כיצד לערוך ראיון קבוצתי: תהליך hr, פעילויות ורעיונות

המשך לקרוא כדי ללמוד טיפים וטריקים על אופן ניהול ראיון קבוצתי.

דילן גיליס

מהו ראיון קבוצתי?

ראיונות קבוצתיים יכולים להיות חוויה מרתיעה עבור מחפשי עבודה ומעסיקים כאחד. ראיון קבוצתי הוא כאשר מספר מועמדים לתפקיד מוזמנים להתראיין בסביבה קבוצתית.

ראיון קבוצתי טועה לפעמים כראיון פאנל. ראיון פאנל הוא המקום בו יש יותר מאדם אחד האחראי לבחירת המועמד המצליח. שימוש בפאנל סלקטורים בראיון קבוצתי עשוי להיות עדיף אם מספר המועמדים לראיון הקבוצתי הוא בינוני עד גדול. תפקיד המנחה בראיון קבוצתי הוא ליצור סביבה בה מחפש העבודה יכול להגיב באופן טבעי ומאפשר למעסיק לבחור את המועמד המתאים ביותר לתפקיד.

שיטות בחירה

על המגייס להחליט על שיטות הבחירה לפני הצבתו לפתיחה. אלה יכולים לכלול הקרנות טלפוניות, ראיונות קבוצתיים, ראיונות בפאנל, מבחני יכולת וראיונות אישיים. נהוג להשתמש בכמה סבבים של שיטות בחירה - שימוש בכמה מרבים יגדיל את ההצלחה בבחירת מועמד שתואם את התפקיד.

אם יש הרבה פניות, סינון מועמדים באמצעות הטלפון יכול לשפר את תהליך הבחירה. זה נכון במיוחד אם התפקיד דורש שימוש בטלפון, כגון משרות במכירות, בקליטה ובמוקדים טלפוניים. המגייס יכול להשתמש בהקרנה הטלפונית ככלי לצד קורות החיים והמכתב המקביל שהוגש לבחירת מועמדים קצרה ולהזמנתם לראיון הקבוצתי.

היתרונות

אחד היתרונות העיקריים של ראיון קבוצתי הוא בכך שהוא חוסך זמן בהשוואה לראיון של מספר מועמדים אחד על אחד. מדוע להיפגש עם שני מועמדים אפשריים במרווח של שעתיים כשאפשר לפגוש עשרים? ראיון קבוצתי מאפשר לך להרחיב את מאגר המועמדים הראשוני.

זה גם מאפשר לך להשוות ולהעריך מועמדים זה לצד זה ומהווה כלי בחירה אידיאלי לתפקידים הכרוכים בעבודת צוות. הסביבה הקבוצתית תספק למועמדים הזדמנות לקיים יחסי גומלין זה עם זה, כך שניתן יהיה להעריך את אישיותם, את התחרותיות, את מידת הדיבור, את איכויות המנהיגות, את כישורי התקשורת ואת הידע על התפקיד ואת המעסיק.

ניתן להשתמש בטופס בקשת העבודה לקבלת מידע נוסף כגון זמינות המועמד ושופטיהם. כלול סעיף המאפשר לך להשיג ולהשתמש במידע פרטי.

הכנה

לאחר הכרת המשרה הפנויה, בחר מיקום, תאריך ושעה לראיון הקבוצתי. תכנן להתכנס במקום בו תהיה הפרעה מועטה. הצב את המשרה לתפקיד שבועיים לפני התאריך. דאג לכלול את תאריך הראיון הקבוצתי. זה מבטיח למועמדים שקוראים את המודעות מודעים לתהליך הראיון הקבוצתי ולמועד הראיון כאשר הם מגישים את בקשותיהם.

השלב הראשון בתהליך הבחירה הוא סינון המועמדים על פי בקשותיהם. כאמור, מיון טלפוני יכול לעזור מאוד. אם יש לך מספר גדול של מועמדים, לא תרצה להקרין כל אדם. הערך את המועמדים על סמך קריטריוני הבחירה ומסך הטלפון את אלה שאתה בוחר כמתאים מתוך קורות החיים שלהם ומכתב הכיסוי. במהלך השיחה תוכלו לשאול שאלות על פערים אפשריים בהיסטוריה התעסוקתית שלהם, לברר את הסיבות לעזיבת תפקידים קודמים ולספק להם מידע נוסף אודות התפקיד כמו ציפיות ויכולת השתכרות. ייתכן שתרצה לכלול בקריטריון דירוג עם ההקרנה שלך כדי לעזור לקבוע אילו מועמדים יקבלו הזמנה לראיון הקבוצתי.

לקראת הראיון הקבוצתי תצטרך ליצור סדר יום. מה שתכלול בסדר היום שלך יהיה תלוי במשאבים העומדים לרשותך. כאשר המועמדים מגיעים, ייתכן שתרצה שימלאו טופס בקשה. טופס הבקשה עשוי לכלול כמה שאלות שטרם שאלת או שברצונך לאשר כעת בהן הן בראיון, כגון זמינותן לתפקיד.

סעיפים אחרים שעל הפרק עשויים לכלול:

• קבלת פנים קצרה עם סדר יום.
• "מי אני?" זה נותן לכל מועמד אפשרות להציג את עצמו בפני הסלקטורים. אתה יכול גם לבקש מכל מועמד לענות על שאלה ספציפית שתספק לבוחרים מידע תובנה שיעזור בתהליך החיסול.
• סקירה כללית על ציפיות התפקיד. אם יש לך עובד שממלא כרגע תפקיד זה, הזמן אותו להשתתף בתהליך הראיון. הם יכולים לענות על שאלות שיש לקבוצה לגבי התפקיד ולסייע בבחירת חבר הצוות החדש שלהם.
• לפחות שתי פעילויות קבוצתיות מגוונות ומשלימות. יש לבנות את הפעילויות הקבוצתיות במטרה לעודד את המועמדים להביע את עצמם באופן טבעי ולאפשר לבוחרים לבדוק כל מועמד מול הערכים והתכונות שהמעביד חפץ בעובד. יש לתכנן את הפעילויות כך שיסייעו לבוחרים להעריך את רמת המיומנות והידע של המועמדים.
• סיור בסביבת העבודה. זה חשוב במיוחד אם סביבת העבודה כוללת את המוצר הצרכן כגון מקום בילוי או מועדון בריאות, אתר בנייה או מפעל. סיור לא פורמלי המתקיים לקראת סוף הראיון הקבוצתי ומנחה על ידי הסלקטורים יכול לספק מידע רב ערך על מועמד.
• בדיקות רב ברירה בכתב כגון אוריינות, ספרות, ידע בעבודה, מבחני מצבים ואישיות. ניתן לבצע בדיקות אלו גם בשלב אחר של תהליך הראיון.
• מסקנה הכוללת סיכום של תהליך הגיוס ומתי מועמדים יכולים לצפות לשמוע ממך בהמשך.

יום לפני הראיון הקבוצתי, התקשרו או השתתפו בקבוצת SMS בכדי לאשר את השתתפותם. הכן תגי שמות קלים לקריאה והדפס את יישומי המשתתף וכל תוצאות ראיון קודמות, כגון תשובות הדירוג הטלפוני והדירוגים.

ניהול הראיון הקבוצתי

תפקידו של המנחה

תפקיד המנחה בראיון קבוצתי הוא להבטיח למועמדים הזדמנות שווה לספק לבוחרים את הביטחון שהם יכולים לבצע בהצלחה את התפקיד הנדרש. תפקיד המנחה צריך להיות לתאם את פעילויות הראיון הקבוצתי במטרה לייצר את התכונות הרצויות ולתת למועמדים אפשרות להראות שיש להם את הכישורים והידע להצליח בתפקיד.

לא תמיד נחוץ שהמנחה יגרום למועמדים להרגיש בנוח, אם כי זה יכול לעזור לטפח תגובות טבעיות וכנות לשאלות ופעילויות. המנחה צריך לשמור על הראיון זורם מפעילות אחת לאחרת ולהישאר בתזמון. הסבר על מטרת כל פעילות ומתן הוראות ברורות מה נדרש מכל אדם יכול להפחית שאלות חוזרות.

הסלקטורים

על הסלקטורים בראיון קבוצתי לבוא מתוך העסק. סלקטורים לא בהכרח חייבים להיות מנהלי קו או דירקטורים - הם יכולים להיות גם חברי צוות. יש לספק לבוחרים תדרוך אודות הראיון הקבוצתי לפני תחילתו וכל חומר שיכול לסייע להם בהקלטת מחשבותיהם על המועמדים לאורך כל הראיון. זה גם מועיל לעבור על ערכי החברה ועל הקריטריונים לתפקיד כדי לעזור להם לקבל את ההחלטות שלהם. יש לעודד השתתפות, וכל בורר צריך להציג את עצמו בתחילת המפגש.

המועמדים

ספק למועמדים זמן התחלה ובקש מהם למלא טופס בקשה עם ההגעה. תן לכל אדם תג שם ללבוש, כך שהמנחים יוכלו לפנות בקלות למועמדים בשמם. בתחילת הראיון אספו את טפסי הבקשה המלאים וכל חומר אחר שהמועמדים עשויים לרצות לספק, כמו קורות חיים מעודכנים, תעודות או רשימות שופטים. אם תהליך הראיון יעבור מספר שעות, כדאי לכם להעניק למועמדים הפסקה קטנה והזדמנות להתרענן.

אין לשכוח רושם ראשוני של מועמד. אם יש לך פקידת קבלה שתפגוש ותברך את המועמדים, שאל על דעתו על המועמדים כדי לברר אילו עשו רושם ולמה.

ספק לכל המועמדים את ההזדמנות להראות את הידע שלהם אודות התפקיד ואת מערכי הכישורים שלהם. אתה יכול לברר הרבה על מועמדים על ידי שיחתם בשיחה על עבודתם וחוויות חייהם.

במהלך הראיון, עודדו את המועמדים לשאול שאלות אודות התפקיד. זו הזדמנות טובה להשתתפות בוחרים (במיוחד חברי צוות). המועמד הקולני ביותר שמנסה לשלוט בראיון הקבוצתי אינו בהכרח המועמדים הטובים ביותר לתפקיד. שקול את ערכי החברה ואת הקריטריונים החיוניים בעת בחירה קצרה.

השלבים הבאים לבחירת העובד שלך

מיד לאחר הראיון הקבוצתי, אספו את הסלקטורים יחד כדי לדון בכל אחד מהמועמדים, ביצעו בחירה (אם היו מועמדים מרשימים) ותחקיר לגבי הראיון. על המנחה לספק לבוחרים אפשרות לעיין ביישומים ובתוצאות אישיות בפעילויות הקבוצה. שתף חששות ושבחים לגבי מועמדים וספק משוב לא יסולא בפז על תהליך הראיון הקבוצתי.

לאחר הראיון הקבוצתי, תוכלו להחליט לבחור אילו מועמדים ימשיכו לשלב הבא בתהליך הבחירה.

השלבים הבאים יכולים לכלול:

• בדיקות פסיכומטריות
• ראיונות אישיים
• ראיונות בפאנל
• בדיקת סל
• מבחני יכולת
• בדיקת הפניה.

צרו קשר עם כל המועמדים כדי להודות להם על זמנם וסבלנותם במהלך תהליך הבחירה. ראיונות קבוצתיים יכולים להיות מלחיצים ועלולים להרתיע את המועמדים להמשיך בתהליך מכיוון שמשמעותם לצאת אל מחוץ לאזור הנוחות שלהם. יש להודות למועמדים תמיד על המאמץ שלהם להשתתף בראיון קבוצתי.