איך לוקחים דקות ביעילות

לוקח דקות במהלך פגישה.

צילום ליווינגסטה

לעתים גם כאשר הדיונים חורגים מהנושא המרכזי לעבר נושא אחר הדומה לנושא העיקרי, יכול הכיסא לשכוח לקבל החלטה בנושא זה כתוצאה מסטיות לנושאים אחרים. במקרים כאלה, עבודה צמודה עם הכיסא יכולה לסייע ללוקח הדקות להזכיר לכיסא כי יש לקבל החלטה בנושא זה לפני שתמשיך לפריט הבא.

כאשר אתה בספק אם להקליט משהו או לא, אשר תמיד עם הכיסא. זה ימנע הקלטה של ​​עניינים מיותרים וחוסך זמן ומאמץ.

לפני ואחרי הפגישה

עוד לפני תחילת הפגישה, יכול הלוקח לנהל דיון עם היושב ראש על האופן בו תתקיים הפגישה, על הפריטים שיידונו, כיצד יתקיים הדיון ומה יש בהכרח לפרוט.

לאחר הפגישה, תוך כדי רישום הפרוטוקול, אם ללוקח הדקות יש קשיים במשהו רלוונטי לדיונים, עליהם לנהל מלה מהירה עם הכיסא כדי להבהיר את הדברים, שכן היסוס לעשות זאת יסתיים במידע לא מדויק דקות.

איך להקשיב ביעילות

הקשבה היא מיומנות חשובה מאוד והיא באה עם תרגול. רוב האנשים בימינו, פשוט שומעים דברים או פשוט מקשיבים, אך אינם מקשיבים באופן אקטיבי או יעיל. יש הרבה הבדל בין שמיעה, הקשבה והקשבה פעילה. לאחרונה חקרתי הרבה על כישורים וטכניקות אלה ואף כתבתי מוקד להאזנה פעילה. זה עוזר לאדם בכל תחומי החיים, בין אם זה אישי או מקצועי, וגם עוזר בשיפור האישיות.

אז מהי הקשבה יעילה?

ליווינגסטה

תוך כדי לקיחת דקות, אתה מקשיב לדוברים סופג באופן פעיל את כל המידע הנוגע לדיון בעניין ובחשיבות, ואז אתה משחזר את המידע בצורה של מסמך שנקרא דקות המסייע לאנשים שלא הגיעו לפגישה לקבל מידע על מה נדון בפגישה. זה משמש גם כמסמך משפטי לארגון ומסייע בהתייחסות עתידית והוא גם תיעוד קבוע של כל מה שקרה בפגישה.

למיומנויות הקשבה לוקח זמן להתפתח, אך בטוח מתפתח עם תרגול. רוב האנשים טובים בדיבורים אך לא מקשיבים. גם לנסח מחדש את מה ששמעת, בדרכים מתאימות, דורש יצירתיות רבה. אפשר לתרגל מיומנויות הקשבה על ידי האזנה להרצאות, דיונים וחומרים דומים אחרים הדורשים ריכוז. כאן נדון כיצד להקשיב ביעילות בפגישה תוך כדי דיונים, ויכוחים ואי הסכמות.

טיפים להאזנה יעילה

להקשיב ביעילות:

• צריך להבין תחילה את העובדה שתהליך ההאזנה אינו כולל רק קבלת מסרים, אלא תלוי גם ברכיבים אחרים כמו, חשיבה, מיקוד ותגובה אקטיבית.
• צריך להתרכז ברמקול ולא לתת למוחם להסתובב. אתה צריך להיות קשוב ונינוח
• רשום הערות בו זמנית כשאתה שומע, מכיוון שזה יעזור לך להתרכז בדיון.
• הקשב לכל מילה שהדובר אומר ותאר לעצמך את המצב או ההיגיון שבדיון
• התרכז גם אם הדיון משעמם, כי אתה צריך להוציא מידע מדויק בפרוטוקולים.
• אל תפריעו לדיון, או כשמישהו מדבר. במקום זאת המתן לסיום הדיון או לסיום הדובר ואז העלה את שאלותיך להבהרה
• בניית אוצר המילים שלך הופכת אותך למאזין טוב יותר אחרת, אולי תשמע למילים שאינך מבין
• רשום תמיד כל מילים חדשות שלא הבנת והבהיר אותן באמצעות הכיסא
• ביצוע לימוד רקע בענייני הדיון לפני הפגישה יעזור לך להקשיב ביעילות ולהביא אותך למעורבות מלאה בתהליך ההאזנה.
• היו מוכנים עם העט והנייר לפני שהדובר מתחיל לדבר.
• עליכם ללמוד להסתגל למצבים בחדר הישיבות מבחינה פיזיולוגית ופסיכולוגית ולגורמים הפיזיים בחדר מכיוון שלחלקם עלולה להיות השפעה שלילית ואחרים להשפעה חיובית.
• המבטאים של הדוברים יכולים לפעמים להפריע להאזנה יעילה, אך צריך לשפר את כישוריהם להתגבר על כל המחסומים הללו כדי להפוך למאזין יעיל.
• אין שתי פגישות זהות, אין שני דיונים זהים ואף שני דוברים לא ידברו באותה דרך ולכן עליכם ללמוד להסתגל למצבים.
• התמקדו תמיד בנקודות המפתח / החשובות
• האזן כאילו אתה נדרש להציג מידע זה מחדש לקהל אחר מאוחר יותר (בכל מקרה תעשה זאת בצורה של דקות), זה יעזור לך להתרכז ולהאזין ביעילות לכל מילה שהדובר אומר
• בפגישות בהן דנים בנושאים רגישים, הקפד גם לצפות בשפת הגוף של הדובר, במקום להשאיר את הראש שלך בכתיבה ברצינות.
• אל תתנו לשום דבר או לאף אחד מסביב להסיח את דעתכם, ואל תפנו את תשומת ליבכם לאנשים שנכנסים או יוצאים מהחדר בזמן שהדובר מדבר.
• השתמש בדרכים מתאימות לרישום הערות בהתאם לסוג העניינים הנדונים וזה יעזור לך להיות מעורב בפעילות ההאזנה.
• אל תכתוב הכל אלא רק את עיקרי הדברים
• אל תתעסק או תשחק עם שום דבר בידיים שלך, או לשרבט או לצפות בשעון. זה לא עוזר לך להקשיב ויכול להשפיע גם על האנשים סביבך.
• כנקודה אחרונה, דמיין לעצמך כיצד היית רוצה שהקהל שלך יקשיב לו היית דובר, ויהיה אותו סוג מאזין, זה יעזור לך להיות מאזין יעיל

כיצד לרשום הערות במהלך דיונים

רישום הערות הוא המשימה החשובה או חלק מתהליך לקיחת הדקות. בעת רישום לא רושמים את המילים ששימשו בדיון, אלא רושמים את הדיונים שהתקיימו בפגישה.

הצעת מחיר מהאינטרנט

זו משימה מאוד חשובה ודי קשה בהתאם לאופי הפגישה ולמה שנדון. זה תלוי גם כמה טוב הפגישה עוברת, איך החברים משתפים פעולה, איך הכיסא עוזר ומסכם והכי חשוב כמה אתה מוכן לפגישה. יש לעיין בכל המסמכים הרלוונטיים לפגישה שהופצו או הופצו לפני הפגישה, כך שתכירו את מה שנדון.

טיפים לרישום הערות לדיון

במהלך הדיונים, בצע את ההליך הבא וטיפים לרישום הערות:

• קודם כל, יש להבין היטב מהן דקות, מדוע לוקחות דקות וחשיבותן של דקות. זה יעזור לך לעקוב אחר הדיון ולשים לב למידע החשוב והנחוץ בהמשך הדיון. כפי שצוין לעיל, היכן שמסמכים זמינים, הקפד תמיד לאסוף מידע רקע על הדברים שיידונו. זה יהפוך את משימת ההערות לפשוטה להרבה יותר פשוטה.
• במצבים בהם הדיונים או השיחות ארוכים ומסובכים, התמקדו תמיד בהיבטים החשובים של הדיון כמו, מה מוקד הדיון, מהי ההחלטה, אם קיימת, מדוע התקבלה החלטה זו, מי צריך לפעול החלטה ומתי / בתוך איזה פרק זמן יש לבצע את ההחלטה.
• וודא שאתה כולל סיכום של הדיון בהתחלה לפני שאתה כותב את הדיון, שכן זה ייתן סקירה ורעיון לגבי הדיון לאנשים שלא יכלו להגיע. גם אם אנשים אלה היו צריכים להשתתף בפגישה עתידית, דקה זו תתן להם את כל המידע הדרוש להם.
• רשמו דעות ודעות חשובות של כל האנשים הנוכחים.
• הקפד להקשיב באופן פעיל ויעיל בעקבות הדיון מבלי לתת לך אכפת לנדוד או לחשוב על שום דבר אחר. בדרך זו לא תחמיץ שום דבר חשוב.
• בחר את השיטה הטובה והקלה ביותר שתעזור לך לרשום הערות.
• בעת רישום נקודות פעולה, עדיף תמיד לעשות זאת בצורה שקל יותר להסתכל עליה, בבירור עם שמות של אנשים שצריכים לבצע אותה ואת לוח הזמנים.
• השתמש בכותרות, מכיוון שהדבר יעזור לך לעקוב אחר ההערות בהמשך, ותוכל לקיים חלקים שונים בפגישה תחת כותרות שונות. השאירו מעט מקום מתחת לכל קטע, כך שיהיה קל יותר להוסיף הערות מתחת אם מישהו מעלה נקודות או רעיונות חדשים ככל שהפגישה נמשכת.
• אם אתה מכיר יד קצרה, עדיף לכתוב הערות באמצעות יד קצרה ולהשתמש בקיצורים בכל מקום אפשרי.
• תרגול באמצעות נקודות קליע, מכיוון שהדבר יגרום לקריאים, להיראות מסודרים ופשוטים יותר בזמן הכנת הדקות.
• הבהירו תמיד נקודות או דיונים לא ברורים עם הכיסא שלכם.
• אל תשכח להחזיק אחד או שניים עטים ועפרונות רזרביים.

מטרת הבהרת הנקודות שאינך בטוח

בירור הוא תהליך שבו אתה פותר תחומי בלבול עם הדובר ובודק אם הבנתך את הדיון נכונה. על מנת שהפרוטוקול יהיה מדויק, צריך להבהיר את הנקודות שאינן מבינות עם התקדמות הפגישה

המטרה לבירור נקודות שאינך בטוח הן:

• זה אומר לדובר שאתה באמת מקשיב ומנסה להבין את המסר
• מוודא שהבנתם את המידע הנכון
• עוזר לבדיקת ההבנה
• מעודד את הדובר לדבר בפתיחות
• עוזר לך לכתוב את הדקות ללא שגיאות
• עוקף אי הבנות ופרשנויות מוטעות
• משפר את הכישורים הבין אישיים

כדי לקרוא על תפקידן של הישיבות, מדוע מתקיימות פגישות, הדרישות המשפטיות והארגוניות שעשויות לחול על לקיחת פרוטוקולים, מדוע נלקחות פרוטוקולים והיתרונות שלהן, הסיבה מדוע הפרוטוקולים חייבים להיות מדויקים והמסמכים השונים המשמשים בישיבות כחלק של תהליך לקיחת הדקות, פגישה מקדימה ואחריה, עיין במאמר זה: לקיחת דקות.