ניהול פרויקטים: תכנון

כלים וטכניקות תכנון

תמונה של annca מ- Pixabay

תכנון הוא השיטה העיקרית בה אנו יכולים להשתמש כדי לשלוט ולהסדיר פרויקט שמבוצע. ביצוע פרויקט הוא הפעלת תוכנית להעברת התוצאות הצפויות.

בשלב התכנון מנהל פרויקט חושב על כל הפרויקט, מתקשר ומנהל את האנשים שיעשו את העבודה ומוצא את הסידור הטוב ביותר בו יש לבצע או לבצע את העבודה.

מנהלי פרויקטים צריכים לתכנן למצוא את דרך הפעולה הטובה ביותר, להבהיר במוחם מה צריך לעשות, לבדוק מה נמצא מחוץ לתחומי ההתמחות שלהם, ולדעת כיצד להאציל ולקבוע עבודות לאחרים.

להלן מספר כלי תכנון שנוכל להשתמש בהם לתכנון פרויקט.

תרשים גנט

תמונה של OpenClipart-Vectors מ- Pixabay

תרשים גאנט הוא ייצוג גרפי של התוכנית לפרויקט. זה מציג את המשימות, משך הזמן שלהם, הרצפים שלהם (או המיקומים בזמן), ומשך הזמן הכולל של הפרויקט. הוא מציג את כל המידע הזה בצורה קשורה זו בזו, והוא דרך פשוטה לתקשר עם תוכנית הפרויקט.

אנו מכינים תרשים גאנט לשילוב מידע על המשימות ומשך הזמן של הפרויקט שלנו. תרשים כזה עוזר לנו להבין את התהליך הדרוש להשלמת הפרויקט. זה גם עוזר לנו להבין בצורה מדויקת את כל משך הפרויקט, להעביר מידע אודותיו ולספק סטנדרט להערכה ולהערכה אם נצטרך לקבל החלטות נוספות.

האם תרשים גאנט אמין לחלוטין? לא באמת. איננו יכולים להסתמך על תרשים גאנט שיספק פרטים מדוע משימות ממוקמות בסדר הופעתן. אנחנו גם לא יכולים להסתמך על תרשים גאנט כדי להראות אילו משימות הן קריטיות לסיום מתוזמן של הפרויקט, או כדי להראות את ההשפעה של שינויים על התלות או רצפי המשימות. תלות במשימות היא קשר הגיוני בין משימות או אבני דרך. בתלות במשימה, משימה או אבן דרך נשענת על משימות אחרות שיש לבצע, באופן מלא או חלקי, לפני שניתן לבצע אותה.

ניתוח נתיבים קריטי

תמונה מאת Nuggetkiwi, Wikimedia Commons

נתיב קריטי הוא סדר הפעילויות של פרויקט המעריך את משך הזמן הארוך ביותר לקביעת הזמן הקצר ביותר להשלמת הפרויקט.

תרשים נתיב קריטי או רשת מראה אילו משימות הן קריטיות או חיוניות להשלמת הפרויקט בזמן.

תוכנת נתיב קריטי מחשבת באופן אוטומטי את השפעות השינויים ביחס לתלות בין המשימות. בגלל מהירות ההפעלה שלה, התוכנה מעדכנת במהירות כל שינוי בנתוני המשימות ובמשאבים שלה.

תוכנות תוכנה משמשות כדי לעזור בתכנון פרויקט והקצאת משאבים למשימות, יישור משאבים, עלות או אומדן העלות, מבנה פירוט העבודה ומבנה פירוט ארגוני.

הנה כמה תוכנות ניהול פרויקטים שהוצגו בסדר אלפביתי: Accelo , Asana, צבר, פרוייקטים קלים , נטענות , יום שני .com, ProWorkFlow, Workamajig , Workfront, ו Wrike . אם אתה רוצה לדעת יותר על תוכנות אלה, תוכל לבקר באתר של GetApp®, המפרסם ביקורות שנוצרו על ידי משתמשים ועריכה של תוכנות ואפליקציות לעסקים.

מה אם תרחישים

יש לאמת עלויות וזמן מול היעדים בשלב התכנון.

אם משתמשים בתרחישים מה אם אם משתנים נתונים. תוכנת מחשב מחשבת מחדש משך חדש, הקצאת משאבים ועלות כדי להציע אפשרויות אפשריות.

אם תוכנת התכנון מראה שתאריך הסיום הנדרש חורג מהזמן או העלות המותרים, על מנהל הפרויקט לבחון שלוש אפשרויות:

• מצא אילו משימות ניתן לבצע במקביל או ניתן לכסות חלקית, ואז חבר שוב משימות אלה ברשת במקביל. המחשב יעריך משך זמן קצר יותר של הפרויקט.
• הזן את תאריך ההשלמה החובה החדש והמחשב יעבוד תאריך התחלה חדש.
• גלה אם ניתן להפחית את משך המשימות הקריטיות. ניתן לעשות זאת באמצעות השקעת משאבים רבים יותר, עבודה ארוכה יותר של שעות, הורדת האיכות שתפחית את כמות העבודה או שימוש בייצור טרומי.

אם תוכנת התכנון מראה כי העלות עומדת להיות גדולה יותר מהתקציב שהוקצה, מנהל הפרויקט יכול להפחית את מספר המשאבים, לקצר את לוח הזמנים או להוריד את איכות המסירה.

הסבר לתנאים וביטויים

להלן הסבר על כמה מהמילים או הביטויים ששימשו לעיל:

• הקצאת משאבים מקצה משאבים כגון זמן, אנשים וכלים, על מספר משימות לעמידה במועד האחרון.
• פילוס משאבים הוא טכניקה המתאימה את תאריכי ההתחלה והסיום בהתאם למגבלת המשאבים כדי לאזן בין הביקוש למשאבים לבין ההיצע הזמין.
• מבנה לפירוק עבודה מפרק פרויקט לרכיבים קטנים יותר כאשר כל אחד מהם מתמקד במוצרי עבודה.
• מבנה התמוטטות ארגונית הוא מודל המפרט את המסגרת הארגונית לתכנון פרויקטים, ניהול משאבים, מעקב אחר זמן והוצאות, חלוקת עלויות, דיווח הכנסות ורווחים וניהול העבודה.
• מעקב אחר זמן שומר תיעוד של שעות העבודה.
• מעקב הוצאות שומר תיעוד של ההוצאות.

ניהול פרויקטים: הגדרת יעדים

• ניהול פרויקטים: הגדרת יעדים

  הפרקטיקה של ניהול פרויקטים מבוססת היטב. יש לו טווח נרחב בתעשיות מגוונות. מספר עסקים וארגונים בתחומים כמו שיווק, פיננסים, פיתוח מוצרים, שירותי צרכנות וממשלה רלוונטיים כעת

ניהול פרויקטים: ניטור וניהול אנשים

• ניהול פרויקטים: ניטור וניהול אנשים ניהול

  פרויקטים אינו חייב להיות בקנה מידה גדול ואינו מוגבל לפרויקטים גדולים. אתה יכול להשתמש בחלק מהמידע המוצג ב -3 המאמרים שלי לעקרונות ניהול פרויקטים לפיתוח תוכנית פעולה אישית.