תוכן עניינים:
- מהן דקות?
- איך אני מתכונן לפגישה
- מה אני עושה במהלך הפגישה
- סקירה והפצה של הפרוטוקולים
- אנא השתמש בה כהפניה בלבד
לוקח דקות.
מהן דקות?
פרוטוקולים הם הערות קצרות שאני לוקח במהלך פגישה או דיון. אני מקליט אותם כך שלא נפספס שום דבר שנדון או מוסכם בפגישה. פרוטוקולים מאושרים רשמית על ידי הכיסא ונשמרים כתיעוד השייך לארגון. הם יכולים לעזור בכל חקירה שתתקיים בעתיד. הם גם מספקים תיעוד של ההחלטות שהתקבלו בפגישה ומי הולך לפעול לפיהן.
פרוטוקולים הם תמיד קצרים וברורים, כתובים בשפה פשוטה, מכיוון שאנשים עם רמות שונות של סטנדרטים בשפה זו, במקרה שלי אנגלית, הם חייבים להפיץ או לגשת אליהם. מי שלא היה מסוגל להשתתף בפגישה ושהוא צריך לדעת מה קרה בפגישה ייהנה מפרוטוקולים כתובים בפשטות.
איך אני מתכונן לפגישה
אני מארגן ומתכונן לפגישה על ידי איסוף מידע לסדר היום, הסכמת הפריטים שייכללו על סדר היום עם הכיסא, הפצת סדר היום עם ניירות תומכים, הזמנת חדר הישיבות, הודעה למעורבים על התאריך, השעה, המקום ו מטרה ועל ידי ארגון כיבוד. יש לי גם פרטים על כל מבקר וכל התנצלות הדרושה לפגישה.
יש לי את האג'נדה ביד וכל הפנקסים והעטים הדרושים מוכנים לדקות. אני מקשיב היטב לדיון ורושם את הנקודות החשובות.
מה אני עושה במהלך הפגישה
אני מתקשר כל הזמן עם הכיסא שלי ככל שהפגישה מתקדמת, ומוודא שהאג'נדה מתבצעת כפי שנדון ואושר. לעיתים נדירות, בשל נסיבות בלתי נמנעות, יהיה צורך לשנות את סדר היום או לעקוב אחריו ברצף, אך המשתתפים יובאו לידיעת השינוי והסיבה לכך כדי למנוע בלבול. אני גם מוודא שהכסא מסכם נקודות חשובות, וכל ההחלטות שמתקבלות מוסכמות על ידי המשתתפים, תוך התחשבות בסכסוכי רעיונות. אני מוודא גם שנעשים פעולות לכל נושא שעל סדר היום.
אני מתרכז בלרשום מה הוחלט ומי הולך לעשות זאת. אני נותן לכל פריט כותרת נפרדת ומנסה לרשום את ההערות הגסות שלי מיד לאחר הפגישה. אני מקפיד שהפרוטוקולים יהיו מדויקים, מתודיים, נכונים ותמציתיים מבחינה דקדוקית, וכתובים בשפה פשוטה וקלה להבנה. אני מקפיד שהם יהיו עקביים בצורתם ובתוכנם ומתרכזים בהחלטות המתקבלות. פרוטוקולים נכתבים גם במתכונת מוסכמת על פי סעיפי סדר היום, עם כותרות מסודרות בכל צורך.
סקירה והפצה של הפרוטוקולים
לאחר שרשמתי את הפרוטוקול, אני לוקח זמן לסקור אותם ולהריץ אותם על ידי הכיסא לאישור ולשינויים הנדרשים לפני שאפיץ אותם לחברים הדרושים. הפרוטוקולים מופצים כמסמך מוגן באמצעות הדוא"ל לאנשי הצוות הדרושים. אני מוודא שכל פעולות שזקוקות למעקב יטופלו במסגרת הזמן הנדרשת.
הדקות מאוחסנות בכונן הקשיח לעיון עתידי. הם משמשים כתיעוד לכל אדם שישתלט על תפקידים כלשהם בעתיד, למטרות התייחסות.
אנא השתמש בה כהפניה בלבד
בהערה חביבה, אל תעתיקו שום דבר שהוגש כאן והציגו אותו בתיק שלכם. זה פורסם כאן, אך ורק כדי לעזור לך להבין את הרעיון של מה הם מצפים שתכתוב ואיך אתה צריך לכתוב. כשאתה מכין קבצים משלך, תצטרך להתייחס לאזור העבודה שלך ולארגון שלך ולהישאר עם זה. תודה על שיתוף הפעולה שלך.