חמישה אלמנטים של סדר יום אפקטיבי

גלה 5 היבטים חיוניים של סדר יום יעיל.

קנווה

חמישה אלמנטים חיוניים לסדר יום אפקטיבי

אם הייתי אומר לך שיש דבר אחד פשוט שתוכל לעשות כדי להגדיל את הנוכחות וההשתתפות בפגישות שלך, היית קופץ על כל זה, נכון? ובכן, ולהיות מוכנים לקפוץ כי יש הוא הדבר היחיד שאתה יכול ליישם באופן מיידי שיגרום לפגישות שלך יותר יעיל ופורה: יצירת סדר יום עם חמשת האלמנטים החיוניים ופרודוקטיביות הפגישה שלך יוגדלו באופן דרמטי.

יצירה והפצה של סדר יום

כמו רובכם, אני מוצף בניירת ולפעמים מרגיש שאני צריך להכריז מלחמה על נייר לבן ולהדפיס על כל צבע אחר כדי שאוכל למצוא את מה שאני מחפש כשאני מחפש אותו. עם זאת, סדר יום אינו המקום לקמץ ממנו. אנו יכולים להעביר חלק ניכר מההפקה שלנו לפורמט אלקטרוני ולקוראים אלקטרוניים, אך בכל הנוגע לסדר יום, יצירת והפצה של עותק קשיח בישיבות היא כה קריטית, עד כי אני תמיד מכין עותקים נוספים להפצה בעת פגישה אישית -שלח עותק של סדר היום בלבד בעת הפגישה המקוונת.

חשוב על סדר יום כמו מפת דרכים בה תשתמש בעת תכנון טיול - הרכיבים זהים ועליך לדעת את המידע הבא:

מי הולך איתך מתי ומתי אתה עוזב ומאיפה?
למה אתה הולך?
לאן אתה הולך, מהם ציוני הדרך או אבני הדרך שבהם תשתמש כדי למדוד התקדמות קדימה?
כמה זמן יש לך להגיע לשם?
מה קורה אם אתה פוגע בבור ויש לך דירה?

כל אחת מהשאלות הללו מתייחסת לאלמנט חיוני בעת יצירת סדר יום יעיל. בואו נסתכל על כל אלמנט.

יסוד חיוני 1: כותרת סדר היום

המטרה העיקרית של הכותרת היא לזהות במהירות את הדברים הבאים:

הישות, הארגון או הוועדה שקוראים לישיבה
שם הגוף המתכנס; האם זה מועצה, קבוצה מייעצת, ועדה
מה התאריך והשעה בה אמורה הפגישה להתחיל ולהסתיים
מיקום הפגישה

אמנם יכול להיות קל להניח שאם אנשים יופיעו בפגישה, עליהם לדעת את המקום והשעה, אולם מידע כותרת זה מתחיל לשמש בסיס למספר האלמנטים הבאים וגם יוצר ארכיון ארגוני כדי להצהיר כי המפגש אכן התרחש בתאריך, בשעה ובמיקום המתאימים - הורדת עול מכל המשתתפים כדי לזכור או לנסות להיזכר מתי בדיוק החליטו לעשות משהו כשנשאלו.

כותרת לדוגמא עשויה להיראות כך:

העמותה המקומית לטיפול בילדים

ישיבה חודשית של הדירקטוריון

15 באפריל 2014 1:00 - 2:00

הספרייה הציבורית

אני מעדיף למרכז את כותרות האג'נדה שלי, אך הצדק השמאלי (כאשר כל המילים בשורה השמאלית מסודרות) עובד גם כן. בכל אפשרות שתבחר, השתמש באותה תבנית לכל פגישה מסוג זה. עקביות מתחילה בסדר היום.

משתתפי הפגישה שלך יעריכו את המידע החיוני לפגישה במקום אחד, על סדר יומם, כך שלא יצטרכו לחפש את המפית או את פיסת הנייר שבה רשמו את ההערה על הפגישה הבאה. ישנה רמת אמינות שהכותרת משדרת גם כן, היא כוללת, אינפורמטיבית ורשמית ומתחילה להניח את הבסיס לפגישה זו תילקח ברצינות ולא תבזבז זמן.

לעתים קרובות שואלים אותי מי צריך לנסח את סדר היום ולשלוח אותו והתגובה היא מאמר אחר לגמרי, אך התגובה הקצרה היא שעל האדם האחראי לכינוס האסיפה לקחת יוזמה להרכיב את חמשת האלמנטים הנדונים בה מאמר. מישהו אחר אולי כבר הוקצה או הוקצה להקליד או לשלוח את המסמך בפועל, אך תוכן סדר היום צריך להיות בידי האחראי להקל על הפגישה.

יסוד חיוני 2: מטרת הפגישה

מטרת הפגישה היא התשובה לשאלות, "מדוע אנו נפגשים? מה אנו מקווים להשיג? "

ציין כבר בתחילת סדר היום את המטרה שזו נקראת לפגישה זו. עונה על "למה אנחנו נפגשים? מה אנו מקווים להשיג? " בתחילת סדר היום מסייע להשיג ולשמור על הקבוצה ממוקדת במיוחד אם הדברים מתחילים לצאת משליטה. אם הפגישה היא פגישה חודשית המתוזמנת באופן קבוע, כתוב זאת על סדר היום, אם אתה נפגש לדיון על אירוע, נושא או נושא - ציין את הפרטים האלה. ולבסוף, אם לארגון שלך יש הצהרת משימה הקפד לרשום את הצהרת המשימה במקום זה על סדר היום כדי שתישאר מרוכז.

שמטרת הפגישה נכתבת על סדר היום מאפשרת למנחה ולכל המשתתפים אפשרות למקד מחדש שיחה שסטתה לנושא אחר. זה הרגל נהדר לקרוא את מטרת הפגישה ואת הצהרת המשימה לפני שהפגישה יוצאת לדרך כהודאה שאתה רציני לגבי מה שאתה מתכנן לבצע וכי יש תוכנית. המשתתפים לא ידונו או ירכלו ללא מחשבה, או ישתפו סיפורים שאינם קשורים אם יש להם תחושה של מטרה, או אם הדברים נעים בכיוון זה, זו משימה פשוטה למקד מחדש את השיחה סביב המטרה הנדונה.

מנקודת מבט ארכיונית ארגונית, רישום מטרת הפגישה יוצר תהליך תיעוד כתוב לבדיקה אחורה על מה עבדתם מתי באמת מועיל בתכנון אירוע דומה, או ניסיון לזכור מתי עשית משהו. רישום מטרת הפגישה שלך עוזר לך גם להעריך את הישגייך ולקדם את ההתקדמות בפגישה.

הצהרת מטרה לדוגמא לסדר היום של הפגישה:

מטרה: להיפגש לתכנון הכשרה למנהיגות

כתיבת מטרת הפגישה היא פשוטה כמו לענות על השאלה "מדוע אנו נפגשים?" אם אין תשובה לשאלה זו או שהתשובה היא "אני לא יודע", אז אל תקבע פגישה, או בטל אותה אם מדובר בפגישה חוזרת. הזמן יקר מדי מכדי להיפגש למען הפגישות.

יסוד חיוני 3: גוף האג'נדה (תוכנית העבודה לפגישה)

זה בשר המפגש, מה שצריך להשיג במהלך הפגישה, רישום תחילה הרגיש ביותר בזמן, ואז הבא הכי שנוי במחלוקת או זמן רב ואז הפריטים פחות רגישים ונפגעים פחות וגימור עם נייר מגרש חניה.

באלמנט הבא (מספר 4) אני הולך לדבר על כמה זמן להקדיש לכל אחד מהתחומים הללו, אז אל תיבהל כשאתה רואה נושאים גוזלים זמן בראש סדר היום - אין תירוץ שלא לעבור סדר יום עמוס בשעה אחת. לא רק שעה היא משך הזמן שאנשים בדרך כלל יכולים לתרום או לבזבז בקבוצה אחת, אלא שמרווחי תשומת הלב שלנו יכולים להתמודד רק כל כך הרבה. פגישות אפקטיביות עם תוצאות פרודוקטיביות ביותר תוך שעה אחת, אינן רק אפשריות אלא הנורמה בשעה אחת, אם כל האלמנטים הללו משמשים.

האחריות הגדולה ביותר של המנחה בטיפול בפגישה יעילה ואפקטיבית תוך שימוש באלמנטים אלה היא באיסוף התוכן לסדר היום של הפגישה ואז בתעדוף החלקים השונים. ניתן לעשות זאת במגוון דרכים, המועדף עלי הוא לשלוח הודעת פגישה לא יותר משבועיים לפני הפגישה לכל אלה שאחראים להשתתף ולבקש מהם משוב על כל דבר שהם רוצים לדון בנושא. למטרה או היה מידע כלשהו מפגישות העבר עליהם היו רוצים לעדכן את הקבוצה.

טיפ מועיל - הודעת הפגישה כוללת את כל המידע מ- Essential Elements # 1 & # 2, הכותרת והמטרה.

אם ידוע לך על נושאים עליהם ידווח, או אם יש לך כמה דוחות סטנדרטיים הנדרשים או רצויים עבור הקבוצה שלך, הוסף כל אחד מאותם פריטים לסדר היום וכן כל פריט מהפגישה האחרונה שלא נפתרה. אני משתמש בחניון נייר לסוגיות מסוג זה.

טיפ מועיל להפעלת פגישות מוצלחות - אינכם צריכים לפתור כל בעיה שעל סדר היום, פשוט התחילו את הדיון וכשאתם במרחק כמה דקות מהזמן המוקצב, הציעו לבקר מחדש באזורים שנותרו ללא פתרון, או במחלוקת. בפגישה הבאה ואנשים מבצעים מחקר או חושבים על אסטרטגיות ואפשרויות לעבור בנושא. זה יעבוד רק אם אתה מציב את הנושא בכוונה בחניון ואז מציב אותו בראש סדר העדיפויות בפגישה הבאה ולדון שוב בנושא. גם אם הנושא עדיין שנוי במחלוקת או גוזל זמן כשאתה נפגש שוב, יש לבחון אותו מחדש אם אתה אומר שהוא יבקר שוב, גם אם כדי להחזירו לחניון, או לקבוע פגישה שמוקדשת ל פתרון הנושא או הנושא האחד.

עכשיו בואו נרכיב את גוף סדר היום (תוכנית העבודה לפגישה):

אם הקבוצה היא אחת הנדרשת לקיים את כללי הסדר של רוברטס, או עקרונות ארגוניים אחרים, כל אחד מאותם מרכיבים צריך להיכלל בסדר היום. דוגמאות לאותם פריטים עשויים לכלול: קריאה להזמנה, שיחת תפקיד, אישור סדר היום, קריאת פרוטוקול הפגישה הקודמת, אישור פרוטוקול הפגישה הקודמת, דו"ח הנשיא, דוחות הצוות, עסק חדש, עסק ישן, תאריך הפגישה הבא, דחייה.

יתכנו אלמנטים נדרשים אחרים בגוף סדר היום שלך, לכן הקפד לאשר כל תקנות הקשורות לקבוצה הספציפית שלך לפני שתבצע שינויים משמעותיים, עם זאת, אני הולך לשלב את רוב האלמנטים הללו, רק בסדר שונה מעט ולהוסיף כמה אלמנטים. גוף סדר יום אידיאלי עבורי כולל את הפריטים הבאים בסדר זה:

התקשר להזמנה (2 דקות)
- זימון לפגישה לפי הזמנה, בשעה שנקבעה וקריאת מטרת הפגישה
קבלת פנים והיכרות (5 דקות)
- כל אחד מציין את שמו, תפקידו בפגישה ומשהו אחר הרלוונטי לאחריותו מול הארגון או במסגרת הפגישה
ניקיון בית (5 דקות)
- סקור את פורמט וכללי ההפעלה של הפגישה
- אשר את תאריך והשעה הבאים לפני הכניסה לבשר הפגישה
סקירת סדר היום (2 דקות)
- שאל אם יש למישהו להוסיף
אישור פרוטוקול הפגישה הקודם (3 דקות)
- וודאו כי פרוטוקול הפגישה הופץ, נבדק ובקשו שינויים או תיקונים
- אשר על פי הצורך, או יכתיב על ידי מועצת המנהלים שאתה אחראי לה
דו"ח הנשיא (5 דקות)
- השתמש בזמן הזה בכדי לרכז את כולם וממוקדים במשימה העומדת בפנינו, וכך לשתף אותנו שיש לנו הרבה עבודה, או שיש לנו דבר אחד במיוחד שיש לפעול אליו, לקבל חברים חדשים בוועדה וכו '. דקות שלוקח המנחה לקביעת הטון, ככל שהפגישה תעבור בצורה חלקה יותר - החלק הזה אמור לקחת מספר דקות בלבד.
דוח צוות (5 דקות)
- זה התחום בו אני רואה פגישות רבות משתבשות, אם יש צוות שצריך לדווח לקבוצה, עבוד עם הצוות הזה כדי לדווח רק על מידע קריטי למשימות העומדות בפני במהלך אותה פגישה.
- יש לכתוב ולהפיץ את כל דוחות הצוות הבודקים את פעולות הארגון לפני הפגישה.
- דוח צוות יעיל צריך להיות לא יותר מחמש דקות, אם הם מדווחים על נושא או נושא שנידון במהלך הפגישה, עליהם לדווח על מידע זה באותה תקופה (עסק חדש או ישן).
- אם אין לך צוות, אז זה לא נושא, עם זאת, אותו דבר קורה כאשר הוועדות מדווחות ולכן אני מתייחס לדו"ח הוועדה הראוי בהמשך.
דו"חות הוועדה הקבועה, כלומר פיננסים, כוח אדם וכו '(2 דוחות @ 5 דקות - 10)
- דוחות הוועדה הקבועה יכולים להוות קליל לקיומה של פגישה יעילה, לכן יש לזכור אסטרטגיות אלה בעת העלאת דו"ח הוועדה הקבועה לסדר היום:
- ניתן להציג את רוב דוחות הוועדה הקבועה בכתב ובאופן אידיאלי מבעוד מועד. אם לא ניתן להפיץ את הדוחות מוקדם יותר ממועד הפגישה, יש כבר לאסוף אותם ובחבילה עם כל הדברים האחרים שיופצו במהלך אותה תקופה. פְּגִישָׁה.
- אם הוא מתייחס לדוח, על האדם המדווח להדגיש רק את הפריטים עליהם הקבוצה צריכה לפעול באותה פגישה ואם הוא מבצע דיווח מילולי - הפריטים היחידים שעליהם יש לדווח הם אלה עליהם תפעל הקבוצה (ההחלטה לגבי) במהלך אותה פגישה.
- אם לוועדה יש מידע חדש לדווח על משהו חדש בקבוצה - יש לכלול אותו בעסקים חדשים, אולם ניתן להתייחס אליו במהלך דוח הוועדה, כגון "אנו נמליץ על אמצעי תשלום חדש במהלך עסק חדש." אבל זה היקף הדיווח - אם אנשים רוצים לדעת יותר, עליהם לשבת בוועדה זו.
- יש להקצות לרוב הוועדות הקבועות דיווח של 5 דקות ואם אין דוח מלבד הדו"ח הכתוב (באופן ספציפי, אם אין להם שום דבר חדש לדווח עליו הקבוצה שלך צריכה לפעול) זה בסדר לעבור.
- לפגישות יעילות ופרודוקטיביות, אירחו רק עסקים שעליהם יש לקבוצה צורך לפעול או לקבל החלטה. ניתן להציג עדכונים ורקע מידע מבעוד מועד, או להפיץ אותם בפגישה לבדיקה לפני הפגישה הבאה.
עסק ישן (מהחניה בפגישות קודמות) (2 פעולות @ 5 דקות - 10)
- דיון מוגבל בזמן, דיווח ופעולה בנושא עסקים שלא נפתרו בפגישות קודמות.
- היה בטוח שאתה כמנחה של הפגישה יודע את כל מה שעומד לעסוק בתקופה זו והאם זה יהיה מידע, או פעולה (הצבעה או החלטה נחוצים).
- היו מוכנים להחזיר את הנושא למגרש החניה אם לאחר הזמן הקצוב, ניכר שהקבוצה עדיין לא מוכנה לפעול.
- ככלל אצבע, ברגע שנושא נכנס לחניון ליותר מ -4 פגישות, ו / או שיש רגש או אנרגיה משמעותיים סביב הנושא, או שהוא מורכב באופן משמעותי - אני קובע פגישה שתתחיל לעבוד בדיוק על זה נושא. אם הקהילה מגיבה לנושא דחוף שיש בו כמה מהמרכיבים שהוזכרו קודם לכן, יועיל פגישה מיוחדת ומסורה.
- לכל פריט סדר יום תחת עסק חדש יש להקצות לא יותר מ -10 דקות.
עסק חדש (2 פעולות @ 5 דקות - 10 דקות)
- עסק חדש הוא כל פריט או נושא שעולה מוועדה, צוות או הקבוצה הדורשים פעולה או החלטה של הקבוצה שהורכבה.
- השיטה היעילה ביותר לטיפול בעסקים חדשים היא לבדוק את הפריטים שראשית יטופלו על ידי המורכבים והגוזלים ביותר ולהגביל את זמן ההיכרות
- המטרה של עסק חדש היא להציג את הנושא, לברר איזה מידע או משאבים יהיה צורך להתקדם ואז לספק את המידע הדרוש לפני הפגישה הבאה שבה הנושא יופיע כעת כעסק ישן.
- אני נוטה לתת 10 דקות לכל היותר לפריט עסקי חדש אלא אם כן הקבוצה שמביאה את הנושא מוכנה להכין את הקבוצה מבעוד מועד כך שכולם יגיעו לפגישה מוכנים לפעול.
חניון (3 דקות)
- תחום זה של סדר היום הוא המקום אליו נושאים הזקוקים להבחנה נוספת, משאבים או מידע עוברים עד שהם מופיעים בפגישה הבאה כעסקים ישנים.
- פריט האג'נדה הזה הוא שהופך אותו לקריטי שלכולם יש עותק כתוב, הם יכולים למלא את החסר באזור החניון ולהשתמש בו כדי לרשום הערות לגבי מה שהם צריכים כדי לקבל החלטה בנושא או נושא ספציפי.
- במשבצת הזמן הזו תנהל משא ומתן היכן, מתי ואיך להמשיך עם כל פריט)

אלה הם המרכיבים של תוכנית עבודה יעילה לפגישה, המכונה אחרת אג'נדה. מאפיין חשוב של כל אחד שיש לו עותק כתוב משלו הוא שהם יכולים לפקח על הדרך בה כולם נמצאים בטיול. ניתן לבדוק את כל פריטי סדר היום כשהוא הושלם ואבן הדרך רק מתקדמת. מדברים על תקתוק…

שעונים, טיימרים, פעמונים ומקלות מדברים עוזרים למנחה להבטיח שהמפגש יזרום ויחל ויסתיים בזמן

קתי שטוצמן

יסוד חיוני 4: הקצה זמן, שמור זמן וקרא לשאלה

הקצאה ושמירה על זמן, כולל התחלה וסיום בזמן היא סוגיית כבוד פשוטה. פגישות המתוזמנות בזמן מדגימות כי זמנו של המשתתף הוא בעל ערך. הקציב את משך הזמן המקסימלי לכל נושא וסדר יום והיצמד אליו. בעוד שאנשים מסוימים עשויים שלא להרגיש בנוח עם "קריאת השאלה", זהו אחד המרכיבים הקריטיים ביותר בפגישה יצרנית.

מכיוון שזה כל כך קריטי, אני אוהב להשתעשע עם זה ויש לי מוניטין עולמי בפגישות שלי בזמן, אתה יכול לקרוא שאני מכבד את האנשים שאיתם אני נפגש. אז הנה כמה דרכים מהנות לקיים פגישה בזמן:

השתמש בטיימר והגדר אותו בתחילת כל דוח,
התחל וסיים בזמן ולא משנה מה. אם לא כולם שם, אל תסתובב כדי לסכם את כל מה שפספסו, באחריותם. מכיוון שפגישה מתקרבת לסיום ויש עדיין הרבה דברים שצריך להשיג, סקר את הקבוצה כדי לראות אם יש משהו שדורש פעולה לפני סיום והעבר אותה לראש הדיון - כל השאר יכולים היכנס לטופס דוח כתוב או המתן לפגישה הבאה.
יש לי פעמון גדול מאוד שאני מביא ומניח ליד השולחן הראשי - ידוע שאני מצלצל אליו כדי להעביר דברים או לכנס קבוצות שהתפצלו לקבוצות קטנות יותר להמשך הדיון, ומדי פעם אני נתקל במישהו שרק לא מוכן להפסיק לדבר ויתקשר אליו בנימוס לכנס מחדש את הקבוצה.
העבירו דוחות ומשימות קריאה מבעוד מועד כדי שלא ינוצל זמן בקריאה והכנה לפגישה.
משא ומתן עם אחרים שמתוכננים לדווח על הזמן הדרוש להם אם מישהו אחר מציין שהוא זקוק ליותר זמן.
אם יש נושא שבאמת צריך הרבה יותר זמן, קבע פגישה נפרדת כדי להתעמק בנושאים המורכבים יותר ודווח על כך לקבוצה מאוחרת יותר.
השתמש במקלות דיבור או במיקרופונים כדי לתת לכולם הזדמנויות לדבר.

פיתוח מוניטין של התחלה וסיום בזמן וכן שליטה בזמן המתוכנן לעסוק יבטיח שאנשים ישתתפו וישתתפו בפגישות שאתה מנחה. זו אחת הדרכים הפשוטות ביותר לומר, "אני מכבד אותך, את זמנך ואת תרומתך לפגישה זו."

יסוד חיוני 5: תגובה לנושאים דחופים וביקורתיים העולים

באופן בלתי נמנע, חירום קריטי יתעורר במהלך פגישה, ותכנון לכך בסדר היום הוא חשוב ביותר להשגת פגישה יעילה ופורה. או שמישהו שהוא "מומחה" רוצה להעיד על הידע שלו, או להגיש ערעור נלהב לגבי משהו שאינו נושא, או לאורך זמן. מנחה גמיש ישתמש בחניון בו "יחנה" נושא שנוי במחלוקת, רגשי או מורכב. כל האג'נדות שאני יוצר כוללות תכונת חניון.

לא משנה חומרת הנושא, ניתן לחנות הכל, גם אם זה באופן זמני, עד לסיום הפגישה, או עד שניתן לארגן פגישה מיוחדת חדשה. רק העובדה שיש מקום להחנות נושאים קשים, יוצרת אישור לכל משתתף לזהות שנושא או נושא יעבור לאורך זמן וזקוק להתייחסות נוספת בפגישה אחרת.

הנאמנות של מגרש החניה תהיה טובה כמו תשומת הלב המוקדשת להוצאת אותם נושאים מהמגרש ולעוד פגישה מתאימה יותר או מתוזמנת יותר, כך שכדי להבטיח שזה כלי יעיל, יש להשתמש בו, עליו להיות השתמשו בו היטב, ויש להשתמש בו באופן עקבי - אז זו תהיה אסטרטגיה יעילה לפגישות יצרניות.

אם אתה מנחה פגישות או משתתף בפגישות, חמשת האלמנטים החיוניים הללו לעיצוב מפת דרכים נהדרת יסייעו לך להוביל אותך ליעד הסופי שלך; מפגש בו כולם מרגישים מוערכים, נשמעים ומעורבים. זה אפשרי על ידי עיצוב ראשוני של סדר היום, אך גם על ידי הפצתו ולאחר מכן בעקבות המרכיבים המפורטים כאן; התוצאות תהיינה מהירות ובקרוב תוכלו לראות עליות בנוכחות והשתתפות. אם אתה מוצא את עצמך פתאום באמצע פגישה "אד-הוק", עצור את הקבוצה ונסח במהירות סדר יום כדי למנוע ממנה להפוך לחג רכילות, אלא אם כן, כמובן, זה סיעור מוחות; וזה מאמר אחר.

כמו תמיד, אני מצפה למשוב ממך על אסטרטגיות שמצאת מועילות ומשמעותיות ביצירת קשרים בין אנשים.

סדר יום טוב ינחה אותך כמו מפת דרכים להצלחה בעמידה, הגדלת התפוקה והיעילות