ניהול פרויקטים: ניטור וניהול אנשים

תמונה של גרד אלטמן מ- Pixabay

מעקב ובקרה

מטרת יישום או ביצוע תוכנית פרויקט היא לספק תוצאות צפויות.

כמנהל הפרויקט, אתה צריך להתמודד עם כל בעיה בשלב היישום ברגע שאתה יודע על כך. הדרך הטובה ביותר לגשת לפתרון בעיות היא על ידי ציפייה למה שאפשר לעשות, ולא בדיעבד למה שהיה ניתן לעשות כדי לסכל את זה. עליכם לזהות ולהבין את הבעיה אם ברצונכם למצוא את הפיתרון הטוב ביותר.

ניהול ובקרת אנשים הם שני החלקים הקריטיים בניהול פרויקט בשלב היישום. הם קשורים זה בזה; בעיה באחת מהן עלולה ליצור או להוביל לבעיה אצל השנייה.

אתה מנהל את אופן ביצוע הפרויקט על ידי ניטור, סקירה ותכנון מחדש. עליך גם לנהל אנשים ונהלים.

ניטור

ניטור פירושו פיקוח על פעילויות המתבצעות בכדי להבטיח שהן בדרך ולזמן להגיע ליעד הביצועים הכולל. היעדים מגדירים מה יש להשיג, ומתי ואיך זה ייעשה.

אתה עוקב אחר יישום תוכנית הפרויקט באמצעות כלים לאיסוף מידע על ההתקדמות באופן קבוע.

אתה קובע שיטות לניהול משתנים בצורה רצויה. שיטות אלה נקראות מנגנוני ניטור. כדי שזה יקרה, עליך לתאר:

• סוג המידע הנדרש.
• כמות המידע ופרטיו הנדרשים.
• השיטה הרשמית והבלתי פורמלית לקבלת מידע כגון תצפית, שיחה עם מומחים בנושא, פגישות ודוחות.
• מסירת המידע, בין אם זה הולך להיות מילולי או בכתב, פנים אל פנים, בטלפון, בדואר, במייל או בפגישה וירטואלית.

סוקר

אתה מודד התקדמות על ידי השוואת מידע אודות התקדמות עם התוכנית בנוגע לשלוש מגבלות האיכות, לוח הזמנים והעלות:

• איכות העבודה שהושלמה.
• תאריך ההשלמה.
• עלות העבודה.

ברגע שיש לך מערכות ניטור טובות ואתה מקבל מידע קבוע, אתה יכול למדוד את התקדמות הפרויקט מול הזמן, העלות ואיכות העבודה שיש לבצע.

רוב חבילות התוכנה מאפשרות לך למדוד התקדמות על ידי זיכרון המידע 'בסיסי', כלומר מידע בנקודת ההתחלה. לאחר שתזין את הנתונים החדשים, המחשב יציג אותם כנגד תוכנית הבסיס, כך שתוכל להשוות ולנתח התקדמות.

תכנון מחדש - תכנן שוב או בדרך אחרת

עליך לתכנן מחדש כאשר תהליך הבדיקה מראה חוסר עקביות בין ההשלמות המתוכננות לביצוע בפועל בכל עת, או כאשר יעדי הפרויקט משתנים.

אתה בוחן כל בעיה בשלב הביצוע מהצד האנושי והטכני שכן הן משפיעות זו על זו. כדאי לפתור בעיה בצורה מהירה מכיוון שאפילו בעיה פשוטה עלולה להחמיר ולסכן את ההשלמה המוצלחת של הפרויקט כולו.

אתה רוצה להימנע מאימוץ פיתרון לבעיה בסיכון גבוה אם אין בו גיבוי למקרה שמשהו ישתבש שכן הדבר יסכן את ביצוע הפרויקט.

בעת תכנון מחדש היית משנה את המטרה העיקרית של הפרויקט רק כאופציה אחרונה. כאשר אנו משנים את המטרה העיקרית, אנו עשויים להוביל למשהו שנקרא 'זחילת היקף', הנחשבת כמזיקה.

היקף פרויקט הוא ההבנה המשותפת בין בעלי העניין לגבי מה נכנס לפרויקט ומה מגדיר את הצלחתו. היקף הוא המאפיינים והפונקציות המוגדרים היטב של מוצר, או העבודה הנדרשת לסיום פרויקט.

זחילה בהיקף מרמזת על שינויים מתמידים או מטורפים במטרה העיקרית בכל עת לאחר תחילת הפרויקט. זה יכול לקרות כאשר ההיקף אינו מוגדר, מתועד או נשלט בצורה מתאימה.

עליכם להפנות כל שינוי בהיקף לחסות הפרויקט שעליו לאשר זאת תחילה.

תהליך הניטור, הבדיקה והתכנון מחדש אמורים להימשך למשך הפרויקט.

יש צורך בתכנון מחדש כאשר ברור שהפרויקט לא מגיע ליעדיו, או אם היעדים השתנו. זה המצב כאשר אתה צריך להשתמש בתרחישים מה אם (ראה עקרונות ניהול הפרויקטים שלי מאמר 2 מתוך 3) לגבי המשימות והפעילויות שעוד יש לבצע.

ניהול אנשים

אתה כמנהל הפרויקט אחראי על הפרויקט. אתה מקבל את האחריות לניהול השוטף של הפרויקט, כמו גם טיפול בצוות שלך והתמודדות עם חילוקי דעות.

אם מתעוררת בעיה, הימנע מהפיתוי לחפש שעיר לעזאזל מכיוון שהוא עלול לעכב את מציאת הפיתרון. ככלל, עדיף לנהל משא ומתן מאשר להתמודד כשאתה מתמודד עם בעיה.

אתה מוביל את הצוות בצורה יעילה כאשר אתה מבהיר את התפקיד והאחריות של כל אחד מחברי הצוות, מבהיר רמות סמכות ואחריות, מציב ציפיות ריאליות, מספק תמיכה לחברי הצוות ומקבל החלטות מציאותיות.

אתה מניע את חברי הצוות שלך ביעילות כאשר אתה מערב אותם בקבלת החלטות, נציג ללא ניהול מיקרו, מגדיר יעדים אישיים ריאליסטיים עבור הצוות ועבור כל אחד מחברי הצוות, ומתגמל תרומות.

אתה מנהל משא ומתן על ידי בירור לאופי הדרישות המתחרות, בידיעה שדרישות אלה תקפות, שוחח עם הצוות על פתרונות, הצגת היתרונות והחולשות של פתרונות חלופיים, הסבר מדוע ואיך ננקט הליך לטיפול במצב והבנה ללא ספק המטרה הגלובלית של הפרויקט.

אתה מתחבר על ידי יצירת מערכות תקשורת וניטור, ניהול זרימת המידע בתוך הצוות, שיתוף מידע עם הצוות, נותן החסות לפרויקט וכל בעלי העניין, בקשת משוב על כל התקשורת, ושיתוף הצוות בקבלת החלטות להגברת המוטיבציה שלהם הבעלים של עבודתם.

תוכנית פעולה אישית

ניהול פרויקטים לא חייב להיות בקנה מידה גדול. זה לא מוגבל לפרויקטים גדולים כמו הקמת תחנת רכבת חדשה או שיפור אחת קיימת.

אתה יכול להשתמש בחלק מהמידע המוצג בשלושת המאמרים שלי לעקרונות ניהול פרויקטים לפיתוח תוכנית פעולה אישית. אתה יכול למשל להחליט על שלושה תחומים בחיים שלך שלדעתך ייהנו משיפור כלשהו.

כתוב את יעדיך באופן שברור לך, קבע לעצמך לוחות זמנים מציאותיים ונהלים פשוטים אך יעילים לניטור, ובדוק את התקדמותך.

אשמח לשמוע ממך על פרויקט אישי שאתה מתכוון לבצע, ואליו אתה עשוי להחיל חלק מהמידע המופיע בשלושת המאמרים שלי.

ניהול פרויקטים: הגדרת יעדים

• ניהול פרויקטים: הגדרת יעדים

  הפרקטיקה של ניהול פרויקטים מבוססת היטב. יש לו טווח נרחב בתעשיות מגוונות. מספר עסקים וארגונים בתחומים כמו שיווק, פיננסים, פיתוח מוצרים, שירותי צרכנות וממשלה רלוונטיים כעת

ניהול פרויקטים: תכנון

• ניהול פרויקטים: תכנון

  תכנון חשוב למצוא את דרך הפעולה הטובה ביותר, להבהיר מה צריך לעשות, לבדוק מה נמצא מחוץ לתחום ההתמחות שלנו, ולדעת כיצד להאציל ולהגדיר עבודות לאחרים.

איך הפכתי לשותף מוסמך בניהול פרויקטים

• איך הפכתי למקורבת מוסמכת בניהול פרויקטים

  מבדילה את עצמך בלמידה לכל החיים