Nvq: הסבר את נהלי אחסון המידע ואחזורו

למד אודות המטרה והנהלים הקשורים לאחסון מידע ולאחזור במינהל עסקים.

צילום: סיימון אברמס ב- Unsplash

מאמר זה מיועד למועמדים העובדים לקראת תעודת NVQ ברמה 2 או 3 שלהם בתחום העסקים והמינהל. זו יחידה ברמה 2 עם סך של 3 נקודות זכות. יחידה זו עוסקת באחסון ואחזור מידע עבור עסק או ארגון בהתאם לדרישות האבטחה והסודיות. אני מכסה את החלק הראשון של תוצאת הלמידה, שיעזור להבין את התהליכים והנהלים לאחסון ואחזור מידע.

נדון בקצרה:

• מטרת אחסון ואחזור המידע הנדרש.
• סוגים שונים של מערכות מידע ותכונותיהם.
• מטרת הדרישות החוקיות והארגוניות לביטחון וסודיות המידע.
• מטרת האישור למידע שיש לאחסן ולהשיג.
• דרכים לבדוק מידע לדיוק ולמה.
• כיצד לספק מידע במתכונת ובזמן זמנים מוסכם.
• סוגי המידע העלולים להימחק.
• בעיות שעלולות להתרחש במערכות מידע וכיצד להתמודד איתן.

מאמר זה הוא משאב לאלו העובדים לקראת תעודות NVQ ברמה 2 או 3 שלהם בתחום העסקים והמינהל.

pixabay.com/en/business-man-home-office-business-1176006/

מהו מידע?

ניתן להגדיר מידע כעובדות שנמסרו על ידי מישהו או שנלמדו על מישהו או משהו או עובדות שנאספו במחקר או באמצעים אחרים. אפשר להגדיר את זה גם כמסר שמועבר באמצעים כלשהם. ניתן להקליט ולהעביר מידע והוא חשוב מאוד מכיוון שהוא עוזר לתוצאות ולהחלטות. זה צריך להיות מדויק ולהכין במועד. זה צריך להיות ספציפי ולהיצמד לצורך או למטרה (להיות רלוונטי), להיות בעל משמעות והגיוני שיעזור להשיג הבנה.

המידע יכול להיות פיזי או אלקטרוני ויש לנהל אותו ביעילות. ניהול מידע הוא באחריות הארגון במקום בו הוא נאסף, מנוהל, מאוחסן, משותף, נשמר, נשלף ונמסר.

1.1 הסבר את מטרת האחסון והאחזור של המידע הנדרש

אחסון מידע הוא התהליך שבו מידע מופקד או נשמר במחסן (ארונות, כונן קשיח, זיכרון וכו ') ואחזור מידע הוא תהליך השגת משאבי המידע המאוחסנים הרלוונטיים לצרכים.

המטרה העיקרית של שמירת כל מידע היא לאחזור קל בעתיד כאשר הוא נדרש. זה גם חלק מהפרקטיקה העסקית של החברה. אחסון מסמכים צריך להיעשות בהליך נכון, כך שיהיה קל יותר למצוא אותם. תלוי בסוג המידע, ניתן לאחסן מידע בארונות חסינים באש עבור עותקים קשיחים או דיסקים קשיחים או התקני אחסון אלקטרוניים אחרים להעתקים רכים.

בהתאם לאופי החברה או הארגון או העסק, יהיה צורך לשמור סוגים שונים של מידע. זה יכול להיות סודות הקשורים לחברה, קבצים חסויים ביותר הקשורים לחברה או לעובדים או ללקוחות / לקוחות. לכן יש לאחסן קבצים בהתאם לכל נהלי החיסיון ולהגן עליהם על פי פעולת הגנת הנתונים מכיוון שמדובר במידע הדרוש למתן שירות איכותי וגם להפעלה חלקה של החברה.

מטרת אחזור המידע היא לספק שירות איכותי לאדם הנכון בזמן הנכון, עם כל המידע הנדרש ביד. רק אם הנתונים נשמרים בצורה פרוצדוראלית, ניתן לאחזר אותם בקלות. ניתן לאחזר מידע למטרות שיווק, לצורך תקשורת, למטרות ניטור, לצורך סקרים ומחקרים אחרים שארגון או עסק עשויים לבצע. מידע יוחזר גם במצבים שבהם ייתכן שיהיה צורך לשתף מידע עם חברות שותפות ועם המשטרה או הכנסות היבשת.

אחסון ואחזור נתונים ממלא תפקיד מרכזי בשיפור ביצועי החברה וזה יכול לקרות באופן לא מקוון או מקוון ובפורמטים שונים.

1.2 תאר מערכות מידע שונות ותכונותיהן העיקריות

מערכות מידע הן אוסף רשתות חומרה ותוכנה, נתונים ונהלים שאנשים וארגונים משתמשים בהליך אחסון המידע ואחזורו. זה דואג לאיסוף נתונים, יצירת נתונים, עיבוד נתונים, הפצת נתונים ואחזור נתונים. זה עוזר בשיפור היעילות והיעילות של ארגון.

למערכת המידע הקודמת היו רק שלושה סוגים.

• מערכת לעיבוד עסקאות: מערכת זו אחראית על עיבוד עסקאות יומיומיות. סוגי העסקאות משתנים מארגון לארגון. זה עוזר בשמירה, הוספה, שינוי והסרה של נתונים. כמה דוגמאות הן ביצוע הזמנה, חיוב, פיקדונות צ'קים, מערכות שכר, מערכות הזמנות, בקרת מניות וכו '. מערכת זו משמשת את צוות החזית.
• מערכת מידע ניהולית: מערכת זו מסייעת בביצוע המשימות הנדרשות לפתרון בעיות ולקבלת החלטות. מדובר במערכות ברמת ניהול ועוזרות להתנהלות חלקה של הארגון. זה עוזר ביצירת דוחות הדרושים להפעלה ולניטור רמות ביצועים ורמות יעילות, נתונים לחשבונאות ועסקאות אחרות. כמה דוגמאות הן מערכות ניהול מכירות, תקצוב, כוח אדם, בקרת מלאי וכו '. מידע זה צריך להיות מדויק ורלוונטי מאוד.
• מערכות תומכות החלטות: מערכת זו מסייעת בקבלת החלטות ארוכות טווח ומשמשת לסיוע למנהלים. מערכת זו משתמשת במשאבים פנימיים וחיצוניים ומשמשת לניתוח מידע קיים ולהקרנת ההשפעות. הם עוזרים לדוחות סיכום, תחזיות, גרפים וכו '. כמה דוגמאות הן מערכות לוגיסטיות, מודלים של גיליון אלקטרוני וכו'.

לאחרונה נוספו כמה מערכות מידע נוספות והן כן

• מערכת מידע מנהלים: מערכת זו מסייעת בזרימת מידע, דיווח וניתוח נתונים עבור הארגון. הוא משמש מנהלים ומנהלים בכירים לחיזוי עתיד החברה ומערכת זו מציגה נתונים הן ממשאבים חיצוניים והן פנימיים. זה עוזר לדוחות סיכומים ותחזיות.
• מחסן נתונים: מערכת זו מסייעת באחסון מידע בצורה אלקטרונית ומסייעת גם בניתוח, אחזור, שיתוף וניהול נתונים.
• אוטומציה אופיסית: מערכת זו הינה מערכת מידע מבוססת מחשב ועוזרת ליצור, לשנות ולהרכיב מידע בפורמט דיגיטלי. אלה פותחו כדי להגביר את היעילות של עובדי משרד, עוזרים אדמיניסטרטיביים, מנהלים, אנשי מקצוע, מזכירים וכל מי שמשתמש במחשב לאחסון מידע ולאחזור נתונים.

1.3 הסבר את מטרת הדרישות המשפטיות והארגוניות לאבטחת וסודיות המידע

כל מידע המאוחסן בארגון צריך לפעול על פי נהלי האבטחה והחיסיון. אבטחת מידע וסודיות הם התהליך בו נתונים נשמרים מגישה, גילוי, הרס, שימוש או שינוי בלתי מורשים. זה חל על נתונים פיזיים ואלקטרוניים כאחד. כל הארגונים מאחסנים כמות גדולה של מידע סודי על עובדיהם, לקוחותיהם, מעמד החברה, המוצרים, הסקרים, הכספים וכו '. לכן בעת ​​הטיפול במידע זה, יש להקפיד על נהלי האבטחה והחיסיון, משום שאם המידע נכנס ידיים שגויות זה יכול להוביל לתוצאות שליליות חמורות. זה ישפיע גם על האתיקה והניהול של הארגון ויוביל לנקיטת פעולות משפטיות.

גם בעת העברת מידע לארגונים או אנשים אחרים, יש לעקוב אחר נהלי החיסיון והגנת הנתונים. מידע סודי כמו תאריך לידה, פרטי אשראי וכרטיס חיוב, דת, אתניות, מצב כלכלי וכו ', ניתן להעביר רק לאנשים שיש להם סמכות או שהבעלים נתן להם הסכמה, ועליהם לפעול על פי חוקי החיסיון ו תַקָנוֹן.

חשוב לוודא שהנתונים השמורים מדויקים ומעודכנים.

נחלת הכלל, באמצעות Pixabay

1.4 הסבר את מטרת אישור המידע שיש לאחסן ולהשיג

ארגונים, עסקים וחברות מאחסנים כמות גדולה של מידע, אך אין בה שימוש באחסון מידע שגוי. אז לפני ששומרים מידע, צריך להיזהר בשלב שבו הנתונים נאספים או נאספים. יש להקפיד לוודא שהנתונים נכונים ומעודכנים. זה חל גם על אחזור נתונים. כפי שנדון בעבר, אחזור נתונים הוא למטרה ואין שימוש באחזור נתונים שאינם מעודכנים. לכן יש לעדכן את המערכות כל העת על ידי חיפוש תקופות מיושנות מעת לעת בפרק זמן נתון.

לפיכך מטרת האישור למידע שיש לאחסן או לאחזר הם, להימנע ממידע לא מדויק, להימנע ממידע שגוי, למנוע טעויות, וכן למנוע עלויות מיותרות ונושאים העלולים להתעורר כתוצאה ממידע שגוי. מידע שגוי יכול להוביל לתוצאות חמורות. לדוגמא, כתובת מיושנת של לקוח, יכולה להוביל לכך שכל תקשורת שנשלחת ללקוח תסתיים בידי אדם שגוי או מסוכן, ועלולה להשפיע בצורה הרסנית על החברה והלקוח.

1.5 תאר דרכים לבדיקת מידע לדיוק

תמיד צריך לבדוק מידע כדי לוודא שהוא מדויק, מכיוון שמידע לא מדויק יכול להוביל לתוצאות חמורות. מידע יכול להיות יחסית לכל דבר שקשור לארגון. כשמדובר בלקוחות, זה יכול להיות כתובתם, מספר הטלפון שלהם או תשלומי החוב, כשמדובר בעובדים, זה יכול להיות השמאות שלהם, המשכורות, שוב הכתובת שלהם ומספרי הטלפון, ובשביל העסק זה יכול להיות הכספים של העסק., רווחים, פרטי עובד ולקוח, ומידע אחר אחר.

ניתן להגדיר התראות על פרטי הלקוחות והעובדים כדי לוודא שהם מתקשרים כדי לעדכן את המערכת. שימוש בתוכנות טובות למטרות מסד נתונים יסייע בשמירה על מידע באופן מדויק. ביקורות חיצוניות ופנימיות הן דרך נוספת לעדכן מידע.

1.6 הסבר את מטרת בדיקת המידע לדיוק

כל העסקים והארגונים צריכים לבדוק אם המידע שהם שמרו מדויק. לדוגמא, הכסף שנכנס ויוצא צריך להירשם כראוי אחרת זה נראה כאילו החברה לא הרוויחה הרבה וזה יכול להשפיע על מחירי המניות של החברה, להשפיע על העובדים מכיוון שהחברה אולי לא תוכל לשלם לעובדים ויהיה עליהם לקצץ בצוותים, המלווים לא יסכימו להלוות כסף וכו '.

מידע שגוי יכול להיות בעל השפעות שליליות חמורות ויכול להשפיע על מצבה הכספי של החברה ועל ערכיה. דיוק המידע יעזור למנהלים לתכנן קדימה לעתיד ולהגדיר יעדים. הם גם יוכלו לתכנן מראש את החסרונות.

1.7 הסבר את מטרת מתן המידע לתבנית מוסכמת ולזמני זמן

מידע על פי בקשה צריך להיות במתכונת המוסכמת ויש להציג או למסור במועדי הזמנים המוסכמים. לכל ארגון יהיה פורמט עסקי סטנדרטי לכל המסמכים שהם עוסקים בהם. גם כאשר מתמודדים עם חברות אחרות, יהיו פורמטים מוסכמים עליהם יהיה צורך להציג מידע. אם מידע לא יימסר במתכונת המוסכמת, הוא ידרוש עיצוב מחדש, אשר ינצל זמן נוסף וגם יביא מוניטין רע לארגון.

דומה מאוד לזה, מידע אם הוא לא מסופק בפורמט נכון, יכול לקחת זמן לעיצוב מחדש ובכך למנוע מהעסק להתעדכן בלוחות הזמנים. אם מידע לא נמסר בלוחות הזמנים המוסכמים ויגיע לאחר המועד האחרון, לא יהיה שימוש במידע לאחר מכן מכיוון שהזמן כבר חלף, או שלא יהיה זמן לפרש מידע אם נדרש לכך. זה לא יעזור בהתנהלות חלקה של הארגון. לכן כחלק ממדיניות ונהלים של הארגונים, יש לספק מידע בזמן במתכונת המוסכמת.

1.8 תאר את סוגי המידע העלולים להימחק

חברה יכולה להמשיך לאסוף / לאסוף מידע תוך כדי העסק. לדוגמא, אם לחברה יש רשומות של לקוחות או לקוחות, לקוחות חדשים ייכנסו כל הזמן ובסיס הנתונים יהיה יותר ויותר מידע ככל שהחברה תגדל ובסופו של דבר יהיו נתונים ישנים, שאינם בשימוש, נתונים לא רלוונטיים. נתונים מתוארכים וכו ', אשר תופסים רק שטח אחסון לא רצוי. לכל חברה תהיה מדיניות המספרת כמה זמן צריך לשמור נתונים על בסיס הנתונים שלהם, או כמה זמן צריך לשמור קבצים פיזיים בארונות המשרד. לאחר זמן זה, ניתן למחוק את המידע הלא רצוי ולקבץ פיזי לא רצוי על ידי נהלי אבטחה וסודיות. מחיקה (קבצים אלקטרוניים) וגריסה (קבצים פיזיים) הם התהליכים המשמשים למחיקת מידע.צריכה להיות בדיקה תקופתית של מידע מוקלט ומערכות אוטומטיות צריכות להיות במקום כדי לסמן רשומות לבדיקה ואז להימחק במידת הצורך.

כאשר נתונים משותפים בין חברות או ארגונים שותפים, יש לערוך הסכמים לגבי משך הזמן שישמרו הנתונים על בסיס הנתונים שלהם ואז יימחקו לאחר פרק זמן זה. יש למחוק את כל המידע המיושן והלא מדויק כדי למנוע שגיאות והשפעות מזיקות.

תאר בעיות שעלולות להתרחש במערכות מידע וכיצד להתמודד איתן, כנדרש

מערכות מידע הן הנכסים החשובים לארגון. ישנם נושאים רבים העלולים ליצור בעיות במערכות מידע. מידע אלקטרוני יכול להיות מותקף על ידי וירוסים או על ידי האקרים. מידע על קבצים פיזיים עלול להיפגע עקב שריפה או שיטפון. סודיות יכולה להיות מופרת על ידי אנשים שאין להם סמכות לגשת למידע. חוסר תקשורת יכול גם לגרום לשימוש לרעה או לאחסון שגוי של מידע.

נגיף מחשב יכול להדביק תוכניות וכל המידע במחשב או ברשת. כדי למנוע התקפות וירוסים ומפני האקרים, יש להשתמש בתוכנת אבטחה נכונה (אנטי-וירוס) ובחומות אש ויש צורך במעקב אחר המערכות בכל עת. יש להימנע ככל האפשר משיתוף מידע דרך האינטרנט, ובמידת הצורך יש לבצע מיילים מאובטחים ונהלי תקשורת. יש למחוק הודעות דוא"ל ממקורות לא ידועים, חשודים או לא אמינים. אסור לפתוח קבצים מצורפים בדוא"ל לעולם. יש לנקוט בזהירות בזמן הורדת קבצים מהאינטרנט, להוריד רק ממקורות אמינים. עדכן תוכנת אנטי-וירוס, כך שתזהה ויתמודד עם וירוסים חדשים.

מידע צריך להיות מוגן באמצעות סיסמה, כך שלאנשים לא נכונים / לא סמכותיים אין גישה למידע זה. במקרים בהם יש להעתיק נתונים להתקנים ניידים חיצוניים, עדיף להצפין את הנתונים. יש להיזהר שלא לשתף מידע עם אנשים שאין להם סמכות לגשת למידע. עדיף תמיד שיהיה גיבוי של כל הנתונים, כך שבכל בעיה במערכות לחברה יהיה גיבוי לעבוד איתו ולא לאבד את כל המידע היקר. במקרה של מידע פיזי, עדיף לאחסן אותם בארונות חסינים באש ובמקומות בטוחים שפחות מועדים לאסונות טבע.

יש להגן על מידע מפני שחיתות ולשלוט על הגישה אליו. יש להקפיד על הגנה על מידע מפני אחזור בלתי מורשה על ידי הצבת הליכי אחזור מורשים.

בהצלחה עם הלימודים שלך

מאמר זה נכתב עם רעיון כללי ביחס לאחסון ואחזור מידע. כשאתה רושם את המטלה שלך, אנא הקפד להכין את התשובות הרלוונטיות לעסק או לארגון שאתה עובד עבורו. מאמר זה הוגש כאן כדי לתת לך סקירה על הצפוי ממך על הניירת שלך.

בהצלחה, ואני מקווה שזה מועיל!

שאלות ותשובות

שאלה: כיצד המידע נרשם בצורה מדויקת ומאוחסן בצורה מאובטחת בהתאם לדרישות המערכת?

תשובה: עיין בסעיף זה במאמר שלי: 1.5 תאר דרכים לבדיקת מידע לדיוק.

שאלה: כיצד ניתן להסביר כיצד המידע נרשם באופן מדויק ומאוחסן בצורה מאובטחת, בהתאם לדרישות המערכת?

תשובה: שאלתך נענתה בנקודות 1.3 ו- 1.6. אנא ראה להלן:

"1.3 הסבר את מטרת הדרישות המשפטיות והארגוניות לאבטחת וסודיות המידע

כל מידע המאוחסן בארגון צריך לפעול על פי נהלי האבטחה והחיסיון. אבטחת מידע וסודיות הם התהליך בו נתונים נשמרים מגישה, גילוי, הרס, שימוש או שינוי בלתי מורשים. זה חל על נתונים פיזיים ואלקטרוניים כאחד. כל הארגונים מאחסנים מידע רב בסודיות אודות עובדיהם, לקוחותיהם, מעמד החברה, מוצרים, סקרים, כספים וכו '. בעת הטיפול במידע זה, יש להקפיד על נהלי האבטחה והסודיות, מכיוון שאם מידע נכנס ל ידיים שגויות, זה יכול להוביל לתוצאות חמורות ושליליות. זה ישפיע גם על האתיקה ועל ניהול הארגון ויוביל לתביעה משפטית.

בעת העברת מידע לארגונים או אנשים אחרים, יש לעקוב אחר נהלי החיסיון והגנת הנתונים. מידע סודי כמו תאריך לידה, אשראי ופרטי כרטיסי חיוב, דת, אתניות, מצב כלכלי וכו ', ניתן להעביר רק לאנשים שיש להם סמכות או שהבעלים נתן להם הסכמה, ועליהם לעקוב אחר חוקים ותקנות סודיות. "

"1.6 הסבר את מטרת בדיקת המידע לדיוק

כל העסקים והארגונים צריכים לבדוק אם המידע שהם שמרו מדויק. לדוגמא, הכסף שנכנס ויוצא צריך להירשם נכון, אחרת זה נראה כאילו החברה לא הרוויחה הרבה. זה יכול להשפיע על מחירי המניות של החברה והעובדים מכיוון שהחברה אולי לא תוכל לשלם לעובדים ותצטרך לצמצם את העובדים והמלווים לא יסכימו להלוות כסף וכו '.

מידע שגוי יכול להיות בעל השפעות שליליות חמורות ויכול להשפיע על מצבה הכספי של החברה ועל ערכיה. דיוק המידע יעזור למנהלים לתכנן קדימה לעתיד ולהגדיר יעדים. הם גם יוכלו לתכנן מראש את החסרונות. "

שאלה: מדוע חברה חייבת לקשר את לוח הזמנים שלה לפיתוח המערכת לסולם הזמן של המידע הנדרש?

תשובה: ללא לוח זמנים לפיתוח המקושר לסולם הזמן, החברה לא תוכל להכין תוכנית או לקבל מושג כיצד הם הולכים להשלים את הפרויקט. לא משנה מה גודל הפרויקט או היקפו, לוח הזמנים הוא תמיד חלק מרכזי בניהול הפרויקט. זה אומר לחברה ולצוות מתי כל פעילות צריכה להיעשות, מה כבר הושלם, והרצף שבו הדברים צריכים להסתיים. בדרך זו, החזון שיש לחברה לפרויקט הופך לתוכנית מבוססת זמן.