שישה טיפים להיות יותר מסודרים ומוכנים בעבודה

מוניקה מהתוכנית FRIENDS

עמיתי לעבודה וחבריי אומרים שאני האדם הכי מאורגן ומובנה שהם מכירים. לא תמיד חייתי חיים מסוג זה. למעשה, הסיבה העיקרית לכך שאני מסודרת ומובנית היום היא בגלל כמה שאני יכול להיות שוכח.

תמיד יש לי הרבה דברים בראש, ואני חושב שזו אחת הסיבות העיקריות שאני שוכח דברים כל כך מהר. כשהתחלתי לחיות לבד הרחק מהורי החלטתי להפסיק לתרץ ולעשות לעצמי שינוי. השינוי הזה בחיי לא רק גרם לי להיות פחות שוכח אלא גם עזר לי להצליח בקריירה שלי היום.

1. השתמש בלוח שנה או מתכנן

אני חי מ- iCalendar שלי. זוהי תכונה עבור Macbooks ו- iPhone; עם זאת, תוכל להשתמש ביומן Google אם אין ברשותך מכשירים אלה. אני אוהב את לוח השנה שלי מכיוון שהוא לא מסתנכרן רק עם המחשב הנייד שלי אלא גם עם הטלפון החכם שלי. אני יכול להקליד את זמן התחלת האירוע, והודעה תופיע בסמארטפון שלי כמה ימים לפני שהובא אליו. אני יכול גם לשים תיאור מה אני צריך להביא לאירוע ההוא ואיפה המיקום. החלק החביב עלי ביותר ביומן הדיגיטלי שלי הוא שאוכל לארגן את האירועים שלי על ידי צבעים שונים לאירועים ספציפיים.

זכור שאם אתה משתמש בספר מתכננים, אתה צריך להיכנס לשגרה לבדוק אותו מדי יום ביומו. ידעתי שלא אעשה זאת, ולכן בחרתי בדרך דיגיטלית לתכנון. דרך תכנון דיגיטלית מאפשרת לי להיות מסוגל לממש את הזמינות שלי בכל זמן ובכל מקום.

2. הגדר אזעקה

הגדרת אזעקה בטלפון שלך יכולה להיות קלה ומועילה גם לדברים קטנים. לפעמים עשויה להיות לי פגישה קצרה אליה אוכל להגיע מוקדם בבוקר לעבודה. ברגע שהוכרזו על הפגישה מראש, אני יודע שאשכח ממנה אם אין לי דרך לזכור. מייד אקבע אזעקה בטלפון למשך 5 דקות לפני תחילת הפגישה לאותו יום ספציפי, ואתייג אותה כ"פגישה ".

אני מוצא שזה מועיל מאוד מכיוון שלפעמים לא די בהודעה. זה נכון במיוחד אם יש לך עבודה עמוסה שאין לך את הזמן לבדוק את הטלפון שלך לאורך כל היום. אני אוהב את זה איך האזעקה שלי תמשיך להיעלם בארנקי עד שאכבה אותה. זה מכריח אותי להפסיק את העבודה שאני עושה, לראות את התזכורת ולהגיע לפגישה שלי בזמן.

3. צור פתקים דביקים וירטואליים באמצעות Google Keep

הדבקת פתק דביק לראש מסך המחשב שלי בעבודה היא דרך נוספת בה אני מזכיר לעצמי אירועים קרובים. שיש לי עבודה שבה אני כל הזמן עסוק ומסתובב, לא תמיד יש לי את הזמן לכתוב על פתק דביק כשאני צריך. אני משתמש בפתקים הדביקים הדיגיטליים, המכונים Google Keep, כשיש לי רשימה ארוכה של דברים לעשות. אתה יכול לבדוק אותם ולהגדיר תזכורות עליהם. אתה יכול לשתף את הפתקים הדביקים הדיגיטליים עם כל מי שתרצה, כדי שיוכלו לערוך ולעבור איתך דברים. זה נהדר כשאתה עובד על פרויקט צוות עם עמית לעבודה. זהו מקור תקשורת נהדר.

לא רק שאתה יכול לגשת אליו במחשב שלך, אלא שאתה יכול גם לגשת אליו באפליקציה בסמארטפון שלך. התכונה הטובה ביותר היא תכונת המיקום. אתה יכול לשים תזכורת על הפתק הדביק ב- Google Keep ולהגדיר את המיקום עבור כתובת העבודה שלך. ברגע שמושך לכתובת תזכור בסמארטפון שלך תזכורת.

4. צור כונן Google

זו מערכת תיוק שאני אוהבת עבור עותקים דיגיטליים. כונן גוגל מאפשר לך לגשת לקבצים שלך בכל מקום בכל מחשב. אתה יכול אפילו לגשת לקבצים שלך מהסמארטפון שלך באמצעות אפליקציית Google Drive. הנוחות של הכלי הזה עזרה לי מאוד, במיוחד כשאני בדרכים ואין לי את המחשב שלי.

5. השתמש בתיקיות ותייג אותן

ארגון הניירות שלך בתיקיות הוא דרך נהדרת נוספת לשמור על סדר. תלוי בסוג העבודה שיש לך, עבודתך עשויה לדרוש הרבה ניירות או עותקים שאתה צריך לתלות בהם. אם תשים את כולם בערימה אחת במקום אחד, הם ילכו לאיבוד בקלות. השג כמה תיקיות סטנדרטיות, תיקיות מנילה או שתיהן ותייג אותן באופן שיעזור לך לעקוב אחר הניירת שלך. להחזיק ניירות והעתקים ספציפיים במקומות ספציפיים יגרום לך פחות כאב ראש בטווח הארוך.

6. השתמש בקלסר עם כרטיסיות קלסר מרובות

זוהי דרך נוספת לארגן את כל הניירת שלנו אם אינך רוצה תיקיות בכל מקום. עם זאת, ייתכן שלא תוכל להכניס לשם ניירת חשובה מכיוון שתצטרך לנקב אותה בחור. אני ממליץ להשיג כרטיסיות לכל קטגוריה שעליה ניירות שלך. אם אתה לא רוצה לצאת לקנות כרטיסיות, אתה תמיד יכול ליצור משלך. עשיתי את זה בעצמי, אבל זה לוקח הרבה זמן לעשות, והם היו דקיקים מאוד מכיוון שזה היה עשוי מנייר בנייה.

תעשה את השינוי

אל תתנו לשכחה או לבלאגן שלכם להוריד את הביצועים שלכם בעבודה. אם אתם רואים בכך בעיה, עליכם לבצע את השינוי הזה. הגדירו לעצמכם יעדים, ושלבו ארגון לאט לאט בחיי העבודה שלכם עד שהוא הופך לטבע שני. אנשים ישימו לב, ואתה תצליח יותר בקריירה שלך.