הסוג הנכון של משמעת עובדים

ישנן גישות רבות לשינוי התנהגות העובדים. למידע נוסף על משמעת מתקדמת ומדוע היא עובדת.

ג'ק מורה, CC-BY

דע את זכויותיך כשכיר

לעיתים קרובות קשה לדבר על משמעת בעידן זה של תקינות פוליטית וגינוי של כל טיפול מזיק הנתפס. עם זאת על כל הארגונים והמוסדות לקבוע כללים ותקנות המגנים על זכויותיהם וחירויותיהם של אחרים ומבטיחים ביצועים יעילים בכל רמות הארגון. הצבת גבולות לחופש האישי היא מתכון לכאוס וכישלון עבור החברה והאנשים המועסקים בה.

יש נטייה מסוימת להסתכל על חברות פורצות דרך כמו גוגל, פייסבוק וענקי עמק הסיליקון האחרים ולראות מה שנראה ככל הנראה סביבה שבה כל אחד רשאי לעשות מה שהוא רוצה, כל עוד הוא מקבל תוצאות. סוג זה של תרבות הוכיח שהוא תורם לחשיבה יצירתית. עם זאת, מראה שטחי לרוב מטעה וזה נכון לגבי כל ארגון.

כללים חייבים להיות חלק ממדיניות כל חברה מכיוון שללא כללים הארגון יכול לסטות. לעתים קרובות מואשמות האשמות על הדור החדש שהן נוטות להיות מרוכזות יותר בעצמן ולא ממושמעות בסביבת העבודה. זה אולי נכון, אבל זה גם עניין של אופן השימוש במשמעת. אם הוא מופעל ככוח חיובי למתן משוב, הוא ישמש תמריץ מוטיבציה וצמיחה מתאים. זה מה שמשמעת חברה פרוגרסיבית צריכה להיות כל העניין.

הגדרת משמעת מתקדמת

זהו תהליך החוסם התנהגות נגד פרודוקטיבי ומקדם את יכולתם של מנהלים להתמודד בצורה יעילה ועקבית עם השלכותיה. סוג זה של התנהגות הוא רציני מכיוון שהוא יכול לתרגם למורל נמוך ולהפחתת פרודוקטיביות. אלו הנוהגים בכך יכולים להדביק ברצינות עובדים אחרים. העלות יכולה להיות משמעותית למדי, עם השפעה ישירה על השורה התחתונה.

למרבה הצער, חברות מעטות עושות ניסיון להבין את ההשפעה הכספית של התנהגות בלתי ממושמעת. על מנת להשיג ולשמור באופן עקבי על יחסי עובדים טובים, על כל העובדים להבין את מהות התהליך המשמעתי. עליהם להבין שאם מיישמים אותו נכון זה יכול להועיל לכולם.

שמונת המעכבים למשמעת

את חוסר הרצון למשמעת ניתן לייחס לשמונה גורמים נפוצים החלים על הלוח כמעט לכל חברה ומוסד. באפשרותך להשתמש ברשימה זו כדי לבצע הערכה עצמית או להעריך אחרים בסולם של 1–5.

1. מעולם לא קיבל הכשרה מתאימה: חלק מהמפקחים מעולם לא הוצגו כיצד לנהל משמעת ביעילות (בהדרגה) ולכן הם חסרי ביטחון להתמודד עם אנשים בעייתיים.
2. חוסר תמיכה בניהול: אם הניסיון ההיסטורי הוא שההנהלה העליונה אינה תומכת, או רכה במשמעת, היא תיושם בצורה אקראית. קביעת מדיניות וכללים משמעתיים מתקדמים צריכה להיות בראש סדר העדיפויות.
3. פחד מנקמה: אולי היו מקרים של תגובת נגד אלימה בעבר נגד מפקח. על ההנהלה לספק ולקדם סביבה בה כולם מרגישים בטוחים ובטוחים. לא צריך להיות מקום להפחדות מסוג זה.
4. חוסר עקביות: הם נוטים לשאול את עצמם מדוע עליהם לנקוט בפעולה כאשר נראה שלאחרים לא אכפת או מאוימים.
5. אין זמן: ביצוע משפט פלילי על הראיות, לראיין את הצדדים המעורבים, לוקח יותר מדי זמן ומאמץ. ניתן לענות על כך על ידי פירוק עלות ההתנהגות הנגדית.
6. אשמה מוחזרת: עשויה להיות תחושת אשמה על משמעת של מישהו אחר אם המפקח נהג באותה צורה בעבר. צריכה להיות הכרה שתפקידם משתנה כאשר מקבלים אחריות על אחרים.
7. השפעה על חברות: פעולה משמעתית עלולה לגרום לאובדן חברות וניכור מצד חברי קבוצת העבודה. על המפקחים לחפש כבוד, ולא חברות, על ידי עקביות ביישום המשמעת.
8. פחד מסכסוך: יש אנשים שיימנעו מלהתמודד עם סיטואציה קשה, במיוחד אם מדובר בקונפליקט בין אישי. יש אנשים שמבלבלים בין אהבה לבין כבוד.

גורמים והשפעות של התנהגות נגדית

ניהול טוב מדגיש גישה חיובית למשמעת. למרבה הצער, הפחד מפני עונש הוא עדיין ההרתעה המופעלת ביותר על ידי מנהלים רבים. מצד שני, כאשר עובדים מבינים ומקבלים כללים שהם רואים הגיוניים והוגנים, הם הופכים לוויסות עצמי ומצמצמים את ההשפעה השלילית של התנהגות נגד. זה כאשר משמעת הופכת לכוח בונה וחיובי המאפשר לאנשים לעבוד בשיתוף פעולה. בחברות שבהן משמעת נחשבת רק במובן הצר והעונשי כתגובה, שמענישה ומתקנת, היא גורמת למורל ירוד ומשפיעה על התפוקה.

ישנם מספר דפוסי התנהגות שליליים המשבשים והרסניים באופן חמור. דוגמאות כוללות אי-כפיפות, זיוף רשומות עבודה, לחימה, גניבה, שתייה, שימוש בסמים והטרדות מיניות. אלה דורשים התייחסות מיידית של ההנהלה ותגובה חזקה, אשר עשויה לכלול השעיה או אפילו סיום לאחר סיום ההליך הראוי. ישנן התנהגויות אחרות שהן פחות פוריות אך עם זאת חסמים משמעותיים לביצועים יעילים:

איחור מתמשך

יש לעקוב מקרוב אחר האיחור וההיעדרות המתמשכים של עובדים מסוימים. גם כאשר יש הצדקה במקרים מסוימים, יש להתמודד עם עבירות כרוניות באמצעות משמעת מתקדמת. זוהי התנהגות בולטת ביותר שניתן לתקן באמצעות משוב בעל פה ובכתב. זה לעתים קרובות הגורם לאובדן פריון ניכר.

עבודה באיכות ירודה

חוסר משמעת והזנחת כללים מובילים לרוב לאיכות ירודה. עובדים לא ממושמעים נוטים להיות פחות מודאגים מאיכות העבודה שהם מייצרים. ניהול טוב דורש תוכנית ניטור קפדנית שיכולה לחסל סוג זה של התנהגות רשלנית. ניתן לזהות איכות נמוכה מהסטנדרט על ידי דחיית מוצרים או על ידי תלונות של לקוחות. האחרון רציני יותר, מכיוון שהוא עלול להוביל לעלויות נוספות ולאובדן קבוע של מכירות עתידיות.

רשלנות המובילה לתאונות

מחקרים מצביעים על קיום קשר ישיר בין תאונות להפרות מכוונות של תקני בטיחות או חוסר זהירות. ראוי, אם כן, לכלול תאונות ברשימת הפעילויות הנגד.

ניסיונות גזל או תרומה אחרת לאובדן מלאי

בעוד שניתן לייחס התכווצות מסוימת של חומרים ומוצרים להתיישנות ולבזבוז רגיל, התעללות עובדים, רשלנות או רישום לקוי הם תורמים משמעותית להפסדי המלאי. זה דורש פיקוח ושימוש במשמעת מנוהלת בקפידה.

חבלה, הזנחה והתעללות

מכונות וציוד אכן נשחקים והם דורשים תחזוקה ותיקון מונע. אך הם יכולים גם להיות כפופים לחבלה, הזנחה או התעללות בעובדים. התנהגות קיצונית נגד פרודוקטיביות זו יכולה להיות יקרה מאוד, הן בעלויות התיקון והן ברמות הפריון והבטיחות המופחתות.

מן הסתם ישנם גורמים נוספים התורמים לחוסר יעילות, אך התנהגות שלא מניבה יכול לייצג עלות גבוהה עבור החברה. ניתן לשלוט או להפחית את כל הפעילויות השליליות הללו באמצעות משמעת נאורה. מטרתה צריכה להיות ליצור סביבת עבודה השומרת על מידת מוסר גבוהה ומשיגה את יעדי החברה, עם מינימום התנהגות נגדית. משמעת צריכה להוביל לכך שהעובדים יכירו היטב את עבודתם ויעבדו בשיתוף פעולה כדי לבצע משימות ולהשיג את יעדי הקבוצה במועד.

איך עובד משמעת מתקדמת

משמעת מתקדמת מוגדרת כפרוצדורה המשתמשת בהסלמה באזהרות משמעת ובפעולות המתנגדות להתנהגות נגד פרודוקטיבית - מהתרעות מילוליות וכתובות וכלה בהשעיה וסיום. הליך מסוג זה עומד במבחני הבורר לצורך הליך הוגן וסיבה צודקת ונענה בהצלחה לכל האתגרים בבוררות ובליכי משפט. מטרת המשמעת המתקדמת היא לתקן את התנהגות העובד ולהשיב את תפקיד האדם כחבר יצרני בקבוצת העבודה. זה גם משמש כתזכורת לעובדים אחרים שהם יישאו באחריות באותו אופן.

משמעת מתקדמת מבוססת היטב על כללים סבירים המשקפים את צרכיה של החברה למכור ביעילות את מוצריה או שירותיה ולשרת את הלקוח ביעילות. יש לדון עם הכללים עם העובדים על מנת להבטיח שכל עובד יבין אותם. הכללים חלים אך ורק במקום העבודה. הם אינם מגבילים את חייהם של עובדים מחוץ לחברה, למעט עניינים שעלולים להשפיע לרעה על המוניטין של העסק. חייבת להיות עקביות מוחלטת באכיפת הכללים. יש להתמודד עם הפרות בצורה הוגנת והענישה ניתנת באופן אחיד.

תהליך ששת השלבים לניתוח בעיות משמעת

בניתוח בעיות משמעת כדאי להבין כי אין שני מצבים זהים לחלוטין. אנשים מורכבים והמשתנים במצב רבים. לפיכך, על המפקח לבחון היטב ולבחון היטב שבע שאלות מרכזיות בהגעה לדרגת הפעולה המשמעתית שיש לנקוט בה:

1. האם מדובר בהפרה גדולה כמו שימוש בסמים, שעשויה לחייב השעיה זמנית מכוח העבודה בזמן שמתנהלת חקירה ראויה?
2. מה היה פרק הזמן שבין הפרות הנוכחיות לאחרות שנגרמו על ידי אותו עובד?
3. האם האירוע הוא דפוס או התנהגות חוזרים?
4. איזו עדיפות קיבלה החברה בטיפול במצבים דומים?
5. האם רישום העבודה של העובדים היה של עובד אמין ומשתף פעולה?
6. האם ישנם גורמים חריגים ומקלים שתרמו למצב?
7. האם ישנם כללים מוגדרים בבירור המסדירים את התנהגות העובדים ומועברים לעובדים, רצוי בכתב; והאם ניתן לצפות באופן סביר מכל העובדים שיכירו אותם?

רק יישום משמעת

• אזהרה מתאימה מההשלכות של התנהלות מסוימת שאינה מקובלת.
• סיום חקירה יסודית לפני ניהול המשמעת. חקירה כזו חייבת לכלול הצהרות בכתב של העובדים המעורבים ומכל הגורמים האחרים, שאולי היו עדים לאירוע.
• על החקירה להיות הוגנת ואובייקטיבית.
• לא נדרש שהראיות יהיו חד משמעיות או מעבר לכל ספק סביר, למעט במקרים שבהם התנהגות פסולה לכאורה הינה בעלת אופי פלילי או רציני העלול לפגוע במוניטין של העובד ולפגוע קשות בסיכוייו לעבודה עתידית.
• יש להחיל את הכללים, הצווים והעונשים באופן ידני וללא כל אפליה. אם האכיפה הייתה רופפת בעבר, ההנהלה לא עלולה להפוך את עצמה פתאום ולהתחיל לנקוט בלי להזהיר תחילה את העובדים מכוונתה.
• העונש חייב להיות קשור באופן סביר לחומרת העבירה ולרישום העבר של העובדים. מוצדק כי שיא תעסוקתי היסטורי טוב אמור לקבל תגובה קלה יותר.
• יש לשפוט את כל העובדים על פי אותם סטנדרטים ועל הכללים לחול באותה מידה על כולם. על הכללים להיות מפורטים במדריך לעובדים .
• יש להגן על כל העובדים מפני משמעת בלתי צודקת ולאפשר להם לערער על כל פעולת חברה המאיימת לשלול מהם את זכויותיהם הבסיסיות.