זמן ניהול פרויקטים וטכניקות אומדן עלויות: סקירה כללית

איור מס '1: הערכת זמן ועלות ביחס לתכנון הפרויקט

תכנון ראשוני מאפשר הערכה מוקדמת, ואילו תכנון מפורט יותר מאפשר הערכות מדויקות יותר.

סיד קמפ

הצורך בזמן הפרויקט ואמידת העלויות

בעסקים, מטרת מרבית הפרויקטים היא להרוויח כסף. לשם כך נדרש שהפרויקט ירוויח יותר או יחסוך יותר ממה שעולה על ביצוע הפרויקט. פרויקט עולה כסף עד לסיומו, ומתחיל לשפר את השורה התחתונה של החברה רק לאחר סיומו. כמו כן, בכל שנה יש לעסק רק כל כך הרבה כסף שהוא יכול להוציא על פרויקטים. לכן, עוד לפני תחילת הפרויקט, מנהלים רוצים תשובות לארבע שאלות:

• כמה יעלה הפרויקט?
• האם אנו בטוחים שלא נחרוג מהתקציב?
• כמה זמן ייקח הפרויקט ומתי ייעשה?
• האם אנו בטוחים שלא נאחר באיחור?

אלה שאלות סבירות מאוד. אנו שואלים את אותם הדברים כאשר אנו לוקחים את מכוניתנו לתיקון או מתקנים את המזגן שלנו. עם זאת, יותר ממחצית הפרויקטים - אפילו מנוהלים היטב - מאחרים או עוברים את התקציב. אז לענות על השאלות הללו עם אומדנים שאנחנו יכולים לסמוך עליהם ולהתחייב אליהם הוא אתגר גדול.

בעולם ניהול הפרויקט אנו קוראים למנהלים אשר משקיעים כסף ומאמץ ארגוני לקראת פרויקט שהם נותני החסות לפרויקט, ומחויבותם חיונית להצלחתנו כמנהלי פרויקטים. אם הם לא קונים לפרויקט, יישארו מחויבים לאורך כל הדרך, יספקו את המשאבים הדרושים ויסירו מחסומים, הפרויקט שלנו ייכשל. והבקשה שלהם להערכת זמן ועלות היא, מבחינתם, סבירה לחלוטין.

זה גם קשה מאוד, לפעמים בלתי אפשרי, לספק. מעצם הגדרתו, פרויקט הוא "מאמץ ייחודי המתבצע ביצירת מוצר או שירות ייחודיים" (PMI Lexicon). אם כל פרויקט הוא ייחודי, והוא מעולם לא נעשה לפני כן, אז איך נדע כמה יעלה לעשות זאת? איך נדע כמה זמן זה ייקח? כיצד אנו מעריכים את עלות הלא נודע? ואיך נוכל להיות בטוחים שאנחנו צודקים? אם אנחנו לא צודקים, נראה נראה רע כשאנו מריצים את התקציב או נמסר באיחור, או שניהם.

אלה שאלות אמיתיות, ויש להם תשובות אמיתיות. לימדתי מעל 3,500 מנהלי פרויקטים כיצד לתכנן פרויקטים, להעריך עלויות וזמן ולספק בזמן ובתקציב. כתבתי שלושה ספרי ניהול פרויקטים שונים עם טכניקות של אומדן זמן ועלות. ומלקוחותיי וסטודנטים ראיתי כל דבר, החל מהערכות מעולות ודולר שיכולות לזכות בהצעות תחרותיות וכלה במערכות ניהול שהופכות אומדן טוב לבלתי אפשרי. אך הערכות טובות אפשריות. ואנחנו צוברים סמכות רבה שמקלה על עבודתנו כאשר אנו כמנהלי פרויקטים מעריכים היטב את הפרויקטים שלנו.

במאמר זה תוכלו ללמוד כיצד אנו כמנהלי פרויקטים יכולים ליצור הערכות מדויקות ואמינות. תלמד: מה עלינו ליצור הערכה; אילו סוגי אומדנים אפשריים; והנהלים הבסיסיים להכנת כל סוג הערכה. הוראות מפורטות לטכניקות אומדן גדולות מכדי להכניס למאמר זה. אך תוכלו לדעת את שמה של טכניקת האמידה הנכונה וכיצד להשתמש בה. ותהיה לך דוגמה לעקוב. משם, אתה יכול כנראה לעשות זאת בעצמך. אם לא, תוכל למצוא הוראות מפורטות בספר לימוד לניהול פרויקטים, או ב- PMBOK, המדריך של מכון ניהול הפרויקטים לגוף הידע לניהול פרויקטים.

מאמר זה מראה לך כיצד לבצע את אומדני הזמן והעלות הטובים ביותר שתוכל, הן בתחילת הפרויקט והן בהמשך, כאשר התכנון כמעט הושלם, כפי שמודגם באיור מס '1.

מחשב שרץ כל הזמן

אחד מלקוחותיי סיפק מערכות מחשוב לגורמים ממשלתיים. לפני שעבדתי איתם, סוכנות ביקשה מחשב עבור מערכת הדוא"ל שלהם ש"יפעל כל הזמן ". מנהל הפרויקט רץ עם זה, וקנה מחשב של מיליון דולר שיפעל 24 שעות ביממה, 7 ימים בשבוע, עם גיבוי אוטומטי כפול של הכל. כשסיפר ללקוח הם היו המומים. "אבל אנחנו פתוחים רק 16 שעות ביום. אנחנו לא צריכים את זה כדי לרוץ כל הלילה. ובוודאי שלא נשלם על זה!"

החברה נתקעה במחשב של מיליון דולר שהלקוח לא רצה. והפתרון האמיתי עלה הרבה פחות ממחצית ממה שמנהל הפרויקט הניח שיהיה צורך.

השיעור: אל תניח הנחות, ואל תניח שאתה מבין למה הלקוח שלך מתכוון כשהוא משתמש בשפה מסוימת. בדוק כל פרט ופרט בצורה ברורה וניתנת להגדרה.

תנאים מוקדמים: מה עליכם לקבל לפני יצירת זמן ואומדן עלות

תאר לעצמך חבר בא אליך ואמר: "כמה יעלה לי לקנות מכונית חדשה?" אין דרך לענות על שאלה זו מבלי לשאול: "איזה סוג מכונית אתה רוצה?" ומה אם הוא ישיב: "אה, אני לא יודע כלום על מכוניות. פשוט תביא לי מכונית שתעבוד בשבילי. כמה זה יעלה?"

במצב זה איננו יכולים לאמוד את עלות המכונית. עלינו לעבוד עם חברנו, לשאול שאלות כמו "עד כמה המשפחה שלך גדולה?" "האם אתה נוהג לעבודה?" ו"מה אתה אוהב לעשות בחופשה? " אם החבר שלנו עובד איתנו בכל זה ואנחנו מכירים מכוניות, אנחנו כנראה יכולים לבחור מכונית טובה בשבילו ואז לספר לו את העלות. אבל אם חברנו אומר, "אין לי זמן לענות על כל השאלות שלך! רק תגיד לי כמה עולה מכונית!" ואז חזרנו לשום מקום. או, אנו אומרים משהו כמו, בין 12,500 דולר אם אתה רוצה יונדאי ו -85,000 דולר אם אתה רוצה קדילאק. זו תשובה אמיתית, אבל לא מאוד שימושית.

כמנהלי פרויקטים אנו מוצאים את עצמנו במצב זה כל הזמן. לדוגמא, לקוח עשוי לרצות אתר אינטרנט חדש. אבל הוא לא ממש יודע מהו אתר טוב לעסק שלו. הוא רק יודע שהנושא הנוכחי שלו לא עובד. אנו יודעים כי אתר אינטרנט יכול לעלות בין $ 1,200 ל- $ 15,000, וארוך בין שבועיים לארבעה חודשים, תלוי אילו תכונות דרושות לעסק מסוים. אבל עד שנדע את העסק שלו, אנחנו לא יכולים לעשות זמן או עלות.

השורה התחתונה היא זו: לפני שנוכל להכין אומדן זמן או עלות מדויק, עלינו לעבוד עם הלקוח להגדרת היקף הפרויקט. במקרה והמונח "היקף" אינו מוכר, פירושו "מה אנו מכינים". הגדרת היקף מלא היא הצהרה ברורה של מה שאנחנו עושים על ידי ביצוע פרויקט זה. למידע נוסף על כך ראה, כיצד לפרוס תוכנית ניהול פרויקטים.

בנוסף להצהרת היקף ברורה, אנו זקוקים לשלושה דברים נוספים:

• עלינו לחסל הנחות יסוד שלא נאמרו. לדוגמא, חברנו ביקש מכונית "חדשה". האם הוא התכוון למותג חדש, הדגם השנה, או שהוא התכוון "חדש בשבילי", ולקנות מכונית משומשת זה יהיה בסדר גמור. אנחנו לא יודעים עד שאנחנו שואלים. ראה בסרגל הצד אודות "מחשב שפועל כל הזמן" למקרה אמיתי של אסון הערכת עלות פרויקט כמו זה.
• עלינו להחליט כיצד יתבצע הפרויקט ולקבל הסכמה על הגישה הבסיסית מהלקוח. אנחנו לא צריכים לדעת את כל הפרטים. אבל אנחנו כן צריכים לדעת את הגישה הכללית. לדוגמא, אם הפרויקט שלנו הוא הקמת מתקן הרכבה, נרצה לדעת אם הלקוח מצפה לעלות עליו בקרוב. אם כן, אז שכירת נכס, במקום לקנות אותו או להיכנס לחכירה לטווח ארוך, היא כנראה הרעיון הטוב ביותר. ועלות פרויקט של נכס להשכרה שונה לחלוטין מעלות פרויקט הכרוך בקנייה או בליסינג של בניין.
• עלינו לדעת את המצב הקיים. אם הלקוח רוצה אתר חדש, עלינו לדעת הכל על האתר הישן שלו, ומה עובד ומה לא. עלינו לדעת גם על חומרי השיווק המודפסים שלהם, תיאורי המוצרים ותמונות המוצרים שלהם. יצירת אתר מקטלוג עדכני עולה הרבה פחות מיצירת אתר מאפס, שם עלינו לתאם קבלת תמונות ותיאורים לעשרות פרויקטים.

יש סיפור שממחיש את הנקודה האחרונה הזו. פעם אחת היה פרויקט לניקוז ביצה. בכיר במחוז שאל, "כמה יעלה לנקז את הביצה הזו?" מנהל הפרויקט ענה, "זה תלוי כמה תנינים נמצאים שם." "ובכן, איך נדע כמה תנינים נמצאים שם?" "אנחנו מנקזים את הביצה, ורואים כמה נגמרים."

זו הבעיה הגדולה בהערכת זמן ועלות. עלינו לתכנן מספיק כדי לדעת מה הלקוח באמת רוצה, ולעשות מספיק עבודה על הפרויקט כדי לגלות מה באמת קורה, לפני שנוכל לבצע הערכת עלויות מדויקת. אך לעיתים קרובות, המנהלים רוצים הערכת עלות מדויקת עוד לפני שהפרויקט מתחיל.

יש עוד דבר אחד שתצטרך, וכתבתי עליו מאמר: הבנה של גורמי המפתח של הערכה טובה של זמן, עלות או כל דבר אחר.

כעת, לאחר שהצבנו את הבעיה, בואו נסתכל על כמה פתרונות.

מבחן המקרה שלנו: אומדן עלות אתר פשוט

כמות העבודה שנדרשת לצורך הערכת עלות טובה תלויה בגודל הפרויקט שאתה מבצע, ובמידה שאתה והצוות מכירים את עבודת הפרויקט. טכניקות האמידה המתוארות כאן יכולות לתת לך הערכת עלות פרוייקט טובה תוך כמה שעות לפרויקט שמחירו נמוך מ- $ 10,000. אותן טכניקות, המיושמות תוך מספר שבועות, יכולות להעריך פרויקטים של כ 100,000 $. ואפשר להשתמש באותן טכניקות, המיושמות בקפידה עם הרבה מחקרים, להערכת פרויקטים שיעלו מיליוני דולרים. אבל זה ייקח חודשים של עבודה, והרבה תכנון פרויקטים שימושי אחר יעבור להערכת העלות והזמן.

מכיוון שאנחנו מתמקדים בטכניקות, נעבוד עם פרויקט פשוט מאוד, קטן: אתר האינטרנט הראשון של חברת סטארטאפ חדשה, הכוללת 40 עמודי טקסט וגרפיקה, וסל ​​קניות עם כ 200 מוצרים. קטלוג הדפסה עם כל תמונות המוצר והתיאורים כבר נעשה. אך החברה לא אוהבת את פריסת הקטלוג, והיא זקוקה לאומנות ועיצוב קונספט חדש לאתר האינטרנט, בו היא תשמש גם לשיווק דפוס עתידי.

טבלה מס '1: סיכומי הערכה מוקדמת

מרכיב הפרויקט	נָמוּך	בינוני	גָבוֹהַ
אירוח (שנה ראשונה)	300 דולר	360 דולר	396 דולר
גרָפִיקָה	2,500 דולר	3,500 דולר	5,000 דולר
דפי אינטרנט	1,824 דולר	2,280 דולר	3,420 דולר
פריטי קטלוג	1,920 דולר	2,400 דולר	3,600 דולר
לך תחיה	300 דולר	500 דולר	600 דולר
סה"כ	6,844 דולר	9,040 דולר	13,016 דולר

טכניקות הערכת עלות וזמן מוקדם

כפי שכבר אמרנו, אומדן העלות המוקדם ביותר חייב להגיע לאחר שהוגדר בבירור היקף הפרויקט, מוסכמת על גישה לפרויקט וההנחות מובהרות. כאשר זה נעשה, אך עדיין אין לנו תוכנית שלב אחר שלב לביצוע כל העבודה, אנו יכולים ליצור אומדן עלות מוקדם. אומדן עלות מוקדם נקרא על ידי המכון לניהול פרויקטים אומדן עלויות בסדר גודל . כשאנחנו יוצרים אותו, אנו מספקים טווח שבו אנו כמעט בטוחים שעלות הפרויקט תיפול. אבל זה טווח די גדול. הקצה הנמוך הוא 50% מההערכה שלנו, והקצה הגבוה כפול מההערכה שלנו. לכן, אם אנו חושבים שהפרויקט יעלה 100 אלף דולר, נוכל לומר בביטחון שהפרויקט יעלה בין 50 ל -100 אלף דולר.

הצגת הערכות סדר גודל

כאשר אנו מספקים הערכה עם טווח כה גדול, נותני החסות לפרויקט ככל הנראה ילכו בליסטיים. רוב נותני החסות לפרויקט רוצים, וצריכים, הערכה מדויקת הרבה יותר מוקדמת ממה שאפשר. צריך לחנך כלפי מעלה, כלומר ללמד את הבוסים שלנו מה מציאותי, כדי לעזור להם להבין כי הערכת סדר גודל היא הטובה ביותר שאפילו מנהלי הפרויקטים הטובים בעולם יכולים לעשות, בשלב מוקדם בפרויקט, לפני שהתוכנית כמעט לְהַשְׁלִים. בשלב זה, פשוט יש יותר מדי אלמונים כדי להבטיח ערבות ריאלית יותר.

יש כמה חדשות טובות עבורנו ונותני החסות שלנו לגבי הערכת פרויקטים מוקדמת:

• אם אנו מבצעים סוג של פרויקט שמוכר לצוות, אנו יכולים להיות בטוחים יותר שהעלויות לא יהיו גבוהות מדי מנקודת המרכז של הערכתנו.
• אם אנו יכולים לשלוט בהיקף, נוכל להגביל את הפרויקט לתקציב הזמין על ידי אספקת חלק מהתכונות, אך לא את כל התכונות.

לדוגמה, נניח שיצרנו אומדן שבין 50,000 $ ל -200,000 $, והספונסר אומר, "אני באמת יכול לתקצב רק 120,000 $, ואם זה יעבור את זה, אולי אוכל לסחוט סכום כולל של 150,000 $. אנחנו יכולים להשיב, 100,000 $ סביר שיש סיכוי טוב מאוד שנכנס לסכום של פחות מ -120,000 $. אם אתה רוצה להבטיח את הסכום של 150,000 $, אז תסכים שאם נצטרך בהחלט נוכל לחתוך שניים מתוך חמשת הפריטים ברשימה ואנחנו יעשה את הפרויקט במחיר של 150,000 דולר או פחות. כנראה שתקבל את כל מה שאתה רוצה. אם לא, תקבל את שלושת-ארבעת הדברים החשובים ביותר, ואנחנו יכולים לעשות את אחד או שניים האחרונים בתקציב השנה הבאה. "

מפרק את פרויקט הדוגמה שלנו לכמה חלקים גדולים

ניתן לפרק את רוב הפרויקטים לכמה חלקים גדולים, וההערכות המורכבות מחתיכות תמיד טובות יותר מההערכות שנוצרו מהפרויקט בכללותו. אז בואו נסתכל על החלקים של פרויקט האתר בדוגמה שלנו. אנו נכלול:

1. אירוח: הגדר אירוח ואת המסגרת המקוונת לאתר מסחר אלקטרוני עם עגלת קניות
2. גרפיקה: עבד על עיצוב גרפי חדש: צבעים, תמונת אתר, לוגו, תמונות מפתח לכל אחד משבעה קווי מוצרים
3. דפי אינטרנט: צור 40 עמודי טקסט וגרפיקה
4. קטלוג פריטים: צור עגלת קניות של 200 פריטי קטלוג משמות מוצרים קיימים, תיאורי מוצרים ותמונות
5. עבור לשידור חי: בדוק את האתר כולו, תקן בעיות והתחל לפעול

קבלת אומדנים גבוהים ונמוכים לכל חתיכה

הצעד הראשון שלנו הוא להבין את הדרך הטובה ביותר לקבל אומדן עלות עבור כל אחד מחמשת החלקים של הפרויקט המפורטים לעיל. לפריטים א ', שניים וחמישה, הפיתרון הטוב ביותר שלנו הוא ליצור אומדן המבוסס על העלות בפועל של ביצוע אותם דברים עבור אתרים דומים עבור לקוחות עבר. עבור פריט מספר 1, אנו יכולים כנראה אפילו לנעול מחיר קבוע. בפריט מס '2 אנו מדברים עם הגרפיקאי. הוא עשוי לומר, "ובכן, זה תלוי. אם הם מכירים את הסגנון הכללי של העסק והם אוהבים את הרעיונות הראשונים שלי, זה דבר אחד. אבל אם אין להם מושג מה הם רוצים, ויש להם ועדה שתקבל החלטות, ו ואז הם מתחילים לשנות את שמות קווי המוצרים שלהם בזמן שאני עושה את הגרפיקה, זה יכול לעלות הרבה יותר. " אם יש לנו תקשורת טובה עם הלקוח, נוכל לענות על שאלות אלו. אבל בואו נגיד שאנחנו לא.ואז אנו מבקשים מהגרפיקאים לאמוד את העלות לתרחישים הטובים ביותר ולמקרים הגרועים ביותר, ואלה ההערכות הנמוכות והגבוהות שלנו.

פריטים 3 ו -4 מוערכים בצורה הטובה ביותר בשיטת Bucket. אך גם השיטה המתוארת לפריטים 1, 2 ו- 5 תפעל.

פריט 5 דומה לפריט 2. לדוגמה, אם כל המכירות הן בארה"ב היבשתית, בדיקת עגלת קניות היא סטנדרטית. אם יש צורך במשלוח בינלאומי, יחד עם מיסים ותעריפים בינלאומיים, יידרשו הרבה יותר בדיקות. במקרה זה הלכנו ללקוח והם אמרו, "אה, אנחנו בארה"ב ורק עכשיו מוכרים בארה"ב. אז קיבלנו טווח די צר של נמוך וגבוה בהערכה שלנו לחיות, כמו אתה רואה בטבלה מס '1.

שיטה זו מרכיבה הערכת זמן ועלות מוקדמת טובה. אומדן העלות מתואר בטבלה מס '1. אומדן הזמן נוצר בצורה דומה, ומבקש מכל עובד או ראש צוות הערכה נמוכה, סבירה וגבוהה של כמה זמן העבודה תימשך, וההערכות מתווספות יחד.

יתרון מרכזי בגישה זו הוא שגם אם חלק אחד מוערך נמוך מדי, סביר להניח שחלק אחר נאמד גבוה. כך שלאומדן הכולל יש סיכוי גדול יותר להיות צודק מכל חלק אחד. זו הסיבה העיקרית לחלוקת פרויקט לחלקים ולהערכת כל אחד בנפרד, במקום לנסות לאמוד את הפרויקט כולו בבת אחת.

הדיוק משתנה בתעשייה

עד כמה ההערכה שלנו מדויקת? זה משתנה מאוד, לפי ענף כלכלי, וגם לפי גורמי פרויקט וצוות אחרים. בענף הבנייה, עם חברות שמציעות הצעות תחרותיות לבניית כבישים לפרויקטים הממומנים על ידי המדינה, שבדרך כלל בוחרת בהצעת העלות הנמוכה ביותר, ראיתי שפרויקט של 25 מיליון דולר נאמד עד הדולר האחרון. הצעה גבוהה מדי לא תקבל את החוזה, והצעה נמוכה מדי פירושה הפסד כספי עבור החברה.

ניתן לאמוד פרויקטים של בנייה בצורה מדויקת כל כך מכיוון ששיטות, חומרים ועלויות הם סטנדרטיים מאוד.

מצד שני, פרוייקטים של טכנולוגיות מידע (IT) מוערכים בצורה ידועה לשמצה. המקרה הגרוע ביותר שאני מכיר היה פרויקט IT שמוערך בסכום של 2,000 דולר שעלה בסופו של דבר מעל 170,000 דולר - אבל זה היה מקרה קיצוני. אך תוצאות בפועל בסופו של דבר כפול או משולש להערכת זמן או עלות שכיחות מדי. אחת הסיבות לכך היא שכלים, טכניקות וסביבות משתנים במהירות בעולם ה- IT. זה אפילו קורה שתוכנה נכתבת, למשל, עבור גרסה אחת של Windows, ואז יש לבנות אותה מחדש לגירסה אחרת של Windows לפני שפורסמה.

כיצד אנו מבצעים את ההערכות הטובות ביותר שיש בתעשייה שלנו? תכנון ומעקב עקבי שלם וניהול פרויקטים ושיעורים שנלמדו לשיפור השיטות שלנו בסוף כל פרויקט הם המפתח. וכשאתה עושה כל אומדן, שאל: "עד כמה הצוות שלי מכיר את העבודה המדויקת הזו? האם עבדנו אי פעם בעבר? מה חדש ושונה בפרויקט זה?" ככל שהצוות הספציפי שלך ביצע עבודות מסוג זה בעבר, כך ההערכה שלך יכולה להיות מדויקת יותר. יחד עם זאת, כאשר אתה מעריך עבודה באמצעות כלים ושיטות חדשות, או פיתוח אבות טיפוס ניסיוניים, או עובד עם לקוחות חדשים, קח זאת בחשבון, ואפשר יותר מרחב לבלתי צפוי.

טכניקות אומדן עלויות מאוחרות

בהמשך תהליך תכנון הפרויקט נוכל ליצור אומדן מדויק הרבה יותר. וזה הרבה יותר קל לעשות זאת, גם כן. ה- PMI קורא אומדן זמן מאוחר ועלות למטה מלמטה, מכיוון שאנו מעריכים כל פעילות מפורטת ומוסיפים את כולם בכדי לקבל סכום כולל. PMI אומר כי העלות בפועל תהיה -10% עד + 15% מהעלות המשוערת באמצעות אומדן מלמטה למעלה. ושונות לוח הזמנים זהה. פירוש הדבר שאם האומדן הוא 100,000 $, עלות הפרויקט בפועל צפויה לרדת בין 90,000 $ ל 115,000 $. אם פרויקט צפוי לרוץ במשך 100 יום מתחילתו ועד סופו, סביר מאוד להניח שהוא יפעל בין 90 ל -115 יום. טווח קטן יותר זה הרבה יותר קל לעבוד עם נותני החסות לפרויקט.

הערכת זמן ועלות מאוחרת מחייבת תוכנית פרויקט מפורטת הכוללת:

• מבנה לפירוק עבודה (WBS) - רשימה מפורטת של כל מרכיבי הפרויקט
• רשימת פעילויות - רשימה של כל העבודות שייעשו, ומי יעשה זאת.
• מידע על עלויות מפורט, כגון תעריפי שעה למשכורת, עבודות קבלניות ופריטים אחרים כגון שטחי משרדים או ציוד.
• תוכנית רכש, כולל אומדן, או במידת האפשר, אישרה עלויות של כל פריט שיירכש.
• תוכנית סיכון

באופן אידיאלי, אומדן העלות המפורט יהיה חלק מתוכנית פרוייקט מלאה, בה כל תשעת התחומים של הידע בנושא ניהול פרויקטים מתייחסים, כמתואר במאמר שרשמתי לעיל, כיצד לפרוס תוכנית פרוייקט.

עם כל המידע הזה זמין, יצירת אומדן עלויות מפורט היא די קלה - למעשה, זה קל יותר מאשר ליצור אומדן מוקדם. אנו פשוט מוסיפים את העלות (זמן וחומרים) עבור כל פעילות בפרויקט, ומגיעים לסכום כולל. כחלק מתהליך זה, אנו יכולים להשתמש בהערכת PERT. PERT מייצג טכניקת הערכה ובדיקת פרויקטים, וזוהי דרך לקבל אומדן עלות יחיד תוך שימוש בממוצע מרכזי של אומדנים אופטימיים, סבירים ופסימיים עבור כל פריט שורה. אתה יכול ללמוד PERT על ידי קריאה כיצד להשתמש בתרשים PERT לניהול פרויקטים.

שיטה מומלצת לאומדן עלויות כוללת סיכון פקטורינג למשוואה. חלק מניהול הסיכונים הוא לכלול תוכניות מגירה, כלומר תוכניות לעבודה שאנו עשויים לבצע במקרה אירוע סיכון. בואו נגיד שאנחנו בונים בניין חדש בפלורידה. אנו מודעים לסיכון שנצטרך לסגור את אתר הבנייה למשך עד שבועיים במקרה של הוריקן. אנו מתכננים לוח זמנים שמסיים את הבניין, גם אם הוריקן יעבור, באמצעות שעות נוספות בסוף השבוע לאחר ההוריקן. זה כמובן מוסיף לעלות. אנו יכולים להציג גורמי סיכון כקרנות מגירה. לדוגמא, אנו יכולים לומר, "העלות המשוערת של הקמת הבניין הזה היא מיליון דולר. עם זאת, אם תתרחש סופת הוריקן גדולה, נצטרך 50,000 דולר נוספים לקופות מגירה כדי לסיים את הפרויקט בזמן."

מעקב אחר עבודת הפרויקט והתאמת הערכתך

כאשר תוכנית הפרויקט, לוח הזמנים ואומדן העלות שלך מתקבלים, עבודת התכנון של הפרויקט שלך הושלמה ותוכל להתחיל לבצע את העבודה. באופן רשמי זה נקרא ביצוע ובקרת פרויקטים. ביצוע פירושו ביצוע העבודה. שליטה פירושה לעקוב אחר העבודה, ולוודא שהיא מגיעה בזמן ותוך תקציב. תהליך המעקב אחר עבודות שהושלמו (מסירות היקף) כנגד זמן ועלות נקרא EARNED Value Analysis (EVA). כשאנחנו מבצעים EVA, אנו פועלים להבטיח שאנחנו מספקים במסגרת התקציב. אנו לומדים גם אם עשינו עבודה טובה בהערכה שלנו מלכתחילה.

מעקב אחר זמן ועלות בפועל תוך כדי עבודה חשוב מאוד משתי סיבות. ראשית, נתונים אלה הם קלט שימושי להערכות עתידיות. שנית, בסוף הפרויקט אנו משווים את העלויות המשוערות שלנו לעלות בפועל, שורה אחר שורה, ולוח הזמנים המתוכנן שלנו, ללוח הזמנים האמיתי שלנו, יום אחר יום; וליצור מסמך שלקחים. השיעורים שנלמדו כוללים שיטות טובות יותר להערכת עלויות לפרויקט הבא שלנו.

טכניקות הערכה