לוקח דקות: סגנון, מבנה ושפה

צילום ליווינגסטה

מאמר זה נמנה עם קבוצה של שלוש על לקיחת דקות (השניים האחרים נועדו למפגשים ולפרוטוקולים, ותפקידם של יו"ר הישיבה ולוקח הדקות. מאמר זה מסביר את סוגי הדקות השונות, את סגנונות הכתיבה השונים המשמשים בלקיחת דקות, מיון, בחירה ומבנה מידע להפקת דקות והנימה הנכונה ושימוש בשפה המקצועית בכתיבת דקות.

סוגים שונים של דקות

ישנם סוגים שונים של דקות וסוג הדקות שאתה כותב יהיה תלוי במטרה או בשימוש בדקות. בדרך כלל משתמשים בפגישות צוות בסוג בלתי פורמלי פשוט, ואילו סוג פרוטוקול מפורט נכתב אם הפרוטוקולים מיועדים לקהל חיצוני. אז סוג הדקות תלוי בסוג הקהל ובמטרה.

ישנם בעצם שלושה סוגים של דקות:

• דקות מילוליות
• דקות דיסקורסיביות
• הערות פעולה

דקות מילוליות:משמעות מילולית היא "בדיוק באותן מילים בהן משתמש סופר או דובר" או "מילה במילה". פרוטוקולים אלה משמשים במיוחד כאשר קיימת מחלוקת מסוג כלשהו וכל מילה של הדוברים תצטרך להיות מוקלטת. הוא משמש בישיבות דירקטוריוניות רשמיות או בישיבות שנתיות כלליות או במצבים משפטיים בהם אדם מתעד את הדיון מילה במילה. כל הוויכוחים וההערות שהועלו מוקלטים. בדרך כלל זה יהיה מצב בו הדיון מתמקד בפרט מסוים. מכיוון שזה יכול להיות תהליך מייגע, בהתאם לאופי הרגיש של הנושאים הנדונים, האדם המקליט יצטרך להשתמש במקליט שמע או יצטרך להשתמש בקיצור ואז להקליד את ההערות בהמשך. יש לנקוט בזהירות בזמן ביצוע הקלטת שמע כדי שהיצירה המוקלטת לא תגיע לידיהם של האנשים הלא נכונים.דוגמאות למצבים בהם מתקבלים פרוטוקולים מילוליים הם ערעורים, דיונים פומביים, ישיבות מועצה, ועדות משמעת, הליכי תלונות וכו '.

פרוטוקולים דיסקורסיביים: סוגים אלה של פרוטוקולים משמשים כאשר מתקיימות פגישות רשמיות יותר כמו ישיבות ועדות. יש להם את התוכן העיקרי של נקודות הדיון והפעולה. סביר להניח שבסוגי פגישות אלו יש קהל חיצוני שיפיץ את המידע שנדון בפגישה. כך שהפרוטוקול יהיה בצורה של פסקאות, בקפידה בחלקים ובסדר דיונים.

נדיר מאוד לראות אנשים שאליהם מתייחסים שמותיהם בסוגי פרוטוקולים אלה, שכן פעולות ודיונים יינקטו על ידי דירקטוריון או ועדה ולכן יוזכרו כוועדה או ועדה בפרוטוקול. הפרוטוקולים ייקחו על ידי המזכירה או אדם בתפקיד דומה, שלא ישתתף בדיון ומכאן יהיה חופשי לרשום את הפרוטוקולים בצורה מדויקת. המזכירה במקרה זה תהיה אחראית על הכנת סדר היום, התארגנות לפגישה כמו מקום, כיבוד, מעקב אחר נקודות פעולה, תדרוך הכסא והפצת ניירות רלוונטיים אחרים.

נקודות פעולה: אלו הם סוג הדקות הנפוץ ביותר ולרוב נרשמים כהערות קצרות עם פירוט החלטות והערות פעולה. הדיונים לא מוקלטים בפירוט, אלא רק הוזכרו. פרוטוקולים אלה נלקחים בישיבות צוות, דיונים בקבוצות קטנות, פגישות פנימיות, דיוני פרויקטים וכו '. כפי שהשם מרמז יש לפרוטוקולים רשימה של החלטות או הערות קצרות עם נקודות פעולה. אלה מתמקדים בתוצאה ובפעולה עתידית. יש לו סגנון לא רשמי וניתן לכתוב אותו כנקודות קליע מכיוון שהן מופצות רק באופן פנימי. לעתים קרובות לוקח הדקות גם חלק בפגישה בדיונים. הדקות האלה פשוטות, ניתן לרשום מהר יותר ומדויקות. לפגישות אלה יש גם סדר יום, שהוכן על ידי המנהלים או כל מי שאחראי על הישיבה.ישנם מקרים בהם אחד המשתתפים פשוט רושם הערות ככל שהפגישה נמשכת.

כל האמור לעיל הם סוגי הדקות והדבר החשוב הוא להשתמש בכל סגנון בצורה הולמת ויעילה.

סגנונות כתיבה שונים המשמשים כמה דקות

סגנון כתיבה לדקות הוא המשימה החשובה ביותר בתהליך של לקיחת הדקות. פירוש של לקיחת דקות, ההערות שנלקחו תוך כדי הפגישה, או בזמן שאתה בפגישה. עליך לרשום בצורה שתבין בהמשך בעת הפקת הדקות. אין כלל מסוים שצריך לעמוד בו, מכיוון שלכל אחד יש סגנון משלו לרשום דקות.

סגנונות הכתיבה השונים המשמשים במהלך לקיחת דקות הם:

• טוב שיהיה לך מתווה לפי סדר היום, אז זה מקל עליך לרשום הערות מתחת לכל פריט ככל שהדיון נמשך.
• הכינו רשימת משתתפים וסימנו אותם עם כניסתם לחדר וזה יתן לכם גם רשימה של אנשים שנעדרים. זה יעזור מכיוון שלא תצטרכו לרשום את שמות כל המשתתפים מכיוון שיכול להיות זמן רב ומבלבל כשיש קבוצה גדולה.
• כתוב את שם הפגישה, התאריך, השעה ומקום הפגישה, כלול את הפריטים שנותרו מבלי לדון משום מה, מכיוון שיהיה צורך להפנות אותם חזרה בעתיד. כמו כן, אל תשכחו לכלול את תאריך הפגישה והשעה הבאים בסוף.
• אל תנסה לתפוס הכל אלא אם מדובר בדקות מילוליות. הקשיבו היטב ותפסו את הפרטים החשובים. אל תכתוב משפטים ארוכים, רק רשום את הנקודות (נקודות) באמצעות שפה ישר קדימה. הימנע גם מחזרה והיה ספציפי.
• אם לקיחת הערות הופכת לקשה מדי כתוצאה מדיונים רבים מדי והפניות צולבות וכו ', אתה תמיד יכול לקחת הרשאה לראות אם ניתן להקליט את הפגישה במכשיר הקלטת שמע. וודאו כי המשתתפים מודעים לכך. זה עוזר מאוד לבירור הדברים תוך הפקת הדקות.
• כשמדובר בדקות מילוליות, כתוב את כל הדברים מילה אחר מילה תחת כותרות רלוונטיות מכיוון שזה יהיה שימושי כשאתה מפיק את הדקות. אתה צריך להיות סופר מהיר בשביל זה, והכי טוב לדעת קצרנות. חשוב לרשום עד כמה שאתה יכול וכל מה שאינו הכרחי ניתן להשאיר מאוחר יותר, מכיוון שאם תשאיר מידע מסוים, ייתכן שלא תוכל לזכור אותם מאוחר יותר כשאתה כותב את הדקות.
• לפרוטוקולים דיסקורסיביים רשמו את הנקודות החשובות לכל דיון כדי שתזכרו את מה שנדון בזמן שאתם מפיקים את הפרוטוקול. שוב, עדיף לכתוב תחת כותרות מתאימות כדי למנוע בלבולים תוך כדי הפקת דקות.
• להערות פעולה, השתמש בנקודות תבליט כדי לרשום את הנקודות החשובות. ניתן להשתמש בתבנית עם עמודות לנושא הנדון, להחלטה ולפעולות
• טוב להשתמש בקיצורים תוך כדי כתיבה, אפילו בשמות של חברים, מכיוון שהכתיבה תעשה מהירה יותר. הקפד להשתמש בקיצורים שאתה עוקב אחריהם שכן קיצורים אחרים לא יהיו הגיוניים כאשר אתה מסתכל על ההערות מאוחר יותר תוך כדי הפקת הדקות. כמה דוגמאות הן, דקות (דקות), גוף מנהל (GB), הכנה (הכנה), חשוב (imp) וכו '
• רשום תמיד דיונים לפי סדר הדיון בהם, אך עדיין תוכל לקבל את מספר הפריט בהתאם לסדר היום. לדוגמא אם פריט 7 על סדר היום נדון שלישי בפגישה, רשמו אותו כדיון השלישי, אך תוכלו לקבל את המספר 7 לידו לצורך התייחסות קלה עם סדר היום.

כל הדקות צריכות להיות תמציתיות ומדויקות, וכדי להשיג זאת, יש לכתוב את ההערות בסדר ובסגנון הנכון. הפוך את כתיבת הפתקים לפשוטה ככל האפשר על ידי ביצוע הכנות מתקדמות לפני הפגישה ואם כתיבת הפתקים תעבור כשורה, הדבר יהפוך את משימת הפקת הדקות לפשוטה בהרבה. פרוטוקולים צריכים גם לעזור לכל מי שלא היה מסוגל להגיע לישיבה להבין בצורה ברורה מה התרחש בישיבה, ללא צורך בפגישה נוספת לצורך הבהרה על אותם דיונים.

כיצד למיין, לבחור ולבנות מידע להפקת דקות

הפקת דקות היא המשימה הבאה בתהליך לקיחת הדקות. עדיף לרשום את הפרוטוקולים ברגע שאתה יכול לאחר הפגישה, שכן תזכור את הדברים טוב יותר. בעת רישום הפרוטוקולים, לא צריך לכלול את כל מה שנרשם במהלך תהליך רישום ההערות. צריך להיות מספיק מידע כדי שאנשים שלא הגיעו לפגישה יוכלו לעקוב וללכוד את התכנים ללא בלבול או צורך במידע נוסף. אז רשמו את הנקודות העיקריות / החשובות.

הנקודה הראשונה שיש לזכור היא מספור הדקות. לכל פריט שנידון בישיבה או לכל נושא סדר יום שנדון יש הערה קצרה הנקראת דקה. דקות בסך הכל הוא אוסף של תווים קצרים. אז כדי להקל על הקריאה והמעקב, ולהפניה עדיף לתת מספר לכל דקה.

לכל פריט סדר יום או כל דיון צריך להיות הסבר (אם פרוטוקולים מפחידים) או הערה קצרה (אם הערות פעולה) על מה שנדון עם עיקרי הדיון, אי הסכמות, החלטות ופעולות. נהוג להחזיק תבנית סטנדרטית לדקות אם פגישה חוזרת מעת לעת, מכיוון שהדבר יהפוך את משימת כתיבת הדקות לפשוטה יותר. כל פריטים שעל סדר היום, שהם סטנדרטיים, ניתן להוסיף לתבנית הפרוטוקול.

הפריטים הסטנדרטיים בכל הדקות הם:

• כותרת / שם הישיבה / הוועד / הוועדה
• תאריך הפגישה
• זמן המפגש
• מקום / מיקום
• רשימת המשתתפים - מדובר באנשים שהוזמנו לפגישה
• רשימת התנצלויות - אנשים שהתקבלו מהם התנצלויות
• רשימת נעדרים - אנשים שהוזמנו, אך לא נכחו ולא שלחו התנצלות
• אישור הדקות הקודמות יחד עם תאריך הפגישה הקודמת
• תיקונים הנובעים מהדקות הקודמות
• עניינים המתעוררים
• סיכום דיונים, החלטות ופעולות
• עניינים בעיצומם או נדחים או הושלמו
• כל עסק אחר
• תאריך הפגישה הבאה

לשאר הפריטים הוסף / צור את הכותרות בתבנית שלך. עכשיו יש לך פריסה עם כותרות לכל הפריטים שנדונו בפגישה. כעת עיין בהערותיך והוסף מידע רלוונטי כמו דיונים, החלטות ונקודות פעולה על פני כל כותרת או מתחתיה, תוך השלכת מידע לא רלוונטי.

מבנה הדקות אינו משימה קשה במיוחד, שכן יש תקן או סגנון או תבנית מוסכמים המשמשים לרישום הדקות. מבנה הפרוטוקול תלוי גם בסדר היום שכן הפרוטוקולים נכתבים לפי סדר הדיונים על פריטי סדר היום.

במקרים בהם אושרו דיונים או מדיניות או נהלים בפגישה, יש לצרף אותם לפרוטוקול. כאשר לדקות יש קבצים מצורפים, ההערה Att מופיעה בשולי הפרוטוקול. כמו כן, מתייחסת לעמוד הראשי של הקובץ המצורף כדי לציין את שם הישיבה או הוועדה או הדירקטוריון, תאריך הפגישה והפריט בפרוטוקול שאליו שייך הקובץ המצורף. יש להגיש קובץ מצורף זה יחד עם הפרוטוקול לאחר האישור.

לאחר שניסחת את הפרוטוקול, ניתן לשלוח אותה ליושב הראש לכל הבהרה ואז אישור. לאחר אישור הכסא ניתן להפיץ אותם לאנשים הרלוונטיים, כלומר אנשים שהשתתפו ואנשים שצריכים לבצע את ההחלטות. זה יכול להיות שימושי אם רשימת הפעולות יחד עם תאריכי מועד מצורפת יחד עם הפרוטוקולים, כך שיהיה קל יותר לאנשים המתאימים לבצע אותם.

אם לאחר ההפצה אנשים מבקשים לבצע תיקונים, ניתן לרשום אותם ולהעביר אותם לפגישה הבאה כדי שהיו"ר יוכל לאמת ולהבהיר אותם יחד עם חברים אחרים שנמצאים בפגישה. רק לאחר ביצוע כל השינויים, מוסכמים על הפרוטוקולים ונחתמים כמדויקים.

טון נכון ושימוש בשפה המקצועית תוך דקות

בזמן הכתיבה, הטון של הכותב חשוב מאוד, מכיוון שהדבר מעביר מסר ומראה את היחס או הרגש כלפי הנושא מהכותב ומשפיע על הקורא. הטונים המתאימים המשמשים, תלויים במי הקהל ותלויים גם במידע שנכתב.

פרוטוקולים הם מסמכים מקצועיים אשר לא רק אנשים פנימיים מציגים אותם, אלא שאנשים מחוץ לארגון יכולים לראות אותם, גם אם זו הייתה פגישה פנימית בזמנים שבהם מדובר בעניינים משפטיים. לכן חשוב לרשום אותם בצורה מקצועית תוך שימוש בנימה ובשפה המקצועית / פורמלית הנכונה. וודאו גם שבמסמך משפטים קצרים וברורים הדביקים בנקודה ומשתמשים במילים פשוטות וקלות להבנה.

יש לכתוב פרוטוקולים בזמן עבר שכן מדובר בפגישה או דיון שהתקיים בעבר. השתמש בקול פסיבי היכן שאתה יכול תוך כדי רישום דקות, מכיוון שהדבר יבטל את השימוש בשם של כל אדם, אך השימוש בקול הפסיבי בלבד לא יהיה הגיוני ויקשה על ההבנה. לכן השתמשו תמיד בתערובת של משפטים קוליים ופסיביים תוך כדי רישום הדקות.

בפרוטוקול יש פרטים על מה שנדון והוחלט בפגישה על ידי קבוצת חברים, ולכן עדיף לכתוב את הפרוטוקול כאדם שלישי. כך אתה מרחיק את עצמך מהכתיבה שלך ואתה רושם דברים בצורה ניטרלית. השתמש בביטויים כמו "הכיסא קבע כי", "צוין", "הוועדה החליטה כי", "הוחלט" וכו '. במקרים שבהם נקבעו נקודות ספציפיות על ידי אדם ספציפי או כאשר הוסכם על ידי פרט, חשוב לציין את אותו האדם ואת מה שאמרו, מכיוון שהוא יעזור להתייחסויות עתידיות.

אין לכתוב מילים מדוברות בפגישה בדיוק בפרוטוקול, אך יש להפוך אותן לשפה אחרת המקובלת על מסמכים מקצועיים. אם הסלנגים שימשו את החברים בפגישה, אל תכלול אותם בפרוטוקול, אלא החלף אותם במילים מתאימות. אם הם לא רלוונטיים להחלטה או שאינם חשובים, פשוט השמיט אותם. באופן דומה כאשר טיעונים או חילוקי דעות מתרחשים בפגישות, אל תכתוב אותם כטיעונים, אלא השתמש בביטויים חלופיים כמו "התבטאו השקפות שונות" או "ביטאו דעות שונות". זה לא מציין את האדם שהיה מחלוקת, אלא אומר לקורא שהיה דיון בגלל אי ​​הסכמה.

השתמש בביטויים או במילים כמו "היו מודאגים", "הבמאי הדגיש", "הסביר הדירקטוריון", "המנכ"ל ביקש", "הביע דאגה לגבי", "הציע לישיבה", "העלה את הנושא של", וכו 'הנקודה הבאה שיש לציין היא לבדוק איות, דקדוק ופיסוק. אל תסמוך אך ורק על בדיקת איות ודקדוק על עורך המסמכים שלך. עדיף לקרוא ידנית את הדקות לאחר שניסחתם אותם ולגרום לאדם אחר לקרוא ולשוב.

אני מקווה שזה הועיל לך. תודה שקראת. אנא אל תהססו לפנות אלי בכל שאלה או משוב ביחס למרכז זה. אם אתה מרגיש שזה לא מכסה את הנושאים הרלוונטיים, אנא משוב!

תודה.

ליווינגסטה