ישיבות צוות: אמצעי לתקשורת יעילה במקום העבודה

ישיבות הצוות מספקות מקום מועיל בו עובדים בכל הרמות יכולים לשוחח, לעדכן זה את זה ולשאול שאלות.

מְחַבֵּר

מדוע ישיבות צוות קבוע מועילות?

קיום פגישות צוות קבועות עם עובדים במקום העבודה ישפר מאוד את מאמצי התקשורת המרכיבים את היסוד של כל קבוצת עבודה. עובדים שיכולים לסמוך על מפגש עקבי עם עמיתים לעבודה ומנהלים ירגישו בעלות רבה יותר על העבודה שהם עושים בגלל ההזדמנות התכופה לתקשר זה עם זה בפגישות אלה.

יתר על כן, עובדים אלה יחושו אמון במנהיגותם מכיוון שהם נכללים בתכנון ובתהליכים אחרים ההופכים את מקום העבודה למקום טוב יותר לכולם. מכיוון שהעובדים מבלים חלק ניכר מחייהם בעבודה, חשוב לגרום להם להרגיש שהם חלק מההצלחה של ארגון שכן הוא עומד ביעדים האסטרטגיים שלו.

תקשורת יעילה למנהלים ולעובדים

ישיבות צוות מאפשרות לעובדים להיות חלק מתהליך קבלת ההחלטות של ארגון על ידי מסירת דעותיהם, רעיונותיהם וכו ', בפורום מובנה אך מקובל. בעוד שהסמכות הסופית וקבלת ההחלטות שייכים להנהגת ארגון, מנהיגים לעיתים קרובות פונים לעובדיהם על תשומת ליבם.

מנהלים המשתמשים בפגישות אלה ככלי תקשורת פותחים לעובדים הזדמנות נהדרת לחלוק את חוויות יום העבודה שלהם זה עם זה. כמה מאפיינים נפוצים של ישיבת צוות יעילה הם כדלקמן.

מאפייני מפגשי צוות מצליחים

• לוח זמנים קבוע: כדי להיות באמת אמצעי יעיל לתקשורת מידע ולאיסוף תשומות מעובדים, יש לקבוע פגישות צוות מבעוד מועד כדי לאפשר לעובדים להקדים אותם ולתכנן בהתאם להמשך לוח הזמנים / לוח השנה שלהם. עובדים שיכולים לסמוך על פגישות אלה באופן קבוע יראו בהם הזדמנויות לחלוק מידע עם אחרים באופן עקבי.
• התחלה בזמן: אם המנהלים רוצים שהעובדים שלהם יופיעו בפגישה בזמן, הם צריכים לתת את הדוגמה גם להגיע בזמן לפגישה. יתר על כן, תחילת הפגישה צריכה להיות כמתוכנן, כך שהמשתתפים באיחור יידעו שעליהם להתאמץ שלא לאחר לפגישה הבאה. כמנהל שמוביל את הפגישה, להיות מהיר ולהתחיל את הפגישה בזמן יוכיח עד כמה המנהל מרגיש שהפגישה חשובה.
• סדר יום מוכן: מכיוון שסביר להניח שלעובדים יהיה מידע לחלוק, כדאי שיהיה סדר יום מוכן לשמור על מבנה וסדר כלשהו לפגישה. קל לרדת מהמסלול כאשר עובדים מציעים מידע שעשוי להיות קשור במידה מסוימת לסדר היום המוכן. סדר היום משמש גם כתיעוד שימושי שמפקח יכול לחזור ולבחון כדי לקבוע אם נושאים מסוימים סוקרו.
• נוכחות חובה: ישיבת צוות מתוזמנת באופן קבוע, המתקיימת כדי לשתף ולאסוף מידע חשוב על מקום העבודה, צריכה בדרך כלל להיות חובת נוכחות חובה עבור הצוות. העובדים צריכים להיות חלק מ"טנק חשיבה "תקשורתי זה, שכן הוא יעיל רק אם כולם נמצאים שם כדי להאזין לדיון ולהציע את התובנה הייחודית שלהם בנושאים הנדונים. ההיתר לדלג על ישיבת צוות לצורך התחייבות אחרת לעבודה צריך להיות יוצא מן הכלל ולא אירוע נפוץ.
• מִקצוֹעִיוּת: מכיוון שדעות ותובנות אישיות ישותפו בישיבות הצוות, חשוב שמנהל יפקח על הפגישה בזמן שאחרים מדברים כדי להבטיח שכל הדיון יישאר מקצועי ומכבד. לעיתים קרובות עובדים שומרים נושאים מסוימים לדיון פתוח בישיבת צוות. אנשים אלה עשויים לחוש בלהט רב לגבי דעתם ולפגוע ברגשותיהם או להתגונן כאשר אחרים חולקים דעה אחרת. חשוב מאוד שההנהגה ליד השולחן תשמור על כולם מקצועיים על ידי הזכרתם שלכולם יש דעה ועלינו לכבד את ההזדמנות שלהם לדבר עם עמיתיהם בפורום כזה. אם אין שליטה בישיבת הצוות בנושא זה, אישים חזקים יותר יגידו על אחרים, וזה עלול לגרום לעובדים מסוימים להרגיש שאינם רוצים להשתתף באופן פעיל בעתיד.
• צורך בביטול פגישות צוות: מנהלים עשויים להזדמן לבטל פגישה בשל בעיות תזמון בלתי נמנעות משלהם או שלא היו בעיות אמיתיות הדורשות הזנת צוות באותו זמן. מכיוון שלא יעיל לקיים פגישה רק לשם קיום פגישה, ביטול הפגישה הוא נבון מכיוון שהעובדים יעריכו את פינוי הזמן בלוח הזמנים שלהם לעבודות אחרות. זה יכול להיות נבון לשלוח דוא"ל כדי להודיע ​​לעובדים שהם מוזמנים לדבר עם המנהל אחד על אחד אם יש להם נושאים לא פתורים שעליהם לדון. האישור לדבר עם המנהל או לקדם "מדיניות דלת פתוחה" לאחר שבוטלה באופן בלתי צפוי ישיבת צוות יאפשר לעובד לדעת כי הם לא צריכים לחכות לפגישה הבאה כדי לדון במשהו שחשוב להם.

ישיבות צוות המגלמות מאפיינים אלה יניבו תוצאות יעילות אשר יועילו לארגון ולכל מי שעובד קשה כדי להצליח.

אברהם לינקולן נשא את נאומו "בית מחולק" בקפיטול מדינת אילינוי (קפיטול מדינת אולד) ב ספרינגפילד, אילינוי, ב- 16 ביוני 1858. ארגונים לא ישרדו אם העובדים לא יקבלו את ההזדמנות לתקשר בגלוי.

מְחַבֵּר

השתמש בפגישות כדי לדון בנושאים שוטפים

ישיבת צוות שנערכת באופן קבוע יוצרת פורום לדיון עקבי בכל חילוקי דעות מתמשכים או חדשים או נושאים בינאישיים העלולים להתרחש בין אנשים אשר מתקשרים זה עם זה באופן קבוע. אם בוחנים כמה מיומם, ולכן, את חייהם, מבלים בעבודה, אין זה מפתיע שמצבים בין אישיים יכולים להיווצר בגלל הבדלי דורות, ערכים וחוויות חיים כלליות.

העובדה היא שכל אחד מגיע לעבודה עם ה"מטען "שלו, שמרכיב את מי שהוא באמת. פגישה שתוכננה באופן קבוע עם עמיתים לעבודה מאפשרת הזדמנות מתוכננת ולכן מהימנה לחסל בעיות לפני שהם הופכים למצבי משבר.

יחסי העבודה הם כמו כל יחסים אישיים אחרים - הם זקוקים להזדמנות מספקת לפתור בעיות שעשויות למנוע את ביצוע העבודה ואת הארגון לעמוד ביעדים. כאשר מערכות יחסים "מפוצלות" וממשיכות להסתבך ללא התערבות מנהיגותית, עלולות להתרחש שיבושים משמעותיים במקום העבודה כאשר צוותים או צדדים שונים מאתגרים זה את זה לדומיננטיות לגבי נקודת מבט מסוימת.

תקשורת היא המפתח

ניצול כל ההזדמנויות לתקשר זה עם זה במקום העבודה הוא המפתח להצלחה המקצועית של העובדים ומנהיגותם. כאשר פגישות הצוות מתנהלות באופן קבוע, מקצועי ובאופן המעודד את כל המשתתפים להשתתף באופן פעיל, ארגון יכול לקצור את היתרונות שיש בקבוצת עבודה איתנה בה אמון מושג באמצעות אינטראקציה יצרנית. שיתוף המידע בין האנשים שגורמים לארגון לעמוד ביעדיו וביעדיו יוצר סביבה הרמונית יותר לכולם.