחה. (2017, 06 באוקטובר). אוחזר ב- 24 בפברואר 2018 מ-

Kavanagh, MJ, & Johnson, RD (2018). מערכות מידע על משאבי אנוש (מהדורה רביעית). לוס אנג'לס, קליפורניה: סייג.

Stone, DL, Deadrick, DL, Lukaszewski, KM, & Johnson, R. (2015). השפעת הטכנולוגיה על עתיד ניהול משאבי אנוש. סקירת ניהול משאבי אנוש, 25 (ניהול משאבי אנוש: עבר, הווה ועתיד - כרך 2), 216-231. דוי: 10.1016 / j.hrmr.2015.01.002

רייט, א '(2004). אל תסתפק בפחות: תוכניות פיצויים גלובליות זקוקות לכלי פיצוי גלובליים. סקירת תוכנית הטבות לעובדים, 58 (9), 14.