6 טיפים יעילים לניהול זמן לעובדים ובעלי עסקים

האם אתה מגלה שיש לך יותר מדי דברים לנהל בבת אחת?

צילום מאת רוברט ביי ב- Unsplash

1. לנתח את המצב

מילוי לוח הזמנים שלך בפעילויות ועסוק כל הזמן לא בהכרח אומר שאתה מנהל את הזמן שלך בצורה יעילה. לתנועה מתמדת במהירות גבוהה יש חסרונות משלה, לא פחות מכך כולל מתח.

המציאות היא שאנחנו לא באמת יכולים לשלוט או לנהל את הזמן כשלעצמו. מה שאנחנו יכולים להסתדר זה אנחנו עצמנו. האטה נחוצה על מנת לצלם את התמונה כולה.

שאל את עצמך את השאלות: האם זה השימוש הכי פרודוקטיבי בזמני? האם יש דרך חכמה יותר להשיג את מה שאני צריך לעשות היום בלי להשקיע זמן רב כל כך?

עסוק עצמו יכול להוות בעיה. יש מקרים שבהם להיות עסוק הופך לגישה מתחמקת - אמצעי להימנע מבעיות חשובות אחרות בחייו.

לפיכך, חזרה להרהר במקום לדחוף את עצמך ללא הרף לפעילויות עשויה לחסוך זמן ולהפוך את המאמצים עצמם ליעילים ורווחיים יותר.

קיום חזון ברור הוא קריטי

צילום על ידי You X Ventures ב- Unsplash

2. היה ברור מה תפקידך

גם במקום עבודה רגיל, בעיות הקשורות לניהול זמן לקוי עלולות לגרום למצב של ניהול משברים בו מוצלים התפקידים והאחריות המקוריים של העובד והוא מוצא את עצמו מבלה את כל זמנו על מה שלא היה בתיאור התפקיד המקורי.

זו הסיבה שקריטי לצאת לדרך עם חזון ברור מה צריך להשיג ומה תפקידך ואחריותך. אם אתה לא יודע לאן אתה הולך, כל דרך תוביל אותך לשם. אתה צריך שיהיה לך תקן שתוכל להשתמש בו באופן רציף כמדד להתקדמות שלך.

אם אתה מועסק, יתכן שתצטרך לקיים פגישה עם מנהל הקו שלך כדי להיות ברור איפה העדיפויות שלך. פתיחת דיון זה יכולה להועיל גם בדרכים אחרות. זה יכול לעזור לארגן מחדש את לוח הזמנים שלך כדי למנוע שחיקה ולהקל על האצלת משימות נוספות לחברי צוות אחרים.

היה מודע לכך שבשל האופי המשתנה של עולם העסקים, סדרי עדיפויות יכולים להשתנות ואחריות יחד איתם. זה במיוחד לגבי מי שעצמאים עובדים. ארגן את ניהול הזמן שלך כך שייקח בחשבון שינויים כאלה.

הגן על הזמן שלך

3. שמרו על לוח הזמנים שלכם

הזמן הוא הנכס היקר ביותר שיש לך. רוב הדברים האחרים בחיים ניתנים להחלפה, אבל הזמן לא. לעולם לא תחזיר את שנות חייך שכבר נוצלו. כנ"ל לגבי כל שנייה שמתקתקת עכשיו.

לכן זה לא רק הכרחי אלא הכרחי לשמור על זמנך בזהירות. ערכו רשימת פעולות וברגע שזיהיתם את משימות העדיפות שלכם וקצבתם זמן ללא הפרעה להשלמתן, הקפידו לוודא שאין הפרעות.

זה כולל אמצעים כמו הפעלת הדואר הקולי שלך, השבתת התראות דוא"ל, הגבלת שיחות נכנסות, מינוף פגישות וירטואליות במקום שיחות בשידור חי, הדורשות פגישות בלוח השנה באמצעות סימני 'אל תפריע'

לדוגמא, אם קבעתם פגישה שיימשכה 15 דקות, וודאו שכל המשתתפים עומדים במגבלת הזמן ודבקו בנושא העומד לרשותכם. ניתן לקבוע הסדר נפרד לכל נושא זר שלא ניתן לטפל בו במסגרת הזמן שקבעתם.

מלבד האמור לעיל, בדוק ללא הרף דרכים לפנות את זמנך. זה יעשה אותך יעיל יותר. כל הדקות המעטות שנשמרו מכל פעילות בשילוב יחד בסוף היום יכולות לעשות שינוי משמעותי.

4. נצל את כלל 80/20

ככל שהעסק גדל יותר כך האחריות יש יותר והצורך לנהל ניהול זמן יעיל יותר.

מה שאולי התחיל כפעולה של אדם אחד יכול להפוך במהירות כה מסיבית, עם דרישות כה מדהימות, עד שהדברים יוצאים משליטה אם לא מקימים ניהול נכון.

החובות האופייניות שתצטרכו להתכונן אליהן מראש כוללות יצירה וניהול של אסטרטגיות עסקיות, פיקוח על עובדים, להטוטנות בחשבונות, מקור הזדמנויות עסקיות נוספות.

לכן חשוב למצוא דרך יעילה לטפל בכל המשימות ועדיין יש חיים. כאיש עסקים אתה יכול להיתפס כל כך בעבודה קשה בעמידה בזמנים שאתה לא מצליח לזהות מה סדרי העדיפויות ומה בעצם גונב לך את הזמן, רגע אחר רגע.

על פי כלל 80/20, 80% מהתוצאות מושגות מ -20% מהזמן והמאמץ שהושקעו. כלל זה מדגיש את החשיבות של עדיפות זמן למה שהכי פרודוקטיבי. זהה את המשימות הספציפיות שהכי משפיעות על העסק שלך והקצב זמן לעבוד עליהן מדי יום.

אם 80% אחוז מהתוצאות העסקיות שלך הן כתוצאה של 20% מהזמן והמאמץ שאתה משקיע, זה האחוז שעליו אתה צריך למקד את מרבית תשומת הלב שלך.

הרבה בעלי עסקים מהססים כשמדובר במיקור חוץ ובאצלת משימות, מכיוון שהם מרגישים כי פעולה זו רק מגדילה את בסיס העלויות שלהם.

אך כאשר העסק מתרחב והגיע הזמן שתעסיקו אנשים שיעבדו עבורכם, הכשירו אותם ל -20% והקצו להם את המשימות הללו. באופן זה, העסק יוכל לייצר מספיק בכדי לכסות את עלות העסקת העובדים החדשים. שכפול עצמך באופן זה יהפוך את הפעילות ליעילה ורווחית יותר.

עקוב אחר האופן שבו אתה מבלה את זמנך

5. בצע ביקורת בעצמך

הקדישו שבוע אחד במהלכו תשמרו רישום מפורט על הפעילויות שלכם ועל משך הזמן המושקע בכל פעילות. ככל שאתה מפורט יותר כך הניתוח יהיה מדויק יותר.

הדרך הטובה ביותר להתקרב לכך היא לפרק את היום לנתחים של 15 או 30 דקות ואז לרשום את מה שאתה עושה במהלך משבצות הזמן האלה. תרגיל זה יעזור לך לבצע כל ספירה שנייה.

גיליונות זמנים אינם נחוצים רק לתאגידים. הם שימושיים לעסקים בכל הרמות, כולל פרילנסרים ובעלי יחיד. תוכל לבחור לשמור גיליון זמנים מבוסס מחשב או גיליון זמנים נייר.

לחלופין, תוכל פשוט לקבל מחברת או יומן שתיקח איתך לכל מקום ותגדיר תזכורות שיעזרו לך להבטיח שתמשיך לנהל יומן נכון של השימוש שלך בזמן.

ברגע שתתחיל לבקר את עצמך בצורה כזו, תזדקק למשמעת כדי לשמור עליה. מטרת התרגיל הזה היא להיות בעל תיעוד שניתן לנתח. ניהול יומן רציף של הפעילויות שלכם ובזמן הבילוי יעזור לכם לזהות לאן הזמן שלכם הולך ולהיפטר מבזבוזי הזמן.

בזבוזי זמן כאלה כוללים פגישות מיותרות, עבודות שאחרים צריכים לבצע, הפרעות טלפוניות או דוא"ל, שכפול משימות, פעילויות בעדיפות נמוכה, כיבוי שריפות, תכנון מוטעה וחוסר ארגון.

תוכל לקבוע מה לא פרודוקטיבי, מפריע ומיותר בימיך האופייניים. כל מה שלא תורם ישירות למילוי התפקידים והאחריות או התומך בו הוא דגל אדום.

התהליך יאפשר לך גם לזהות פעילויות יצרניות כדי שתוכל לקבוע אם הזמן שהוקצה להן באמת מתאים. תוכל לקבל תמונה ברורה כמה מושקע ב -20% הפעילויות שמניבות 80% מהתוצאות בחייך ובעסק שלך.

6. נקוט באמצעים תומכים

לתכנן מראש

תכננו מראש את היום, השבוע והחודש. התכנון שלך צריך לקחת בחשבון יעדים לטווח הקצר, הבינוני והארוך. היעדר שיטה מובנית לניהול זמן מוביל לקשיים הכוללים חסרי מועדים, התחייבויות עסקיות ואישיות לא מאוזנות ולחץ מההתחייבויות של אחרים.

התוצאה היא הידרדרות. הביצועים מושפעים לרעה ובמקום להיות רווחיים, פעילויות הופכות להיות מכבידות. מצד שני, תכנון מראש ויישום עקרונות ניהול זמן נכונים הופכים אותם באופן קבוע להרגלים. הם מתחילים לזרום באופן טבעי כחלק מחיי היומיום שלך.

לתקשר

חלק את בעלי העניין בהחלטות שאתה מתחיל אליהם. תקשר עם עמיתייך, המנהלים, הספקים, צוותים אחרים ולקוחות שיש להם אינטרס מושפע ויושפעו מהשינויים שאתה מבצע.

שתף מידע זה עם בני ביתך כדי שיוכלו לתמוך ולתת לך את המרחב שאתה זקוק לו כדי להמשיך.

סדר את המשימות שלך

התחל עם המשימות היוצאות לפני שאתה מתמודד עם המשימות הנכנסות. שלח תחילה את התקשורת החשובה הנדרשת ליום. לאחר שחררתם את זה מהדרך, הסתפקו בטיפול בדואר הנכנס.

לפתח הרגל להתחיל עם אחריות תלויה ועומדת לפני שתעבוד על חדשים. נקה את הצבר לפני שתתחיל במשימות חדשות.

אוטומטי במידת האפשר

אוטומט את המשימות היומיומיות שלך ככל האפשר. לדוגמה, אם העבודה שלך דורשת קריאה והקלדה רבה תוכל להשתמש באפליקציות טקסט לדיבור ודיבור לטקסט בחינם כדי לחסוך בזמן.

לנוח מספיק

אל תשכח לקחת הפסקות לתקופות קצרות בין המשימות. זה ימנע הצטברות של מתח על הנפש והגוף שלך. שיהיה לך מספיק זמן לנוח ולהתרענן יגרום לך להיות פרודוקטיביות יותר ומוחך ערני יותר.