עיצוב דף שער של הצעה עסקית

בעיון באינטרנט שמתי לב שיש מספר מונחים המשמשים להחלפה עם "עמוד שער" העלולים ליצור בלבול. גיליון שער, שער ומכתב שער הם פריטים שונים המשמשים למטרות שונות.

עמוד שער הוא מה שקדם לדו"ח ארוך כלשהו - כמו הצעות חוזה או פרויקט, הצעות מענקים או דוחות עסקיים - ותהליך התכנון הוא בעצם זהה לכל אחד. במקרה זה, אשתמש בדוגמה של הצעת חוזה (או הצעה) שנכתבת בתגובה ל"בקשה להצעה "שהגישה סוכנות ממשלתית (סגנון שאינו APA).

עמוד שער המיועד להצעה (לא אמיתית) - להכין מדריך הוראות כיצד לבצע ביקורות של מערכות השקיה. שים לב עד כמה התצלום ממחיש את הפרויקט, אך עדיין אינו שולט.

סוזט הורספול, CC-BY-SA 3.0 (שניהם)

מהי בקשה להצעה (RPF)?

RFP הוא מסמך מפורט, המועלה בדרך כלל על ידי סוכנות ממשלתית, המאפשר לציבור לדעת שיש לו פרויקט שעליו הוא מעוניין להציע. RFP כתוב היטב מתאר את המטרה אליה מכוונת הסוכנות, את הסיבה לפרויקט, את הרקע שלו ואת הפרטים לגבי מה שהם רוצים שיעשה.

אם אתה כותב הצעה בתגובה ל- RFP, חשוב לכתוב אותה באותו סדר שהסוכנות מבקשת. אם לא תעשו זאת, הסוכנות תברר את זה. למה? הם רואים בכך מתמודד שאינו מוכן להיענות לצרכי הסוכנות, מה שאומר שהם יכולים לצפות לבעיות במהלך החוזה, אם אתה הנבחר. עם זאת, יש דרך סטנדרטית שבה רוב ההצעות מאורגנות.

פורמט הצעה עסקית

בהצעה עסקית סטנדרטית, עמוד הכריכה הקדמי והאחורי סוגרים את המסמך. הכריכה הקדמית היא כמו כריכת מגזין עם גרפיקה, עיצוב נחמד, המציג מידע מפתח ומודפס על גבי כרטיסים.

להצעה ממש גדולה עשויה להיות שער, שאם הם מבקשים זאת, נכנס רק לכריכה. על עמוד השער להיות כמעט או רק טקסט, בדרך כלל מודפס בשחור לבן בפורמט קל לקריאה, כשכותרת ההצעה בולטת.

לאחר מכן מופיע מכתב ההנהלה של החברה או תוכן העניינים (TOC), לפי הסדר שה RFP יבקש. ואז מגיע שאר התוכן, כשכל קטע ומספר עמודים מופיעים בתוכן העניינים. הכריכה האחורית מרחיבה את ערכת הצבעים הבסיסית של החלק הקדמי, אך אין בה הרבה יותר.

הכיסוי האחורי עוקב אחר ערכת הצבעים, אך נשמר מינימלי. הטקסט היחיד בכריכה זו הוא שם החברה וכתובת. זה יכול בקלות להיות ציטוט קשור כלשהו, תלוי בסוג הדוח.

דוגמאות ומאפייני עמוד שער

דף שער של ההצעה הוא הדבר הראשון שמישהו יראה מההצעה שלך. זה צריך לשקף את הטוב ביותר ממי שאתה ולהיות מוכר. לדף שער טוב יש את התכונות הבאות:

נראה מסודר ונקי.
הרכיבים אינפורמטיביים ומאורגנים, אך פשוטים למדי.
פריסה אטרקטיבית באופן המשקף את החברה או הפרויקט.
הטקסט כולל את שם החברה, הכתובת והלוגו שלך, שם ההצעה, תאריך היעד שלה ולמי ההצעה הולכת.

הדוגמאות שלהלן תוכננו על ידי שירותי מים או גופים ממשלתיים הקשורים למחלקת המדינה למשאבי מים. כולם כיסו בקשות לקבלת הוצאות מענק לפרויקטים של הגנת מים או שיקום. כפי שאתה יכול לראות, הם שונים מאוד זה מזה. לכל אחד יש את נקודות החוזק והחולשה שלו.

הדוגמה הראשונה, מעיר אפלנד, מורכבת למדי ונושאת את רוב המידע הדרוש. זה לא מאוד אטרקטיבי, עם זאת, עם לוגו Upland בשחור לבן כגרפיקה היחידה. זה יכול להפיק תועלת מלהעביר את כל הטקסט קרוב יותר, כך שיש יותר שטח לבן בקצוות. ניתן היה להזיז את הלוגו ותיבת הטקסט השנייה קצת יותר לשם העיר, כך שהם מהווים קבוצה גדולה. זה גם צריך תאריך שליחה, אותו הייתי מוסיף בסוף תיבת הטקסט השנייה.

הדוגמה השנייה, ממחוז בקרת המבול של ריברסייד קאונטי, משתמשת בלוגו הצבעוני יותר של המחוז כגרפיקה שלהם - ממוקם היטב ומוגדל. הטקסט הזעיר למעלה בצד ימין למעלה הוא תאריך הגשת ההצעה. תיבת הטקסט הראשית הראשונה נראית קצת מביכה עם שורת השנים הקצרות ואחריה שורת תוכנית המענקים הארוכה, ואז שוב שורות קצרות. הייתי משנה זאת בכמה דרכים קלות אך יעילות:

העבר את תאריך ההגשה ממש מתחת למילים "הצעת הענקה" והגדיל את גודלו. הרם את שתי השורות, כך שהן קיבוץ נפרד מהשאר. אלה הופכים ל"כותרת "המסמך.
בתיבת הטקסט הבאה, מחק את השנים והעבר את השורה הארוכה ביותר לתחתית אותה קיבוץ. לאחר מכן הוא הופך לתוכנית של מחלקת מקורות המים. מבחינה ויזואלית זה גם גורם לקבוצת הטקסט מעל הלוגו להיראות דומה (אך הפוכה) לקבוצה שמתחת ללוגו. יחד הם ממסגרים את הלוגו.

בדוגמה השלישית, ממחוז החידוש 2107, יש תצלום יפהפה של אזור מוצף, הקשור ישירות לפרויקט שעבורו הם מבקשים מימון, אך העיצוב אינו מושך במיוחד. זה יהיה הרבה יותר טוב עם התצלום קצת יותר קטן וממוסגר קלות, והטקסט גדול יותר, ממוקם קצת יותר קרוב לתצלום. התאריך יכול להישאר קטן. כדי להיראות מאוזן, הרווח הלבן בחלק העליון והתחתון של הדף צריך להיות גדול יותר מהמרווחים בין טקסט לתמונה.

שימו לב לדברים המשותפים לשלושתם:

טקסט המציין מה המסמך (מימון הצעה 13, הצעת מענקים, בקשת מענקים).
שם הפרויקט אליו הם מבקשים מימון.
שם הסוכנות שמגיש (את עצמם).

מה שאין להם במשותף, אך רצוי:

לשניים יש תאריכים.
לשניים יש סמלי לוגו.
רק מחוז ריברסייד מפרט את הסוכנות אליה מוגש המענק.

שלוש דוגמאות של עמודי שער בפועל. כולם בקשות למענקים של גורמים ממשלתיים לפרויקטים של מים (ומכאן שהם נחלת הכלל).

סוזט הורספול, CC-BY-SA 3.0

אלמנטים רצויים בעמוד שער

שלוש דוגמאות עמוד השער המוצגות לעיל מכילות חלק מהאלמנטים הללו, אך אף אחת מהן אינה מכילה את כולן. מחוז ריברסייד מתקרב הכי קרוב.

פריט	צמרות	גְדוֹת הַנָהָר	מחוז 2107
סוג המסמך	איקס	איקס	איקס
שם הפרויקט	איקס	איקס	איקס
			איקס
הגש לשם		איקס
הגש מהשם	איקס	איקס	איקס
לוגו המגיש	איקס	איקס
הגש תאריך		איקס	איקס

עיצוב עמוד שער

אם אתה כותב הצעות רבות (או דוחות) הדורשות עמודי שער, זה תמיד עוזר לקבוע שגרה עיצובית. הנה הסדר שאני מציע:

בדוק את ה- RFP לגבי דרישות דף שער.
בחר טקסט.
בחר גרפיקה שקשורה לסוג ההצעה (כולל לוגו). עמוד השער ותוכן ההצעה צריכים להתאים, מכיוון שהכריכה היא ההקדמה לתוכן. אם ההצעה היא לפרויקט שמבצע ביקורת מים, הכניסו תמונה לעמוד השער של מישהו שעושה בדיקת אחידות השקיה, או התבונן בממטרות עם לוח אם בידיים, או משהו שמשקף את אופי ההצעה. אל תשים תמונה שלך מדברת עם קבוצה של אנשים, למרות שזה עשוי להיראות טוב, אם לא מבקשים מיומנות זו.
בחר ערכת צבעים שתואמת את הלוגו או את הצבעים בתמונה הראשית.
פתח פריסה בסיסית. הוסף ערכת צבעים, ואז תיבות טקסט וטקסט, ואז גרפיקה וכל הטקסט שמלווה אותם.
העבר גרפיקה ותיבות טקסט סביבך, התנסה במיקומים שונים ובמערכים שונים, עד שהכריכה כולה תהיה בדיוק כמו שאתה רוצה.
בשלב מסוים תפתח כיסוי שאתה יודע שהוא מהמם. אם כן, הפוך אותה לתבנית כשאתה שומר אותה, כך שתוכל להשתמש בה שוב עם הצעות אחרות.

הפורמט הכללי של עמוד השער שלמעלה הוא אחד משלושה להקות, כל אחת עולה בעומק, כשהמשקלת יותר בתחתית. החלק העליון הוא פס הירוק והכחול, המייצג את צבעי הסביבה ומים. השני במרכז מראה את שם הפרויקט, עם תצלום הממחיש את סוג המדריך שייכתב, ומיומנויות רלוונטיות המופיעות לידו. זה מציב את הפרויקט ואת הכישורים שלי אליו במצב המרכזי ביותר ומושך את העין. הרצועה התחתונה מורכבת מגוש טקסט המורכב מפרטי הגשה: החברה והכתובת שלי, החברה והכתובת שלהם והתאריך שהוגש. העין עוברת באופן טבעי ימינה לאלמנט ה"לוגו "הירוק והמתאים, וקושרת אותם באופן לא מודע ללהקה רחבה ותחתונה.הרווחים הלבנים בין הלהקות מאזנים זה את זה וגורמים לכיסוי להיראות "נקי".

ניתוח עמודי שער כאלה יכול באמת לאמן את העין. כשאתה מעצב ומנתח אחד משלך זה יכול להיות מפחיד בפעמים הראשונות. אבל התהליך יהפוך למעניין יותר ככל שתירגע, תהיה יצירתי יותר ותתחיל לראות תוצאות.

כדי לעבור את המפחידים, לפעמים זה עוזר להשתמש בתבנית שיצר מישהו אחר - התוכנה שלך או מקוונת - או בהצעת כיסוי שמישהו אחר עשה לפני שבאת.

ראשית הנחתי את הצבעים ואת קו המרכז כמדריך. ואז הוסף את כותרת ההצעה, ואז את הכתובות ותמונת הלוגו.

סיימתי את התמונה שנבחרה לייצג את הפרויקט, יחד עם כמה כישורים רלוונטיים. ואז העביר חפצים מעט מצד לצד, למעלה ולמטה, כדי למצוא את האיזון הטוב ביותר.

סוזט הורספול, CC-BY-SA 3.0 (שניהם)

תבנית דף שער

אם החלטת לנסות להשתמש בתבנית, מצא את האוסף בתוכנה שלך או באחת באינטרנט ועיין בכמה תבניות בעלות תחושה דומה לעסק שלך. כשקחו בחשבון את רכיבי העיצוב שכבר ביססתם (צבעים, טקסט, גרפיקה) התחילו להחליף אובייקטים באחת מהתבניות בחומר שלכם ולראות מה קורה. כשאתה עושה את אותו הדבר עם האחרים, סביר להניח שתגלה שאחד מתבלט כטוב בהרבה מהאחרים.

ואז, אם אתה כמוני, סביר להניח שתראה כמה שינויים שאתה רוצה לעשות על זה שאתה הכי אוהב. תבצע את השינויים ותראה אחר. לפני שתדעו, תהפכו את התבנית הזו לשלכם. הקפד לשמור אותו במקום נפרד, כך שיהיה קל למצוא אותו שוב. לאחר שתכין את התבנית שלך, יהיה הרבה יותר קל ליצור דפי שער בעתיד, באמצעות אותה פריסה.

זכור שלמרות שער השער נותן רושם ראשוני, זה לא הרושם היחיד. מעריך טוב יסתכל על פניו גם לתוכן, אז אל תדאג יותר מדי אם עמוד השער שלך יהיה מספיק טוב או לא. יותר מדי התלהמות יכולה לעכב יצירתיות.

מדריך זה מראה כיצד ליצור עיצוב בסיסי באמצעות Microsoft Publisher - תוכנה קלה ומספקת יותר. תוכנות אחרות בהן תוכלו להשתמש הן Word או InDesign (Mac). תכננתי את הכיסויים לעיל על ידי שינוי תבנית ב- InDesign. אני דווקא מעדיף את Publisher, אך הוא לא יופעל ב- Mac.