תוכן עניינים:
מפגשים מתקיימים לעיתים קרובות בכל ארגון, והם ממלאים תפקיד חשוב מאוד בהחלטה להופעות טובות יותר. אני מודע לכך שכדי לפגישה להתקדם ולהתקיים בהצלחה, נדרש תכנון וארגון נכון. בעת תכנון הפגישה אני לוקח בחשבון את מטרת הפגישה, סוג הפגישה, מספר המשתתפים, המקום וכו '. אני בודק אם ישנם מבקרים שביקשו להיכנס לפגישה. אם כן, אני מתקשר איתם גם כדי לראות אם התאריכים נוחים.
לאחר התכנון, אני מארגן את הפגישה. אני מקפיד שזמן הפגישה אינו מתנגש עם פגישות אחרות של האנשים המעורבים. אני בוחר מקום שיוכל להכיל את הנוכחים המשתתפים בפגישה. אני מספק למשתתפים את זמן הפגישה, ומשך הפגישה המשוער. אני דואג לארגן גם כיבוד. כשאני מארגן כיבוד, אני בודק את הדרישות התזונתיות של משתתפים אם למישהו יש כאלה. חשוב לספק כיבוד, מכיוון שהוא גורם למשתתפים להרגיש בברכה וגם מונע מהם להיות עייפים במיוחד אם זה היה יום ארוך מעייף עבור חלקם.
סוגי פגישות
בארגון שלנו קיימים פגישות מסוגים שונים, בהתאם לצורך ולמספר הנוכחים. יש לנו ישיבות צוות שמתרחשות פעם בשבועיים או פעם בחודש, בהתאם לצרכים. המשתתפים הם בדרך כלל חברי הצוות שלי וכל מבקר אם ביקש. יש לנו פגישות צוות משותפות, המהווה מפגש משולב לצוות ____________________________ (הוסר לצורכי סודיות) המשתתף יחד עם כל המבקרים בו. לפעמים אנו קוראים לפגישות חירום כאשר יש נושאים דחופים לדון בהם. יש גם פגישה אחת לאחת כאשר דנים בנושאים חסויים וגם לגבי ביצועים של אנשים פרטיים. המצגות מתקיימות כשיש שינויים במערכות או הונחו מדיניות ונהלים חדשים שיש לתקשר עם המחלקה.
בעת תכנון פגישות אני מוודא שיש סיבה מוצקה לפגישה ושהמקום יהיה נגיש לכל המשתתפים. אני מכין את סדר היום ומעביר אותו דרך היושב-ראש כדי לוודא שהיא מודעת לפריטים שיידונו. אני מתעדכן אותה על מה תהיה הפגישה, על מי ישתתף, על מי לא ישתתף, על מה ישתתף האורח, היכן תתקיים הפגישה וכמה זמן היא תימשך, וקבל קדימה. חשוב לתדרך אותה, כדי שהיא תהיה מוכנה ותדע מה להכין מראש. אני שולח עותק של סדר היום לכל המשתתפים, וגם הזמנות לפגישה על התחזית. אני מודיע להם על הכתובת בה תתקיים הפגישה. אם מישהו מסרב להזמנת הפגישה, יהיה עליו לנמק מדוע ולקבל הסכמה מהמנהל ולשלוח התנצלויות לפגישה.כמו כן, אני מקפיד לראות אם הפגישה יכולה להתקיים עם האנשים שלא ישתתפו.
הזמנה והגדרה
בעת הזמנת מקומות או חדרים לפגישות, אני מחפש מקומות או חדרים שיש להם את היכולת להכיל את כל המשתתפים וכי בחדר או במקום יש את כל המתקנים הנדרשים לפגישה. אני מבהיר עם המקום, או בודק אם המקום בטוח מבנה מבנה, וכל חוטי החשמל אטומים, וכי הם תואמים את נהלי הבריאות והבטיחות. אם יש משתתפים עם מוגבלות, אני מוודא שיש להם את כל המתקנים הדרושים להם במקום הפגישה. אני גם דואג שהמקום יהיה נגיש בקלות, והוא נוח לכל הנוכחים. אם המקום הוזמן הרבה לפני כן, אני מצלצל אליהם כדי לוודא שהחדר זמין לפגישה על מנת למנוע אכזבות ברגע האחרון. כל התשלומים שיש לבצע עבור המקום מוסכם על ידי מנהל התקציב.תקציב הכיבוד משותף לכל הצוות בצוות.
לפני הפגישה יש לי את כל המשאבים כמו פנקסים, עטים וציוד כמו OHP, מחשב נייד, מקרנים, כבלים מאריכים וכבלי אתרנט וכו 'הדרושים לפגישה. כסאות ושולחנות מסודרים בהתאם לדרישות הפגישה. אני מדפיס כמה עותקים של סדר יום וגם פרוטוקולים מהפגישות הקודמות כדי לבדוק אם כל הפעולות הושלמו. אם חלקים מסוימים זקוקים להדפסה והפצה, יש לי אותם מוכנים מידי עבור המשתתפים. הקמתי מחשבים ניידים ומקרנים אם הם נדרשים לפגישה. כל מסמכים סודיים שלוקחים לפגישה, אני שומר עליהם על מנת שלא יגיעו לידיים הלא נכונות ורק אנשים מורשים רשאים לעיין בה.
סדר היום
בסדר היום יש תאריך, כותרת ומקום, שם הפגישה, התנצלויות, שמות המבקרים ורשימת הפריטים שיש לדון בהם. אם ישנם נושאים ספציפיים שיידונו על ידי אדם מסוים, זה מוזכר גם על סדר היום. סדר היום והפרוטוקול נקראים ניירות פגישה, ויש להם כל פרט ופרט מכל הדברים החשובים שנדונו בפגישה.
במהלך הפגישה
כל המשתתפים בפגישה מתקבלים בברכה והם מקבלים כיבוד. אני מפיץ אג'נדות וכל כתבי יד שזקוקים להפצה. אם למישהו יש שאלות כלשהן, אני מספק לו מידע ברור, וכשאיננו מודע לכך, אני לוקח ייעוץ והכוונה מחברי לעבודה או למנהלים.
במהלך הפגישות אני מתבקש לתמוך בלקחת דקות ולהגדיר ציוד IT. אני לוקח גם עותקים של סדר היום והדקות הקודמות.
אני מודע לכך שאצטרך להיות מוכן להתמודד עם כל בעיה שתתעורר במהלך הפגישה. אם יש בעיות עם ציוד ה- IT, אשתדל כמיטב יכולתי לסדר את הבעיות בזכויות המינהליות שלי. אבל אם זה קשור למשהו מכל זה, אני יוצר קשר עם דלפק שירות ה- IT לעזרה. יתכנו בעיות בקרב המשתתפים בשל בעיות מקצועיות ואישיות. אלה נפתרים על ידי דיונים פנים אל פנים, שינוי רוטות במידת הצורך, ביצוע הליכי תלונה וכו '.
בעת הקלטת דקות בפגישה אני מקליט את כל מה שחשוב, מכיוון שהוא משמש כנקודת התייחסות בעתיד ועוזר בהתפתחות הארגון. אני רושמת את הדקות ברורות וקצרות. אני מאוד קשובה על מנת לא לפספס שום מידע. אני לוקח איתי תבנית עם פרטים על כל הפריטים שיידונו בפגישה. יהיה בו התאריך, השעה, כותרת הפגישה. יש בו גם פרטים על מה שנדון, החלטות שננקטו ופעולות שיש לבצע. גם תאריך הפגישה הבאה אם יוחלט. כאשר מתחיל המפגש, אם יש משתתפים ומבקרים חדשים, אנו מציגים את עצמנו זה עם זה. אני נשאר ערני כשכותב דקות ומספר את הדפים תוך כדי שאני לא מתבלבל אחר כך.
אחרי הפגישה
בתום הפגישה אני אוספת את כל המסמכים שיש לקחת בחזרה. אני מתנתק ואורז את כל ציוד ה- IT ששימש. כל הכיסאות והשולחנות שהוסדרו מחדש מוחזרים למקומות המקוריים שלהם כדי למנוע מכשולים לפגישה הבאה. לאחר הפגישה אני מעיין בהערות ומפרט אותם ומקליד עותק הוגן לפני שאשכח מה היו הדיונים. לאחר מכן אני שולח את הדקות המוגמרות לכיסא באמצעות דוא"ל או עותק מודפס, ומבקש מהם לעיין בו לפני שיישלח אליו למשתתפים. הכיסא סוקר אותם, ועושה את כל השינויים שצריך. אני מתקן אותם ומכין עותק הוגן ושולח אותו למשתתפים.
לאחר הפגישה אני עוקב אחר הפעולות שיש לבצע מעקב. אני מצלצל או שולח דוא"ל לאנשים כדי לוודא שהפעולות הושלמו עד למועד היעד.
דבר חשוב נוסף הוא איסוף משוב מהמשתתפים. זה עוזר לי להקשיב לדעותיהם של אנשים ולבצע כל שיפור הדרוש. אני מקשיב למשוב ברוגע רב ומשקף אותו. זה יכול להיות חיובי, ניטרלי או שלילי. אני לא נותן לפידבקים שליליים להשפיע עלי. במקום זאת אני משתמש בו כדי לשפר את ביצועי ואת ביצועי הקבוצות. כשעובדים כצוות, לא הרעיון או ההשקפה של האדם הם החשובים; ההשקפה של כל הצוות היא החשובה. כל משוב כללי נדון ומועבר עם הצוות כולו, כדי לשפר את ביצועי הצוות.
כל הנושאים בישיבות מצויינים והם נדונים בישיבות המנהלים והם מחליטים מה ניתן לעשות כדי להימנע מאותם מצבים בעתיד.