מחלקת משאבי אנוש: לבצע ניתוח תפקידים - יתרונות וחסרונות

המטרה האופיינית לניתוח תפקידים היא לשמור על הצוות הנוכחי מבלי לגרום לעומס יתר בעבודה. עם זאת, המטרה הסופית של ניתוח תפקידים היא להגדיר תיאור תפקיד. יש צורך בתיאור תפקיד בכדי להעסיק את העובד המוסמך ביותר לתפקיד מסוים. לאחר שסיימתם ניתוח תפקידים, תוכלו להבין בצורה הטובה ביותר אילו משימות ותחומי אחריות זקוק למשרה.

זה יכול לעזור להנהלה לקבוע אם להעסיק עובד במשרה מלאה, במשרה חלקית, חוזה או זמני. הכרת חסרונות ניתוח התפקיד תסייע גם בביצועו. אתה תהיה חמוש לקרב אם יתקיימו עימותים בין העובדים.

מאמר זה יבחן את ההיסטוריה של ניתוח תפקידים, נקודות מבט שונות של ניתוח תפקידים, ההגדרה הפורמלית של ניתוח תפקידים, מתי היא נעשית, מדוע היא נעשית, החסרונות של ביצוע עבודה, כיצד לבצע את המשימה (ייחודית ו שיטות מסורתיות), וקישורים למידע נוסף.

מישל ג'ונס

מישל ג'ונס

התיאוריה של ניתוח תפקידים נוצרה על ידי שני פסיכולוגים, פרדריק טיילור וליליאן מולר גילברת, בתחילת המאה ה -20 (מוצ'ינסקי, 2012).

דמיין את עצמך כשכיר…

אתה עסוק. יש לך לוח זמנים מלא ליום. תמיד ידעת שאתה והפקיד רשומים כמה מאותו מידע, ולכן עבודותיך חופפות. עם זאת, אתה יודע גם להישאר עסוק גורם ליום שלך לעבור מהר יותר, כך שמעולם לא ציינת זאת.

פתאום אתה מופרע. אתה נקרא לפגישה וקבל הוראות כיצד להשלים את החלק שלך מניתוח התפקיד, שממה שאתה יכול להבין זו רק מילה מהודרת להגיד מה אתה עושה במהלך היום.

החלק הלא בטוח בך חושב, “למה הם צריכים לדעת מה אני עושה כל היום? אני מסיים את העבודה, לא? האם הם מנסים ללמוד מה אני עושה כל היום כדי שיוכלו להעביר חובות לאחרים? האם הם נמצאים בעיצומם של שחרורי? אולי אני לא צריך להיות כנה לגמרי. אולי עלי להוסיף חובות נוספות לדרישות התפקיד שלי… "

דמיין את עצמך כנציג משאבי אנוש…

הדירקטוריון החליט שהוא רוצה שיבצעו ניתוחי תפקידים על כל העובדים בחברה. אתה יודע דרכים רבות לבצע את המשימה הזו, אבל אתה גם יודע שישנן מלכודות.

נכון לעכשיו, הנושאים שאתה מתמודד איתם במשאבי אנוש כוללים, מחלוקות בין עובדים לגבי מי שאחראי על מי, סכסוכים בין עובדים לגבי מי שאחראי על המשימות הללו, וויכוחים בין העובדים לגבי מי שהשיג אותה הישג.

במילים אחרות, אתה עד צוואר בקטטה בין העובדים. כמובן, זה חלק מהתפקיד. הבעיה היא שמחלוקות אלה משפיעות ישירות על משימה זו. ניסיון לברר מיהו המפקח "האמיתי", מי מבצע איזו משימה ומי השיג איזו הישג הם פריטים שצריכים להיות חלק מניתוח התפקיד.

אחד היתרונות של ניתוח תפקידים הוא בכך שהוא יכול להגביל את ההתלהמות הפוליטית על ידי בירור קשרי דיווח ותחומי אחריות, כך שבעיה זו יכולה לפתור את עצמה באופן (Fisher, Schoenfeldt, & Shaw, 2006).

לכן, אמנם ישנם יתרונות ומטרות חשובות של ניתוחי תפקידים, אך גם עובדים וגם אנליסטים לעבודה עשויים להיתקל בבעיות במשימה זו. בין אם אתה שכיר או מנתח עבודה, נסה לדמיין את הצד השני של המטבע כדי לראות אילו קשיים עשויים להתעורר.

מישל ג'ונס

מהו ניתוח משרות?

ניתוח תפקידים הוא ההליך בו מחלקת משאבי אנוש אוספת, מתעדת ומנתחת מידע על תוכן התפקיד והדרישות. זה מדגים את הקשר הברור בין משימות התפקיד לבין הידע, המיומנויות והיכולות הנדרשים לביצוע המשימות (משרד ארה"ב לניהול כוח אדם, 2007).

על מנת לקבל ניתוח מדויק, על מחלקת משאבי אנוש להסתמך על המפקחים והעובדים על מנת לספק ניתוח תפקידים שהושלם, תרשים הארגון המחלקתי וכל מידע אחר על כל שינוי במחלקה אשר השפיע על אותה משרה מסוימת.

מישל ג'ונס

מתי בדרך כלל מחלקת משאבי אנוש מצפה לבצע ניתוח משרות?

• כאשר מתרחשים מיזוגים או רכישות
• כשחברות חדשות משתלטות על חברות ותיקות
• כאשר חברה עושה הערכות ביצועים
• כאשר מתבצעים שינויים בחברה

מישל ג'ונס

משרד העבודה של Unites States יצר מאגר של 20,000 תיאורי תפקידים על סמך ניתוחי תפקידים שנעשו על ידי מחלקות משאבי אנוש. המאגר נקרא O'NET. זה חופשי לחיפוש ומכיל כלי לחקר קריירה המסייע למשתמשים ללמוד על קריירה חדשה. חקור את המילון המקוון של כותרות תעסוקתיות (O'NET) שנוצר על ידי משרד העבודה של ארצות הברית היום כדי ללמוד עוד.

מישל ג'ונס

מדוע ניתוחי העבודה נעשים?

1. כדי לזהות מה נדרש כדי לבצע את העבודה בהצלחה על ידי הבנה:

• איך מתבצעת העבודה
• כאשר יש צורך במשימות התפקיד
• מי מושפע מהתפקיד
• אילו תכונות נדרשות על מנת לבצע את העבודה
• אילו פונקציות ותפקידים מושלמים על בסיס קבוע
• אילו דרישות נפשיות ופיזיות נחשבות הכרחיות

2. להקצות מחדש, לחסל, לגלות או לפצל אחריות וחובות נוספים

3. ליצירת תיאור תפקיד ולתיעוד תכונות התפקיד

4. לבצע שיפורים בתהליכים או נהלים

5. לפתח ביצועי עובדים טובים יותר

6. לנהל ביעילות מערכות הדרכה וקידום מכירות

7. לעזור לעובדים למקסם את כישרונותיהם ולקדם את הקריירה שלהם

8. למצוא את האיכות הטובה ביותר של העובדים לכל תפקיד מסוים

9. לקבוע האם אדם נכה מסוגל לבצע את משימות התפקיד עם או בלי מקום אירוח מיוחד

10. לסייע בהגנה המשפטית בדבר בחירת החברה או ביטול מילוי המשרות; למידע נוסף על האופן שבו ניתוח משרות מתייחס לחוק, עיין באתר האינטרנט של הוועדה לשוויון הזדמנויות בעבודה.

11. לסווג משרות כהלכה מבחינת התואר והטווח המתאים להם

מדוע יש חסרונות בניתוחים בעבודה?

• ניתן להתייחס לכל אדם באופן שונה מכיוון שהוא מבצע חובות שונות.
• עובדים רבים אינם אוהבים להסתגל לסביבה חדשה.
• עמדות משבשות יכולות להתרחש אם אנשים חשים מאוימים בעבודתם.
• יכול להיות שקשה לזהות כישורים נפשיים מכיוון שלא ניתן לצפות בהם ישירות.
• לאחר השלמת הניתוח, ניתן לקבוע כי יש לחסל עמדות מסוימות.
• הטיות אישיות מצד מנתח העבודה יכולות לעוות את הנתונים שנאספו.
• אם אנשים חשים חוסר ביטחון במצבם הנוכחי, הם עלולים לעוות את האמת לגבי מה שהם באמת עושים ביום.
• ניתוח משרות גוזל זמן רב מאחר ורצוי לקבל מידע מדויק.
• אם עובדים אינם מבינים מהו ניתוח תפקידים, הם עשויים שלא להשתתף בצורה מועילה.
• השלמת ניתוח משרות יכולה להיות קשה מאוד אם משרות מתחלפות לעיתים קרובות.
• תיאום ניתוח תפקידים מקיף מצריך כוח אדם ושיתוף פעולה רב.

• סיפור מזעזע על כישלון ניתוח התפקיד

  סיפור זה הוא דוגמה לחיסרון הקשור לניתוח תפקיד. העסקת מועמד שאינו כשיר לתפקיד נבעה מכישלונה של חברה זו לבצע ניתוח תפקידים מוצלח.

מישל ג'ונס

כיצד נעשים ניתוחים בעבודה?

לעיתים קרובות, מחלקת משאבי אנוש מעלה דרך משלה לבצע ניתוח תפקידים במטרה ליצור תיאורי משרה אחידים על בסיס שיטותיהם. עם זאת, ישנן דרכים אחרות בהן ניתן לבצע ניתוחי עבודה.

ישנן שיטות ייחודיות ומסורתיות רבות שניתן ליישם בביצוע ניתוחי עבודה על מנת להקל על העובדים במהלך הליך זה. שש דוגמאות לדרכים לביצוע משימה זו תוארו בהמשך.

מישל ג'ונס

1. השתתפות עובדים

בקשו מכל עובד למלא ניתוח תפקיד. יש לדרוש מכל העובדים לבצע ניתוח תפקידים. אם יש שאלות או בעיות במילוי ניתוח התפקיד, מחלקת משאבי אנוש צריכה לסייע לכל עובד.

זה יאפשר למחלקת משאבי אנוש את ההזדמנות לראות היכן יש עומס יתר או היכן ניתן להעביר את החובות. המחלקה יכולה לנתח את המידע שהתקבל מהעובדים והמפקחים ולקבוע האם יש לבצע שינויים כלשהם.

אם תפקידו של עובד נחשב לבוטל, בדרך כלל מטרתה של החברה היא למצוא תפקיד אחר עבורם ולהכשיר אותם במידת הצורך. חברה טובה צריכה להאמין שאנשים מוכשרים יקבלו בברכה את האתגר של תפקיד חדש וייהנו מצמיחה בקריירה עם האחריות הנוספת הנלווית לה.

מישל ג'ונס

2. מערכת בונוס

לאחר סיום הניתוח של כל עבודה, חברה רשאית להחליט כי יש להנפיק בונוס למי שנקבע כי הוא זכאי. זכאות זו יכולה להיקבע על פי הערכת הביצועים האחרונה של המפקח ומשך הזמן בו העובד הועסק בחברה. סכום האחוז של הבונוס צריך להיות זהה לכל העובדים הזכאים.

לוח בונוסים קבוע כזה יניע מפקחים ועובדים להשתתף ברצון ובשמחה לניתוח עבודה. הם אולי יראו בכך הזדמנות ולא איום.

יחד עם לוח בונוסים, ניתן להקים מערכת תמריצים כך שגם מי שמתעלם מהבונוס יהיה מונע. בעיקרון, המערכת יכולה לתת לעובדים שאינם בונוסים "תקווה". הם יכלו ללמוד מדוע לא קיבלו בונוס ומה הם יכולים לעשות בעתיד כדי לשפר את ביצועי תפקידם.

מישל ג'ונס

3. פירוט ניתוח התפקיד

כדי לקבל ניתוח מדויק של משרה, ייתכן שעובדים יצטרכו לנהל יומן על פעילויותיהם במשך מספר ימים על מנת לבחון כיצד הם מבלים את זמנם בעבודה. ניתוח המשרות צריך להיות מאושר גם על ידי כל מפקח.

הניתוח אמור לרשום:

• שם המחלקה
• סיכום עמדות של אחריותם הכוללת או מטרתם העיקרית
• תיאור מפורט של כל המשימות הכרוכות בביצוע תפקידן
• אומדן של משך הזמן הממוצע לביצוע כל משימה בהיקף של מאה אחוז, תוך סידורם לפי סדר החשיבות
• רשימת עובדים שפעילותם משרה זו מתואמת עם המפקח עליהם או מפקחת עליהם
• רשימה המזהה את סוגי האחריות הפיקוחית הכרוכה בה, כגון הקצאת עבודה, העסקת עובדים או מתן הערכות ביצועים

על המפקח לתאר בקצרה את מינימום הניסיון, ההשכלה וכל הרישוי הנדרש לתפקיד.

מישל ג'ונס

4. שתי גישות לניתוח משרות

שתי גישות פופולריות לניתוחי תפקיד הן משימות ומכוונות עובדים. השיטה מכוונת המשימות מתרכזת במשימות הכרוכות בביצוע העבודה. השיטה מוכוונת העובדים שואפת לבחון את התכונות האנושיות הדרושות על מנת לבצע את העבודה בהצלחה.

מאפיינים אלה מסווגים בדרך כלל לארבעה חלקים הנקראים KSAO:

• יֶדַע
• כישורים
• יכולות
• אחר (אישיות, תחומי עניין וחוויות)

מישל ג'ונס

5. שיטות ניתוח עבודה

חלק מהדרכים לביצוע ניתוח תפקידים כוללות שיטות מסורתיות ושיטות ייחודיות. מחלקות משאבי אנוש רבות מעלות דרכים משלהן לבצע ניתוחי עבודה. הם עשויים לרצות לעשות זאת בגלל האופן שבו הם מתכננים להשתמש בניתוח העבודה שלהם.

הסיבה העיקרית לבצע ניתוח תפקידים היא לבוא עם תיאור תפקיד מתאים. מומחים רבים בתחום משאבי אנוש רוצים להפוך את כל תיאורי התפקידים שלהם לדומים. הם רוצים שיהיה להם אותו פורמט וייצרו באותה שיטה.

דרכים ייחודיות לניתוח עבודה
דוגמאות עבודה
ניתוח רקע
שאלונים
תצפיות - ישירות ועקיפות כאחד
ראיונות עם עובדים או מפקחים
חקירות אירועים קריטיים
יומני עבודה
טכניקת הרשת הרפרטוארית
רשימות
ניתוח משימות היררכי

מהו PAQ? ה- PAQ הוא מכשיר לניתוח תפקידים שמושלם על ידי אנליסט עבודה מקצועי ומודד את תקפות מרכיב התפקיד של תכונות הנמצאות בבדיקת יכולת. מה זה JASR? שיטה זו מכוונת משימות ומהירה.

דרכים מסורתיות לניתוח עבודה
ראיונות אישיים
סקרים
הערכות עבודה
ראיונות טלפוניים
ביקורות פרוצדוראליות ותהליכיות
שאלון ניתוח עמדות (PAQ)
ראיונות אירועים התנהגותיים
ניתוח משרות במהירות המציאות (JASR)
דפי עבודה לניתוח עבודה

מישל ג'ונס

6. תהליך ניתוח התפקיד בן 6 השלבים

חברות רבות משתמשות בתהליך של שישה שלבים במונחים של ביצוע ניתוח תפקידים. בדרך כלל הוא מסודר באופן הבא:

1. אספו את הנתונים והחליטו כיצד להשתמש בהם בצורה הטובה ביותר. זה עשוי לכלול כתיבת תיאורי תפקידים, קביעת תקני ביצוע או ביצוע לימודי עיסוק נוספים.
2. ציין את המשימות והכישורים הנדרשים לביצוע העבודה בהצלחה. סקור תרשימים ארגוניים ותרשימי תהליכים.
3. זהה את המשימות הקריטיות או המשרות המייצגות לצורך הניתוח העיקרי.
4. ניתוח התפקיד על ידי איסוף נתונים על פעילויות התפקיד, תנאי העבודה והיכולות הנדרשות לביצוע התפקיד. דרג את היכולות, זיהוי היכולות הקריטיות ביותר.
5. סקור מסקנות עם העובד והממונה עליו. לאחר האישור, הסר משימות שאינן קשורות ליכולות.
6. תעדו את כל הממצאים, ופיתחו תיאור תפקיד מדויק עם מפרט התפקיד.

מישל ג'ונס

ככל הנראה הדבר הקשה ביותר, אך גם החשוב ביותר בניתוח תפקידים הוא להעלות את כולם לסיפון. במאמר זה הוצגו אפשרויות רבות כדי להדריך אותך כיצד להשיג זאת. תזכיר, פגישה רשמית או ראיון אחד על אחד עשויים להיות הטובים ביותר. הסבר למשתתפי ניתוח התפקידים על הסיבות להשלמתו עשוי לעבור דרך ארוכה בכדי לעזור להם להבין את החלטת החברה.

הפגנת O'NET - ניתוח משרות

הפניות

פישר, CD, Schoenfeldt, LF, & Shaw, JB (2006). ניהול משאבי אנוש (מהדורה 6). בוסטון: יוטון מיפלין.

מוצ'ינסקי, ראש הממשלה (2012). פסיכולוגיה החלה על עבודה. סאמרפילד: Hypergraphic Press Inc.

משרד ארה"ב לניהול כוח אדם. (2007). מדריך פעולות לבחינת נציגים: מדריך לסוכנויות פדרליות לבחינת משרדים. אוחזר ב- 30 בנובמבר 2013 מ