לתכנן ולארגן פגישות: תעודת דרג 3 nvq בתחום העסקים והמינהל

סקור היבטים חשובים בתכנון וארגון פגישות ביחידה זו.

תמונה של כריסטינה @ wocintechchat.com ב- Unsplash

מבוא ליחידה זו

יחידה זו היא יחידה אופציונלית בקבוצה B ברמה 3 עם סך של 5 נקודות זכות. יחידה זו מסייעת למועמד להבין את הסדרים והפעולות הנדרשים לתכנון וארגון פגישות, כיצד להתכונן לפגישה, כיצד לתמוך בניהול הפגישה וכיצד ניתן לעקוב אחר פגישה.

דוגמה להצהרה אישית נכללה גם ביחידה זו!

1.1 הסבר את תפקיד האדם המתכנן וארגן פגישה

כדי שפגישה תתנהל בצורה יעילה, נדרש תכנון והכנה טובים. שני צעדים אלה לוקחים זמן רב.

שקול את הדברים הבאים בעת תכנון הפגישה:

• בררו את הפרטים הבסיסיים של הפגישה: סוג הפגישה, הסכום המתוקצב שניתן לבזבז, מספר המשתתפים, המקום בו יתקיים ופרטים נוספים.
• גלה את מטרת הפגישה
• גלה מהצוות את התפקיד של כל אדם שמשתתף.
• ארגן רשימת ביקורת והכנס את כל התאריכים ללוח השנה, כדי לוודא שפגישות או אירועים שונים אינם מתנגשים זה עם זה.
• אם יהיה צורך לקבוע פגישות מעת לעת כדי לעקוב אחר הפעולות שבוצעו, ניתן להכניס פגישה החוזרת מדי חודש או כל שבועיים בלוח השנה האלקטרוני.

שקול את הדברים הבאים בארגון הפגישה:

• להבין היטב את מטרת הפגישה
• גלה את מגבלות הזמן של האנשים שישתתפו בפגישה, כדי לקבוע את הזמן הטוב ביותר לקיים את הפגישה כך שהיא לא תתנגש עם פגישות אחרות.
• בחר מקום נגיש בקלות לכל המשתתפים.
• תכנן את משך הפגישה תוך התחשבות במבקרים ובמספר הנושאים שיש לדון בהם.
• תכנן אילו כיבוד יסופק, ומי יהיה אחראי.
• אספו פריטי סדר יום והכינו אותם במתכונת ובסדר הנכון.
• אם יש לחלק אחריות בין אנשים שונים, ערכו רשימה מי יעשה מה!
• וודא שהאדם שמקל על הפגישה יודע מה צריך להשיג בפגישה וכמה זמן אמורה הפגישה להימשך.

1.2 תאר את סוגי הפגישות השונים ותכונותיהם העיקריות

ישנם סוגים שונים של פגישות. הפגישות שונות ביחס ל:

• מספר האנשים שמשתתפים בפגישה
• מטרת הפגישה
• גודל הארגון
• האדם שיושב ראש הישיבה
• אורך הפגישה

סוגי הפגישות הבסיסיים הם כדלקמן.

• פגישה קבועה: זו פגישה המתקיימת על בסיס קבוע מדי שבוע או שבועיים עם המנהל ביחס לכל פרויקט בעיצומו. פגישות אלה נמשכות עד לסיום הפרויקט, ויש להן מתכונת כללית לסדר היום ולפרוטוקולים.
• מפגש אקטואלי: פגישה המסודרת לדיון בנושא מסוים הקשור לעבודה או לפרויקט.
• מצגת: פגישה שנערכה באופן כללי כדי להודיע ​​לצוות על שינויים שנעשו בתהליכים ובנהלים. בפגישה זו יש מנחה או שניים, ובסופו של המשתתפים יש אפשרות לשאול שאלות.
• כנס: מפגש המאורגן עם תכנון ומבנה ניכרים ומנחה איש יו"ר. מספר המשתתפים תלוי במטרת הכנס.
• פגישת חירום: פגישה שנערכה לפתע ללא התראה מוקדמת רבה לטיפול בכל משבר פנימי או חיצוני לארגון. כל חברי הצוות נדרשים להשתתף בפגישה.
• סמינר: פגישה מתקיימת בעיקר למטרות חינוכיות, ובראשם מומחים בתחום מסוים.

1.3 הסבר כיצד לתכנן פגישות המגשימות מטרות ומטרות מוסכמות

יש לתכנן פגישות תוך תשומת לב ופירוט רב, מכיוון שהן ממלאות תפקיד חשוב מאוד בהשגת יעדי הארגון. בראש ובראשונה הכינו רשימת ביקורת לפגישה.

רשימת פגישות:

• בדקו האם הוגדרו יעדים קונקרטיים ומציאותיים.
• בדוק אם מקום הפגישה נגיש לכולם.
• בדוק אם התאריכים והשעות נוחים לכל המשתתפים.
• בדוק כדי לוודא כי היו"ר מודע לסדר היום.
• הכן סדר יום שיכול להשיג את כל היעדים.
• בדוק אם סדר היום מודפס ומוכן, המשאבים מוכנים לפגישה וכל ההזמנות נשלחו.
• בדוק אם היו"ר, הלוקח והפרזנטורים מוכנים והכיבוד מוכן.

תכנון: תכנן את הפגישה יחד עם היו"ר וכל המשתתפים, כולל סוג הפגישה, מטרתה, התקציב הזמין, מספר המשתתפים, המקום ופרטים בסיסיים אחרים.

דרישות המקום: בבחירת מקום לפגישה, בדקו את מטרת הפגישה ומספר הנוכחים, והאם המקום בהישג יד טוב. בדוק עם המקום אם יש להם את כל המתקנים הדרושים לפגישה. כמו כן, הודיעו לכיסא ולמשתתפים במידת הצורך וקבלו רעיונות במידת הצורך לגבי ציפיותיהם למקום על מנת למנוע טרדות או כשלים בפגישה.

משתתפי יעד והזמנות: רשום בבירור את המשתתפים לפגישה ושלח הזמנות לפגישה. שאל על מה הם ידברו וכמה זמן הם יזדקקו. כך תוכלו לחשב את משך הפגישה.

1.4 הסבר את מטרת ההסכמה על תקציר לפגישה

תמצית קצרה היא תמצית קצרה של מה העניין בפגישה: המטרה, מי ישתתף ולמה הם ישתתפו.

תקציר מאפשר לנו להתמקד ביעדי הפגישה ובתוצאותיה, וזה מסייע לבניית צוות יעיל.

תקציר טוב צריך להיות קצר, ברור וממוקד, ולהוסיף את כל המחשבות שצריך להעביר. זה ייתן הבנה ברורה של מה שאתה מנסה לעשות בלי שום בלבול.

התסקיר צריך להיות ברור מאוד לגבי יעדי הפגישה ביחס לעסק.

גודל המקום הוא שיקול חשוב לפגישה.

1.5 הסבר כיצד לזהות מקומות מתאימים לסוגי הפגישות השונים

כשבוחרים מקום לפגישה או לכנס יש כמה דברים שיש לזכור.

• התאמה : בדקו אם המקום גדול מספיק כדי להכיל את כל משתתפי הפגישה.
• מיקום : וודא שהמקום נמצא במיקום נגיש לכל משתתפי הפגישה.
• זמינות : בדוק אם המקום פנוי בתאריך המבוקש כדי למנוע אכזבה ברגע האחרון. זה יכול ליצור בעיות נוספות בלי לדעת שהמקום אינו זמין לאחר כל הסידורים וכל המשתתפים הגיעו.
• גודל : בדוק אם המקום יכול להכיל את כל המשתתפים ואת המשאבים להם הם זקוקים, ואם יש עזרה לשימוש במשאבים הדרושים.
• מתקנים : בדוק במקום אם אתה יכול לקיים את הפגישה שם ללא כל בעיה להשתמש במשאבים.
• עלות : בדקו גם האם המקום מתאים לתקציב והאם הוא משתלם.

1.6 תאר את סוגי המשאבים הדרושים לסוגי פגישות שונים

להלן חלק מהמשאבים הבסיסיים הנדרשים לפגישה.

• חומר כתיבה: לרשום הערות בפגישה.
• מקרן תקורה: להדגמה או הצגת מסמכים או שקופיות.
• לוח יבש: זה עוזר לאדם שמדגים לרשום דברים או רעיונות בצורה ברורה למשתתפים, כך שלא יהיו ספקות.
• מחשב נייד / מחשב נייד: אלה משמשים יחד עם מקרן תקורה להצגת מצגות או מסמכים.
• הדפסת מידע למשתתפים אחרים: אלה כוללים סדר יום וניירת אחרת שהמשתתפים עשויים לדרוש כדי לעקוב אחר הפגישה ללא שום בעיה.

1.7 מתאר את הנקודות העיקריות שצריכות להיות מכוסות על ידי סדר יום ומסמכי פגישה

סדר היום נערך לפני הפגישה ונשלח לכל הנוכחים. זוהי רשימה של נושאים שיועלו לדיון.

סדר יום צריך לכלול:

• תיאור קצר של יעדי הפגישה
• רשימה של הנושאים שיוסקרו
• רשימה המציינת מי יעסוק בכל נושא ובמשך כמה זמן.
• השעה, תאריך ומיקום הפגישה וכל מידע הרקע המשתתפים יצטרכו לדעת כדי לקיים דיון מושכל בנושא הפגישה.

ניירות הפגישה הם תיעוד של

• הנוכחים
• הזמן בו התחילה והסתיימה הפגישה
• כל הנושאים הנדונים; אין להשאיר שום דבר בחוץ.

1.8 הסבר את מטרת הצרכים והדרישות המיוחדות של המשתתפים בפגישה, ומסור להם את המידע הנדרש לפגישה

מארגן פגישות יצטרך לוודא כי צרכיהם של כל המשתתפים מתמלאים. בואו תמיד מוכנים, אם הוקצה לכם משהו ספציפי. אם אתם קובעים שיחת ועידה, וודאו שאתם עושים זאת מראש. יתכן שתתבקש להביא אוכל או שתייה.

• אם אתה רק משתתף בפגישה, עליך להביא לפחות שני עטים ומספיק נייר כדי לרשום הערות.
• אם אתה אחראי על ארגון אוכל ושתייה למשתתפים, בדוק אם למישהו מהמשתתפים יש דרישות תזונתיות מיוחדות.
• אם הכיסא או הרמקול צריכים להשתמש במחשב נייד ובמקרן, וודאו שהם ערוכים ומוכנים.
• אם משתתף מוגבל פיזית ודורש סידורי גישה מיוחדים, וודא שיש מתקנים לאותו אדם במקום.
• בדוק עם המקום לגבי תאריך ושעת הפגישה והאם המקום יהיה זמין במשך כל הזמן.
• אם המשתתפים זקוקים לכתובת ולהוראות, וודאו שהם שולחים את הפרטים בדוא"ל מבעוד מועד.

דווח על כל הנוכחים החיצוניים לגבי מטרת הפגישה ומשימות אישיות.

1.9 תאר את דרישות הבריאות, הבטיחות והאבטחה שיש לקחת בחשבון בעת ​​ארגון פגישות

בריאות, בטיחות וביטחון הם הגורמים החשובים ביותר שיש לקחת בחשבון בעת ​​קיום פגישה.

• בדוק אם המקום הוא מבנה בטוח לסוג הפגישה המתקיימת.
• בדוק כי חוטי החשמל מאובטחים כראוי ואינם נגררים על הרצפה.
• וודא כי הציוד לשימוש, כמו מחשבים ניידים ו- OHP, תקין ועבר את בדיקות התקשוב כדי למנוע בעיות בטיחות.
• ודא שכל המסמכים הסודיים שנלקחו לפגישה אינם נשארים מאחור ומוחזרים בשלום. כמו כן, וודא כי רק אנשים מורשים מורשים גישה למסמכים אלה.

1.10 הסבר את המטרה והיתרונות של תדרוך הכסא לפני פגישה

יש לתדרך את יושב ראש הפגישה על הפגישה כדי שיידעו למה לצפות בפגישה. לחלק מיושבי הראש יש הרבה עבודה בלוח הזמנים שלהם ולכן הם לא יכולים לתת את כל תשומת ליבם לפרויקט או תחום אחד. האחראי על תדרוך הכסא הוא האחראי לשמור על הפגישה חלקה.

1.11 הסבר את מטרת קבלת הפנים וכיבוד מתאים למשתתפים

מטרת קבלת הפנים וכיבוד מתאים למשתתפים היא לגרום להם להרגיש רצויים ונינוחים, ולהביא אותם למצב רוח טוב להיות קשובים ולהשתתף. כיבוד מתאים גם מונע מאנשים להרגיש עייפים.

1.12 תאר את סוגי המידע, הייעוץ והתמיכה שייתכן שיהיה צורך לספק במהלך פגישה

סוג התמיכה הברור ביותר שאולי תתבקש לספק הוא לוקח מספר דקות. יתכן שתתבקש לספק סדר יום ומסמכים תומכים אחרים. סוגים אחרים של מידע ותמיכה עשויים לכלול משאבי IT כגון מקרן, מחשבים ניידים, ואפילו אוכל ושתייה.

1.13 תאר את סוגי הבעיות העשויות להתרחש במהלך פגישה וכיצד לפתור אותן

ישנן בעיות שונות שיכולות להתעורר במהלך פגישה. הן עשויות לנבוע מהאנשים המשתתפים בפגישה או עם המשאבים ששימשו בפגישה.

בעיות בתחום התקשוב

מחשב נייד או מקרן המשמשים לפגישה לא יתפקדו כראוי בגלל התנגשות עם התוכנה. לרוב, הבעיה אינה חיבור לאינטרא-נט. ניתן לפתור בעיות כאלה רק אם יש זכויות ניהוליות לבצע שינויים במערכת. אם לא, יש לפנות לייעוץ מטכנאי IT.

בעיות עם המשתתפים

מלבד זאת, יכולים להיות סכסוכים הנובעים מפגישות. סוגי העימותים בפגישות עסקיות יכולים לכלול:

• הבדלים מקצועיים: אלה נוצרים עקב הבדלים בדעות. כאשר ההבדלים הללו לא נפתרים, הם יכולים לקלקל את יחסי העבודה.
• מאבקי כוח ובעיות אישיות: אלה מתעוררים כאשר אנשים או קבוצות לא אוהבים זה את זה. הם נובעים מאישיותם של אנשים ולא מסכסוכי עבודה.

פתרון סכסוכים

אלה כמה גישות וטכניקות בהן ניתן להשתמש כדי לפתור סכסוכים.

סכסוכים יכולים להיות בערך:

• חילוקי דעות לגבי עומסי עבודה
• הבדלי דעות
• חילוקי דעות על הפסקות צהריים, חופשה שנתית, חגים וכו '.
• הבדלים לגבי דרכי עבודה שונות.

ניתן לפתור סכסוכים בדרכים הבאות:

• יש לנהל דיונים פנים אל פנים בהם אנשים מקשיבים בבירור. אלה נחוצים כדי להבין את הנושא בפירוט וכדי לדעת את חומרת הנושא
• ניתן לשנות או לשנות רוטות כך שיתאימו לצרכים ולפתרון כל סכסוך
• כאשר דיונים פנים אל פנים בלבד אינם פותרים סכסוכים, ההנהלה צריכה להיות מעורבת.
• הליכי תלונה צריכים להתבצע אם הנושא חמור והאדם המושפע מעוניין לבצע הליך תלונה בקשר לסכסוך.

1.14 הסבר מה צריך לכלול בתיעוד פגישה ומטרת הבטחת הרישום מדויקת ומאושרת

על הפרוטוקול לכלול את כל המידע בדבר ההחלטות שהתקבלו בפגישה והפעולות שיש לבצע תוך פרק זמן מסוים. כאשר מתועדות החלטות, הדבר מאפשר לכל האנשים המעורבים לעקוב אחר הדברים, ומזכיר להם מה עליהם לעשות. ניתן לברר כל ספק או בלבול שמתעורר לאחר הפגישה באמצעות הפניה ועיון בפרוטוקולים.

הדקות צריכות להיות ברורות ותמציתיות. על הלוקח להיות מוכן לפני הפגישה, להיות קשוב וערני במהלך הפגישה, ולרשום את הפרוטוקול שלאחר הפגישה.

לפני הפגישה

הלוקח הדקות לא אמור להיות משתתף פעיל בפגישה מכיוון שזה יכול להיות קשה להתמודד עם שתי המשימות. צור תבנית להקלטת דקות הפגישה שלך וודא שאתה משאיר מקום ריק כדי להקליט את ההערות שלך. כלול את המידע הבא:

• תאריך ושעה לפגישה
• מטרת הפגישה
• ראש המפגש או שם היושב ראש
• פריטי פעולה שהוקצו
• החלטות שהתקבלו
• פעולות שיש לנקוט
• כל נושא אחר
• תאריך לפגישה הבאה

לפני הפגישה, אסוף כמה שיותר מידע מהמארגן. בקש רשימת משתתפים, כמו גם מידע על מטרת הפגישה.

החליטו כיצד תרצו להקליט את ההערות שלכם. אם לא נוח לך להסתמך על העט והפנקס הרשימות שלך, נסה להשתמש בקלטת.

במהלך הפגישה

כשאנשים נכנסים לחדר, בדוק את שמותיהם ברשימת המשתתפים שלך או כתוב את השמות כאשר אנשים נכנסים לחדר הישיבות. אם יש אנשים חדשים שאינך מכיר, בקש מהכיסא או מהאדם עצמו להציג אותם בפני הצוות. זה גם טוב להציג את כל הנוכחים מכיוון שמבקרים או משתתפים מסוימים אולי לא מודעים למי נוכח בפגישה. היכרות עוזרת לך גם לרשום בדקות מי הוטל לעשות מה.

הלוקח הדקות צריך להיות מאזין זהיר מאוד, ולא להסיט את הנפש לשום דבר אחר, כדי לרשום את ההערות במדויק. אם אינך מבין בדיוק איזו החלטה התקבלה או איזו פעולה הוטלה, בקש מהפגישה להבהיר אותה.

אחרי הפגישה

לאחר הפגישה עיין בהערות והוסף נקודות כלשהן שנותרו בחוץ, והבהיר ספקות שם ושם כדי שלא תאבד את מה שנדון בפגישה. הקלד את ההערות שלך בתבנית שיצרת לפני הפגישה, הדבר יקל על הקריאה והשימוש של ההערות.

כשאתה כותב את ההערות שלך:

• ספר את הדפים תוך כדי שאתה לא מתבלבל אחר כך.
• התמקד בפריטים לפעולה, ולא בדיון.
• היה אובייקטיבי.
• אם עליך להתייחס למסמכים אחרים, צרף אותם בנספח או ציין היכן הם עשויים להימצא.
• כשתסיים להקליד את הפרוטוקול, בקש מיושב ראש הפגישה לבדוק את המסמך לגבי שגיאות.

דקות טובות מבטיחות שההחלטות והפעולות הנובעות מפגישה לא יאבדו או נשכחו. הם משמשים גם כתיעוד להפניות עתידיות, ולכן הם מסמכים חשובים להתנהלות חלקה של הארגון.

1.15 הסבר כיצד להקליט פעולות ומעקב במידת הצורך

יש לתעד כל פעולה שנדונה בפגישה שם ושם. פעולות שיש לעקוב אחריה עשויות לערב אדם או הצוות כולו. אז לפני פגישת הצוות הבאה, אם למעקב יש קשר אליך או עם הצוות שלך, וודא שהוא שלם. אם זה קשור לצוות אחר או לאדם מארגון חיצוני, רדפו אחריו באמצעות הטלפון או הדוא"ל כדי לבדוק אם המשימה נמשכה.

1.16 הסבר את מטרת איסוף והערכת משוב המשתתפים מהפגישה

משוב הוא השתקפות של ביצועיהם של אנשים בצוות. כל אדם בצוות עובד אחרת. מנקודת מבטנו, מצב כלשהו עשוי להראות נכון, אך עלינו לראות דברים גם מנקודת מבטו של המתבונן. משוב נותן הזדמנות להבין את השקפתם של אנשים אחרים על דרך העבודה שלנו.

משוב יכול להיות חיובי, שלילי או ניטרלי.

ניתן להעביר משוב במספר דרכים, וחשוב לשים לב לכמה שיותר מהם. משוב מעביר את הדרך בה אנשים רואים את הדרך בה אנו עובדים, וכיצד ניתן לשפר אותה. לא כל משוב בהכרח מדויק.

מטרת איסוף והערכת המשוב מפגישה היא:

1. מכיוון שארגון עובד למען לקוחותיו, שירות לקוחות חשוב מאוד להתנהלות חלקה של הארגון. אז עלינו להקשיב למשוב כדי לשפר את שירות הלקוחות.

2. קבלת משוב עוזרת לך להבחין בין מה נכון ומה לא נכון. אתה גם מכיר מה נחוץ או מה חיוני ומה לא, ובכך עוזר לך לשפר את היעילות שלך.

3. אנו חיים בקהילה שיש בה תרבויות ואמונות שונות. אז איסוף משוב עוזר לך לשפר את העבודה שלך עם הקהילה המגוונת.

4. אנו עובדים עם אנשים בעלי אישיות ויחסים שונים ודמויות בקהילה. קבלת משוב עוזרת לנו לעבוד ביעילות באופן שמתאים לכל אדם בקהילה.

5. משוב אומר לך אם הדרך בה אתה עובד מוצלחת או לא. זה גם יעזור לך לשקול דרכים חלופיות לשיפור הביצועים שלך.

6. באמצעות משוב אנו מתוודעים אם פגענו במישהו, או גרמנו למישהו להרגיש לא בנוח או לא מכבד מישהו. אנו עשויים לעשות זאת ללא כוונה, ולכן המשוב עוזר לנו לזהות את הטעויות הללו.

7. משוב עוזר לנו להתמקד במה שהמשתתפים בפגישה דורשים ולא במה שאנחנו דורשים.

שימוש במשוב מהמשתתפים:

1. אנו יכולים להשתמש במשוב כדי להבין טוב יותר את צרכי הקהילה.

2. אנו יכולים להשתמש בו להבנת שינויים בקהילה.

3. אנו יכולים להשתמש בו לשיפור התוכנית עצמה.

4. משוב מסייע בפיתוח תרבות ארגונית המחבקת ומיישמת את מה שהושג מאחרים.

1.17 תאר כיצד להסכים עם נקודות למידה לשיפור ארגון המפגשים העתידיים

רשום נושאים שאתה נתקל בפגישות ודון בהם עם מנהלים. כך אנשים יכולים להחליט כיצד להתמודד עם נושאים כאלה בעתיד.

יש לטפל בנושאים מכיוון שהם משפיעים על כל המשתתפים והמבקרים בפגישה. אם לא ננקטת כל פעולה, סוגיות לא פתורות עלולות להזיק להתנהלות החלקה של הארגון.