תוכן עניינים:
- מבוא:
- 1.1 מה מטרת הפגישות?
- 1.2 מהן הדרישות הארגוניות והחוקיות שעשויות לחול על לקיחת דקות?
- 1.3 מדוע הפרוטוקולים צריכים להיות תיעוד מדויק של דיונים והחלטות?
- 1.4 מה מטרת המסמכים והמונחים הנפוצים בפגישות?
- 2.1 מה תפקידו של היושב ראש ואחריות רשמית אחרת בישיבות?
- 2.2 איך אתה עובד בשותפות עם הכיסא כשאתה לוקח דקות?
- 3.1 / 2 מדוע כדאי להקשיב באופן אקטיבי כשאתה לוקח דקות וכיצד אתה עושה זאת?
- 3.3. איך רושמים הערות במהלך דיונים שהתקיימו בישיבות?
- 3.4 / 5 מדוע כדאי לקבל הבהרה ואיך עושים זאת?
- 3.6 כיצד ממיינים, בוחרים ומבנים מידע להפקת דקות?
- 3.7 מה הכוונה בשימוש בטון ובשפה המקצועית הנכונה תוך דקות?
לקיחת דקות היא חיונית בכל עסק.
דייויד טרוויס, CC0, דרך Unsplash
מבוא:
יחידה זו היא יחידה אופציונלית בקבוצה B ברמה 2 עם 4 נקודות זכות. יחידה זו מסייעת למועמד להכרה והבנה טובה של משימות תוך לקיחת דקות, תפקיד היושב ראש והנוקח בדקות בישיבות, נוהל לקיחת דקות, היערכות לקיחת דקות וכיצד לעקוב אחר הנהלים הארגוניים, המדיניות וההנחיות תוך כדי לקיחתם. דקות
אנא מצא הצהרה אישית הרלוונטית ליחידה זו!
נ.ב: בהערה חביבה, אל תעתיק שום דבר שהוגש כאן ותציג אותם בקובץ שלך. זה פורסם כאן, אך ורק כדי לעזור לך להשיג מושג / הבנה של מה הם מצפים שתכתוב ואיך עליך לכתוב. יהיה עליכם להתייחס לאזור העבודה שלכם ולארגון ולהתמיד בו בזמן הכנת הקבצים. תודה על שיתוף הפעולה שלך.
1.1 מה מטרת הפגישות?
המטרה העיקרית של הפגישות היא לשתף רעיונות ולהביע מחשבות שונות. פגישות משמשות כמעט בכל ארגון כדרך להעביר מידע לאנשים אחרים כאשר תפקידיהם העיקריים הם להודיע, לחפש רעיונות, לחפש הבהרה, לפתור בעיות, לדון בהצעות / דרכי עבודה, לקבל החלטות וליישב סכסוכים.
1.2 מהן הדרישות הארגוניות והחוקיות שעשויות לחול על לקיחת דקות?
פרוטוקולים צריכים להיות תיאור מדויק של סדר היום של הפגישה. מבנה הפרוטוקול עוקב אחר רשימת הנושאים שעל סדר היום. על מנת לקחת דקות בצורה יעילה, עליך להכין את התבנית על סמך פריטי סדר היום. השאר הרבה מקום לרשום הערות ככל שהפגישה נמשכת. זה יעזור לך לא להתבלבל ולעבור על פני פריטים בצורה חלקה ככל שהפגישה נמשכת.
פרוטוקולים הם מסמכים משפטיים המשמשים הוכחה להתייחסויות עתידיות בכל דיון שנערך בפגישה. על הפרוטוקול להכיל את הכותרת, השעה, התאריך, מקום הפגישה, שמות המשתתפים, התנצלויות, מבקרים, פריטים, פעולות נדרשות ותאריך לפגישה הבאה.
דאג לרשום פעולות לכל פריט סדר יום ולפי מי. פרוטוקולים צריכים להיות מדויקים, מכיוון שאנשים יתייחסו אליו בעתיד, והם צריכים להיות מסוגלים להבין בדיוק מה קרה בפגישה.
1.3 מדוע הפרוטוקולים צריכים להיות תיעוד מדויק של דיונים והחלטות?
יש לכתוב את הפרוטוקול בצורה מדויקת ותמציתית, כך שכל אדם, בין אם השתתף בפגישה ובין אם לאו, יוכל לדעת מה התרחש.
פרוטוקולים משמשים כתיעוד הרשמי של הפעולות שהתרחשו בפגישה ומהווים שיא היסטורי עבור צוות או מחלקה. גם אם אנשים שוכחים להיזכר במה שקרה בפגישה או במה שנדון והוחלט, פרוטוקולים יעזרו להם להפנות חזרה ולקבל מידע זה. פרוטוקול מתעד גם פעולות שבוצעו ופעולות שיש לבצע. אז זה משמש כתזכורת המציינת את המועדים שיש לעמוד בהם. פרוטוקולים נותנים מידע גם לאנשים שלא נכחו בפגישה.
1.4 מה מטרת המסמכים והמונחים הנפוצים בפגישות?
מסמכי פגישה נוצרים כאשר העסק נפגש לדיון בעניינים הנוגעים לפעילות הנוכחית ולפעילות העתידית של העסק.
שלושה מסמכי פגישה נפוצים הם:
- הודעת פגישה (פרטים כגון תאריך, שעה, סוג הפגישה, מיקום, מטרת הפגישה)
- סדר יום (פירוט מפורט של סדר היום לפגישה)
- פרוטוקולים (תיעוד / הוכחת פגישה עם פרטים כמו מקום ושעת פגישה, מטרת הפגישה, משתתפים, יו"ר פגישה, התנצלויות, סדר יום, סקירה של פרוטוקול הפגישה הקודם, תאריך, שעה ומקום הפגישה הבאה וזמן סגירת הפגישה)
2.1 מה תפקידו של היושב ראש ואחריות רשמית אחרת בישיבות?
תפקידו של היושב ראש הוא להבטיח כי מתבצע רישום מדויק של פגישה. על יו"ר הפגישה מוטלת האחריות
- עזור ללוקח הדקות עם הסכמי פריטי סדר היום.
- עקוב אחר סעיפי סדר היום ברצף.
- יידוע הלוקח על כל הפריטים שיוסרו מסדר היום המוסכם.
- סכם נקודות ספציפיות, החלטות או פעולה שהוסכמו עבור כל פריט סדר יום לפני שעוברים לפריט הבא.
- מסכים ומספק סיכום לדיונים ארוכים.
- עיין בפרוטוקולים כאשר הם כתובים כטיוטה.
2.2 איך אתה עובד בשותפות עם הכיסא כשאתה לוקח דקות?
אני שוחח עם הכיסא לפני שהפגישה מתחילה לאשר את נושאי סדר היום, וגם לגבי כל המבקרים שמשתתפים בפגישה. אני מקבל עצות לגבי זמן ומקום לפגישות אם החדר הרגיל בו מתקיימת הפגישה אינו זמין. בספק, אני שואל אם צריך להוסיף דיון מסוים לפרוטוקול. אני גם מבהיר כל מונחים טכניים שנדונו בפגישה כדי להימנע מרישום מידע שגוי. לאחר הפגישה, אני מנסח את הפרוטוקולים בהקדם האפשרי ומביא אותם לאישור על ידי המנהל שלי לפני שאפיץ אותם לחברים.
3.1 / 2 מדוע כדאי להקשיב באופן אקטיבי כשאתה לוקח דקות וכיצד אתה עושה זאת?
עלי להקשיב באופן אקטיבי תוך כדי לקיחת דקות, משום שהן משמשות כתיעוד של החלטה ופרטים לכל דבר שנידון ומוסכם בפגישה.
להלן כמה דרכים לעשות זאת:
- אני צריך להקשיב בצורה אנליטית, לחפש רעיונות ופרטים עיקריים.
- אני מבהיר דברים שאני לא מבין או מבקש מהכיסא לחזור על עובדות שאני לא מבין.
- אני לוקח בחשבון את רגשות הדוברים והנוכחים.
- אני יוזם ומוכן להגיב.
- אני מבטל הסחות דעת (רעש, הפרעות וכו ') ומתרכז ברמקול כדי לא לפספס נקודות חשובות ופעולות שיש להקליט.
3.3. איך רושמים הערות במהלך דיונים שהתקיימו בישיבות?
אני מגיע לפגישה מוקדם, אני מוודא שאני יודע מי הכיסא, אני יושב ליד היושב ראש ובודק שלכולם יש את כל הניירות (סדר היום) ולוקח חילופים. אני קורא את כל העיתונים הרבה לפני הפגישה ומבקש את שמות האנשים הנוכחים. הקשיבו היטב, רשמו מילות מפתח ורשמו החלטות. אני מבקש הבהרה ובודק את ההערות שלי עם הכיסא.
3.4 / 5 מדוע כדאי לקבל הבהרה ואיך עושים זאת?
יש לברר כל ספק שמתעורר בעת רישום הפרוטוקולים מכיוון שהן החלטות המתקבלות כקבוצה והן מסייעות בהתייחסות עתידית.
אני מבהיר את הדברים על ידי בקשה מהכיסא או מהקבוצה לחזור או לדבר מעט לאט אם אני בספק עם דיונים כלשהם. אני נותן לעצמי זמן להקשיב ולבטל את הסחת הדעת.
3.6 כיצד ממיינים, בוחרים ומבנים מידע להפקת דקות?
אני משתמש בתבנית עקבית להפקת דקות. מטרת הפגישה משתנה מסוג פגישה אחד לאחר, ולכן גם פריסת הפרוטוקול עשויה להשתנות.
התבנית בה נעשה שימוש תקל גם על איתור מידע חשוב, והיא צריכה להיות עקבית על פני סדרת פגישות.
אני מבנה את הפרוטוקולים באופן הבא:
- כותרת הפגישה.
- תאריך ושעת הפגישה.
- רשימה של כל הנוכחים תחת הכותרת "הווה".
- רשימה של כל אלה שאינם נוכחים אך ששלחו את התנצלויותיהם, על רשימה זו להיות תחת הכותרת "התנצלויות".
- אישור כי הוסכם על פרוטוקול הישיבה הקודמת. יש לכלול את תאריך הפגישה הקודמת.
- יש לרשום כל תיקון או פעולה הנובעים מפרוטוקול הישיבה הקודמת.
- כל הנושאים הנובעים מהפרוטוקולים הקודמים צריכים להיכלל בגיליונות הכותרת שיידונו.
- פרוטוקולים צריכים להיות תמיד על פי אותה סדר שבוצעה בפגישה.
- תאריך הפגישה הבאה.
3.7 מה הכוונה בשימוש בטון ובשפה המקצועית הנכונה תוך דקות?
פרוטוקולים הם תיעוד של מה שקרה בדיוק בפגישה. אז זה צריך להיות תיעוד של דיונים ופעולות. עליו להתמקד בפריטים שנדונו ובעל מידע ברור מה הוחלט על כל פריט. יש לכתוב פרוטוקולים במשפטים שלמים ובפירוט מספיק. פעולה זו תעזור לכל קורא שאינו נוכח בפגישה להבין מה נדון בפועל.
נ.ב: בהערה חביבה, אל תעתיק שום דבר שהוגש כאן ותציג אותם בקובץ שלך. זה פורסם כאן, אך ורק כדי לעזור לך להשיג מושג / הבנה של מה הם מצפים שתכתוב ואיך אתה צריך לכתוב. יהיה עליכם להתייחס לאזור העבודה שלכם ולארגון ולהתמיד בו בזמן הכנת הקבצים. תודה על שיתוף הפעולה שלך.