Nvq רמה 3: שימוש במערכות יומן (מטרה, סוגים ועוד)

סקור את השימוש במערכות יומנים במנהל עסקים, כולל סוגי היומנים הקיימים, המידע שיש לכלול וכיצד לאחסן את הערכים באופן מאובטח.

צילום: ויקטור טלאשוק ב- Unsplash

מבוא ליחידה זו

זוהי יחידה אופציונלית בקבוצה B ברמה 2 עם סך של 3 נקודות זכות. בסיום יחידה זו המועמד יהיה בעל ידע טוב על מטרת מערכות היומן, כיצד להשתמש בהן ולמה להשתמש בהן. הם יידעו איזה מידע נדרש לצורך ניהול יומן ולמה, והם יידעו לערוך רשומות יומן בצורה ברורה ומדויקת ומדוע.

המועמדים יידעו את מטרת השינויים וכיצד לתעדף אותם ולתקשר אותם, יחד עם הבנת הצורך לתקשר אותם. המועמדים יידעו גם לדווח ולפתור כל נושא בערכי היומנים וכיצד לאחסן אותם בצורה מאובטחת, מכיוון שהם יכולים להכיל מידע רגיש וסודי. שיתוף יומנים מכוסה גם כן, כולל רמות השיתוף, אילו זכויות לכל אדם ביומן וכיצד להרחיק פגישות חסויות ופרטיות מכל המשתמשים.

צירפתי גם הצהרה אישית.

1.1 מה מטרת השימוש במערכת יומן?

הזמן חשוב מאוד וניתן לנצל אותו בצורה יעילה מאוד על ידי שמירה על מערכת יומנים. התכנון והארגון היעיל של הזמן שלך ושל אנשים אחרים הם, אם כן, אחת הפעילויות החשובות ביותר שאתה יכול להסתבך איתן.

היומן הוא אחד המשאבים העיקריים במשרד, שבלעדיו איש מאיתנו לא יידע היכן עלינו להיות ומה עלינו לעשות בכל זמן נתון.

ניתן לנהל את היומן באופן ידני או אלקטרוני.

1.2 תאר את הסוגים השונים של מערכות היומן.

בעצם ניתן לחלק מערכות יומן לשני סוגים:

מערכות ידניות

הסוג הנפוץ ביותר של מערכת יומנים ידנית בשימוש במשרדים

הוא הספר הכרוך בו רשומות פגישות.

אלה עשויים להיות:

• יום אחד לעמוד
• יומיים לדף
• שבוע לצפייה
• שבועיים לצפייה

בעת בחירת הסוג המתאים ביותר של יומן ידני לשימוש, יהיה עליך לשקול כמה רשומות אתה עשוי להזין ביום אחד.

אלטרנטיבה לספר כרוך היא מערכת עלים רופפת, המכונה לעתים קרובות מנהל זמן. יש לזה את היתרון שקטע היומן הוא רציף. דפים חדשים פשוט מתווספים ככל שעוברות השנים, ולכן אין צורך להשיג יומן חדש לקראת סוף כל שנה.

מערכת ידנית אחרת, שונה לחלוטין, היא מתכנן הקירות. לרוב מדובר בתרשימים למינציה שיש להם שטח ליום המשתרע על פני כל השנה.

מערכות אלקטרוניות

ניתן לנהל יומנים אלקטרוניים במחשב אישי, מחשב נייד, כף יד או מארגן אלקטרוני. יש להם מספר יתרונות על פני מערכות ידניות:

• הדגשת סכסוך פוטנציאלי בין פגישות
• כניסה לאירועים קבועים פעם אחת בלבד
• פחות נייר משמש.
• הגנת סיסמא.
• גישה מרובה זמינה.
• תזכורת על המסך לפגישות.
• תאימות מסד נתונים.
• קשר אלקטרוני.

חשוב לבדוק את ההשפעות של שינויים בערכים.

123rf.com

1.3 מדוע עליכם להשיג מידע רלוונטי אודות רישומי ושינויים ביומן המבוקשים?

בקשות לשינויים עשויות להיראות קלות יחסית, אך עשויות להיות להן השפעה נוק-על שעלולה להיות לה השלכות משמעותיות. עיכוב פגישה עלול לגרום לאדם המשתתף בפגישה להיות מאוחר או אפילו לא יכול להשתתף בפגישות אחרות שנקבעו בהמשך היום. חשוב, אם כן, לבדוק את ההשפעות שיהיו לשינוי המבוקש לפני שתסכים לכך.

יש להשיג את כל המידע הרלוונטי מכיוון שעליך לוודא שלכל אחד מהמשתתפים בפגישה או בכל פגישה יש נוחות וניתן להם כל הפרטים, כך שלא תהיה שום טעות בשום קצה בכל עת.

2.1 איזה מידע נדרש לצורך רישום יומנים?

מידע כגון זמן, משך זמן, תאריך, מקום, משתתפים, יו"ר, מבקרים נדרשים להזין יומנים.

2.2 / 3 מדוע כדאי לתעדף בקשות ואיך עושים זאת?

חיוני שתעדיף פעולות שעליך לבצע במקרה של קבלת מספר בקשות או שינויים בהסדרים בו זמנית. ברור שהשינויים כנראה מטופלים בצורה הטובה ביותר בסדר כרונולוגי. כמו כן יש ליצור קשר עם כל המעורבים בפגישה ולוודא שהיא נוחה לכולם לפני אישור הבקשות או השינויים. שינויים המשפיעים על פגישות ביום קבלת השינויים יצטרכו להתמודד לפני שינויים בפגישות או בפגישות בעתיד.

דוגמה לתוכנת יומן.

2.4 מדוע כדאי לנסות לאזן בין צרכי כל המעורבים?

לכל אדם המעורב בפגישה או בפגישה יש לתת זמן מספיק לתכנון, נסיעה ולצרכים אחרים, כך שהפגישה תעבור בצורה חלקה ללא בעיות עבור אף אחד. כדי שהפגישה תצליח, כל המעורבים צריכים להיות נוכחים ולקבל זמן הכנה מספיק.

2.5 מדוע עליכם להעביר שינויים למושפעים?

על השינויים להיות מועברים בזמן, ואם אתה אחראי ליומנים של אנשים אחרים, חשוב שתעביר להם שינויים בזמן ובכדי לאפשר להם להתכונן לפגישות או לנסיעות מעורבות. חשוב גם להשאיר מספיק זמן ביום כדי להתמודד עם עניינים שגרתיים וזמן נסיעה מספיק בין התורים במידת הצורך.

אחרים שיושפעו מהשינויים יקבלו פגישות אחרות ביומנים. חשוב שלא תתן להם את הרושם שהשינויים נעשים בקלילות או להיפך מכיוון שמשהו חשוב יותר עלה.

מערכות יומן אלקטרוני עשויות לתקשר אוטומטית שינויים למעורבים שהמערכות שלהם מרושתות במערכת שלך, אך יהיה עליך ליצור קשר עם כל מי שנפגע. תלוי בלוחות הזמנים המעורבים, הדבר יכול להיעשות באמצעות טלפון, דואר אלקטרוני, פקס, מכתב או בעל פה.

דוגמה ליומן ידני.

getentrepreneurial.com

2.6 מדוע כדאי לעדכן מערכת יומנים?

חשוב ביותר לעדכן את היומן כאשר הוסכם על שינויים. עליכם לוודא שמחקתם פגישות שבוטלו. זה גם מעצבן וגם מביך להגיע לפגישה רק כדי שיגידו לו שהוא בוטל, כמו גם בזבוז זמן.

ביומן שלא מתעדכן לחלוטין יהיה כל מיני בלבול. זה יגרום לאנשים לאבד ביטחון ולהפוך לבזבוז זמן.

יתכנו שאלות של ביטחון וסודיות בעת מסירת תיקונים להסדרים. יתכן ומתנהל משא ומתן שעלול להשפיע על עתיד הארגון. אם ידוע לך על כך כתוצאה מסידור פגישות, חשוב שלא תעשה מידע זה זמין.

ניתן לומר כי יעילות הארגון כולו תלויה בתחזוקה נכונה של מערכות היומן הנמצאות בשימוש. למרות שזה אולי נראה, על פניו, תפקיד מינורי מאוד, יהיה קשה מאוד אם כל אחד מאנשי הצוות יצטרך לזכור אילו מינויים היו להם והיכן הם אמורים להיות בכל זמן נתון.

2.7 תאר את סוגי הבעיות השונים שעלולים להתרחש בעת בקשות חדשות ופתרונות לבעיות אלה.

ניתן להגיש בקשות חדשות במערכת יומן לפגישה או פגישה או להזמנת חדר או לשינוי להזמנה קיימת. הבקשות תלויות בתפקידים שבהם מעורב בעל היומן. כאשר מתבצעות בקשות, יתכן שהמבקש חיפש במערכת היומן אחר משבצות זמינים או זמנים פנויים, וזה יכול להיות כי אין להם גישה למידע הדרוש. כאשר מתבצעת בקשה חדשה, הבעיות הבאות יכולות להתרחש

• השלכות לבקשות קיימות - אלה יכולות להתבסס על הגורמים הבאים כמו חפיפה וכפילות
• חפיפה של מספר בקשות - יש לנקוט בזהירות שבקשות לא חופפות מכיוון שהן יכולות ליצור כאוס ולמנוע מאנשים להשתתף בפגישות או פגישות.
• הזמנות כפולות או כפולות - טעות נפוצה המתרחשת כאשר היומן מטופל על ידי אנשים רבים והתקשורת לקויה
• לא לתקשר בקשות או לשנות בקשות - תקשורת לקויה נכשלת במערכת כולה
• אי אישור בקשות - יש לאשר בקשות, אחרת לא יהיו בטוחים אם הבקשה תמשיך. לפעמים זה מביא לכך שחריצים נשארים פנויים, וממתינים את האנשים הנזקקים
• אי הקלטת הבקשות - הדבר יופיע כפנוי כאשר קיימת בקשה בפועל
• עדיפות לבקשות - בקשה לתזמון מחדש של בקשות כאשר כמה בקשות בעדיפות גבוהה / חירום / דחיפות נכנסות
• עדכון הבקשות - כדי למנוע תקשורת לא נכונה ומידע מוטעה
• הגנת מידע
• בִּטָחוֹן

פתרונות

הפתרונות לבעיות אלה הם:

• בעל ידע מעמיק במערכות יומנים, כיצד להשתמש בהן, כיצד לתכנן ולתאם בקשות תוך הימנעות מכפילות וחפיפה
• ידע אודות השגת מידע רלוונטי אודות בקשה וסוגי המידע הנדרשים
• מתן עדיפות לבקשות בהתאם לצרכים ולדחיפות והקלטתם בפורמט נכון וגם מתן גישה לצוות הנדרש
• תקשורת היא היבט חשוב נוסף, שאם לא נעשה בו שימוש, הוא יכשל בניהול הארגון
• עדכון מונע אכזבות ושגיאות במובנים רבים
• בעקבות מדיניות ונהלים של ארגונים הנוגעים להגנה על נתונים ואבטחתם.
• שימוש במערכת קבצים מחוברת, כך שאיש אינו יכול לגשת לקבצים מבלי שהיא מחוברת למערכת

שיתוף לוח השנה שלך

2.8 הסבר את המטרה של ביצוע נהלי אבטחה וסודיות בעת שימוש במערכת יומן.

ניתן להשתמש ביומן למטרות שונות. האחד מזמין פגישות אישיות או חסויות, פגישות לפגישות, דיונים ומידע אחר ביומנו. יכולות להיות גם ערכים הקשורים למידע חסוי של אנשים אחרים שהם רגישים ואישיים. כך שלכל ערך ביומן צריכות להיות הגדרות כמו "פרטי" למידע פרטי, וודא שרק אנשים מתאימים יראו רשומות כלשהן, אחרת תהיה הפרת סודיות. אנחנו לא רוצים שמישהו יראה את המידע הסודי שלנו או של מישהו אחר. דוגמאות לכך הן פגישה לבריאות תעסוקתית, סקירה פורמלית, פגישת משמעת, פגישה עם שיקום או שמירה וכו '… לכן יש לשמור ולפקח על הגישה למידע על ידי אנשים.

בכל הנוגע לבעיות אבטחה, אם היומן או היומן לא היו מוגנים, לכל אחד תהיה גישה למידע ביומן, והם יכולים אפילו לערוך או למחוק מידע חשוב. כשאנשים מקבלים גישה ליומנים, הם מקבלים רמות מסוימות של הרשאות כאשר הם שוקלים זכויות גישה וזכויות עריכה. כמו כן היומן צריך להיות פתוח רק לאנשים שדורשים מידע מסוים וסגור מכל האחרים.

אז כדי שהארגון או המחלקה יתפקדו ויפעלו כראוי, יש לעקוב אחר נהלי סודיות ונהלי אבטחה.

בהצלחה עם הלימודים שלך

אני מקווה שזה הועיל לך. אנא אל תהססו להשאיר את הערותיכם או משובכם. אם יש לך שאלות או שאתה זקוק לעזרה וייעוץ, אל תהסס לפנות אלי. תודה.