ייעוץ לעובדים: כיצד לכבד ציוד משרדי

נא לא לשבור את הציוד המשרדי: כאשר עובדים שאינם מושקעים יוצאים לדרך

האם שמת לב אי פעם כי נראה שלעובדים מסוימים לא ממש אכפת להם לחסוך כסף או לדאוג לרכוש החברה כאילו הם שלהם?

כשהייתי קטנה, היו מספר בתים להשכרה ליד מקום מגורי. הם תמיד נראו מבולבלים עם מכוניות גרוטאות ישנות בחצר הקדמית, חתולים עם סטים רבים של חתלתולים פרועים למחצה, וצעצועים שבורים וחבוטים מפוזרים בחצר.

אמא שלי אמרה לנו שאנשים ששכרו בתים לעיתים קרובות לא הוקנו או שלא אכפת להם לשמור עליהם כמו אנשים שבבעלותם כי הם לא עבדו קשה כדי להשיג את הנכס ותכננו לעבור למקום אחר, אז הם לא ' לא באמת אכפת להם אם הם אשפו את המקום והשאירו אותו למישהו אחר לנקות ולתקן לאחר שנעלם. אמנם אני חושב שאמא שלי אולי קצת דעה קדומה, אבל היה לה טעם.

לפעמים נראה שעובדים חדשים ועובדים מחוץ למשרד אינם מכבדים את האספקה ​​והציוד. נראה שהם לא מוקנים לחברה ולא אכפת להם כשמשהו משתבש כי הם יכולים ללכת ולתת למישהו אחר להתמודד עם הבעיה. הם מסרבים לקחת אחריות על חוסר הדאגה שלהם, וזה יכול לגרום למתח רב במשרד, כמו גם לעלות כסף ולעכב את תפוקת העבודה.

הכשרה במשרד אמורה לכסות שימוש בציוד בסיסי

בעל רקע בסיסי בשימוש נכון בציוד משרדי אמור להיות חלק מההדרכה של כולם, ולמרות שנראה ברור שכולם יודעים להשתמש במכונת צילום, פקס, מהדק וטלפון, להפעיל מחשב, לשלוח מסמכים אל מדפסת, ולשים קבצים בסדר אלפביתי, למרבה הצער זה לרוב לא המקרה.

איך להיות עובד מכובד במשרד

1. היה זהיר ואדיב עם המדפסת / מכונת ההעתקה

• אל תשאיר שום נייר על מכונת ההעתקה כשהחלק העליון סגור, כך שאנשים יצטרכו להסיר את הנייר שלך לפני שהם יכולים להעתיק את עצמם.
• אל תשאיר את החלק העליון פתוח (אבק ופסולת עלולים להיכנס ולפגוע במראות).
• אל תבהיר משהו ואז נסה להעתיק את הנייר מבלי לתת להלבנה להתייבש.
• אין להעביר עותקים מקומטים או מהודקים דרך המכונה. התוצאות של זה צריכות להיות ברורות לפני שאתה אפילו מנסה את זה.
• אל תיצור חסימת נייר ותשאיר אותה למישהו אחר להתפנות.
• אל תשתמש בכל הנייר ואל תכניס יותר.
• לבסוף, צפה בתצוגה מקדימה מה אתה מתכוון להדפיס כדי שלא תבזבז מאות גיליונות נייר שעשויים לעלות רק שבעה סנט ליחידה, אך תסתכם במאות דולרים שמבזבזים לאורך זמן.

2. שמרו על אטבים נפרדים מסיכות דחיפה והחליפו מכסים על סמנים

יש סיבה שאנחנו שומרים על נייר נייר מסיכות ומחליפים מכסי סמן. היית יודע זאת אם אי פעם עבדת במשרד בעצמך. להכניס את היד לארגז המהדק ולהיתקע בחצי תריסר סיכות דחיפה זה לא מרגש כמו שזה אולי נשמע.

כמו כן, כאשר מדגישים וסמנים שחורים חדשים אנו משתמשים כמעט מדי יום משתבשים או מדממים בכל דבר מכיוון ששכחתם להחזיר את הכובע או ניסיתם להחליף אותו בחצי פה אך לא חיכיתם לשמוע אותו נלחץ במקום, זה עולה לנו מינימום 1 דולר כל אחד והופך את העבודה שלנו להרבה יותר קשה ממה שהיא צריכה להיות. אגב, שימוש בשארפי שחור כדי להדגיש טקסט יש השפעה הפוכה ממה שהתכוונת ולא ניתן לבטל… אנחה!

3. להחזיר את הדברים כמו שמצאתם אותם

כאשר אנו עובדים עם לקוחות בסביבה מהירה, איננו צריכים לחשוב היכן המהדק או גליל הקלטת עשויים להסתתר או להושיט יד אל העט שלנו ולמצוא במקומם מעט עטיפות של גלילי טוטי. הטלפון צריך להיות פונה למשתמש ולא להפנות אותו הפוך. קשה לחייג למספר כאשר לוח המקשים הפוך. אנא החלף הכל כפי שמצאת אותו או עדיף, אל תיגע בו בכלל! זה לא כאילו אתה משתמש בו לכל דבר פרודוקטיבי.

4. השתמש בפתקים דביקים כמתוכנן

פתקים דביקים מיועדים להודעות זמניות, ולא ליצירת קולאז 'סביב המחשב. פתקים נדבקים, שהם גם יקרים, לא צריכים לשמש כתחליף לניהול חשבונות טוב. אמנם נהדר לרשום מספר טלפון או להשאיר הודעה למישהו שמגיע למשמרת הבאה, אך יש להסיר את ההערות לאחר קריאתם, ולא להשאירם במשך שבועות ארוכים על מנת שלאף אחד לא יהיה מושג אם הם חשובים או לא ולכן מפסיקים לשים לב אליהם בכלל מכיוון שהם נאספים כמו עלים יבשים סביב שולחן העבודה, ואף אחד לא מוכן ליטול יוזמה להסיר אותם למקרה שהם יהיו חשובים.

5. כבד את הציוד ואת האנשים שמשתמשים בו

אל תדפוק במכונת צילום, מתיח את כבלי הטלפון סביב המחשבים ותלכד את עמיתים לעבודה שלך או תחזיר את שטח השולחן המשותף, כך שאיש לא יוכל להגיע אליו או להשתמש במשהו אחר מלבדך. החלף בעדינות מכסה מכונת צילום. אל תקבע כוס קפה פתוחה ליד מקלדת המחשב ואל תשאיר כתמי טפטוף או גרוע מכך, ריח הרע שלך, מיץ הבושם או שאריות העור השומניות על גבי משטח כלשהו, ​​במיוחד מקלטי טלפון בבקשה!

6. אל תוריד דברים במחשב החברה אלא אם כן תפקידך לעשות זאת

אם לא שמתם לב, ישנם דברים אלה הנקראים וירוסים המסתתרים בהורדות ומשביתים מחשבים. ייתכן שבחברה מותקנת תוכנת אנטי-וירוס, אך אל תפתה את הגורל. זה בסדר לגלוש מדי פעם באתרים כאשר העסק איטי וכל עבודתך נעשית, אך היזהר מהורדת וירוסים שיכולים למחוק נתונים מאוחסנים ולהפוך את עמיתיך והבוסים שלך לאויבים הגרועים ביותר שלך.

7. אין "ללוות" אספקה ​​ממחלקות אחרות

אם אתם חולקים מחלקות בסמוך למשרדים אחרים, אל "תשאלו" את אספקתם ולא תחזירו אותם או יותר מכך, אל תשאלו אותם כלל. קבל משלך! אוקיי, כולנו יודעים שחלק מהמשרדים אינם טובים כמו אחרים לגבי אחזקת אספקה, אבל בדיוק כמו בבית, אם אתה משתמש בטיפת החלב האחרונה, אל תחזיר את הקרטון הריק למקרר. אם אתה צריך להשתמש במשהו שאינו שלך, שאל קודם, ודא שהוא בסדר ואז החלף אותו בקרן האספקה ​​של המשרד שלך.

8. כשאתם מתכננים משרות גדולות, יידעו מישהו מראש

אם אתם מתכננים להעתיק 200 חוברות שזקוקות לאיסוף והידוק, עליכם לתכנן מראש. וודא שיש מספיק נייר כדי שלא תשתמש באחרון ממנו. וודא שאף אחד אחר לא צריך להשתמש במדפסת או במכונת ההעתקה במהלך התקופה בה אתה משתמש בהם, ועשה שימוש בתכונות המעתיק (כלומר, קיבוץ, הידוק, ניקוב חורים), כך שלא תאלץ אנשים מתחתנים להכין 800 גיליונות נייר ומהדקים אותם ביד. מה שמוביל אותנו למספר תשע!

9. שאל כיצד להשתמש בציוד משרדי

אם אינך יודע להשתמש בציוד משרדי, למד כיצד או בקש ממישהו להראות לך. כמו כן, יהיה נחמד אם תזכרו, אז בפעם הבאה לא תטרידו אחרים שעושים את העבודה שלהם. אני תמיד נדהם ממישהו ששואל, באיזו דרך העיתון עובר ב"דבר "הזה. יש תרשים של כל הציוד המשרדי המודרני שמראה לך היכן לשים את הנייר ובאיזה כיוון. אני יכול להראות לך 'איפה לשים את זה', אבל אולי אתה לא אוהב את התשובה שלי.

10. השתמש בציוד המתאים לעבודה הנכונה

• אל תשתמש בקלטת המשרד כדי להעלות פלייר על הקיר הצבוע. זה יקרע את הצבע מהקיר.
• אל תקעו את המהדק ואז היכו אותו ושברו את הקפיץ.
• אל תנסה להדביק 200 עותקים עם מהדק המיועד לעבודות קטנות ולא גדולות, זה יגרום למהדק לבצע ביצועים גרועים וסביר להניח שישאיר חודים מתכתיים פרושים שנפרשו להחתך ליד האדם הבא המטפל בניירת המהודקת.

11. השתמש בשכל הישר

אין שום דבר רע בלשאול מישהו כיצד לעשות משהו, אך אם אתה מצפה שיעשו זאת עבורך כאשר הם עסוקים בעבודתם שלהם במקום לעשות זאת כהלכה בעצמך, הרי שאתה חבות כלפי המשרד, ולא נכס. כל אחד, לא משנה מה מעמדו, צריך לדעת כישורי משרד ואדיבות בסיסיים בעת שיתוף ושימוש במצרכים. זה אולי נראה מטופש אפילו להזכיר את הדברים האלה כשיש דברים הרבה יותר חשובים שיש לקחת בחשבון, אך שמירה על הפעלה חלקה של המשרד, כיבוד ציוד ואי שימוש לרעה באספקה ​​יכולה להוביל ליותר כסף ולבזבז זמן רב יותר על דברים אחרים כמו סוף השנה. בונוסים ומסיבות פיצה

אז אל תזרקו את המהדק עם המהדקים התקועים לפח או כיבו אותו עם המהדק של עמיתכם כמו שמעולם לא שברת אותו. אל תעתיק את התחת שלך או את הפנים שלך על מכונת ההעתקה ותעשה כבוד לאן שהדברים הולכים וכאשר אתה מבקש לשאול דברים, החלף דברים בהקדם האפשרי כי יש סיכוי שמהדק המהדק, הקלטת והמספריים נדרשים בדקה-דקה בסיס ולא משהו שאתה יכול להסתדר בלעדיו במשך עשרה ימים מבלי שתצטרך ללוות מישהו אחר בזמן שאתה מזמין אחר עד שהזקן שלך יופיע עשר דקות לפני שהגיע החדש. להחזיר את הדברים ולעשות את חלקכם בכדי לשמור על ניקיון ומטופח יעבור דרך ארוכה בביטוח מקום עבודה שמח ויצרני לכולם!

הושטת פעם אל מחזיק המהדק והגעת עם שרשרת שרשרת באורך עשרים מטר? כן, מישהו עשה שימוש טוב בזה 10 דולר לשעה כדי ללמוד מקצוע חדש.

מי ידע שזה לקח כישרון להשתמש בדברים כאלה כמו חותכי נייר, מהדקנים ונקבי חורים?

ביליתי את מרבית חיי הבוגרים בעבודה במשרד מסוג כלשהו וביליתי חצי מכך בעבודה כמנהל המשרד, כדי שאוכל לספר כמה סיפורים. ראיתי נייר מבוזבז על ידי נשק קטלני העומס על היער עשוי גומיות ועפרונות שהושק לעבר קופסאות ריקות שנערמו לאורך קיר, וכיסאות משרדים חדשים לגמרי נהרסו בתוך פחות משבוע עם זרועות כיסא וגב המושב קרוע לחלוטין. כבוי. חשבתם שזה כורסה או אנשי סולם מדרגות?

לאחרונה נמצא חותך הנייר בו השתמשנו במשרד קרוב לעשרים שנה כתוש בין מכונת ההעתקה למגרסת הנייר כשהידית קרועה. דגם חלופי מאותו קליבר יעלה 150 דולר, אבל עם כמה השוואות מקוונות חסכוניות, הצלחנו לדבר על הספק שלנו כמחליף ראוי תמורת 35 דולר.

פחות מחודש לאחר שרכשתי את החותך החדש, באתי בבוקר אחד לשמוע צליל נורא ומצאתי עובד חדש שמנסה לחתוך 20 גיליונות נייר עם להב המיועד לכל היותר לחמישה בו זמנית !!!

התנגדתי לדחף לצעוק: "מה אתה חושב שאתה עושה?" ובמקום זאת שאל, "אתה יודע שאתה לא אמור לחתוך יותר מחמישה גיליונות בבת אחת, נכון?"

העובד הביט בי באופן ריק והמשיך לנסות לחתוך את 20 הגיליונות, ולהכניס מעט יותר כוח לחיתוך מתוך מחשבה שזה יפתור את הבעיה במקום ליצור דף גדול יותר ולהרוס את חותך הנייר השני שלנו תוך פחות מחודשיים.

"Ca-Runch, Quoosh," נשמע הצליל כשהלהב חתך שישה סנטימטרים לתוך הניירות והתכופף וגרס את השאר. תוך פחות משתי שניות, עשרים גיליונות של נייר מגורר, מכופף ומודפס מראש מושלכים לפח, לא פח המיחזור וזה כל מה שאני יכול לעשות כדי לא לופת את ליבי ולהתעלף מת על השטיח השחוק.

אף מנהל משרד לא מעוניין במיקרו-ניהול משרות קטנות, אך טעויות קטנות יכולות לעלות הרבה כסף לאורך זמן

אם אתה צריך להזמין את האספקה, אתה יודע כמה הם עולים וכשאתה יודע שהמחלקה שלך בתקציב וששעות העבודה של העובדים יקוצצו ותוספות השכר מותנות בעמידה בתקציב שלך, אתה נוטה להיות זהיר במיוחד על דברים קטנים שמסכמים כסף רב לאורך זמן כמו שימוש ביותר ממחצית הרקמות בקופסה חדשה של קלינקס לניקוי דליפת קפה, כשיש מגב ומגבת ישנה מאחורי הארון, או כיפוף אטבים לצורות של בעלי חיים או לשבור אותם לחתיכות קטנות ולהשאיר אותם שוכבים על שולחן העבודה כמו כלב קשיש שמתפורר אריזות.

בטח, כולם משתמשים בציוד משרדי לשימוש אישי לפעמים, כמו בעת העתקת מתכון, אבל כשאתה מדפיס 200 עמודים של הערות על מכונת הצבע הצבעונית כשכל מה שרצית היה המתכון של עמוד אחד אך לא הציגו תצוגה מקדימה לפני הדפסת רשימת למעלה מ- 600 אנשים מגיבים על אהבתם או שיכלו לשפר את המתכון, ואז שימוש לרעה בציוד הופך ליקר לכל אחד.

ראיתי עובדים משתמשים במספריים במשרד כדי לגרד את כלב הקקי מנעליהם ולהחזיר את המספריים למגירה בלי אפילו לנגב אותם, או ללעוס את החלקים העליונים מכל העטים, או לרסס חצי פחית ליזול בחדר האמבטיה לאחר שעברו רוח או השתמשו בחמש מגבות נייר בגודל מלא כדי לייבש את ידיהם וחצי גליל טישו כדי לנגב את תחתיתן ולסתום את האסלה כך שהיא תוצף על הרצפה והשאירה אותה למישהו אחר לנקות.

למרות שאינך רוצה לספור את הדקות שאנשים מבלים בשירותים או להגביל אותם לחמישה גיליונות נייר טואלט למספר אחד ועשר למשרות גדולות יותר, מגיע שלב שאתה צריך להזכיר לאנשים שבזבוז אספקה ​​הוא בדיוק כמו גרוע כמו בזבוז זמן כשיש עבודה לעשות.

הכל טוב שמטפלים בו טוב

יש כמה דברים שמסוכנים להזנחה, כמו השארת תנור חלל על לילה גבוה בלי לנתק אותו או להשאיר את חותך הקופסאות פתוח ומפנה כלפי חוץ ולחץ על משטח קשה. יש דברים אחרים שמעצבנים כמו להשאיר עטים שחורים בסדקים של המקלדת השחורה, כך שכאשר אתה מתחיל להקליד, העט קופץ אליך ומתגלגל מתחת לאצבעותיך ומונע ממך להזין את קוד הגישה שלך ולאלץ אותך להתחיל מחדש..

להיות חבר לעבודה טוב זה כמו להיות שותף טוב לחדר. אם אתה מכבד אחרים ואת הסביבה בה אתה עובד, הכל ילך כשורה, אך אם אתה מקשה על החיים על ידי נוכחותך, אין זה סביר שתאריך ימים במעמד זה או שיהיה לך חברים רבים.

בואו נודה בזה, כולנו מתרוצצים ועושים טעויות והעובד הנדיר הוא שלא מנצל את הציוד המשרדי המודרני כדי לבצע עבודות אישיות שלא יכלו לעשות בבית, אך התעללות מתמדת בציוד ובעובדים עמיתים קבעה את מקום עבודה עד להיות מקום אומלל עם הרבה ויכוחים ומתלוננים. אם אתה תורם למקום עבודה אומלל אז אתה חלק מהבעיה ולא חלק מהצוות ודאגה לאספקה ​​וכיבוד המרחב האישי של אחרים עוברת דרך ארוכה ליצירת סביבת עבודה נוחה ופורה.