כיצד לעצב ערכת מדיה

היידי תורן (מחברת) דרך קנווה

חושב שאתה לא ראוי ללחוץ? עובדה, אתה כנראה כן. המפתח הוא לדעת להציג את עצמך ואת העסק שלך בפני התקשורת, כך שאתה והסיפור שלך יכולים להיחשב לפרסום בעיתונים, כתבי עת, תוכניות טלוויזיה, אתרים ועוד.

ערכת המדיה שלך היא "חוברת המכירות" של יחסי הציבור שלך. במאמר זה תלמד כיצד לעצב ערכת מדיה המציגה לעורכי וכתבים פוטנציאליים את מה שיש לך להציע להם ולקהליהם.

מהי ערכת מדיה?

קודם כל, בואו נדבר על מהי ערכת מדיה. למעשה, ישנם שני סוגים של ערכות מדיה: האחד כדי למשוך עניין פוטנציאלי בתקשורת והשני הוא למשוך מפרסמים פוטנציאליים לפרסום, לבלוג או לתוכנית שלך. זה שעליו נדון במאמר זה הוא למשוך את התקשורת.

בפשטות, זהו כלי יחסי ציבור שהוא אוסף של מסמכים, בדרך כלל ארוזים בצורה אטרקטיבית בתיקיה או במעטפה כלשהי, המופצים לחברי העיתונות ולמתעניינים אחרים כדי שיוכלו ללמוד עלייך בקלות. שלא כמו ערכת מכירה שהיית נותן ללקוחות, היא מוכרת אותך ואת החברה שלך כנושאים פוטנציאליים שיוצגו בפרסומים, שידורים ואירועים שונים.

הנה רשימה של פריטים נפוצים שתכלול בערכת מדיה:

• דף מידע ליצירת קשר ו / או כרטיס ביקור.
• חוברת החברה האחרונה.
• עותקים של הודעות לעיתונות האחרונות ו / או רלוונטיות.
• רשימה או עותקים של אזכורים או מאמרים שהתפרסמו לאחרונה אודותיך ועסקך.
• תמונות באיכות גבוהה (נקודת מכירה גדולה), קטעי וידאו ו / או קטעי שמע המדגישים אותך, החברה שלך, המוצרים והשירותים שנאספו ברשימה המציגה היכן ניתן להוריד אותם באינטרנט. אתה יכול לכלול גם תקליטור / DVD מהם, אך בדרך כלל זה לא שווה את ההוצאה.
• מאמרים לבנים או דוחות אחרים שפרסמתם.
• דובר קידום מכירות בגיליון אחד (אם אתה ממשיך להתקשר עם דיבור).

(מעט מאוחר יותר נדבר על ערכות מדיה דיגיטלית אשר במקרים רבים מחליפות מערכות פיזיות).

עורכים וכתבים עשויים לקחת את הודעות העיתונות והתמונות שלכם ישירות מהערכת שלכם ולכלול אותם באופן אוטומטי בגיליון או בשידור הקרוב. הם עשויים גם ליצור איתך קשר לקבלת מידע נוסף אם הם חושבים שהסיפור שלך ראוי וישתלב ביומני העריכה שלהם או בפרויקטים אחרים של פרסום שיש להם בעיצומם. או שהם לעולם לא יצור איתך קשר. (מצטער, זה קורה.) אבל החבילה המתוכננת שלך יכולה לעזור בפתיחת דלתות נוספות להזדמנויות יחסי ציבור חסכוניות.

טיפים לחיסכון בכסף

אני הולך להניח שבגלל שאתה מחפש באינטרנט עצות לגבי ערכות מדיה, שאתה לא עובד בסוכנות פרסום או יחסי ציבור גדולה. אם היית, אפילו לא היית שואל. אני גם אמח כי לא שכרת סוכנות כזו שתכין את חבילת המדיה שלך ליחסי ציבור. אם כן, הם היו מטפלים בכל זה עבורך.

אז אתה, כבעל עסק קטן או יזם, כנראה הולך לעשות זאת לבד. ועם תקציבים צפופים בדרך כלל בחברות קטנות יותר, אתה רוצה למצוא טיפים לחיסכון בכסף כדי להיראות מקצועיים מבלי שתצטרך להעסיק מישהו שיעשה את זה בשבילך.

למעשה, זה תהליך די פשוט. החבר'ה הגדולים בעולם הארגוני מוציאים בדרך כלל תיקיות ותוספות מודפסות ומעוצבות במיוחד. אבל זה בדרך כלל לא הכרחי.

אז בואו נסתכל במהירות על החלקים מרשימת תכולת הערכה שלמעלה. האם כל אחד מאלה, למעט חוברת המכירות שלך, צריך להיות מודפס מסחרית? לא! בעזרת שירותי הצילום של ימינו (כגון ב- FedEx, UPS, חנויות ציוד משרדי ובתי דפוס מהירים), לעתים קרובות תוכלו להדפיס ישירות מהקובץ הדיגיטלי שלכם כדי ליצור עותקים פריכים ונקיים של התוספות שלכם. הרבה יותר זול מאשר להדפיס אותם מסחרית, במיוחד אם אתה רק צריך כמה ערכות, נניח פחות מ 100.

עבור התיקיה שלך, אתה יכול לרכוש כמה תיקיות נייר באיכות גבוהה עם שני כיסים, בדרך כלל בפחות מכמה דולרים כל אחד (לפעמים הרבה פחות) באינטרנט או מחנויות ציוד משרדי. תיקיות גימור מבריק מעניקות לו מראה קלאסי.

כדי להתאים אישית את התיקיה עבור החברה שלך, שים תווית גדולה יותר עם שם החברה שלך, הלוגו, שורת התיוג (או תיאור מילים זוגי של החברה שלך) ואתר האינטרנט בחזית התיקייה. אם אתה מתכנן להדפיס על מדפסת הזרקת הדיו שלך, השתמש בתוויות האיכותיות ביותר שתוכל למצוא.

ערכת המדיה הדיגיטלית

ממש קל - וזול - ליצור ערכת מדיה דיגיטלית. בימים אלה, עורכים וכתבים רבים אף מעדיפים את החומרים הדיגיטליים שלך יותר מאשר תיקיה מלאה בנייר.

ראשית, עליך להגדיר דף "לחץ" באתר או בבלוג שלך. העלה את כל מסמכי ערכת המדיה שלך לאתר שלך. בדף העיתונות החדש שנוצר, צרו פסקת הקדמה קצרה המעניקה לחברי המדיה סקירה מהירה עליכם ועל החברה שלכם. לאחר מכן עקוב אחר זה עם רשימת קישורים לכל אחד ממסמכי ערכת המדיה שלך.

קל, שמיימי, גמור!

מה עלי לעשות עם ערכת המדיה שלי?

ערכת המדיה שלך מוכנה לשימוש. עכשיו מה?

שוב, בניגוד לערכת מכירה, אתה לא מתכוון לשלוח את חבילת העיתונות שלך כמו פיסת דואר ישיר. להלן דרכים להפצת ערכות מדיה בדרך כלל:

• שלח לאנשי קשר תקשורתיים רלוונטיים על פי בקשה.
• שלח יחד עם הצגות סיפור לעורכים.
• הפוך אותם לזמינים בחדרי עיתונות או טרקלינים בתערוכות ותערוכות. הרשאת הפצה זו ניתנת בדרך כלל רק לאותן חברות המציגות באופן רשמי באירועים אלה. רק ראש בראש: כשהייתי בעסקי התערוכות נהגנו לאשפה את כל ערכות התקשורת שהוסגרו לאזור העיתונות על ידי אנשים שאינם מציגים.
• שיהיה להם זמין בדוכן התערוכות שלך עבור אנשי קשר לתקשורת שעשויים לעצור במקום.
• פרסם את ערכת המדיה הדיגיטלית שלך בעמוד העיתונות של האתר שלך לגישה 24/7/365 על ידי חברי התקשורת.
• שלח למתכנני אירועים שאולי ירצו להעסיק אותך להתקשרויות דיבור.

© 2013 היידי תורן