פיתוח מתקדם להצלחת הפרויקט

עיבוד מתקדם - בניית הצלחה בפרויקט שלב אחר שלב

אנשים רבים חוששים ליצור תוכנית פרוייקט טובה - הם חושבים שזה לוקח יותר מדי זמן. למכון לניהול פרויקטים (PMI) יש פיתרון שנקרא Progressive Elaboration. זהו מונח מהודר לביצוע עיצוב טוב שלב אחר שלב עד שנביא תוצאות נהדרות.

עיבוד פרוגרסיבי

תלונה שמקבלת לעיתים קרובות מאנשים שאני מאמן בניהול פרויקטים היא שעל זה לקחת זמן רב מדי להגדיר פרויקט בצורה מדויקת מספיק כדי למנוע אסון בפרויקט. הם חוששים שאנחנו נתכנן לנצח ולעולם לא נבצע שום עבודה. זה דאגה אמיתית, ואני קורא לזה שיתוק בניתוח . אך תכנון ועיצוב מעולים אינם צריכים להוביל לשיתוק על ידי ניתוח.

הבנת שלוש נקודות מפתח תפתח את הרעיון - ואת הערך - של עיצוב איכותי באמצעות פירוט מתקדם.

• דיוק אינו זהה לפרטים.
• לעשות את זה נכון בפעם הראשונה זה זול יותר.
• אנחנו לא צריכים לעצב את זה בבת אחת, מקדימה.

המשך לקרוא כדי ללמוד עוד.

דיוק אינו זהה לפרט

המפתח לעיבוד פרוגרסיבי הוא שנוכל להתחיל ברמה גבוהה מאוד, עם תמונה כללית של מה שאנחנו רוצים. ואז נוכל להתקדם עם הפרויקט ולעבור למטה לפרטים עדינים ועדינים יותר תוך כדי. בדרך זו, אנו מתחילים לעבוד מוקדם, ואנחנו ממשיכים לעבוד ככל שאנו מפתחים את העיצוב שלנו. זה מונע שיתוק על ידי ניתוח.

כדי לעשות זאת היטב, עלינו להיות ברורים מאוד: הצהרת היקף או תכנון ברמה גבוהה אולי אינם מפורטים, אך עדיין חייבים להיות מדויקים. זה יכול להיות קצר ופשוט, אבל עליו להיות נקי מכל ערפול.

מחקר מקרה: שיפורים באתר להגדלת שיעור ההמרות

במקרה זה, האופייני לעבודת הייעוץ שלי, אנו מסתכלים על חברה שיש לה קמפיין שיווקי ופרסומי טוב - אנשים רבים מגיעים לאתרי האינטרנט שלהם. ומחקר שוק מראה כי האנשים שבאים נמצאים בשוק היעד שלהם. כמו כן, יש להם קו מוצרים טוב ויציב - אין צורך לשנות שם דברים. אבל, אחרי שאנשים מגיעים לאתר, רבים לא קונים. עלינו להגדיל את יחס ההמרה, הנקרא גם שער קרוב. מה אפשר לעשות?

בואו נפרט בהדרגה את היקף הפרויקט הזה:

• הצהרת היקף ברמת ההנהלה: יבוצעו שינויים באתר כדי להגדיל את שיעור ההמרה, כלומר אחוז האנשים שקונים בפועל משהו מאלה שמגיעים לאתר. ברגע שאנחנו מעלים את השיעור הזה, אנחנו רוצים לשמור על השיעור החדש. אי הכללת היקף: לא יהיו שינויים בשיווק או בקו המוצרים שלנו. אלה יוצאים מצוין.
• מדידה ברמת ההנהלה: זה יהיה כרוך בשיעור ההמרה הנוכחי, מחקרים על שיעורי ההמרה הסטנדרטיים בתעשייה, הגדרת יעדים לשיעור המרה חדש עד לתאריך מוגדר.
• הצהרת היקף ברמת הניהול: שינויים באתר חייבים להגדיל את יחס ההמרה מבלי להפריע לזמן הפעילות, לפרודוקטיביות או לניהול פיננסי. יש לעקוב אחר שינויים והשלכותיהם, ולכן אנו לומדים מה לשמור, מה לזרוק ומה להמשיך ולשפר.
• גישת ניהול: ההנהלה בוחרת מוצרים מסוימים להתנסות בהם. ניסויים מוצלחים ישוכפלו לכל המוצרים המתאימים.
• סוגיות טכניות: אנו חוקרים את הפרטים המפורטים להלן.
• גישה טכנית: אנו מתכננים ניסויים, בודקים אפשרויות שונות כדי להשוות ביניהם ולראות מה עובד.

ששת השלבים הללו מפרטים בהדרגה את תכנון הפרויקט. כל דרגת חשיבה מספקת פרטים נוספים - פירוט רב יותר - ככל שאנו מתקדמים בעיצוב ויישום דפי אינטרנט חדשים.

שימו לב שיש לפחות שלושה צוותים שונים של אנשים - כנראה ארבעה, אם יש לנו גם מומחים לשיווק טכני וגם מתכנתים טכניים. כל צוות מגיע כשצריך ומוסיף לפרטים החיוניים להצלחה.

פירוט נוסף: צלילה לפרטי השיווק

הנה רשימה חלקית של פרטים טכניים של שיווק (לא של עיצוב אתרים) שהפרויקט יעבוד עליהם כדי להגדיל את יחס ההמרה.

• פחות קליקים לסגירה. מחקרים מראים שככל שיותר קליקים בין הגעה לדף לסגירת העסקה כך אנשים נוטשים יותר את האתר. כך שניתן לייעל דפים כדי להגדיל את יחס ההמרה.
• יצירת תחושת דחיפות. אם מוצר נראה כאילו הוא יהיה מאוחר יותר, אנשים לעכב לעיתים קרובות רכישה - ואז לעולם לא יחזרו. צוות השיווק הטכני אולי יצטרך לחזור למנהלים כדי לשאול אם מכירות הנחות לטווח קצר הן דרך מקובלת להגדיל את שיעור הסגירה.
• בטל בלבול. הוראות מפורטות והרבה שפה משפטית יפחיתו את שיעור הסגירה.
• דפי נחיתה ישירים. מודעות צריכות לעבור ישירות לדפי נחיתה שהם דפי מכירה של הפריט המפורסם.
• ברוך שוב הלקוחות. באמצעות עוגיות, כניסה ללקוח או שניהם, אנו יכולים להפנות לקוחות חוזרים לאן שהם הכי רוצים להגיע. אנו יכולים גם לבדוק עם ההנהלה לגבי שמירת כרטיסי אשראי על מנת לייעל רכישות עתידיות.

כפי שאתה יכול לראות, אף אחד מהרעיונות האלה לא צריך לחשוב בהתחלה. רמת הביצוע קובעת את המטרה, ההנהלה מנחה כיוון, ואז הצוותים הטכניים מפרטים בהדרגה כיצד השינויים ישיגו את המטרה.

אמנים השתמשו תמיד בעיבוד מתקדם

זו שרטוט מוקדם, שבו האמן, בנוסף לעיבוד דמות מלאה, מוסיף שני ראשים חלופיים וכובע מגבעת. ב"דיוקן של אדוארט מאנט יושב על כיסא "דגה מפרט את רעיונותיו מבלי לדאוג ליצור יצירה אחרונה.

אדגר דגה, מוזיאון הלובר, פריז (Public Domain) באמצעות Wikimedia Commons

כאן, במערכון זה בגיר שחור, הרעיון עובד בצורה מלאה יותר כ"מחקר לדיוקן של אדוארט מאנה ". ההרחבה מתקדמת.

אדגארד דגה, מוזיאון המטרופוליטן של ניו יורק (Public Domain) באמצעות Wikimedia Commons

"תחריט דיוקן" שלם של אדוארט מאנה, אטודה, היושב, פנה שמאלה, הוא התוצאה העשירה והחזקה של עיבודו המתקדם של דגה בנושא.

אדגר דגה, הספרייה הציבורית של בוסטון (דומיין ציבורי), דרך ויקימדיה

להשיג את זה נכון בפעם הראשונה זה יותר זול

בכל פרויקט, יש רק שלוש אפשרויות מבחינת האיכות והתוצאות:

• הבחירה הכי פחות יקרה היא להגדיר נכון את הדברים בפעם הראשונה.
• האפשרות השנייה היא לטעות, ואז לתקן את זה במהלך הפרויקט.
• האפשרות השלישית היא לטעות, ולספק תוצאות גרועות.

אז בסך הכל עדיף להיות ברורים ומדויקים בהתחלה. כמה טוב יותר? עשרות מחקרים ב 40 השנים האחרונות הראו כי קיים יחס בין עלות מניעת טעות; עלות תיקון השגיאה במהלך הפרויקט; ועלות ניקוי הבלגן לאחר הפרויקט. והיחס המינימלי הוא 1: 10: 100. אז שגיאה שניתן למנוע בשעה נוספת של תכנון בסכום של 100 דולר לשעה תימשך עשר שעות של זמן הפרויקט ו -1,000 דולר לתקן במהלך הפרויקט, ותיקח 100 שעות ו -10,000 דולר אם נצטרך לבצע זיכרון לאחר סיום הפרויקט.. ויחסים גבוהים בהרבה מ -1: 10: 100 נמצאו אם אנו משתמשים בשיטות מומלצות בניהול איכות בכדי לבצע עיצוב ללא פגמים כבר מההתחלה.

השיעור: פירוט מתקדם - פיתוח פרטים נוספים ככל שאנו מתקדמים - תמיד הגיוני. עבודה מרושלת אף פעם לא הגיונית.

אנחנו לא צריכים לעשות את זה בבת אחת

אנו עושים עבודה טובה וברורה בכל צעד ושעל. יחד עם זאת, איננו צריכים להגדיר את כל הפרויקט בבת אחת, או להגדיר את כל הפרטים בהתחלה. במקום זאת אנו יכולים לעבוד בשלבים. אנו ברורים ומדויקים בכל שלב, אך אנו מקבלים פירוט רב יותר תוך כדי. זה נקרא פרוגרסיב פרוגרסיבי. לעשות זאת היטב כולל:

• מתחילים עם התמונה הגדולה, ומתקדמים לפרטים.
• להיות ברור בכל פגישה, לכתוב את התוצאות ולאשר אותן.
• מעקב אחר כמה שהגדרנו, וכמה עדיין לא מוגדר.
• להביא את האנשים הנכונים לכל פגישה. סביר יותר כי פגישות מוקדמות יהיו עם מנהלים ומנהלים בדרגה גבוהה יותר. ואנחנו מנהלי הפרויקטים צפויים להיות בכל הפגישות. כאשר אנו מבקשים לגלות פרטים על תהליך, זרימת עבודה וממשק, אנו עובדים יותר עם העובדים. וככל שפגישות הופכות טכניות יותר, אנו זקוקים ליותר אנשים טכניים (כגון מתכנתים ומהנדסים) המעורבים בצד הפרויקט.
• אנו ממשיכים עד שמוגדרים כל פרט מכל תכונה במוצר או בשירות שאנו יוצרים או משפרים. עם זאת, יתכן שנפתח הרבה מהתוכנית או שהמוצר פותח כאשר אנו ממשיכים לפרט על חלקים אחרים.

פיתוח מתקדם לפרויקטים המתקנים בעיות

פרויקטים המתקנים בעיות הם מקרה מיוחד בו עיבוד פרוגרסיבי שימושי במיוחד.

בעיה היא דבר שעלה שמונע מהחברה או מפס הייצור לעבוד כמו פעם. אז המטרה כבר ברורה: קבל את הדבר הזה ** עובד! מעורבות מנהלים היא מינימלית, ולמנהלים אין הרבה מה לעשות מלבד לספק תמיכה. למעשה, מכיוון שמנהלים כבר יודעים מהו ה"דבר "וכיצד הוא אמור לעבוד," קבלו את הדבר הזה ** עובד! " הוא הצהרה מלאה ומדויקת של היקף ביצועי ברמה גבוהה.

מחקר מקרה: עיכוב שיגור 2006 של מעבורת החלל אטלנטיס

דוגמה טובה לסוג כזה של פרויקטים התרחשה בשנת 2006, כאשר בעיות במד דלק בן 10 שמדד את כמות המימן במיכלי הדלק במעבורת החלל אטלנטיס עלו על הפריץ. המד הפך לא אמין, לפעמים נראה שהמיכל ריק כשהוא מלא, והבעיה הייתה לסירוגין.

הצהרת היקף רמת ההנהלה תהיה ברורה: תקן את מד הדלק כדי שנוכל להטיס את המעבורת!

עם זאת, כאשר אנו חוקרים את הבעיה ברמה אחר רמה, תוך שימוש בהרחבה מתקדמת, אנו מוצאים ארבע סוגיות טכניות המקשות יותר ויותר על פיתרון הבעיה:

• החלטת הנהלה: אם אנו יודעים שהמדד פגום, האם נוכל פשוט לכבות אותו, ולסמוך על מדדים אחרים, ולעוף בכל מקרה. היה ויכוח רב בעניין זה. אך לבסוף הוחלט שתכונת בטיחות חיונית, Main Engine Cut Off (MECO) לא תהיה אמינה ללא מד זה. אז החלטת ההנהלה הייתה שצריך לתקן את המד.
• נושא טכני: הבעיה הייתה לסירוגין. לכן כל בדיקה שעברה לא הוכחה שהמדוד עובד ושהמעבורת יכולה לטוס בבטחה. היה צריך למצוא את הבעיה הספציפית כדי לוודא שהיא תוקנה.
• נושא טכני מפורט: המד היה מכשיר לא פשוט. זה כלל רכיבים רבים ושונים ואת המחברים החשמליים ביניהם. חלקם נקברו עמוק בחיווט המעבורת. פשוט איתור כל הרכיבים וניקוי המחברים שלהם הייתה עבודה גדולה. לא פעם, המהנדסים חשבו שתיקנו את הבעיה, אך המד לא נבדק נקי.
• נושא טכני מפורט מאוד: יתכן שתוכניות התכנון של מעבורת החלל לא היו התאמה מדויקת לאטלנטיס כפי שהוקמה. חלקים שודרגו והוחלפו. מהנדס אחד דיווח כי מציאת כל חלקי המד היה משימת חקר, שהם עדיין מגלים כיצד מעבורת החלל עובדת!

זה ממחיש כיצד יש לפרוט בהדרגה הוראות פשוטות בהדרגה לרמות פירוט עדינות ועדינות יותר כדי להבטיח הצלחה. עם זאת, פירוט זה אינו חייב להתרחש כחלק מתכנון. כאשר הגיע לכל רכיב מד הדלק, ניתן היה לנקות אותו, לבדוק ולתעד אותו. זה הכוונה בהרחבה מתקדמת על פרויקט שמתקן בעיה.

עיבוד מתקדם אינו מיועד רק להיקף

למרות שמאמר זה מתמקד בפיתוח פרוגרסיבי בפיתוח הגדרת היקף ומבנה פירוט העבודה (WBS), הרעיון של פיתוח פרוגרסיבי הוא רחב מזה. למעשה, ניתן להחיל אותו על כל תשעת תחומי ניהול הפרויקט. הנה כמה דוגמאות:

עיבוד פרוגרסיבי של תוכנית תקשורת הפרויקט

הגרסה הראשונה של תוכנית התקשורת של הפרויקט עשויה להיות רק רשימת אנשי קשר של חברי הצוות ולקוחות הפרויקט. נפרט זאת על ידי:

• זיהוי כל בעלי העניין בפרויקט והוספתם לרשימה
• החלטה כיצד לתקשר עם כל בעל עניין
• החלטה כיצד לכלול את קול הלקוח בפרויקט

פיתוח ניהול סיכונים בפרויקט

הצעדים הפורמליים של ניהול סיכוני הפרויקט מפרטים בהדרגה את הגדרת הסיכון לפרויקט - מה יכול להשתבש - ואת תגובתנו באמצעות:

• זיהוי סיכונים, שם אנו מכינים את רשימת הסיכונים הראשונית שלנו.
• ניתוח סיכונים, בו אנו מעריכים ומעדיפים סיכונים
• תכנון תגובת סיכונים, שבו אנו מחליטים מה לעשות כדי למנוע אירועי סיכון, ומה לעשות אם הם קורים
• ניטור ובקרת סיכונים, שם אנו צופים בסיכונים, מחפשים סיכונים חדשים ומטפלים בהם בזמן שהם קורים.

מדוגמאות אלה ניתן לראות כי עיבוד פרוגרסיבי הוא נוהג סטנדרטי לכל תשעת תחומי ניהול הפרויקטים.

פיתוח מתקדם ומחזורי חיים של פרויקטים

ניתן להשתמש במידע פרוגרסיבי באופן שונה בפרויקטים שונים. בבחירה כיצד לבצע פירוט מתקדם, המפתח הוא לקשר בין פירוט הפרטים למחזור החיים של הפרויקט בו אתה משתמש.

פיתוח מתקדם במפל הקלאסי

במפל הקלאסי, או במחזור חיי פיתוח המערכת (SDLC) כל התכנון קודם לביצוע. לכן, הרחבה מתקדמת של ההיקף מתרחשת בשלבי התכנון.

פיתוח מתקדם עם מעקב מהיר

אם המפל הקלאסי שונה כדי לאפשר מעקב מהיר, המוצר כולו מחולק למודולים. כאשר התכנון הושלם עבור כל מודול, הפיתוח יכול להתקיים עבור אותו מודול, בעוד שאחרים עדיין מתוכננים. במחזור חיים זה, ישנם מודולים המורכבים מהר יותר מאחרים.

ניהול פרויקטים במקביל

ניהול פרויקטים מקביל פותח על ידי היולט-פקרד וכיום נעשה בו שימוש נרחב בתעשיית הרכב. על ידי איסוף כל המומחים השונים בהתחלה, ניתן לצמצם את מחזור חיי הפרויקט (נניח להבאת מכונית קונספט חדשה לשוק) מחמש שנים ל -18 חודשים! בניהול פרויקטים במקביל, עיבוד פרוגרסיבי נעשה מוקדם ומהיר על ידי צוותים חוצי פונקציות.

פיתוח תוכנה אפס פגום

שיטת פגם אפס בפיתוח תוכנה מתמקדת בדיוק כדי למנוע שגיאות להיכנס לקוד. עיבוד מוקדם של העיצוב, ואחריו עיבוד מוקדם של הקוד עצמו, עם ביקורות מרובות נותן עיניים מרובות לבעיה ויוצר תוכנה באיכות הגבוהה ביותר במחיר הנמוך ביותר. על ידי השקעת 80% מהמאמץ לתכנון טוב, בדיקות וניקוי באגים, שהם יקרים, מופחתים באופן דרסטי.

המודל הספירלי

המודל הספירלי היה מבשר לפיתוח זריז. הוא מציב תכונות בלוח זמנים, ואם תכונה מאחרת, היא נופלת למחזור מאוחר יותר בספירלה. כל תכונה משוכללת כאשר היא מגיעה לעיצוב ואז שוב, במחזור הבא, כאשר היא עולה לפיתוח.

JAD ו- RAD

JAD, פיתוח יישומים משותף ו- RAD, פיתוח מהיר של יישומים, אינם חלופות מחזור החיים בפועל. במקום זאת, מדובר בטכניקות של העלאת דרישות המשפיעות על מחזור החיים. הצבת מעצבים ומתכנתים בסמיכות ללקוחותיהם, המשתמשים באפליקציה, מזרזת את הפיתוח. פגישות תכופות מאפשרות פירוט מהיר ומתקדם. וגישה זו היא מרכיב מרכזי בפיתוח זריז.

פיתוח מתקדם בפיתוח זריז

Agile Development, המכונה גם Agile Programming, היא הגישה האחרונה למחזור החיים של הפרויקט, ועובדת טוב במיוחד עם קוד מונחה עצמים ופלטפורמות פיתוח אתרים של ימינו. מתכנתים עובדים בשיתוף פעולה הדוק עם הלקוח, לעתים קרובות מתגוררים באופן קבוע בכל מחלקת לקוחות. באמצעות אבות טיפוס ושינוי מהיר של יישומים, העיצוב מוזג עם הפיתוח. עיבוד פרוגרסיבי הוא תהליך מתמיד לאורך כל הפרויקט.

מה אתה חושב על פירוט מתקדם?

עיבוד פרוגרסיבי מניע את הפרויקט

לכן, השיעור האחרון הוא זה: לא משנה איזה סוג פרויקט אנו עובדים, וכל מחזור חיים ושאר מתודולוגיות שנבחר, איננו מתכננים ואז נלך. בהרחבה מתקדמת, אנו מתכננים ואנחנו הולכים, ואנחנו ממשיכים לתכנן תוך כדי.