תוכן עניינים:
- כיצד אנו מבקשים מוצרים ושירותים
- מעקב והערכת הזמנות
- כיצד אנו דואגים להשיג את התמורה הטובה ביותר בשירותים ובמוצרים
- סקירה וקשר עם ספקים ונותני שירות
כדי לנהל חברות וארגון ביעילות, כל המוצרים והשירותים צריכים להיות במקום בזמן הנכון. לכל חברה יש ספק משלה. הם אוספים מידע על ספקים ומוצרים באמצעות מקורות שונים. הארגון שלנו השתמש ב __________ (הוסר למטרות סודיות) לצורך הזמנת ניירות ערך בעבר, ועבר לאחרונה ל- _______________ (הוסר למטרות סודיות) , מכיוון שהם מצאו שהוא יעיל יותר. משווים בין עלויות מוצרים וקבלת הצעת מחיר כוללת מהספקים. החברה המספקת את העסקה הטובה ביותר יחד עם האיכות נבחרת לשירותים.
אנו מצלצלים עם ספקים, ובמידת האפשר דואגים לביקור אצל הספק כדי לבדוק את איכות השירות שהם מספקים. חברתנו לוקחת שירותים מ- _____________ (הוסרה למטרות סודיות) . אז בדרך כלל מתארגן ביקור כדי לבדוק אם הם תואמים את כל המדיניות והנהלים, וגם אם זה יהיה מקום בטוח יותר וטוב יותר עבור הלקוח. אנו בודקים גם הצעות מחיר כדי למצוא את האיכות והשירות הטובים ביותר.
כיצד אנו מבקשים מוצרים ושירותים
לאחר בחירת הספק, אנו ממשיכים לקחת מהם שירותים. מדי חודש מבצעים הזמנות לפי דרישות נייח ויומיומי לשירותים אחרים. בבקשת שירות או מוצר אנו מקפידים לציין את הצרכים והמפרט בצורה ברורה מאוד. אנו רושמים את שם המוצר, קוד אם קיים, הכמות והעלויות. זה אפשרי רק אם אני מודע למוצרים ולשירותים.
בבחירת מוצרים ושירותים מנהל המשרד שלי מתקשר עם הספקים ומקבל הצעות מחיר מספקים שונים. הספקים מספקים גם מוצרים לדוגמא כדי לבדוק את האיכות. לאחר בירור יסודי של העלויות והאיכות, מנהל המשרד שלי מחליט עם איזו חברה ללכת ומקבל מהם שירותים.
איכות חשובה מאוד בבחירת שירותים ומוצרים. זה צריך לענות על הציפיות של הלקוחות. חשוב לא פחות גם כיצד שירותים אלה יועילו לעובדים.
דבר חשוב נוסף שיש לזכור הוא לקנות רק את המוצרים שאנו נדרשים, תוך התחשבות בדרישות הלקוחות והעובדים. אם לא הכסף המושקע על פריטים לא רצויים יהפוך לבזבוז. תכנון ברור מסייע בחיסכון התקציב.
בעת מציאת ספקים ומוצרים, מנהל העסק מתקשר עם הספקים השונים כדי לקבל את הצעת המחיר הטובה ביותר. זה עוזר לארגון לחסוך כסף ולהישאר בראש התקציב.
כאשר הם מתקשרים עם ספקים, כולם מקפידים לשמור על מקצועיות, ולשלם בזמן ולרדוף אחר הזמנות ומשלוחים. אנו דואגים שנבצע את ההזמנה מבעוד מועד, וניתן לספק מספיק זמן לספק את המוצרים או השירותים בזמן.
הזמנה, קבלה וכל מה שקשור לספק ולקבל סחורות ושירותים שייך למה שמכונה שרשרת אספקה. שרשרת האספקה מתחילה מחומרי הגלם המשמשים לייצור המוצר ועד למוצר שנמסר לצרכן, כולל כולם, כמו הסיטונאי, הקמעונאי וכו 'בין לבין. אז כל מי שנכלל בשרשרת זו אחראי על הביצועים והאיכות.
בעת הזמנת מוצרים, אני מקפיד ביותר לוודא כי אני מספק פרטים ברורים של המוצרים שאני זקוק להם הכוללים, קוד, גודל, צבע ופרטים נדרשים אחרים. אני בודק לראות שכל הפריטים בהזמנה הם הכרחיים, ומי צריך אותם. אני מעדיף את הסדר לפי הצרכים ומזמין רק את החיוניים. ואז אני מקבל אותם מורשים על ידי המנהל שלי. אני מבצע הזמנות באמצעות מערכת הנקראת ____________ (הוסרה למטרות סודיות) . הזמנות מבוצעות דרך קטלוג הספק שכבר זמין במערכת. לאחר שקבלנו את ההזמנות, הם נבדקים ביסודיות מול החשבונית כדי לראות שקיבלנו את כל הפריטים לפי החשבונית, ואז הקבלה נחתמת. אז אני מקבל את הסחורה על ____________ (הוסר למטרות סודיות) כך שהוא מתריע בפני צוות התשלומים שקיבלנו את ההזמנה. המערכת מייצרת מספר הזמנת רכש. לאחר מכן אני רושם את מספר הזמנת הרכש בחשבונית ומעלה אותם לצוות התשלומים, המשחרר את התשלומים לספק.
מעקב והערכת הזמנות
הזמנות בעת ביצוע המעקב מנוטרות כדי לעקוב אחר המתרחש. ההזמנות מנוטרות לצורך אספקה מהירה ואיכות כדי למנוע בעיות. הזמנות עבור ציוד ICT מתבצעות דרך דלפק שירות ה- ICT שלנו, ומעקב אחר כל מוצר החל מההזמנה ועד המסירה.
הזמנות ושירותים נבדקים גם הם מדי חודש כדי לבדוק אם הם עומדים באיכות ובביצועים הנדרשים. זה גם יעזור בשיפור ההופעות ובמציאת דרכים לשיפור ההופעות, מכיוון שזה לא ישפיע על אדם אחד, אלא על הצוות והארגון.
לאחר סיום הניטור וההערכה, ניתן להשתמש בו לשיפור יעילות הנהלים המעורבים. ניתן לשפר אותה על ידי בחירת החברה המתאימה ועל ידי שימוש במערכת המתאימה להזמנה. תמיד יש לי רשימה של פריטים שאני צריך להזמין. אני גם שולח דוא"ל לצוות ומבקש את דרישותיו, ואז אוסף אותם והזמנתי אותם. אם אני לא מקבל את ההזמנה בזמן, אני יוצר קשר עם מנהל המשרד שלי שבתורו רודף אחריה עם הספק. עם קבלת ההזמנה אני מקבל אותה במערכת, כך שהספק משולם בזמן.
כיצד אנו דואגים להשיג את התמורה הטובה ביותר בשירותים ובמוצרים
אנו עובדים כצוות משותף להשגת תמורה טובה יותר לכסף עבור השירותים שאנו מספקים ומקבלים. תמורה טובה יותר לכסף היא על כך שיש מוצר איכותי נכון במחיר זול יותר. על מנת להשיג זאת, נצטרך לנהל משא ומתן עם ספקים או נותני שירותים, אנו נמנעים מרכישות מיותרות. אנו מבצעים הזמנות בתפזורת במידת הצורך מכיוון שזה חוסך זמן וכסף. כדי לשמור על כל זה, אנו שומרים על קשר טוב עם הספק.
אני זוכר שהתקשרתי עם ____________ (הוסר לצורכי סודיות) 3 שבועות לפני שניסיתי ______________ (הוסר לצורך סודיות) עבור לקוח. _______________ (הוסר לצורכי סודיות) הודיע לי שהם לא יוכלו לספק את השירות מכיוון שלא היו בטוחים אם מישהו נדרש לשירות זה. מייד הודעתי להם על אובדן הארגון שלנו, אם לקוח זה לא ___________ (הוסר לצורך סודיות) . הארגון שלנו ישלם כסף עבור השירות, אף אחד לא קיבל את זה, שכן הם __________ (הוסרו למטרות סודיות) . הגברת בטלפון שוחחה עם המנהל שלה ואז הסכימה ללכת לפי מה שביקשתי. זו אחת הדרכים בה חסך כסף לארגון.
עובדים העובדים בארגון שלנו אינם רשאים לקבל מתנות או אירוח ללא אישור או גילוי. המדיניות קובעת כי " ___________________ (הוסר למטרות סודיות) ". אם עובד כלשהו לא ימלא אחר המדיניות והנהלים של הארגון, הם יועברו לפעולות פורמליות וזה עלול אפילו להוביל לפיטורים מכיוון שזו תהיה התנהגות פסולה חמורה.
אנו מקבלים תמיד תקשורת מספקי שירות בנוגע לשירותים חדשים שהם מספקים. הם שולחים לנו עלונים מעודכנים אשר אנו מעניקים ללקוחות הזקוקים להם. כל תקשורת שאקבל נשקפת עם הצוות וכל מחלקות אחרות שלדעתי ידרשו אותן.
בעת ביצוע הזמנות יש לי מגבלה של ______________ (הוסרה למטרות סודיות) לאישור. גם כשחשבונית מגיעה לסכום גדול יותר או לשירות, או כאשר יש לבצע הזמנה בסכום גבוה יותר, אני מסתכל דרכה ובודק אם זה משהו שאנחנו באמת צריכים ורק אז ממשיך להזמין.
בעת הזמנת מוצרים, אני מוודא שאנחנו מקבלים את מה שאנחנו רוצים. לדוגמא, בעת הזמנת מכשיר פקס ניהלתי משא ומתן עם המנהל וצוות התקשוב שלי למכונה יקרה, מכיוון שמכונה זולה יותר צרכה יותר מדי דיו או סרטים, ועלתה יותר כסף ואילו מכונה יקרה צרכה פחות דיו. אני מעלה את הטיעון לבזבז פעם אחת ואז לחסוך כסף לאחר מכן, במקום לקנות מכונה זולה עליה נצטרך להוציא כסף בכל פעם.
בעת הזמנת מוצרים ושירותים, אני מקפיד על קיום המדיניות והנהלים של הארגון ועומד בהם. אני מוודא שהחשבוניות שאני מקבל הן חשבוניות מקוריות ומקוריות ולא חשבוניות מעתיקות. אני מזמין מוצרים רק עם החברות שאיתן אנו חוזים, ומותר להזמין.
כאשר אני מתקשר עם ____________ (הוסר לצורכי סודיות) למתן שירות ללקוחות, כאשר אין ___________ (הוסר לצורך סודיות) זמין, אני ממליץ לצוות לבקש ___________ (הוסר לצורך סודיות) . בדרך זו אנו משתמשים בכסף ששילמנו עבורו, ולא משאירים את שירותינו ללא שימוש, ובכך לא מבזבזים או מפסידים כסף.
סקירה וקשר עם ספקים ונותני שירות
בבחירת ספקים למכשירי כתיבה או שירותי טיפול, המנהלים והקשישים נפגשים יחד ובמידת הצורך הם דואגים לביקורים אצל נותני השירותים כדי לראות אם הם מספיק טובים עבור הלקוחות, ואז מסכימים על חוזה שירותים. בעת ביצוע הזמנה למכשירי כתיבה, אני מסכים למוצרים שייפלו במגבלת ההרשאה שלי, ואני תמיד מוודא שאני מזמין את המוצרים הנדרשים ולא את אלו שאינם רצויים. כאשר זה חורג מהמגבלה שלי, אני לוקח עצות מהמנהל שלי ומסביר לה מדוע זה חשוב לפני שאמשיך עם ההזמנה.
כאשר אני מתקשר עם נותני שירותים, אני שומר על מקצועיות. אני מנהל משא ומתן על שירותים שאנו זקוקים להם כדי שנוכל לעשות את המיטב עבור לקוחותינו. כפי שהוסבר לעיל, שוחחתי עם בתים כדי למנוע אובדן כסף עבור הארגון שלנו, אשר נמצא בסמכותי.
כאשר ניתנים שירותים ללקוחות, אני שולח חוזים שהם חוזה בין נותן השירות, הלקוח והארגון שלנו. אנו כארגון דואגים לכולנו לקיים את מה שנחתם בחוזה. השירותים הניתנים מנוטרים תמיד ובוחנים ביקורות על מנת לוודא שהם עומדים בחוזים ובחוקים של הארגונים. כל בעיה שמתרחשת מועברת לניהול גבוה יותר ודיונים מתקבלים וההחלטות מתקבלות על ידי קיום פגישות דחופות.
ביקורות נערכות מעת לעת כדי לדון בנושא נותני שירותים. כל בעיה שמתרחשת נלקחת ברצינות והשירותים המתקבלים מושעים באופן זמני או לצמיתות בהתחשב ברווחת הלקוחות.