תכנון אסטרטגי באמצעות ניתוח חכם, swot ו- swe

תכנון אסטרטגי

כתיבת תוכנית אסטרטגית דינמית והערכת הארגון שלך צריכות לכלול כלי ניתוח מבוססים.

"תכנון אסטרטגי הוא גישה שיטתית של ארגון נתון לקבל החלטות בנושאים שיש להם חשיבות מהותית ומכריעה לבריאותו ולחיוניותו ארוכת הטווח" (Steiss).

להלן 3 כלי ניתוח שארגון שלך צריך לקחת בחשבון:

SMART: ספציפי, מדיד, בר השגה, מציאותי ותוחם זמן

SOAR: חוזקות, הזדמנויות, שאיפות ותוצאות

SWOT: נקודות חוזק, חולשה, הזדמנויות ואיומים

כתיבת יעדי SMART

האם המטרות של הארגון שלך נכתבות בצורה של מטרות "SMART"? האם הם "ספציפיים", "מדידים", "ניתנים להשגה", "רלוונטיים" ו"מוגבלים בזמן? " דוגמה: עד 30 ביוני 2021 100% מהעובדים יסיימו בהצלחה את קורס הבטיחות של OSHA.

יעדי SMART חשובים לתכנון אסטרטגי מכיוון שהם מתמקדים ביעילות הארגון. יעדים ויעדים ברורים, יעילים ויעילים יעברו את הארגון ויעוררו את ההנהלה והעובדים ללכת בעקבותיו.

שקול את שלושת תחומי היעד הללו: אספקת שירותים, משאבי אנוש ופיתוח משאבים. כתוב יעדים לשלושת האזורים הללו לפי פורמט SMART. יעדי פיתוח המשאבים שלך צריכים לשאוף להגדיל את המתנדבים ואת התרומות. כתוב את היעדים כך שניתן יהיה לכמתם ולהשיג אותם.

רכיבי תוכנית אסטרטגית

כתוב מטרות ויעדים ברורים.
קבעו מסגרות זמן סבירות.
מדוד פרודוקטיביות, שיפור איכות וספק ניתוח עלויות.
לחפש שיתוף פעולה, לעודד חדשנות ולמדוד את ההשפעה של יתרונות קהילתיים.
כתוב תקציב המקושר לדרישות המענק. זה יאפשר למדוד ביצועים ניתנים לכימות כמו גם ניתוח עלות-תועלת.
זהה את התפקיד המבצעת בניהול שינויים ובקרה ארגונית כוללת.
הערך את הכיוון והמטרה של הארגון שלך.
לזהות ולכמת מדדי ביצוע.
על התוכנית שלך לשים דגש על שיפור היחסים עם הלקוח.

ניתוח SWOT

Are ים trengths, w eaknesses, o pportunities, ו t hreats מזוהה? ניתוח SWOT הוא כלי הערכת ביצועים מקובל. עם זאת, זה צריך להיות יותר מתרגיל שמייצר רשימה (Kearns). הערך היטב את הארגון שלך באמצעות ארבעת כלי הניתוח.

התמקדו בזיהוי יותר נקודות חוזק מאשר חולשה בארגון שלכם. יש לזכור שמחקר וניסיון מראים כי "התמקדות בחוזקות של אנשים וארגונים היא הרבה יותר חזקה ויעילה מאשר להתעכב על ליקויים." (אוניל).

זהה את הזדמנויות ההצלחה של הארגון שלך. ארגונים מסוימים מתפתים להתמקד רק בהזדמנויות ולפתח אותן באריכות, בעוד שלא נותנים תשומת לב מרובה לחוזקות, חולשות ואיומים. התמקדות בהזדמנויות נותנת תחושה של ראיית הנולד לארגון ומעוררת תקווה וגאווה.

פתח את כל ארבע הקטגוריות בצורה מספקת ומאוזנת ככל האפשר.

ניתוח SOAR

בדומה לניתוח SWOT, SOAR הוא חלופה סבירה לתוכנית שלך. שניהם של שני כלי תכנון והערכה לשאול הארגון שלך לזהות ים trengths ו o pportunities. עם זאת, רחף מזמין הארגון שלך לזהות spirations ו R esults. מרים וובסטר מגדירה את השאיפה כ- "רצון עז להשיג משהו."

SOAR חשוב לניהול אסטרטגי מכיוון שהוא מעורר השראה לחדשנות. מה השאיפות והשאיפות של הארגון? האם ישנן גישות חדשות לתהליך העסקי שלך שיש לקחת בחשבון? האם ניתן להעז שיטות חדשות? אם שולבו רעיונות חדשים, מה הושג? מה היו התוצאות? יש לכמת את החידושים והתוצאות.

גורמים דמוגרפיים וכלכליים

חשוב במיוחד לקחת בחשבון גורמים דמוגרפיים וכלכליים מכיוון שהם המשתנים הדינמיים ביותר בתכנון. יעדי הניהול האסטרטגי צריכים להיות מוגבלים בזמן ועליהם לכלול מטרות קצרות טווח וארוכות טווח. האם גורמים דמוגרפיים וכלכליים שונים מוקרנים לפרק זמן מוגדר? (שטייס). בעוד שהצהרות שליחות רבות נכתבות במסגרת זמן של 3-5 שנים, שקול הצהרות חזון לטווח ארוך יותר, 20-30 שנה. שקול את נתוני השוק כחלק מההערכה הכלכלית של הארגון שלך. לקבוע ולספק נתוני מפקד.

שיתוף פעולה וחדשנות חברתית

האם הארגון שלך משלב שיתופי פעולה כמו גם ארגונים חברתיים כמנגנונים לקידום חדשנות חברתית גדולה יותר? פרודוקטיביות ושיפור איכות נמדדים בצורה הטובה ביותר לפי מידת האופן שבו הארגון משתף פעולה עם גורמים אחרים. האם הארגון שלך מסוגל למדוד חדשנות חברתית? זה יכול לכלול תשומות קהילתיות מעוררות השראה לזיהוי דרכים לשיפור התנאים החברתיים באזור. ארגונים נוטים לזהות את השימוש בשיתוף פעולה בתפקיד שירותי התוכנית. תוכניות מסוימות מתגאות בשיטות חדישות וחדישות. רכיבים אלה צריכים להיות ניתנים לכימות.

יתרונות קהילתיים ואמצעי השפעה

האם הארגון שלך מספק מידע על מי שמפיק תועלת ישירה מאותן פעילויות (לקוחות וחברים) וכן אמצעי השפעה שמטרתם לשקף את התועלת נטו לקהילה הרחבה יותר? בחן את התפוקות והתוצאות של הארגון. זהה יתרונות שניתן להעריך באמצעות ניתוח עלות-תועלת. כחלופה, זיהוי וניתוח של מדדי השפעה. ארגונים מסוימים מספקים הנחות שירות בסיסיות. הנה דוגמה לאמירה מעורפלת שנמצאה בדו"ח של ארגון ללא כוונת רווח: "למעורבות והשתתפות בחיי הקהילה יש השפעה חיובית על אנשים עם מוגבלות." אנו מניחים כי לתוכנית יש השפעה חיובית אך אין נתונים סטטיסטיים. ניתן לראות בכך גם מחסור, במיוחד אם נדרש לבצע דיווח הענקת אמצעי השפעה.הארגון יכול היה להצהיר, "בשנת 2020 405 אנשים עם מוגבלות קיבלו את שירותינו. 375 הצליחו למצוא משרות חלקיות."

יעדי תקציב, מענק ותהליך

ספק תקציב רשמי. האם התקציב קובע תוכנית פיננסית עובדת לפרויקט כך שניתן יהיה למדוד ולדווח על התקדמותם וביצועיהם של אנשי הכספים? בדרך כלל, מפרט המענקים ידרוש מאנשי צוות לבצע אמצעי ביצוע. יש לתעד בבירור כל מקור הכנסה והוצאה. ספק פרטים לגבי מקורות מימון. הימנע מהצהרות מעורפלות כמו: "חוזים ממשלתיים הם עדיין מקור מימון משמעותי." זהה וכמת את מקור המימון. לדוגמה, ציין את הארגונים שהיו חוזים עם הגורם הממשלתי האמור וציין את סכום המימון בדולרים. אם נעשה שימוש בכספי מענקים להקמת הארגון או לקיומו, ספק את הנתונים. מחסור בתיעוד עשוי להוות חסר נוסף לארגון במהלך הערכת המענק.

יש לכלול דרישות מענקים בתוכנית האסטרטגית שלך. יתר על כן, האם התקציב מתקשר ישירות לשיטות (יעדי התהליך) ורכיבי ההערכה במפרט ובדרישות המענק? חשוב לקשר את התקציב ליעדי התהליך לשיפור יעילות העלות והיעילות.

יש ארגונים שמזהים מאמצי גיוס כספים כחלק מהתכנון הכספי והאסטרטגי. הימנע מהצהרות מעורפלות כמו: "יש עלייה של 25% במספר התרומות התומכות בתקציב התפעול." זהה את הסכום שתוקצב לגיוס כספים כך שכל אחד יוכל לחשב את העלייה של 25%. דוגמה נוספת להצהרה מעורפלת שנמצאה בתוכנית אסטרטגית: "יש לנו קרן קרנות למיליון דולר." יש צורך בפרטים נוספים בנוגע לאופן הקמת קרן ההקדש. התוכנית האסטרטגית שלך צריכה לכלול עותק של התקציב ולקשר אותו ליעדי התהליך.

דוגמה לדרישות המענק

תקשורת יעילה

האם הנהלת הארגון שלך מתקשרת באופן נרחב את הצורך בשינוי וכיצד ניתן להשיג שינוי בהצלחה? חשוב להדגים כי ניתן להשיג תקשורת רחבה בצורה יעילה ורווחית. אם הארגון שלך עובר שינוי, באיזה תהליך תקשורת משתמשים? כיצד הוא מנוהל או נשלט? בעוד שארגונים רבים צופים שינוי, השליטה והתקשורת עליו צריכים להיות מפותחים בתכנית.

מחויבות ניהולית לשינוי

אם מיושם שינוי למערכת ניהול חדשה, האם זה מביא או שיש עדויות למחויבות מבצעת, תרבות פתוחה ובוטחת והעצמת עובדים? אמנם ייתכן שקשה לזהות ולמדוד את אלה, אך האם התוכנית האסטרטגית דנה או מציעה תובנה האם המנהלים מחויבים? האם התרבות היא זו החורגת מיחסי עבודה ומעוררת תקווה, שכנוע וביטחון בארגון וזה בזה? העצמת עובדים עשויה להראות על ידי כמה תשומות וקנייה נחשבים ומידת הפינוי שהם נהנים ממנו. כמה רוחב ניתן לכל עובד?

ארגונים מסוימים מקפידים על קבוצה של ערכי תפעול ליבה. האם הארגון שלך מקדם יחס אכפתי, היענות, כבוד, תמיכה פרטנית, גיוון, שלמות ואחריות, שיטות עבודה מודרניות, שותפויות, סנגור וקיימות פיננסית? אם כן, כיצד הם נמדדים? על סוכנויות שירות להתמקד בקשר עם לקוחותיהם. התמקדו ביחסי ניהול העובד. תוכנית אסטרטגית כתובה היטב תכלול גם העצמת עובדים.

המלצות

אמנם ישנם מגוון קריטריונים בהם ניתן להשתמש כדי להעריך במדויק את התוכנית האסטרטגית שלך, הקפד לכלול את סמני ההערכה העיקריים הבאים:

תַקצִיב

התוכנית שלך צריכה לכלול תקציב. ספק מידע אודות דרישות המענקים וכל מימון ממשלתי. כלול את הסכומים. קשר את התקציב לתוכנית. זה בתורו יאפשר תקני ביצוע מדידים.

מטרות ויעדים

יעדים ויעדים צריכים לעמוד בבירור בקריטריון "SMART". וודאו כי היעדים ניתנים למדידה. ספק נתונים לחישוב יחס עלות-תועלת. ספק תשומות, תפוקות, תוצאות והשפעות ניתנות לכימות.

התקשרות עובדים

ההנהלה צריכה ליצור סביבת עבודה חיובית על ידי טיפוח קלט הצוות. זה חיוני במיוחד בסוכנות שירותים כך שסוכנים יוכלו להגיע ביעילות לנזקקים בתחושת גאווה וחדשנות.

סיכום

תוכנית אסטרטגית מאוזנת תבקש לשלב את שלושת שיטות התכנון והניתוח (SMART, SWOT ו- SOAR). זה צריך להיות כתוב בצורה שתאפשר תיקון ליקויים כלשהם. על התוכנית לספק מידע על התקציב וכן דרישות מענקים. הדגישו חוזקות והזדמנויות. הכירו באיומים וחולשות. היו פתוחים לשינוי וקחו בחשבון את הדינמיקה שלכם. ביצוע יוזמות אלה יאפשר לארגון שלך לנווט בזמנים המשתנים שלנו.

הפניות

ועדת הפריון האוסטרלית (2010). תרומת המגזר ללא כוונת רווח, דוח מחקר, קנברה.

שאנלי, ס '(2011). שבוע 5: שבוע 6 ניתוח עלויות ותקצוב - הרצאה של שבוע 6.

קאמינגס, TG & Woorley, CG (1995). דרישות לשינוי ארגוני מוצלח . אותנטיות ייעוץ LLC. מקור: http://managementhelp.org/misc/reqs-for-successful-change.pdf#search="cummings "

Kearns, KP (1992). מיתרון השוואתי לבקרת נזקים: בירור סוגיות אסטרטגיות באמצעות ניתוח SWOT. ניהול ומנהיגות ללא מטרות רווח 3 (1), 3–22. doi: 10.1002 / nml.4130030103

אוניל, סי (2007). SOAR don't SWOT: תכנון אסטרטגי מבוסס נכסים. דירקטוריונים ללא כוונת רווח וביקורת ממשל . ראנצ'ו סנטה מרגריטה, קליפורניה: ערוץ הצדקה LLC.

שטייס, AW (2003). ניהול אסטרטגי עבור ארגונים ציבוריים ועמותות. ניו יורק: מרסל דקר, בע"מ