Nvq רמה 3: הפקת מסמכים בסביבה עסקית

סקור את המדיניות והנהלים הקשורים ליצירת מסמכים עסקיים איכותיים.

צילום על ידי שרון מקוצ'און ב- Unsplash

מבוא ליחידה זו

זו יחידה אופציונלית של קבוצה B ברמה 3 עם 4 נקודות זכות. למועמדים יהיה ידע מעמיק וכישורים מעשיים הקשורים למטרת הפקת מסמכים באיכות גבוהה. הם יצטרכו לדעת אילו משאבים זמינים בארגון / בחברה וכיצד להשתמש בהם, לעקוב אחר כל המדיניות והנהלים כדי להפיק מסמכים, להשתמש במשאבים בצורה יעילה ולהישאר על פי המפרט.

1.1 תן דוגמאות לסוגים שונים של מסמכים העשויים להיות מיוצרים עבור הסביבה העסקית והסבר סגנונות שונים בהם ניתן להשתמש.

ישנם סוגים רבים ושונים של מסמכים אשר עשויים להיות מיוצרים בסביבה עסקית. אלה כוללים: מסמכי פקס, כרטיסי ביקור, תזכיר, סדר יום, דקות, גיליונות אלקטרוניים, תרשימי ניתוח, גיליונות נתונים, מכתבים, הצגת שקופיות ועוד רבים אחרים. לכולם יש מטרות ושימושים שונים;

כרטיסי ביקור

אלה משמשים כדי לתת ללקוח מידע כיצד ליצור קשר עם החברה. זה יכול להיות קלפים קטנים.

מסמך פקס

סוג אחר של מסמך המשמש בעסקים הוא מסמך פקס; אלה שימושיים מאוד בעסקים והם הדרכים המהירות ביותר להעברת מסמכים. אלה הם בפורמט נייר, בצבע או בשחור לבן.

סֵדֶר הַיוֹם

סדר היום אומר לך מה הולך להתרחש. הם עוזרים לאנשים להתארגן כך שהם יודעים בדיוק מה עליהם לעשות ומה עומד לקרות. אלה הם במתכונת נייר כאשר הם נלקחים לפגישות, וניתנים להפצה אלקטרונית.

תזכירים

תזכירים משמשים לתקשורת בלתי פורמלית עם ארגון ויכולים להיות בפורמט נייר או אלקטרוני.

דקות

לאלה יש פרטים על המתרחש בפגישה. אלה ניתנים להדפסה בנייר לישיבות וניתן להפיץ אותם באופן אלקטרוני.

גיליונות אלקטרוניים

אלה יכולים לשמש למטרות שונות, החל מסטטיסטי ועד אנליטי. אלה בפורמטים אלקטרוניים, ניתנים לניהול באותו ספר או כגיליונות שונים בהתאם לצרכים.

תרשימי ניתוח

אלה יכולים להיות גרפים או דיאגרמות המסייעות במעקב אחר סטטיסטיקה של ביצועים. אלה גם בפורמט אלקטרוני וניתן להדפיס אותם בנייר בעת הצורך.

גיליונות נתונים

גיליונות אלה יכולים להיות בתבנית מילה או Excel. אלה יכולים לשמש לאיסוף נתונים מסוימים שיועברו בתוך ארגונים או מחוצה להם, או גם לניטור סטטיסטיקה וביצועים.

אותיות

מדובר במסמכים המשמשים לתקשורת מסוגים שונים בכל המחלקות למטרות שונות. ישנם סוגים שונים של מכתבים, רשמיים, לא רשמיים, עסקיים וכו '.

מצגות

אלה הם מסמכי PowerPoint ומשמשים למטרות הדגמה בפגישות. אלה הם בפורמט אלקטרוני וניתן להדפיס אותם במקרה הצורך.

1.2 תן דוגמאות והסבר פורמטים שונים המשמשים לטקסט.

כשאתה שומר מסמך אתה יכול להגדיר את שם הקובץ והיכן ברצונך לאחסן את הקובץ במחשב שלך.

אתה יכול לשנות גם את פורמט הקובץ. בעת שינוי הפורמט, העיצוב, הפריסה או הגופנים הם אלה שמשתנים. זהו פורמט שונה לחלוטין ואילו התוכן נשאר זהה.

לכל מעבד תמלילים יש פורמט אחסון משלו. קבצי טקסט רבים משתמשים בטקסט רגיל (.txt), בפורמט טקסט עשיר (.rtf) וכן ב- Microsoft Word (.doc) ועכשיו.docx. אך ישנם מתקנים לייבוא ​​ויצוא בפורמט וורד .

קבצי RTF ניתנים לקריאה על ידי כל חבילת עיבוד תמלילים וגודלם קטן יותר.

PDF הוא פורמט קבצים נייד נוסף שאינו ניתן לעריכה. עם זאת ישנם כמה שניתנים לעריכה המאפשרים שדות מסוימים הכוללים תיבות טקסט המאפשרות הזנת נתונים. ניתן להמיר קבצי PDF למילה ולעצב אותם ואז להמיר אותם חזרה ל- PDF במידת הצורך. אך מסמכי PDF משמשים תמיד למסמכים מוגמרים שאינם דורשים עריכה נוספת. אם אתה שולח מסמכים לאחרים שאינם דורשים או לא צריכים להיות ערוכים, עדיף לשלוח אותם כ- PDF.

1.3 מה המטרה והיתרונות בהפקת מסמכים איכותיים ומושכים?

המסמכים שאתה מייצר עבור הארגון שלך הם תמונה או ייצוג של הארגון שלך. כך שזה יוצר באופן אוטומטי רושם על הקורא לגבי הסטנדרטים של הארגון וכיצד הוא מעריך את לקוחותיו. מסמך באיכות טובה נראה גם טוב בעיני הקורא, וקל למעקב ולקריאה.

מסמכים באיכות טובה מושכים לקוחות וספקים ובכך מגדילים את הרווח עבור הארגון. זה עוזר בשיפור תחומים שונים ומגביר את היצירתיות במה שאתה עושה, מה שבתורו ימשוך לקוחות. מסמך המיוצר בצורה מסודרת יכלול הסבר צעד אחר צעד או תוכנית או סטטיסטיקה של מה שמתבקש ויעזור בזיהוי, ניהול וניטור הסיכונים. זה בתורו יעזור לארגון לטפל ולהיות אחראי על לקוחותיהם.

כמו כן, איכות המסמכים שלך משקפת אותך.

2.1 הסבר את המשאבים השונים הנדרשים להפקת מסמכים איכותיים ומושכים.

משאבים שאולי תזדקק להפקת מסמך איכותי ומושך הם

להפקה

1. משתמש במכונת צילום ומכונת צילום באיכות גבוהה כך שתקבלו הדפס מסודר וברור

2. מדפסת באיכות גבוהה להדפסות איכותיות

3. סורק, כך שתוכל לסרוק מסמכים בצורתם המקורית.

4. מחשב לעיבוד והפעלה של כל המכונות הנ"ל

5. תוכנה באיכות גבוהה כלומר מיקרוסופט וורד לעיבוד תמלילים

6. קלדנית מסוגלת או מוסמכת לייצר את המסמך כך שהמסמך יוכן בתבנית ובפריסה הנדרשים

7. כנראה כיסוי או כריכה למראה המסודר והגמור ההוא

לאיכות

1. תמונות כדי לגרום למסמכים להראות אטרקטיביים וידידותיים יותר

2. גופן קריא לכולם לקריאה ללא כל קושי

3. גודל גופן הגון כך שניתן יהיה לקרוא אותו על ידי כולם

4. פריסה פשוטה למראה מסודר ונעים.

2.2 באילו דרכים תוכלו להשתמש במשאבים שונים להפקת מסמכים איכותיים ומושכים?

באמצעות ניירות איכותיים, מדפסות סילון לייזר איכותיות ותוכנות עריכה טובות ניתן לייצר מסמך איכותי ומושך.

2.3 תאר סוגים שונים של טכנולוגיות הזמינות להזנת, עיצוב ועריכת טקסט ותכונותיהם העיקריות.

הטכנולוגיות השונות הזמינות להזנת, עיצוב ועריכת טקסט הן:

• מחשב עם צג, מקלדת ועכבר או מחשב נייד
• מדפסת, סורק
• תוכנת עיבוד תמלילים

דרך רגילה או סטנדרטית של הזנת טקסט למחשב (או בימי קדם הייתה מכונת כתיבה) היא באמצעות מקלדת. זה יכול להיות מקלדת אלחוטית או קווית או לוח מגע בהתאם למכשיר שבו אתה משתמש. במקלדת המשתמש לוחץ על המקש הספציפי עבור כל תו שזקוק לקלט וזה מועבר לתוכנת עיבוד התמלילים הזמינה, מותקנת או נמצאת בשימוש במכשיר. בדרך כלל יישום התמלילים של מיקרוסופט משמש בדרך כלל לעיבוד תמלילים ברוב הארגונים.

צורה נוספת של הזנת טקסט היא באמצעות סורק. הסורק יכול לסרוק כ- JPEG או PDF, בהתאם לצרכים. כמו כן ניתן להמיר מסמכים סרוקים למילה ולבצע שינויים, בחלק מהמקרים. יש תוכנה זמינה כדי להשיג זאת.

טכנולוגיה זמינה להזנת טקסט

מקלדת (ועכבר) מיועדת להזנה ידנית של טקסט. יכול להיות איטי ו / או נוטה לשגיאות בהתאם למיומנות של מפעיל המקלדת. אלה זמינים באופן אוניברסלי ומסופקים בדרך כלל עם מחשב אישי.

המסמכים נסרקים באמצעות סורק ואז ניתן להמיר אותם לטקסט באמצעות תוכנת זיהוי תווים אופטית. דיוק ההמרה תלוי באיכות המערכת. המסמך המקורי צריך להיות ברור מאוד ובגופן מתאים. לא כל המערכות יכולות להתמודד עם גרפיקה במקור.

טכנולוגיה זמינה לעיצוב ועריכת טקסט

עורך הטקסטים הפשוט ביותר שקיים הוא פנקס הרשימות. ניתן להשתמש בו רק לעריכה בסיסית. אתה לא יכול ללכת על יותר מדי גופנים או פורמטים אופנתיים או להוסיף תווים. זה משמש בעצם לעריכה ולתיקון והוא לא תופס מקום רב מדי בזיכרון מכיוון שגודלו קטן מדי בהשוואה למעבדי תמלילים אחרים.

כאשר אתה צריך ללכת על סגנונות ופריסות אופנתיים, מעבד התמלילים הטוב ביותר לשימוש יהיה Microsoft Word. יש לו מגוון תכונות שבניתי המאפשרות רמות גבוהות יותר של עריכה, תיקון ושיפור טקסט. יש לו אינספור אפשרויות של גופנים, פריסות, תבניות, פונקציות, צבעים וכו '. בשל יתרונות אלה, גודל הקובץ גדול יחסית בהשוואה לפנקס הרשימות או למקלדת המילים שכן כל פרטי העיצוב הללו נשמרים יחד עם התווים.

תוכנות אחרות (גיליון אלקטרוני, יישומי מסדי נתונים) משמשות למיון טקסט ונתונים אחרים. אלה משמשים גם למטרות סטטיסטיות ואנליטיות.

3.1 מהם היתרונות של הסכמה על המטרה, התוכן, הסגנון והמועדים להפקת מסמכים?

כל הקבצים

• נכתבים לקהל ספציפי;
• יש מסר עקבי
• צריך שיהיה במסמך מידע קל לגישה, ברור, מדויק וקריא;
• להגיע בפועל לקהל המיועד.
• צריך להגיע לקהל המיועד בזמן

כשאתה כותב מסמכים או מכין מסמכים, תמיד צריכה להיות מטרה. כמו כן, חייבת להיות פריסה או סגנון מסוים למסמך בהתאם למטרה, יהיו גם מועדים למסמך. אז יש לקחת בחשבון את כל ההיבטים הללו ולהסכים עם המנהל שלך או עם הארגון או הצוות, המדיניות והנוהל יהיו. זה יחליט אם המסמך יהיה העתק מדויק של הנדרש לארגון ויעזור לכם ליצור מסמך ללא שגיאות וכזה העולה בקנה אחד עם דרישות הקהל אליו תגיעו. אז על ידי תכנון כל אלה טוב לפני כן, אתה מסיים להכין את המסמך בזמן עם בזבוז זמן מינימלי ושגיאות.

3.2 תאר דרכי ארגון תוכן הדרוש למסמכים.

לפני שתתחיל לעבוד על מסמך אתה צריך לברר

• כיצד להציג את המסמך
• המידע שיש לכלול.
• למי מיועד המסמך
• כמה זמן המסמך יכול להיות
• מטרת המסמך
• אילו פורמטים יהיו נחוצים
• עבוד טיוטה גסה
• בחר את השפה הנכונה (רשמית / לא רשמית)

יש לאחסן את כל המידע הדרוש להכנת המסמך בבטחה עם שמות קבצים ברורים, רשימה או מאגר משאבים. אופן הצגת והארגון של המסמך המוגמר יהיה תלוי במה יש להשתמש במסמך, בפורמט ובתוכן. אז זה חייב להיות מוסכם עם היוצר ולעדכן באופן קבוע כדי לוודא שהמוצר המוגמר מתאים למטרה. כותרות משנה שימושיות כך שקל למצוא נקודת מידע מסוימת.

3.3 תאר את דרכי השילוב והנחת הטקסט ולא הטקסט.

ניתן לשלב טקסט ולא טקסט בקלות עם Microsoft Office Word. Microsoft Office Word מאפשרת לך להוסיף תמונות, גרפים, קליפ ארט ולעטוף טקסט ומסייע לך לעקוף את התכונות השונות כדי לקבל את הפורמט העקבי. ישנם מגוון תכונות שונות בהן ניתן להשתמש גם. כמו כן ישנם יישומי משרד שונים אחרים המסייעים בשילוב והנחת טקסט ולא טקסט, למשל Excel ו- PowerPoint, עזרה בשילוב טקסט ולא טקסט בגיליונות אלקטרוניים ובשקופיות. באיזו יישום נעשה שימוש, יש לבצע את העיצוב והתהליכים האחרים, תוך התחשבות איך אתה צריך שנראה מסמך הפלט.

3.4 כיצד היית בודק דיוק במסמכים שהושלמו, כגון איות ודקדוק, פיסוק, נכונות? למה שתעשה את זה?

ברוב מעבדי התמלילים יש בודקי איות. אז כשאתה מקליד כל דבר למחשב זה כל הזמן יבדוק אותו. בודקי האיות אינם מדויקים לחלוטין, וגם אם תקליד מילה אחרת במקום הנדרשת, בודק האיות לא יזהה אותה. תזדקק למילון. בבדיקת האיות לא יהיו כל המילים, כך שתמיד תצטרך להוסיף מילים חדשות כאשר תזדקק להן במילון. כמו כן ניתן להוסיף מילים ושמות שבהם אתה משתמש שוב ושוב אך לא במילון כדי למנוע בדיקת איות תמיד.

לאחר השלמת בדיקת האיות, כדאי לבצע בדיקת דקדוק גם אם בודקי הדקדוק אינם כל כך טובים ולא יבחרו את כל השגיאות הדקדוקיות. לכן עדיף לקרוא את המסמך בעצמך פעם או פעמיים גם לאחר סיום כל הבדיקות הללו ואם אתה יכול, כדאי לקרוא אותו על ידי אדם מנוסה אחר, מכיוון שתמיד לא אנו רואים את כל השגיאות במסמך הכתוב שלנו..

דיוק ונכונות נבדקים מכיוון שמסמכים הם תמונה של הארגון ועליהם להיות ברמה גבוהה. זה גם עוזר לקורא להבין בקלות מה אתה מנסה להסביר או להציג.

ישנם גם פתרונות אחסון דיגיטליים וגם פיזיים למסמכים.

3.5 הסביר מדוע תאחסן מסמכים בצורה בטוחה ומאובטחת. תן דוגמאות כיצד היית עושה זאת.

יש לאחסן מסמכים חשובים, בין אם מינוריים או גדולים, באופן מאובטח ובטוח בהתאם למדיניות ולנהלים של הארגונים. זה יכול להיות אחסון דיגיטלי או אחסון פיזי בהתאם לצרכים ובהתחשב באופיו החסוי. אחסון דיגיטלי יכול להיות השרת, הכונן או כונני הבזק של הארגון שכולם מאובטחים. אחסון פיזי יכול להיות ארונות תיוק. כך או כך הם מאוחסנים להתייחסויות עתידיות ולכן הם חשובים. יש לציית גם לחוק הגנת הנתונים.

יש לאחסן קבצים ורשומות כדי לציית לתקנות בכדי להבטיח את בטיחות התיעוד / נתונים האמורים וחיוני לעסק יתנהל בצורה חלקה. יש לאחסן מידע באופן מאובטח כך שלא ניתן יהיה לחשוף אותו לצדדים שלישיים ללא ההרשאות היחסיות. זה חשוב מכיוון שכל נתונים שאינם מאובטחים יכולים להתפשט בכל רחבי האינטרנט. כמו כן, הקפד לשמור את העבודה שלך ולאבטח אותה כראוי.

כמו כן, עליך תמיד לשמור את השינויים במסמך, בציור או בגיליון האלקטרוני עליו אתה עובד לעתים קרובות ככל האפשר - במקרה של הפסקת חשמל או קריסת מחשב.

רוב העסקים מסתמכים על נתונים אלקטרוניים בימינו ולכן עדיף שיהיה פיתרון גיבוי טוב. הארגון שלנו מגבה נתונים כל לילה לשרת שלו ואפשר לתקשורת חיצונית בכל מקום שנדרש כדי למנוע אובדן נתונים תחת קריסות בלתי נמנעות.

3.6 מה מטרת החיסיון והגנת הנתונים בעת הכנת מסמכים?

שחרור המידע האישי יכול להוביל לתוצאות חמורות. אין כנראה היבט חשוב יותר של עסק כלשהו מאשר הגנה על נתונים וסודיות. זה עוזר להציל את החברה, את ערכיה ואמון הלקוחות.

3.7 מה המטרה והיתרונות של עמידה בזמנים?

חשוב לעמוד בלוחות זמנים כי זה חוסך זמן, כסף ומשאבים ואנחנו תמיד רוצים להקדים את המתחרים שלנו.

המטרה והיתרונות של עמידה בזמנים הם שאתה חוסך בדברים הכספיים כמו קיצוץ בעלויות, וחוסך לך זמן יקר. אם המועדים אינם עומדים, אתה מוציא יותר כסף על העבודה בהמתנה לסיום וזה משפיע על המחזור הכולל ובכך משפיע באופן דרסטי על התקציב שלך.

אי עמידה במועד האחרון משפיעה גם בעקיפין על מחלקות אחרות הקשורות זו לזו. דוגמאות יכולות להיות מחלקת הכספים, מחלקת השכר ומחלקת החשבונות, ובוודאי כל שאר המחלקות המחוברות. לאחר מכן זה משפיע על ההכנסה או הרווח הכולל עבור הארגון, אשר בתורו ישפיע על משכורות העובדים, עליית השכר והבונוסים.