תוכן עניינים:
- מבוא ליחידה זו
- 1.1 זיהוי מקורות מידע שונים על מוצרים ושירותים עבור ארגון.
- 1.2 הסבר כיצד להשתמש במקורות מידע שונים על מוצרים ושירותים.
- 1.3 תאר כיצד לכתוב מפרט עבור מוצר או שירות.
- 1.4 זיהוי מקורות מוצרים ושירותים העונים על ציפיות האיכות של ארגון.
- 1.5 הסבר את מטרת בחירת המוצרים והשירותים העונים על ציפיות האיכות של ארגון.
- 1.6 תאר כיצד לנהל משא ומתן על התמורה הטובה ביותר לכסף.
- 1.7 הסבר את מטרת פיתוח ושמירה על קשרים טובים עם ספקים ודרכי פעולה.
- 1.8 תאר שרשרת אספקה וכיצד היא עובדת.
- 2.1 תאר את נהלי ההזמנה והאספקה של מוצרים ושירותים לארגון.
- 2.2 תאר את הצרכים וסדרי העדיפויות להזמנת ואספקת מוצרים ושירותים לארגון.
- 2.3 הסבר את מטרת קיום המדיניות הארגונית לקבלת מתנות ואירוח.
- 3.1 הסבר את מטרת המעקב וההערכה של נהלים להזמנת ואספקת מוצרים ושירותים ודרכי פעולה.
- 3.2 תאר פעולות שעשויות להיעשות לשיפור היעילות בהזמנת ואספקת מוצרים ושירותים.
- 3.3 תאר דרכים להשיג תמורה טובה יותר לכסף עבור מוצרים ושירותים הניתנים.
- מדוע חשוב לבחור מוצרים ושירותים המייצגים את התמורה הטובה ביותר לכסף?
קבלת תעודת דרגה 3 בתחום העסקים והמינהל דורשת ידע מעמיק בהזמנת מוצרים ושירותים.
מבוא ליחידה זו
יחידה זו היא יחידה דרגה 3 אופציונלית בקבוצה B עם 5 נקודות זכות, יחידה די ארוכה. בסיום יחידה זו, המועמד יוכל לזהות ולהשתמש במוצרים ושירותים שונים, לכתוב מפרט למוצרים ושירותים ולוודא כי המוצרים והשירותים תואמים את הציפיות והסטנדרטים של הארגון או החברה.
על המועמד להיות מסוגל להסביר את הסיבה שבגללה נבחרים מוצרים באיכות טובה, אך עם התמורה הטובה ביותר לכסף. הם צריכים להיות מסוגלים להסביר כיצד לנהל משא ומתן על התמורה הטובה ביותר לכסף. המועמד יצטרך לדעת כיצד ומדוע לשמור על קשרים טובים עם ספקים ונותני שירות וגם לדעת ולהבין מהי שרשרת אספקה, וכיצד היא עובדת.
בנוסף למאמר זה, יש אמירה אישית המכסה את רוב הרוב ביחידה!
1.1 זיהוי מקורות מידע שונים על מוצרים ושירותים עבור ארגון.
חברות תמיד מחפשות מידע על המוצרים שבהם הם משתמשים במקורות וספקים שונים, כדי שיוכלו לקבל החלטה טובה לגבי מה שהם צריכים בכדי להפוך את העסק שלהם ליעיל. הם בוחנים את העלויות של מוצרים עם חברות שונות; הם בוחנים את מחיר השירותים האישיים ומוצאים את ההתאמה הטובה ביותר, כלומר המוצר המתאים ביותר לארגונם ביחס לעלות ולאיכות. מידע על אלה ניתן לאסוף באמצעות קטלוגים, אתרי אינטרנט, עיתונים, עלונים או על ידי חברות צלצולים וביקור.
1.2 הסבר כיצד להשתמש במקורות מידע שונים על מוצרים ושירותים.
מידע על מוצרים ושירותים זמין באופן מקוון או בחוברות או ניתן להשיג ישירות מהחברה. יש להשתמש במידע זה כדי לזהות את השירות או המוצר המתאים ביותר לצרכי החברה והעובדים. מקורות שונים עוזרים גם להשוות מוצרים ושירותים שונים על מנת לבחור את המוצר הנכון. אנו יכולים לבקש מהם לשלוח לנו דוגמאות וקטלוגים כדי לבדוק את העלויות והאיכות. גם עבור רכישות בתפזורת אנו יכולים לבקש הצעות מחיר ולבחור את הטוב ביותר.
1.3 תאר כיצד לכתוב מפרט עבור מוצר או שירות.
המפרט הוא תיאור של אילו פריטים ברצונך לקנות ומה הספק צריך לצטט ולספק.
בעת כתיבת מפרט למוצר:
- ההנחיות צריכות להיות ברורות וקצרות.
- עליו לכלול את העלויות, הכמות ולציין האם מדובר למשלוח או איסוף.
- זה צריך לכלול גם מדריכי בריאות ובטיחות או הערות.
- וודא שאתה מבין מה נדרש.
- חקרו את השוק ביסודיות על ידי שיחה עם ספקים שונים בנוגע לעלויות ולסדרי זמן האספקה
- זהה את הסיכונים האפשריים הכרוכים ברכש מוצרים
- יש הבנה ברורה של הסחורה והשירותים על ידי כל ספק
1.4 זיהוי מקורות מוצרים ושירותים העונים על ציפיות האיכות של ארגון.
בבחירת מוצרים ושירותים לארגון, וודא שאתה מקבל הצעות מחיר מספקי שירותים וחברות שונות, כך שתוכל להשוות בין השירותים השונים ולבחור את השירות החסכוני. הדבר השני שיש לזכור הוא האיכות. השווה בין שירותים שונים, ובקר בחברות כדי לראות אילו שירותים הם מספקים וכדי לראות את איכות השירותים לפני שתבחר מה לקנות. איכות משמעות רבה עבור ארגון.
לאחר השלמת האמור לעיל, השווה לבחירת השירות הטוב ביותר שהוא חסכוני ובאיכות טובה, וקנה אותו.
1.5 הסבר את מטרת בחירת המוצרים והשירותים העונים על ציפיות האיכות של ארגון.
כל ארגון חושב היטב לפני שהוא רוכש מוצרים כלשהם. הם קונים רק דברים שנדרשים. כדי להצליח בעסק שלהם עליהם לקנות מוצרים או שירותים מתוך הבנה ברורה של דרישות הלקוחות שלהם. רק אם הארגון יבחר מוצרים ושירותים העונים על ציפיות האיכות, הם יוכלו לספק את השירות הטוב ביותר עבור לקוחותיהם.
זה חיוני גם ליתרונות העובדים העובדים בארגון. כדי שארגון יצליח ויעיל, האיכות צריכה להתפשט בכל האנשים, המחלקות, הפעילויות והפונקציות.
1.6 תאר כיצד לנהל משא ומתן על התמורה הטובה ביותר לכסף.
המשא ומתן על התמורה הטובה ביותר לכסף חשוב כדי שתישאר בראש התקציב שלך ותחסוך גם בהוצאות. לפני משא ומתן, אסוף כמה שיותר מידע על המוצרים או השירותים שאתה מעוניין לרכוש ולאחר מכן וודא שהשירות או המוצר הם איכותיים ושימושיים עבור הארגון. בדוק את אותו המוצר אצל חברות שונות; אתה יכול לעשות זאת על ידי מחקר מקוון, בדיקת חוברות, חברות צלצול או ביקור אישי.
לאחר שהוחלט ללכת על מחיר מבוקש ולהישאר איתן. אתה אמור להיות מוכן ללכת משם אם הספק לא מסכים. הם עשויים לחזור אליך למשא ומתן או שחברה אחרת יכולה לספק לך תעריפים תחרותיים.
1.7 הסבר את מטרת פיתוח ושמירה על קשרים טובים עם ספקים ודרכי פעולה.
שמירה על קשרים טובים עם ספקים הינה נוהג עסקי טוב. זה מועיל גם לארגון שהוא אתה וגם לספק. הספקים יכולים לספק לך הצעות ולהיות גמישים בביצוע עסקים אם הקשר שלך איתם טוב. הקפד תמיד להסדיר את כל החשבונות בזמן, להתחשב בנציגי המכירות, לבצע הזמנות מבעוד מועד, לתת לספק מספיק זמן למסור לך את זה בזמן, במקום לעשות זאת ברגע האחרון ולבסוף להיות זהיר מאוד על סחורה פגומה או חסרה. צריך לטפל בזה בזהירות.
1.8 תאר שרשרת אספקה וכיצד היא עובדת.
על פי ויקיפדיה והגדרות אחרות ברשת,
בשרשרת אספקה מתקיימות פעילויות שונות, כמו הפיכת מוצר ממשאב טבעי או מחומרי גלם למוצר סופי או מוגמר שיועבר ללקוח או ללקוח. שרשרת האספקה מורכבת מכל הגורמים המעורבים כמו צוות ההפקה, החברה, הספק, הארגון אליו היא נמסרת והלקוחות הרוכשים אותה. זה בעצם היצרנים, הספקים או הסיטונאים, הקמעונאים והצרכנים.
בקיצור שרשרת אספקה מעבירה מוצר מספק מספק לצרכן וכל אדם המעורב בשרשרת תורם לשרשרת האספקה.
2.1 תאר את נהלי ההזמנה והאספקה של מוצרים ושירותים לארגון.
הזמנה ואספקה של מוצרים ושירותים לארגון היא משימה חשובה מאוד, שכן היא כוללת שמירה על הלקוחות. מוצרים עשויים לכלול דברים בסיסיים כמו ציוד משרדי כמו חומר הדפסה, נייח, ציוד IT וכו ', שיכולים לעלות הרבה כסף. השירותים עשויים לכלול כל שירות שנלקח מארגון או ספק אחר. למשל הארגון שלנו לוקח שירותים מ- NHS ובתי אבות.
בעת הזמנת שירותים ומוצרים, האחראי צריך להזמין כמות מספקת, כדי שלא יגמר להם המלאי וישפיעו על תפקוד הארגון. לדוגמא, אם נגמר לנו מעטפות, חומר הדפסה וכו ', זה יכול להשפיע על הארגון בדרכים שונות.
יש להקפיד על הנהלים הבאים בעת הזמנת מוצרים:
- בעת הזמנת ציוד משרדי, ציין את הפרטים הברורים והמדויקים של המוצרים, כולל קוד מוצר במידת האפשר.
- יש לציין את הגודל, הצבע וכל פרט אחר
- דאג לקבל את טופס ההזמנה המאושר על ידי מנהל המשרד
- ניתן לבצע הזמנה באמצעות טופס הזמנה או באמצעות קטלוגים במערכת, ובמשרדנו זה נעשה ב- SRM.
- כאשר מסירת ההזמנה הנייחת נמסרת, יש לבדוק היטב פריט אחר פריט כדי לוודא שכל האספקה המבוקשת בהזמנת הבקשה נמסרה כראוי ובכמות הנכונה שהוזמנה.
- צו הבקשה נחתם על ידי האדם שבודק את האספקה כדי להראות שההזמנה שנמסרה מוסכמת.
- כל פריט שנמצא שאינו תקין או פגום בכל מקרה צריך להיות מוחזר בהקדם האפשרי ולהחליפו על ידי הספק כדי למנוע עיכובים מיותרים.
2.2 תאר את הצרכים וסדרי העדיפויות להזמנת ואספקת מוצרים ושירותים לארגון.
בעת הזמנת מוצרים ושירותים לארגון, בדקו האם הם באמת חיוניים לארגון, וכיצד הוא יעזור להתנהלות חלקה של הארגון, מהם היתרונות והחסרונות, מי זקוק לו ומה יהיה היתרונות האחרים של שימוש באותם מוצרים ושירותים. העדיפו גם מוצרים לפי צרכיהם והזמינו רק את החיוניים ביותר, שכן הזמנת כל המבוקש יכולה לגרום לבעיה בהמשך השנה הכספית בתקציב.
2.3 הסבר את מטרת קיום המדיניות הארגונית לקבלת מתנות ואירוח.
חשוב לארגון לקיים מדיניות כתובה המסדירה את היחסים בין החברה, עובדיה והסביבה החיצונית. לכל ארגון יש מדיניות לגבי קבלת מתנות. בחברתנו , קבלת מתנות או אירוח ללא אישור או גילוי אינה מקובלת . זה מבהיר את הסטנדרטים לארגון ואומר לעובדים מה מצופה מהם ושומר על החברה או הארגון. קבלת מתנות עלולה לעורר חשד להתנהגות פסולה.
על פי מדיניות המתנות והאירוח,
3.1 הסבר את מטרת המעקב וההערכה של נהלים להזמנת ואספקת מוצרים ושירותים ודרכי פעולה.
מעקב והערכת הליכי רכש הם חלק בלתי נפרד מהניהול של הארגון. רמת קשב וריכוז גבוהה מעורבת בתהליך הרכש. יש לפקח ולהעריך כל הזמנה כדי למנוע אובדן עבור הארגון.
מעקב: בתהליך זה המוצרים נבדקים באופן רציף. עוקבים אחר ההזמנות כדי לראות אם הן הושלמו בזמן הנדרש ואם היעד מתמלא, הכולל תקציב וצרכים אחרים. על ידי ניטור, ניתן לנקוט בפעולות הדרושות אם מתרחשות בעיות ולמנוע כל פרקטיקות רעות.
הערכה: זהנעשה כדי לנתח התקדמות לעבר יעדים ויעדים שכבר הוקמו. בכל הארגונים יש להעריך מוצרים ושירותים על בסיס חודשי, רבעוני או שנתי בהתאם ליכולתם או ליכולתם. זה עוזר לעקוב אחר האם היעדים והתוכניות הושגו, ובכך לסלול דרך לתוכניות עתידיות.
אלה ניתן להשיג על ידי
- פתח רשימת ביקורת כדי לבדוק אם נוהלים אחר הליכי הרכש. הכינו את רשימת הבדיקה עם דיון בין חברי הצוות לחברי הארגון, כפי שזה קורה עם כולם ולא רק אתם
- אם יש חששות, ניתן לזהות זאת על ידי ביצוע תרשים או גרף. ניתן לזהות תחומי סיכון ולבקש פתרונות מאנשים מנוסים.
- עליך לעקוב אחר כל רכש ולעקוב אחריו, לאורך כל תהליך הרכש.
- כמו כן, קבע תמיד אם שיטת הרכש בה השתמשה הייתה מתאימה למוצרים או לשירותים הנרכשים.
- תעד את כל הרכישות והעסקאות.
3.2 תאר פעולות שעשויות להיעשות לשיפור היעילות בהזמנת ואספקת מוצרים ושירותים.
ניתן לשפר את היעילות בהזמנה ואספקה של מוצרים ושירותים על ידי ביצוע הפעולות הבאות:
- הזמינו דרך המערכת שמספקת החברה בכדי למנוע בעיות.
- בחר את החברה האפקטיבית והאיכותית ביותר
- שמור תמיד רשימת פריטים שיש להזמין, אם ההזמנה נעשית מעת לעת, למשל, פעם בחודש, כך שלא תחמיץ אף פריט.
- אם אינך מקבל הזמנה בזמן, בדוק עם הספק כדי לראות מה הסיבה.
- הקפד לבחור את הפריטים הנכונים עם קודים וכמות נכונים, ובדוק תמיד אם הזמנות מעל מגבלת סף אושרו על ידי המנהל.
- לאחר אספקת ההזמנה, בדקו חשבונית וקבלת טובין את החשבונית ושלחו אותה לצוות התשלומים המרכזי, כך שהספק מקבל תשלום במועד.
3.3 תאר דרכים להשיג תמורה טובה יותר לכסף עבור מוצרים ושירותים הניתנים.
כל הרכש הציבורי של סחורות ושירותים חייב להיות מבוסס על תמורה לכסף. תמורה לכסף אינה עוסקת בהשגת המחיר ההתחלתי הנמוך ביותר, אלא באיכות ובעלות לשירות איכותי
ניתן להשיג תמורה טובה יותר לכסף מהרכש בדרכים רבות:
- קבלת רמת שירות או איכות מוגברת באותה עלות.
- הימנעות מרכישות מיותרות, מכיוון שזה מבזבז כסף.
- להבטיח כי צרכי המשתמש מתמלאים באופן איכותי.
- אתה תמיד יכול לעבוד יחד עם מחלקות אחרות ולבצע הזמנות בכמויות גדולות, שכן יכולות להיות הנחות טובות יותר מקנייה בתפזורת.
- מערכת היחסים בינך לבין הספק צריכה להיות טובה בכדי שיהיה לך עסק אפקטיבי.
מדוע חשוב לבחור מוצרים ושירותים המייצגים את התמורה הטובה ביותר לכסף?
בבחירת מוצרים ושירותים חשוב לבחור את המייצגים את התמורה הטובה ביותר לכסף בכל עת. זה חשוב כי:
- יש לו איזון נכון בין עלות לאיכות ושירותים אלה הם האמינים ביותר.
- התמורה הטובה ביותר לכסף מותירה את הספק וגם את הלקוח מאושרים מכיוון שהיתרה שוללת חילוקי דעות.
- זה עוזר לבנות יחסי לקוח-ספק
- מוצרים אלה מחזיקים זמן רב יותר וחוסכים כל כך הרבה הוצאות קטנות אחרות. לדוגמא, כאשר אתה מסתכל על העלות של מוצר יקר, זה יהיה הרבה יותר זול בהשוואה לעלות החיים הכוללת של מוצר שנרכש בהתחלה יותר זול ואז היו עליו הוצאות קטנות אחרות לאורך חייו.
- זמני האספקה יהיו מהירים יותר ובכך יחסכו הפסדים בעסק ובפעילותו.
- תנאי התשלום יהיו גמישים והמחירים אינם משתנים לעיתים קרובות.
- בדרך זו אתה חוסך כסף מבלי לוותר על האיכות, אך התמורה הטובה ביותר לכסף אינה אומרת תמיד חיסכון בכסף. לדוגמא, ספק שמספק שירות איכותי עם תגובות מהירות במחיר גבוה יותר עדיין יכול להיות התמורה הטובה ביותר לכסף, מכיוון שקיבלתם שירותים איכותיים תמורת הכסף שהוצאתם.