תוכן עניינים:
פיקסביה
הכנה עשויה להיראות משעממת וגוזלת זמן כאשר כל מה שאתה באמת רוצה לעשות זה לצלול לפרויקט ולהתחיל להרגיש שהשגת משהו. במיוחד כשהמועדים צמודים. אבל גרם של מניעה יכול להקל על קילו התערבות. בילוי זמן בתחילת הפרויקט בהתארגנות ומיפוי תוכנית יכול לחסוך המון זמן מבוזבז בהמשך בעבודה מחודשת או לעוזרים לסובב אגודלים מכיוון שאינך יודע איזו עבודה לתת להם בהמשך. בנוסף, להקדיש זמן למעקב אחר נהלים מתאימים יכול למנוע מאוחר יותר להופיע בעיות שמבזבזות זמן, להציג את החברה בצורה גרועה ללקוחות ולשים לחץ וחרדה מיותרים על עמיתים לעבודה.
ביצוע הקפיצה מעובד למנהל
ככל שאנו מתקדמים בסולם האחריות התאגידי, אנו עלולים למצוא את עצמנו עוברים מתפקיד דבורת עובדים לתפקיד של הנהלה, גם אם התואר שלנו אינו כולל את המילה. תפקידו של דבורה עובדת הוא לעקוב אחר פקודות ולסמן את הדברים מהרשימה "לעשות" מהר ככל האפשר. אבל כשאתה עובר לתפקיד ניהולי, הרעיון המוטבע עמוק של 'צריך לעשות את זה' עשוי למעשה להפריע ליכולת שלך להתנהל.
מנהלים צריכים לקחת צעד אחורה מההמולה וללמוד להקדיש זמן להכנות, האצלה ותקשורת. מתוך הלך הרוח של דבורת העובד, הדברים האלה נראים מאוד לא מוחשיים ועשויים להשאיר אותך מרגיש שלא 'עשית' כלום. אך התעלמות מדרישות התפקיד עשויה להיות שמי שמנהל לא באמת עושה דבר מכיוון שלא התפנתם לומר להם מה צריך לעשות, או שלא הקדשתם מספיק זמן כדי לוודא שהם מבינים את מה שאתם מבקשים. ל. חשוב גם שמנהלים יתחשבו בצרכים של כל עובד בודד ויתאימו את סגנון התקשורת וההוראה שלהם לצרכים של אותו עובד כדי למקסם את הפוטנציאל שלהם.
ידע הוא כוח
אחת השיטות הטובות ביותר להתכונן לאירועים עתידיים היא לתעד את אלה הנוכחיים. ידע הוא כוח. לוקח קצת זמן לתעד צעד אחר צעד מה עשית עכשיו כדי לתקן בעיה או להגדיר תכונה פירושו, שבפעם הבאה שצריך לעשות את אותו הדבר, תוכל להאציל את המשימה הזו למישהו אחר, כי כל מה שאתה צריך לעשות הוא להפנות אותם למאמר המפרט, צעד אחר צעד, את מה שהם צריכים לעשות. לוקח שעה עכשיו לתעד תהליך שיחזור על עצמו, חוסך לך שעתיים תוך 3 חודשים ושוב תוך 6 חודשים ושוב ושוב ושוב, בכל פעם שאתה לא צריך להבין את התהליך שוב ואז לעשות את זה או ללמד את זה למישהו אחר. אל תמציאו מחדש את הגלגל, תעדו את ההמצאה ואז תנו למישהו אחר להכין אותה.
תכנון הפרויקט ישמור על מיקוד
התבוננות בהיקף של פרויקט שלם יכולה להיות מרתיעה, אפילו ממש מכניעה. כאשר פרויקט מחולק לחלקים קטנים ולמשימות ספציפיות, קל להתמקד בכל משימה קטנה ולעבור מאחת לשנייה ביעילות. תכנון פרויקט וזיהוי משימות ומועדים מהווים צעד מרכזי להתכונן לעבודה הקרובה. ניתן ללמוד על תהליך זה. תוכלו ללמוד כיצד לארגן את עצמכם ואת עבודתכם ועל ידי כך, תוכלו לבצע יותר עבודה בפחות זמן עם פחות מתח. כאשר אנו עומדים בפני פרויקט חדש, הדבר הראשון לזהות הוא המועד האחרון. לאחר מכן, חלק את הפרויקט לגושי עבודה נושאיים מרכזיים. אלה יהיו אבני הדרך שלך. הערך מועדים לכל אבן דרך כך שתעמוד במועד האחרון שלך. אם אתה משתמש ב- Planner, מארגן בסגנון Kanban,אבני הדרך האלה יהפכו לעמודות או לדליים שלך. לאחר מכן, קח כל אבן דרך ופירק אותה למשימות הדרושות להשגת אבן דרך זו. ארגן את המשימות האלה ברצף, וואלה, יש לך תוכנית פרוייקט שתשמור עלייך.
הכנה יומית ושבועית
אולי העבודה שלך אינה מבוססת פרויקטים או משתרעת על פני מספר פרויקטים. הכנה יומית ושבועית הופכת אז למפתח לשמירה על מיקוד ולהגשמת יעדים. בתחילת כל יום, אל פשוט קפצו לדוא"ל הראשון שתראו והתחילו להשיב. התחל כל יום בהכנה.
- שמור על רשימת משימות, כולל לוח שנה
- סקור את המשימות הקיימות
- בדוק את כל התקשורת החדשה והוסף פריטים לרשימת המשימות. אם הם ספציפיים לתאריכים, כגון פגישה, הוסף התייחסות למשימות אלה בלוח השנה.
- העדיפו עדיפות לרשימת המשימות
- באמצעות לוח השנה ורשימת המשימות, זהה את המשימות שאתה מצפה לבצע עד סוף היום
- עכשיו התחל לעבוד.
כל יום שני, עיין ברשימת המשימות ובלוח השנה כדי לקבל מושג כיצד ייראה השבוע שלך. חסום את כל חלקי הזמן הגדולים הדרושים לפגישות או למשימות גדולות.
נקודות מפתח
- הכנה חיונית, לא אופציונלית
- להיות מוכן מגביר את היעילות, חוסך זמן וכסף
- אי הכנה מסכנת את שביעות רצון הלקוחות
- חוסר הכנה מגביר את הלחץ של העובד, חרדה, היעדרות ושריפה.
- הכן באמצעות ניהול רשימות משימות ותהליכי תיעוד.