לוקח דקות: חלק א

צילום ליווינגסטה

מבוא

מאמר זה נכתב בכדי לסייע למועמדים העוסקים בתואר מוסמך. זה לא אומר שזה לא יועיל / יועיל לאחרים. מאמר זה יועיל לכל מי שעובד עבור עסק או ארגון ולוקח דקות להפקת תיעוד מדויק של דיונים והחלטות שהתקבלו במהלך פגישות ורישום פעולות כחלק מתפקידם.

על מנת להיות מסוגל לקחת דקות בפגישה, יש להחזיק במיומנויות תקשורת טובות, מיומנויות הערכה, יחסי אנוש, מיומנויות ארגון ותכנון. לקיחת דקות אינה רק לשבת בפגישה ולכתוב הערות. זה כרוך בהכנות רבות לפני הפגישה ולאחריה וגם הרבה מיומנויות לצאת עם הרשומה הטובה ביותר של דקות.

לפני שהמפגש אכן מתקיים, צריך להתכונן לפגישה מבחינת מקום, משתתפים, סדר יום, כיבוד, דרישות גישה ומסמכים הדרושים. לכל מצגת, אתה צריך להיות מוכן עם כל הציוד כמו מחשב נייד, מקרנים עיליים, החומרים והמסמכים הדרושים להצגת הרעיונות.

לפני תחילת הפגישה, רשמו לעצמכם שינויים ברגע האחרון בסדר היום. שמור תמיד עותק של עניינים שעלו בפגישה האחרונה ונקודות הפעולה. תוך לקיחת דקות, עדיף שתהיה תבנית רלוונטית לדרישות הארגון, הסגנון והסטנדרטים.

עם סיום יחידה זו המועמד יהיה בעל ידע טוב על תפקידם של הישיבות, מדוע מתקיימות ישיבות, הדרישות המשפטיות והארגוניות שעשויות לחול על לקיחת פרוטוקולים, מדוע לוקחים פרוטוקולים ויתרונותיהם, הסיבה מדוע צריך להיות פרוטוקול מדויק והמסמכים השונים המשמשים בישיבות כחלק מתהליך לקיחת הדקות, פגישה לפני ואחרי.

למועמדים יהיה גם ידע על סוגי הדקות השונות וסגנונות הכתיבה למשך דקות, כיצד לבנות את הדקות ולכתוב אותן עם הטון הנכון של השפה וגם כיצד לאחסן ומטרת האחסון בבטחה ובבטחה. אלה נדונים בחלק השלישי של סדרה זו.

לפני שמתחילים יחידה זו, צריך לדעת את ההגדרה או המשמעות של דקות.

פרוטוקולים הם מסמכים רשמיים, והם סיכום רישומי הפגישה. הם מדויקים ומכילים מידע על מה שנדון בפגישה, מה היו ההמלצות, החלטות הדיונים ונקודות הפעולה שלהם.

פרוטוקולים כתובים היטב יהיו קצרים, מדויקים ואינפורמטיביים, והם יוצגו באופן הגיוני עם דיונים ברורים, המלצות, החלטות ונקודות פעולה.

תפקיד המפגשים

מילון מגדיר את הפגישה כ"התכנסות מסודרת באופן רשמי "או" האקט החברתי של התכנסות למטרה משותפת כלשהי . "

הפגישה היא התכנסות של שניים או יותר לדיונים, שיתוף מידע וכדי להגיע להסכם. פגישות יכולות להתקיים בדרכים שונות כמו פנים אל פנים, שיחות ועידה, ועידת וידאו וכו '. פגישה לא אמורה לבזבז זמן ולהיות אפקטיבית. פגישות יעילות מתרחשות עם תכנון נכון וצריכות להיות להן מטרה ותוצאה.

תפקידי הישיבות הם:

• לתיאום פעולה, להחלטה מוסכמת משותפת.
• כדי להגיע להחלטות במהירות רבה יותר מאשר בשיחות טלפון ובמיילים. למשל זה יכול להיות מתסכל לצלצל לאנשים ולהשאיר הודעות קוליות או לשלוח להם דוא"ל ולהמתין לתשובה זמן רב.
• כדי לחסוך זמן, למשל, משהו שלקח לך יותר מ -15 דקות לכתוב בדוא"ל שעדיין יכול להיות לא ברור למקבל, ניתן לדבר תוך שתי דקות אם אתה נפגש פנים אל פנים.
• לחלוק מידע, לצבור או לחפש רעיונות ומידע ולהבהיר דברים.
• כדי לפתור בעיות או בעיות כלשהן ולתכנן אסטרטגיות עבודה.
• לדון בעניינים ארגוניים או מחלקתיים באופן מפורט, כאשר זה יכול להיות קשה באמצעות תקשורת בדוא"ל.
• כדי למנוע בלבול, סכסוכים ואי התאמות.
• לדון בפרויקטים או כל מה שקשור לעבודה ודרכים לעשות זאת.
• לברר ולמיין סכסוכים וליישב סכסוכים.
• לקבל החלטות בעניינים שנדונו ולעזור במעקב אחר פעולות כנגד החלטות שהתקבלו בעבר.
• לעזור בקבלת החלטות מהר יותר, מכיוון שכולם זמינים במקום אחד לדיון ולהחליט.
• לנהל משא ומתן על חוזים והסכמים בהתאם לארגון או לעניינים המעורבים.
• לתת לכולם הזדמנות לדבר ולהשמיע את מחשבותיהם ורעיונותיהם.
• לקבל החלטות ופעולות חירום בעת צרה - ניהול משברים.
• לעזור בבניית צוותים ומוטיבציה.
• לעזור בקביעת יעדים ויעדים.

באופן כללי, תפקיד הפגישה הוא לקיים דיונים חשובים מסוימים ולקבל החלטות על ידי קירוב כל החברים המעורבים במקום אחד. זה ימנע מהמספר הרב של שיחות טלפון, אימיילים ובלבולים הכרוכים בכך, מה שיעזור לקבל החלטות ברורות ולהקצות פעולות לאדם או לאנשים או למחלקה הרלוונטיים.

דרישות משפטיות וארגוניות שעשויות לחול על לקיחת דקות

פרוטוקולי פגישה צריכים לענות על הדרישות החוקיות והארגוניות של הארגון, מסיבות רבות.

דרישות המינימום הצפויות לפרוטוקול הן, פרטים על

• היכן התקיימה הפגישה?
• מתי התקיימה הפגישה כולל תאריך ושעה?
• מי נכחו בפגישה ותפקידיהם השונים בפגישה?
• מי נעדרו?
• כיצד התקיימה הפגישה?
• מה קרה בפגישה?
• מה נדון בפגישה?
• מה הוחלט ונקודות הפעולה הרשמיות של הדיונים וההחלטות?

פרוטוקולים משמשים כמסמכים מחייבים משפטיים במצבים רבים ובארגונים רבים ויכולים להימצא כראיה לדיונים והחלטות מסוימים כאשר ישנם אתגרים משפטיים בעתיד.

הדקות צריכות לכלול את תאריך הפגישה הבאה בסוף, ובמידת האפשר גם את הזמן והמקום. הפרוטוקולים צריכים לתעד נוכחות של מניין, מכיוון שרוב ההחלטות התקפות זקוקות למספר מינימלי של אנשים על מנת לקבל החלטה. לדוגמא, בארגוני, כאשר ההחלטות מתקבלות בישיבת צוות על ידי מנהל התפעול, הם מצפים שראש צוות יהיה נוכח על מנת שההחלטה תהיה תקפה כחלק מהדרישה המשפטית והארגונית של הארגון שלנו.

היתרונות של פרוטוקולים כרישום מדויק של דיונים והחלטות

פרוטוקולים נלקחים בישיבות רשמיות ובלתי פורמליות, והישיבה יכולה להיות ישיבה קצרה או ישיבת ועדה / דירקטוריון או דיון קבוצתי וכו '. סגנון הפרוטוקולים משתנה בהתאם למטרה.

פרוטוקולים הם תיעוד של אירוע או פגישה ומכאן שהוקלטו כבעלי הוכחה רשמית למה שקרה, או מה שנדון והוחלט בפגישה. זה עוזר לאנשים שלא הצליחו להשתתף בפגישה וגם עוזר לארגון או לחברה להתייחסויות עתידיות. מסיבה זו, דקות צריכות להיות מדויקות.

המטרה והיתרונות של פרוטוקולים כתיעוד מדויק של דיונים והחלטות הם:

• חברות רבות לא רק יתעדו את הפרוטוקולים לצורך התייחסות ותיעוד משלהם, אלא גם יצטרכו לשתף מידע זה עם חברות השותפות ובעלי המניות שלהן. במקרים אלה, פרוטוקולים מספקים ראיות להתרחשות הפגישות ומשקפים גם את האיכות והסטנדרטים של הארגון.
• הם מספקים תיעוד של דיונים והחלטות ולכן משמשים כזיכרון והיסטוריה של הארגון.
• יהיה צורך לשתף פרוטוקולים עם הציבור כשמדובר בגופי שלטון ציבוריים. אז רשומות הפגישה יהיו זמינות לציבור לראות אנשים רוצים לדעת את תוצאות הפגישות והדיונים ואיך נלקחו.
• ניתן להשתמש בפרוטוקולים כדי לפקח על ההחלטות והפעולות שהוזכרו במקרה שיש סכסוך בעתיד.
• יהיו נקודות פעולה בדקות שצריך לבצע פעולה ואלו יעזרו בשינויים ושיפורים לארגון ומכאן שדקות יהיו תזכורת לאותן פעולות, האדם שצריך לבצע אותן ותוך איזה פרק זמן צריך לפעול..
• שיתוף פרוטוקולים עם האנשים המודאגים שלא היו מסוגלים להשתתף, יודיע להם על כל שינוי, דיון והחלטה.
• באופן כללי, דקות אלו עוזרות לארגון לצמוח וגם עוזרות בבניית המחלקות וחברי הצוות.

תבנית לדוגמא לפגישת סדר היום

ליווינגסטה - נוצר ב- MS Word

מסמכים הנפוצים בפגישות: סדר יום, דקות, עניינים המתעוררים, גליונות פעולה

כדי שכל פגישה תתקיים באופן פרוצדורלי, ישנם כמה מסמכים חשובים והכרחיים המעורבים שבלעדיהם הפגישה לא תעבור בצורה חלקה.

המסמכים הדרושים לפגישה הם:

אג'נדה - סדר יום הוא מסמך שנוצר על ידי מזכיר או מנהל או כל אדם בתפקיד או תפקיד דומה. לאחר מכן הוא מאושר על ידי איש היושב ראש ומופץ לחברים האחרים שישתתפו בישיבה. ניתן להפיץ אותו באופן אלקטרוני או כעותקים קשיחים. עדיף תמיד שיהיו כמה עותקים רזרביים.

בסדר היום יש פרטים על שם הפגישה, תאריך הפגישה, זמן הפגישה ומקום הפגישה בחלק העליון. לאחר מכן מגיעים המשתתפים, מתנצלים ומבקרים / דוברים. לאחר מכן עוקבים אחר סעיפי סדר היום, שם מופיעים בראש הדף עניינים דחופים וחשובים. סעיפי חובה ברשימת סדר היום הם, פרוטוקולים קודמים או אישור על פרוטוקולים קודמים, עניינים המתעוררים וכל עסק אחר. השאר הם הפריטים שנאספו מחברים רלוונטיים המעורבים בפגישה.

תבנית לדוגמא לגיליון נוכחות

ליווינגסטה - נוצר ב- MS Word

דף נוכחות - מסמך זה הוא רשימה של כל המשתתפים בפגישה. כדי לקבל פרטים מדויקים, כלולות כמה עמודות כמו שם, מיקום, מספר איש קשר, כתובת דוא"ל. זה יעזור ללוקח הדקות לרשום שמות בדקות וגם יעזור ליצור איתם קשר בקלות בעת הצורך, במיוחד כאשר ישנם חברים חיצוניים המשתתפים בפגישה. אנא ראה פורמט מימין בו אני משתמש בארגון שלי לצורך השתתפות.

בדרך כלל זה אינו משמש לפגישות פנימיות, אלא משמש לפגישות בהן מעורבים לקוחות חיצוניים או ארגוני שותפות. אבל תמיד טוב שיהיה כזה שכל כך הרבה חברים או מחלקות שונות משתתפים בפגישה וייתכן שיש אנשים שאתה לא מכיר. זה גם מצמצם את הזמן שלך לרשום את רשימת המשתתפים במיוחד כאשר יש מספר גדול של משתתפים.

מילון מונחים וראשי תיבות - אם הפגישה תכלול דיון בעסקים בהם ישתמשו במונחים טכניים ובראשי תיבות, ואם יש משתתפים שלא יכירו את המונחים והראשי תיבות האלה, עדיף תמיד לתת רשימה של אלה עם תיאור או משמעות קצרים. זה יעזור להם לעקוב אחר הפגישה בקלות ולעצור יותר מדי הפרעות מיותרות.

תבנית דגימה לדוגמא

ליווינגסטה - נוצר ב- MS Word

קוד אתי / קודי התנהגות - זה אינו משמש בכל הישיבות, אך ניתן להשתמש בו בישיבות הדירקטוריון, בישיבות בהן מעורבים הציבור וכו '. זהו מערך של עקרונות וציפיות המוגדרים לחברים, לפיהם עליהם לדבוק בעת השתתפותם בפגישה. זה מיועד לפונקציונליות החלקה וההצלחה של הפגישה. בחלק מהפגישות הוא משמש לשמירה על חופש הביטוי.

פרוטוקולים קודמים - אלו דקות מהפגישה הקודמת ומובאים לישיבה לקריאה ואישור. כמו כן, נבדקות נקודות הפעולה מהפגישה הקודמת האם בוצעו בהן פעולות, או באיזה מעמד הפעולות, אם לא בוצעו, הסיבות לכך נאספות ונרשמות בפרוטוקולים יחד עם פעולות או החלטות נחוצות.

רישום הערות (דקות) - רישום הערות הוא הצעד לקראת הכנת הפרוטוקולים. זהו המסמך המרכזי בפגישה שכן כל מה שמתרחש או נדון או מוחלט מתועד. ההערות מוסרות על ידי מזכירים או מנהלים או איש משרד דומה והם רשומים בסגנון מוסכם בהתאם למדיניות ונהלים של הארגונים. ניתן להשתמש בתבנית כדי להקל על רישום הערות.

תבנית לדוגמא להערות פעולה

ליווינגסטה - נוצר ב- MS Word

קבצים מצורפים לפרוטוקולים - לפעמים בפגישות, מדיניות או נוהל או דוח יתכן שיהיה צורך לקרוא ולהסכים עליהם. במקרה זה, מסמך זה יובא לישיבה שהוקרא לחברים ויהיה צורך לצרף אותו לפרוטוקול. פרטים על אופן ביצוע הדברים יידונו בחלק אחר של יחידה זו.

ניירות מצגת - בחלק מהפגישות יהיו עבודות מצגת. למרות שמצגות נעשות על גבי מסך גדול עם מקרנים עיליים, תמיד טוב לתת לכל המשתתפים עותק, כך שיהיה להם תיעוד של מה שהוצג, וגם זה יעזור להם לרשום נקודות חשובות שיהיו שימושיות או מועיל להם להתייחסות עתידית ככל שהמצגת נמשכת.

גיליונות פעולה - גיליון זה אינו חובה, אך לשם הבהירות וכדי להיות מסודרים כראוי, מה שאתה יכול לעשות הוא לאסוף את כל נקודות הפעולה מהפגישה הקודמת ולהזכיר את הסטטוס בכל אחת מהן, כך שיהיה קל יותר לעבור אותם במהלך הפגישה. כמו כן ניתן לציין כל נקודת פעולה לפגישה הנוכחית בגליון זה, בעוד שלפעולות מסוימות עשויות להיות קישורים לפעולות קודמות. בסוף הפגישה יהיה קל יותר גם לסכם את כל נקודות הפעולה מגיליון זה. אולם אין זה חובה. אנשים שונים מתפקדים בצורה שונה, כך שתוכל להשתמש בכל השיטות הנוחות ושהפכו את התהליכים לפשוטים וקלים יותר עבורך.

מלבד אלה, תלוי בפגישה ומטרתה, מסמכים שונים אחרים כמו הודעה על פגישה, דוחות כספיים, דוחות מחקר, דוחות פרויקט, התכתבות, דוח יו"ר וכו 'יכולים להיות מסמכים המשמשים בפגישה.

אנא עקוב אחר הקישור למטה כדי לנווט לחלק הבא של יחידה זו, שם תפקידו של יו"ר הישיבה ואחריותו, כיצד עובד הלוקח יחד עם הכיסא במהלך הפגישה, כיצד להקשיב ביעילות ולרשום הערות ומטרת הבהרה של ספקות במהלך הפגישה נידונה.

לקיחת דקות - חלק ב '

אני מקווה שזה הועיל לך. תודה שקראת. אנא אל תהססו לפנות אלי בכל שאלה או משוב ביחס למאמר זה. אם אתה מרגיש שזה לא מכסה את הנושאים הרלוונטיים, אנא משוב!

תודה.

ליווינגסטה