ניהול תקציבים: להבין כיצד לדווח על ביצועים מול תקציבים

ניהול כסף הוא חלק חשוב מאוד בכל חיים עסקיים ואישיים וזה עוזר להיות בעל שליטה בכסף בצורה יעילה ויעילה יותר. תקציבים הם כלים פיננסיים לעסק ודוחות ביצוע הם הערכות למשימות או לפרויקטים בסביבות עסקיות. דוחות ביצועים עוזרים בזיהוי או מעקב אחר השונות בתקציבים; למשל היכן הוצא כסף ומהיכן נוצרו הכנסות. דוחות ביצועים עשויים לכלול גם מידע שאינו כספי; למשל דרישה לציוד חדש, מלאי, צוות וכו '.

3: להבין כיצד לדווח על ביצועים כנגד תקציבים

מאמר זה מגיב ליחידת NVQ ברמה 4, "נהל תקציבים" ושווי האשראי שלה הוא "5".

על מנת לקבל הבנה ברורה של מטרת התקציב, שהוא החלק הראשון ליחידה זו, אנא לחץ על הקישור למטה

נהל תקציבים - הבן את מטרת התקציבים

להבנה מפורטת של אופן ניהול התקציבים, שהוא החלק השני ליחידה זו, אנא עקבו אחר הקישור למטה

ניהול תקציבים - הבן כיצד לנהל תקציבים

3.1 הסבר את מטרת היתרונות של דיווח מידע על ביצועים כנגד תקציב

על מנת לדווח על מידע על ביצועים מול התקציב, צריך לפקח אם התקציבים המשוערים הולמים טוב עם התוצאות בפועל שמושגות. מחזיק התקציב או מנהל התקציב אחראי לפקח מקרוב על כל העובדות והנתונים הללו. חובתם של הצוותים האחרים המעורבים לספק למנהל מידע מדויק בהתאם לרמת האחריות שלהם. בתמורה מנהלים צריכים לספק משוב על הביצועים וגם לספק הצעות ולייעץ בכל פעולה או וריאציה מתוכננת.

דיווח על מידע על ביצועים הוא תהליך בו נאספים כל הנתונים ממש מהיסודות ומפתחים מידע על ביצועים המבהיר פרטים על אופן השימוש במשאבים והשיגת היעדים.

המטרה והיתרונות של דיווח מידע על ביצועים מול התקציב הם:

• זה משפר את יעילות הדיווח הכספי
• זה עוזר לבחון סיכונים כלשהם או להעריך סיכונים פוטנציאליים עתידיים
• זה עוזר לזהות ולהשוות את הביצועים בין שנת הכספים הנוכחית לשנה האחרונה ולערוך אומדן לנהלי התקצוב העתידי.
• זה עוזר בזיהוי שונות בתקציב ובתוצאות שהושגו. עוד זה עוזר בתכנון ובקביעת יעדים להופעות העתידיות. שונות אם היא חיובית מצביעה על ביצועים טובים ואילו שונות שאינן חיוביות מעידות על ביצועים ירודים.

• זה עוזר עם חיתוך בעלויות וכן להגדיל את הרווח - בעצם פיקוח על הוצאה.
• ניתן להשתמש בכסף עודף בתקציב כדי להרחיב או לפתח את העסק. דוחות ביצועים משחקים כאן תפקיד טוב.
• זה עוזר בתכנון הצעדים הבאים שיש לנקוט על מנת שמשימה תושלם.
• מסייע בהשלמת תחזיות לכל פרויקטים פוטנציאליים עתידיים, צורך בפעולות ניהול או שינויים במדיניות ובנהלים

• עוזר בזיהוי שגיאות בכל נקודת זמן של המשימה או הפרויקט בפועל או כל דבר שקשור לעסק
• עוזר להחליט אם התקציב וההוצאות סבירים.
• זה עוזר לזהות מי אחראי למי ועל מה וזה גם משקף את התוכניות הכספיות
• מסייע בתיקון בעיות שצריך לבצע פעולות וזה יכול להיעשות לפני שהבעיה יוצאת משליטה.

3.2 הסבר כיצד לבדוק את דיוק חישובי התקציב.

דיוק בתקצוב הוא מיומנות חשובה מאוד בכל הנוגע לניהול חברה או ארגון. שינויים בתקציב מזה הצפוי עלולים להוביל למחסור ולסכן את החברה. אם אחד יסודי בכל תהליך התקצוב אז הם עשויים לפתח תקציב מדויק יותר.

כיצד ניתן לבדוק את דיוק חישובי התקציב? הבה נבחן כמה שיטות לעשות זאת!

• ודא תמיד שכל סעיף הוצאה והכנסה שקשור לעסק כלול בתקציב; למשל אפילו פריטים קלים כמו שטרות קטנים, הוצאות קטנות מיום ליום וכו '.
• בדוק שהוספת את כל המידע הקשור להתנהלות השוטפת של העסק בתהליך התקצוב; אפילו המשימות הקטנות וההוצאות שלהן
• כשאתה מעריך עלויות, השא תמיד הנחות מציאותיות; ניתן להשיג זאת על ידי מחקר מעמיק על אותו פריט בתקציב. אתה אמור להיות מסוגל להסביר את ההנחה שלך יחד עם נימוקים הגיוניים.

• אל תחליט על הערכות לבד; אלא לקחת מידע ורעיונות מכל החברים המעורבים בארגון. בדרך זו אין זה מאוד סביר שהדיוק יסטה.
• תמיד יש לך כמה כספים נוספים לכיסוי שונות, זה יעזור לתפקוד העסקי במסגרת התקציב שהוקצה ובכך להימנע מחריגות מהדיוק
• התבונן בכל שורה בסעיף התקציב כמו עלויות הכשרה, תרומות, אירועי התרמה, נייחים וכו ', והערך בזהירות מירבית. בקיצור, רשום את כל ההכנסות וההוצאות.
• סיווג פריטים כך שיהיה קל יותר לבדוק כל משימה או יעד לפרטי התקצוב שלהם. לדוגמא, הוצאות על הכשרה, הוצאות על שכר הצוות, הוצאות על שיפוץ, הובלה, משפט, ביטוח וכו 'עשו זאת הן להכנסות והן להוצאות.

• הוסף כמה שיותר פרטים כדי שיהיה לך נתון מדויק.
• בצע הערכה של סך הכל, הערכה של פריטים בודדים והוסף אותם יחד כדי לקבל את הסכום; שני אלה צריכים להתאים; למשל, מצא סכומי משנה של קטגוריות וסכם את סיכומי המשנה; מצא את הסכום הכולל של כל הפריטים. הסכום הכולל אמור להיות שווה לסכום סכומי המשנה.
• יש פורמט סטנדרטי שבו תפרט את פריטי התקציב שלך ותעשה את החישובים. עבדו את הסיכומים באמצעות נוסחאות וגם באופן ידני. תמיד חישוב כפול / משולש.

• האם רשימות ולקחת עזרה של אחרים כדי לבדוק את דיוק על פריטים, הערכות וחישובים.
• רשמו את הסכומים / העלויות בכל פריט בודד
• היו מוכנים לענות על שאלות או ספקות העולים מניירת התקציב. הוסף הערות והערות בכל מקום הצורך, מכיוון שזה יחסוך זמן במענה לשאלות, יהפוך את התקציב לברור ושקוף יותר. עיין בתקציבי הדוחות הכספיים בעבר וערוך השוואות.
• קח משוב לפני סיום, לא מאדם אחד בלבד, אך קבל מספר מספיק של אנשים מיומנים ומנוסים המעורבים. לדוגמא, אנשים ממחלקת הכספים, רואי חשבון, צוות הפרויקט, מנהל, דירקטוריון וכו '.

3.3 הסבר את המטרה והיתרונות של הקלטת מידע שיעזור להכנת התקציבים העתידית

כשאתה מכין תקציב לשנה מסוימת, שמור תיעוד של כל המידע בו השתמשת לפיתוח התקציב, כולל הערות, הערות, הצהרות ותיעוד שיעזרו בתקצוב עתידי לארגון או לעסק.

המטרה והיתרונות בכך הם:

• זה עוזר לתאם את תהליך התקצוב בתחומים פונקציונליים שונים ולשלב אותם לצורך הארגון. אתה יודע שיש לך את התוכניות והחומרים מוכנים לשנת הכספים הבאה ביד, במקום להתחיל דברים מאפס.
• זה עוזר לך ללמוד ולהימנע מטעויות ממה שלמדת וחווית בשנה האחרונה.
• יש לך מוטיבציה והתהליך הופך להרבה יותר קל. אתה לא מסתכל על תקצוב כמשימה קדחתנית, אלא עושה זאת עם מוטיבציה. זה משפר את שביעות הרצון מהעבודה.

• זה עוזר בשיפור מתמיד, עוזר לך להימנע מטעויות מהעבר ולנקוט באמצעים חלופיים כדי להשיג תוצאות טובות יותר.
• מסייע בשיפור ביצועי המחלקות והארגון בכללותו. יש לך את היסודות ביד ואתה יודע היכן לחפש משאבים ואיך להוציא אותם בחוכמה.
• יש לך הבנה טובה יותר של פיקוח, בקרה ובדיקת תקציבים. אתה יכול גם לשפר את דיווח הביצועים ובוודאות תוכל לראות הבדל עצום בדוחות התקצוב והביצועים.
• מפחית אי וודאות ברוב התחומים, מצמצם כל סכסוך שעלול להיווצר ומשפר את קבלת ההחלטות.

• עוזר לך להישאר ממוקד ולעקוב אחר לאיזה כיוון העסק הולך. תוכלו לשבת לאחור ולסקור ביצועים וגורמים התורמים או משפיעים על צמיחת העסק
• עוזר לך להתרכז בעתיד העסק ולא רק בסיטואציות ובהופעות הנוכחיות.

אני מקווה שמצאת את המידע כאן שימושי ומעניין. אנא אל תהססו לתת משוב ולשתף את מחשבותיכם וחוויותיכם.

תודה שעצרת. כל טוב.

ליווינגסטה.