5 טעויות מעצבנות בכתיבה עסקית וכיצד להימנע מהן

תקשורת בכתב אומרת הרבה עליך

נראה שהקריירה שלך לא הולכת לשום מקום? האם זה מרגיש שאתה תקוע על המדרגה התחתונה של הסולם הארגוני? אם כן, יתכן שתרצה לבחון היטב את התקשורת הכתובה שלך. שגיאות פיסוק ודקדוק מטרידות עשויות לעכב אותך.

כתיבה עסקית טובה חיונית במקום העבודה של ימינו. בסקרים המבקשים ממעסיקים ומגייסים מקצועיים לפרט את האיכויות שהם מחפשים אצל עובדים, כישורי כתיבה עסקית יעילה נמצאים ממש בראש הרשימה. מעסיקים רוצים עובדים שיכולים להעביר מידע בצורה מאורגנת וקוהרנטית, נקיים מטעויות כתיבה רשלניות שמפריעות לתקשורת טובה. מילה בשימוש שגוי או פסיק במקום הלא נכון יכולה לתקשר משהו אחר שאינו המסר המיועד. חוסר בהירות במסמכים עסקיים עלול להוביל ללקוחות לא מרוצים ואף להתדיינות משפטית.

גם ללא השלכות משפטיות קשות, מסמך מלא בדקדוק ושגיאות פיסוק משקף בצורה גרועה על המחבר. כתיבה לקויה חסרת אמינות ושכנוע. זה לא מעורר ביטחון. זה מעצבן.

במשך למעלה מ -20 שנה כעורך דין תאגידי, בחנתי הרבה תקשורת עסקית. ראיתי ממקור ראשון כיצד טעויות נפוצות בדקדוק ובפיסוק גרמו לתקשורת משובשת, ללקוחות מעצבנים ולקריירה תקועה. להלן רשימת חמש הטעויות המעצבנות ביותר בכתיבה עסקית וכיצד ניתן להימנע מהן.

1. האפוסטרוף השגוי

יתכן ולא תהיה שגיאת כתיבה אחרת שיכולה לגרום לתגובת ציפורניים על לוח גיר בקרב הקוראים כמו האפוסטרוף שלא במקומו, השימוש בצורה הקניינית כדי לסמן יותר מאחד ממשהו. הטעות הזו מעצבנת מכיוון שהיא כל כך רחבה, והיא לא מוגבלת לכתיבה עסקית. כולכם ראיתם את זה:

• אכלתי פנקייק לארוחת הבוקר.
• הסמית'ס קנו מכונית חדשה.
• שנות השישים היו עשור מטורף.

למרות מגיפת אפוסטרופיות המתיימרת להראות רבים, רק ריבוי שיש להם משהו זקוק לאפיסטרוף, וכי אפוסטרוף בדרך כלל עוקב אחר האות "s":

• המרקם הרך של הלביבות
• המכונית החדשה של הסמית'ס
• המהומה החברתית של שנות השישים

יש רק מקרים מעטים שבהם מקובל להשתמש באפוסתרופה כדי לסמן ריבוי. במקרים אלה, האפוסטרוף נחוץ בכדי למנוע בלבול:

• יש לה שלוש א 'בכרטיס הדו"ח שלה. (השתמש באפלה, כדי למנוע בלבול עם המילה "כמו").
• הזמינו חמישה # 371KV. (השתמש באפוטרופוס כדי להראות ש- "s אינו חלק מהמספר הסידורי.)

2. בלבול עלי, על עצמי ואני

כמה פעמים קראת תקשורת עסקית שהגיעה למסקנה, "אם יש לך שאלות, אנא צור קשר עם ג'יין או את עצמי"? המחבר מנסה להישמע מתוחכם על ידי שימוש ב"עצמי "הנשמע יותר אלגנטי במקום" אני "או, כשג'יין בתערובת הוא מבולבל אם להשתמש ב"אני" או "אני" ומתיישב על "עצמי. " התוצאה היא שימוש לרעה מרגיז ושכיח מדי בכינוי האישי הרפלקסיבי.

תוכלו להימנע מלעשות את אותה הטעות על ידי הפעלת מבחן פשוט. השאר את ג'יין מחוץ לתמונה ותראה איך נשמע המשפט. האם היית אומר, "אם יש לך שאלות, אנא צור קשר עם עצמי"? לא, היית אומר, "אנא צור איתי קשר." ימין? אם תשתמש "בעצמי" במקרה זה, עליך לקרוא ולקבל עזרה נוספת בדקדוק.

"אני, אני ואני" הם שלושה מקרים שונים של הכינוי האישי. המקרה משתנה תלוי אם הכינוי מתפקד כנושא או אובייקט למשפט.

עבור הנושא של משפט (שם העצם שאומר מה העונש הוא כ), שימוש "אני":

• כתבתי את המכתב.

עבור האובייקט של משפט (שם העצם שנותן משמעות פועל או משלים ביטוי במלות יחס), שימוש "לי":

• אם יש לך שאלות, אתה יכול לשאול אותי.
• שאלות עשויות להיות מופנות אלי.

אם נושא הפעולה ומושא הפעולה זהים, השתמש בכינוי הרפלקסיבי "עצמי":

• עשיתי זאת בעצמי.
• הסתכלתי על עצמי במראה.

כמו שאתה זקוק למראה כדי לראות את עצמך, כינוי רפלקסיבי כמו "אני" (או אתה עצמך, וכו ') זקוק לשם אחר או כינוי במשפט כדי לשקף אותו. אם אין כזה, השתמש במקרה המקצוע הסובייקטיבי (I) או במקרה האובייקטיבי (אני) לפי הצורך.

3. פסיקים אקראיים

אני מהסס לכתוב על פסיקים מכיוון שהם יכולים להיות דברים מסובכים. למעשה, יכולתי להמשיך בכמה פסקאות בשאלה האם פסיק צריך להופיע בין המילים "פסיקים" לבין "בגלל" במשפט הקודם. אבל אני לא אעשה זאת, כי הבעיה שלי עם פסיקים היא אפילו יותר בסיסית מאשר אם יש להשתמש בפסיק לפני צירוף המקשר בין שני סעיפים עצמאיים. (אם אתה תוהה, התשובה שלי הנה לא; הסעיפים קצרים וקשורים זה לזה במחשבה.)

הבעיה המעצבנת ביותר בפסיקים היא כאשר הם מופיעים באופן אקראי, במשפטים, במקום שאין בהם צורך ואינם שייכים. (כן, אני מנסה להצביע כאן.)

לא אכפת לי אם תשתמש בפסיק הסדרתי במשפטים פשוטים או לא. אני לא אתעסק יותר מדי בהיעדר פסיק בין שמות תואר. החברים הבריטים שלי אומרים לי שאנחנו ממילא משתמשים בפסיקים רבים מדי באנגלית אמריקאית. כללי השימוש האמריקניים התובעניים עשויים להיות הסיבה שבגללה כותבים עסקיים רבים כל כך משתמשים בהם יתר על המידה.

הבעיה בפסיק היא שהיא אומרת לעין להפסיק לקרוא לרגע. זה בסדר כשאתה צריך הפסקה, כמו לקחת נשימה כשמדברים. אבל פסיקים לא צפויים הם כמו שיהוקים. הם מעצבנים.

ישנם עשרות כללים לגבי מתי להשתמש בהם, אך אם אתה זוכר אחד מהם, זכור זאת: אם אינך יכול לחשוב על סיבה ספציפית להשתמש בפסיק, אל תשתמש בו.

לעולם אל תשתמש בפסיק במצבים הבאים:

• בין מילה תיאורית לבין שם העצם שהיא מתארת: "קראתי את האות הכתובה בצורה גרועה." לֹא נָכוֹן
• בין הנושא לפועל: "המכתב הכתוב בצורה גרועה, הרגיז אותי." לֹא נָכוֹן
• בין שני סעיפים עם נושא יחיד שמצטרף אליו צירוף: "קראתי את המכתב ותיקנתי את כל שגיאות הפיסוק." לֹא נָכוֹן
• לקביעת סעיף כובל (כזה החיוני למשמעות המשפט): "המכתב שהיווה השראה למאמר זה היה מלא בשגיאות פיסוק מעצבנות." לֹא נָכוֹן

4. שימוש לרעה ב"כאלה "

לעתים קרובות מדי בכתיבת עסקים הביטוי "כשלעצמו" משמש כדרך נהדרת יותר לומר "לכן", כאילו יש צורך במילה רשמית יותר. לדוגמא, במכתב עשוי להופיע: "התכתבות זו משמשת כהודעה שאתה ברירת מחדל של ההסכם שלנו. ככזה, יש לך 10 ימים לרפא את ברירת המחדל או שההסכם יסתיים." בדוגמה זו משתמשים "ככאלה" במקום "לכן" פירושם "מסיבה זו" או "כתוצאה מכך". זה לא נכון.

בשימוש נכון, הביטוי "ככזה" מתייחס לקורא לזהותו, טבעו או יכולתו של שם העצם או ביטוי העצם שקדם לו:

• "אני מדבק לדקדוק. ככזה, אני מתעצבן כשסופר משתלשל משתתפים." נכון

כדי להימנע משימוש "ככזה" באופן שגוי, שאל את עצמך, "כמה?" אם שם העצם המקדים מתאים, השימוש נכון:

• "כמדבק לדקדוק, אני מתעצבן כשסופר משתלשל משתתפים." נכון

אם "ככזה" אינו מתייחס לקורא לשם עצם קודם, השימוש אינו נכון:

• "מכיוון שהוא לא שם לב לכללי הדקדוק, הסופר השתלשל בין חלקיקים. ככזה, הוא הרגיז את קוראיו." לֹא נָכוֹן

שאל אם אתה יכול להחליף את "כזה" בכל שם עצם קדום או ביטוי עצם קרוב:

• כחוקי דקדוק, הוא הרגיז את קוראיו.
• ככותב, הוא הרגיז את קוראיו.
• כמשתתף, הוא הרגיז את קוראיו.

אם לתחליף אין היגיון או, במקרה של הדוגמה השנייה, אינו מעביר את המשמעות המיועדת לחלוטין, השימוש ב"ככזה "אינו תקין. כדי להרגיז את הקוראים שלך, השתמש "לכן" או החלף את ביטוי המעבר במילה או בביטוי משמעותיים יותר.

5. שימוש שגוי ב"עברית "

זה לא עניין של דקדוק או פיסוק, אלא שימוש לרעה אך מסתורי במילה לא מחמיאה. כעו"ד תאגידי הייתי מקבל אימייל כמעט כל יום ובו נאמר דבר כזה: "האם אתה יכול לסקור את המילה בפסקה השנייה במסמך המצורף ולהודיע ​​לי אם זה בסדר?" בכל פעם הייתי צריך לרסן את עצמי מלתת תשובה חטופה, "אם זו מילולית, למה אתה מבזבז את זמני?"

Verbiage אינו פירושו "טקסט", "מילים", "ניסוח", "תוכן" או כל אחת מהמילים האחרות שיוצר הדוא"ל יכול היה להשתמש בהן בבקשה לבדיקה המשפטית שלי. "שפת פעלים" פירושו דיבור או כתיבה המשתמשים ביותר מדי מילים או ביטויים טכניים יתר על המידה. זה לא דבר טוב. על סופר להימנע מלשון, ולא להשתמש במונח לתיאור עבודתו הכתובה.

טיפ בונוס: פשוט את השפה שלך

זה מעלה שיעור אחרון על כתיבה בסגנון עסקי. אל תנסה להרשים אנשים באמצעות מילים מהודרות כאשר הבחירה הטובה יותר היא ברורה ותיאורית. דיבור עסקי מלא במילים מאוירות ונשמעות מפוארות. אל תיפול בפח השימוש בהם. אל תגיד "השתמש" כאשר "שימוש" עובד בסדר גמור. אתה תצא יומרני וגרוע יותר, במיוחד אם אינך מבין מה פירוש המילה המפוארת שלך.

סקר כתיבה עסקית

עזרה נוספת בכתיבה