כללי הזהב של ארגון משרדים

משרד מאורגן פירושו מוח מאורגן. המשך לקרוא כדי ללמוד עצות ארגוניות נהדרות.

Canva.com

אולי צמצמנו את כמות הנייר שאנו מטפלים בה, אך זה לא הקל על התלהבות בין הדרישות המתחרות בזמננו. למעשה זה קשה יותר מכיוון ש"ניירת "מגיעה בכל כך הרבה פורמטים שונים. עם זאת, אם ברצונך לארגן את עבודתך, כללי הזהב עדיין חלים.

כללי זהב בארגון עבודתך

1. טפל בכל פיסת נייר, דוא"ל או הודעת טלפון פעם אחת בלבד
2. לאחר שתעשה זאת, הגש אותו במקום ראוי.
3. כאשר זה נגמר לחלוטין, אשפה אותו או העבר אותו לארכיון.

כמובן שבחיים האמיתיים לעיתים קרובות קשה להשיג מטרות אלה. אך רק על ידי ניסיון לעמוד בכללים, תוכלו להקל על חייכם.

כלל הזהב: לטפל בכל פריט רק פעם אחת

כשאתה עסוק, זה מפתה לשים שטר או כל דבר אחר בצד ולהגיד "תגיע אליו אחר כך". המציאות היא שאתה כבר מסתכל על זה, אז אתה כבר מופרע. יהיה יעיל יותר זמן לעשות איתו משהו מאשר לסגור אותו או להניח אותו.

אני יודע, אתה הולך לומר, "אבל אני צריך ללכת לבנק / להיכנס לאינטרנט / ללכת לסניף הדואר כדי לשלם את החשבון הזה, ואני לא יכול לעשות את זה כרגע." אני מבין את זה - אבל הרעיון הוא ללכת רחוק ככל שתוכל לכיוון המטרה הזו, גם אם זה רק צעד זעיר.

אפשרות 1 - קח צעד קטן קדימה

נניח שאתה צריך ללכת לסניף הדואר כדי לשלם את החשבון הזה. במקרה כזה, שים את השטר בארנק שלך, כך שכשאתה הבא לצאת לקניות, אתה לא יכול לשכוח אותו. או אם אתה צריך להיכנס לאינטרנט, שים את החשבון ליד המחשב. יכול להיות שיש לך מגש תיוק ל"דברים שצריך לעשות ", או אולי פשוט תשים את השטר על גבי המקלדת, כך שלא תוכל לפספס את זה בפעם הבאה שתיכנס. אם מדובר בדוא"ל או בהודעה, העבירו אותה לתיקיית "לעשות" או הוסיפו תזכורת.

אפשרות 2 - נציג

אם מישהו אחר צריך לעשות משהו עם המסמך, בהחלט שווה להקדיש כמה דקות להתקשרות או אימייל לאותו אדם באופן מיידי , לא משנה כמה אתה עסוק. פירוש הדבר שבעוד שאתה עסוק, האדם האחר כבר עובד על הבעיה - מתקדמת.

עֵצָה!

לאחר שתסיים עם מסמך, אל תשאיר אותו במקום שהגעת אליו: נוהג לשים אותו מיד ובמקומו הנכון.

מה אם אין לך "מקום ראוי"

אם אין לך "מקום מתאים", אז ארגן משהו עכשיו! אתה צריך "מקום ראוי" לפריטים שסיימת איתם, ומקום מתאים לפריטים שאתה עדיין צריך לעשות.

זה יכול להיות פשוט כמו קובץ קונצרטינה (קובץ קרטון גדול עם כמה חריצים, או אחד לכל אות של האלף-בית, או עם תוויות שתוכלו להחליט בעצמכם). גם אם כל מה שאתה יכול לנהל הוא קופסת קרטון שכותרתה "שטרות", אחרת שכותרתה "מס", ודא שיש לך משהו.

עֵצָה!

זכרו, לפעמים "המקום הראוי" הוא פח האשפה. אתה לא צריך לשמור הכל!

אתה לא צריך לשמור חשבונות ביתיים

אלא אם כן אתה מנהל עסק מהבית וצריך לדרוש מס, אינך צריך לשמור חשבונות ביתיים לנצח. ניתן לזרוק חשבונות חשמל, גז וטלפון ברגע שתקבל את החשבון בחודש הבא ותוכל לראות שהם קיבלו את התשלום שלך. הסיבה היחידה לשמור חשבונות שירות היא אם ברצונך לעקוב אחר השימוש, וספקים רבים יכולים כעת למסור לך מידע זה באופן מקוון או על פי בקשה בכל מקרה.

אם אתה חושב שאולי תרצה להגיש בקשה להלוואה בעתיד הקרוב, שמור דוחות בנק של שישה חודשים, כיוון שהבנק עשוי לחייב את הדפסתם מחדש עבורך. אחרת, לאחר שבדקת הצהרה וידעת שהיא נכונה, אין שום ערך לשמור עליה, אלא אם כן אתה זקוק לה עבור איש המס. הדבר עשוי לחול בתלושי שכר - בדוק את תקנות המס המקומיות שלך.

ארכיון

כשסיימתם עם מסמכים אך עליכם לשמור אותם, השיטה החסכונית ביותר היא מעטפות.

מעטפות גדולות תופסות הרבה פחות מקום מתיקיות קרטון או קלסרים טבעתיים, ולכן הן הדרך היעילה ביותר לאחסון מסמכים שעליך לשמור, אך לעתים רחוקות צריך להסתכל עליהן. גם הם זולים! אתה יכול לאחסן את המעטפות שלך במזוודה ישנה או בארגז אחסון דקורטיבי מהמתקן שלך.

לאחר שסיימתם עם פרויקט מכל סוג שהוא, הכניסו הכל למעטפה. תייג את המעטפה עם הנושא והתאריך בכתב גדול ונחמד, בעט עבה. דוגמה עשויה להיות בקשה למשכנתא - לאחר שתבצע את כל הניירת, סביר להניח שלעולם לא תסתכל שוב במסמכים, אלא תשלם את התשלומים. אז הכניסו את כל מכתבי עורכי הדין ומסמכי הבנק למעטפה והניחו במקום בטוח.

תיקיות מגושמות תופסות יותר מדי מקום

מה לגבי מיסים?

כך גם לגבי מס. אתה חייב לשמור מידע על המס השנתי שלך למשך מספר שנים (בדוק את הדרישות המקומיות שלך), אבל כנראה שלעולם לא תסתכל עליהם שוב אלא אם כן תעבור ביקורת. שים את המס של כל שנה במעטפה נפרדת, תייג אותו והניח אותו.

אם אתה עוקב אחר השגרה הזו, לא תזדקק לכמות גדולה של מקום לאחסון המסמכים הפעילים שלך, מה שיקל על השמירה על המסודר ועל הגשת דברים חדשים.

עֵצָה!

הרגל לעצמך לסקור את התיקים שלך בסוף כל שנת כספים.

בכל סוף שנה, נקה את כל המסמכים שלא תזדקק להם בשנה החדשה - או עטוף אותם ושמור אותם באחסון, או טען אותם. בצע את אותו הדבר עבור המחשב שלך.

מסמכים יהיו קלים יותר לתיקון ולמציאה, והתיוק "פעיל" שלך לא יתפוס מקום רב.

מְמוּיָן!